互联网环境下档案业务监督服务的安全保密管理

侯桂明　杨文泽　杨天华

摘 要：随着科技的高速发展，互联网环境改变了当下的工作模式，由于档案业务监督服务涉及的数据信息十分庞大，数据种类多种多样，其中包含较多的隐私数据和重要数据，安全保密管理工作十分关键，若在管理过程中出现泄露数据的问题，将会直接影响工作的开展，甚至危及企业和单位的发展。为此，需要基于互联网平台，构建完善的档案业务监督体系，根据不同的数据类型开展妥善的存储管理，以此来保障档案业务数据的安全性。基于此，文章主要阐述了互联网环境下档案业务监督服务的安全保密管理工作，提出档案业务监督服务工作中出现的问题，并提出解决方案，以供参考。

关键词：互联网环境；档案业务监督服务；安全保护

中图分类号：G275.2文献标识码：A

随着我国的档案法律法规逐渐完善，档案业务监督指导工作也成为依法治档的新措施，依法对各级各类的档案部门实行监督和检查指导，做到依法办事、依法治档，推动档案工作的规范性和法制性。目前，档案业务监督服务涉及的内容较多，许多单位在开展档案管理工作时，仍然沿用传统的管理模式，信息化建设不足，无法落实到基层，直接影响了档案管理工作的开展，甚至出现数据信息被泄露的问题，造成了较大的经济损失。基于互联网平台构建档案业务监督服务体系，需要关注的是数据安全问题，针对访问者的身份展开严格的审核，对于重要数据、隐私数据的访问需要通过多道安全程序，并记录用户的操作指令，加强数据信息的安全管理，既满足了档案业务监督服务的基本要求，同时也保障了数据信息的安全，将风险控制在合理的范围内。

一、加强档案业务监督服务的安全保密管理工作重要性分析

1.加强档案数据信息的安全性

在互联网环境下，档案业务监督服务更加注重的是安全化的管理，当前的数据信息量十分庞大，基于互联网平台实行档案业务的处理，容易出现数据被泄露或者是操作失误的情况，导致档案信息不够完整，影响后续工作的开展。面对这样的情况，必然需要加强安全保密管理工作的开展，建立完善的系统平台，开展统一化的处理，并根据不同档案的类型做好归纳，设置高等级的防火墙，对访问用户的身份实行审核，阻挡外部攻击，使得档案业务数据变得更加安全，有效避免发生数据被泄露的情况。当前的信息科技发展速度逐渐提高，在安全保密管理工作当中可以充分利用大数据技术、云计算技术等全方位的防护，不仅能够提高档案业务监督服务的工作效率，还保障了数据信息的安全，满足当下工作的基本要求，推动了服务质量的提升。

2.提高工作效率和质量

档案业务监督服务主要是针对档案信息展开收集、整理、保管、统计以及提供利用的活动，在这一过程中，数据信息的准确性和全面性影响着各项工作的开展。从目前的工作现状可以了解到，档案业务监督服务在数据信息的安全防护方面并未达到预期的要求，导致工作效率低下。

为此，不少单位为了顺应时代发展的潮流，在互联网平台构建档案业务监督服务体系，做好全面的安全保密管理工作，不仅提高了工作效率，还保证了工作质量。档案业务数据信息当中包含着各种各样有价值的信息，传统的管理方式只能够完成简单的收集和归类，无法提炼出其潜在价值，也无法为后续工作的开展提供相应的数据支持。在互联网环境下推动档案安全保密管理工作，不仅可以加密管理重要的数据信息，还能够为各项活动的开展做好数据信息的统计和评估，有利于提高工作效率和质量。

3.实现统一化管理

在过去的工作体系当中，信息孤岛的问题成为档案管理工作开展过程中的核心问题之一，由于各部门之间的信息交流不多，工作容易出现重复性，整体的进度十分缓慢。进入互联网时代，档案业务监督服务面临着全新的改革，将各部门的系统合并，实现统一化的管理，不仅可以解决信息孤岛的问题，还能够增进各部门之间的信息交流，为各项工作的开展奠定良好的基础。由于工作交流中产生的信息量十分庞大，在整理的过程中工作难度较高，而利用大数据技术、云计算技术等能够实现统一化处理，将其中有价值的信息提炼之后纳入专门的数据库存储，审核访问者的身份之后，才能够操作其中的数据信息。

针对各项工作的开展同样也可以在系统平台第一时间收集所有相关的档案信息，统一化的管理使得内部的管理水平得到有效提高，精准解决了工作当中存在的问题。

二、档案业务监督服务中存在的问题

1.管理模式落后

档案业务监督服务是督促各基层档案部门做好档案工作的重要手段，对于档案事业的发展规划、档案工作法律法规的建设和完善有着重要的意义。目前，有的单位还未对档案管理工作的开展引起高度重视，尤其是在安全保密管理工作当中，缺乏完善的管理机制，责任落实不够明确，使得管理时容易出现数据不全面、数据信息被泄露的问题。另外，仍然沿用传统的档案管理方式，只是利用网络平台开展基本的档案数据存储管理，无法快速提炼出其中的潜在价值，未能为后续工作的开展提供数据支持，导致档案服务质量和效率较低，没有顺应时代发展的潮流。

2.系统安全等级不高

在互联网环境下，开展档案的安全保密管理需要建立统一化的管理平台，做好规范性的管理工作，对于档案信息的访问，需要完成用户身份的验证。通过对目前的档案安全保密管理工作现状可以了解到，其系统的安全等级不高，无法有效应对外部攻击，容易导致内部数据安全风险。档案业务监督服务工作不仅是对档案信息实行安全化的存储管理，还需要督促档案部门人员做好相应的业务处理，实时跟踪业务处理的实际情况，以此来保障工作的质量。但由于系统的安全等级不高，在基本的存储管理方面容易出现数据被泄露的情况，导致后续工作无法正常开展。

3.管理人员素质不高

档案业务监督服务由专门人员督促档案管理人员开展各项业务的工作，并做好科学、妥善的档案存储管理。在工作过程中，对于档案管理人员的综合素质有一定的要求，不仅需要掌握基础的理论知识，还需要根据工作的开展实行灵活的处理，面对业务方面存在的问题，能够提出建设性建议，并组织人员快速处理，以此来保障工作的顺利开展。但是，从目前的工作现状可以了解到，档案管理人员的综合素质不高，缺乏基础的理论知识，信息素养也未达到相应的要求，在开展互联网平台操作时容易出现各种失误，导致数据信息的安全受到威胁。相关部门并未组织定期的培训工作，人员的专业素养无法得到有效提升，这些都严重影响档案管理工作的顺利开展。

4.日常管理不够严谨

在档案业务监督服务的开展过程中，需要严格督促档案管理人员对档案的调阅、移出以及销毁等工作实行严格化管理，按照规定完成手续办理，需经过指定的领导人审批，认真登记和签字才能够对档案展开处理。在档案使用完毕之后，应及时清点检查，若发现档案安全隐患或者泄密等问题，必须查找出具体的原因，并做好补救工作，避免扩大影响范围。

档案管理日常工作中如果没有严格按照规定的手续，随意调阅和移出档案，未经指定领导人的审批，使用登记信息不够完善，一旦出现泄密问题，将无法第一时间落实责任人，导致单位工作的开展受到影响。另外，在档案安全保密工作中，并未设有专门的管理部门和机构，随意进出库房或者是随意登录系统的现象十分常见，严重危及档案数据的安全性。

三、互联网环境下档案业务监督服务的安全保密管理优化策略研究

1.及时更新管理理念

在当今信息化时代，档案业务监督服务面临着越来越多的风险和挑战。为了确保档案业务监管工作的安全性与保密性，必须建立一个完善的安全保密管理体系。只有建立了一套完备的安全保密管理体系，才能保证档案业务监管工作的高效性和可靠性。首先，在互联网环境下开展档案业务监督服务需要注重的是安全保密管理工作的优化，由于目前工作仍然沿用传统的管理模式，导致档案数据信息的安全性遭受威胁。互联网时代，信息科技快速发展，如果不及时改变管理理念，构建完善的管理体系，将会影响后续工作的开展。为此，需要及时更新管理理念，从基础设备设施的完善到管理体系的完善，充分结合工作的实际需求，全方位加强档案数据信息的安全防护，可以将风险降到合理的范围以内。

同时，还能够提高档案业务监督服务的工作效率和质量。例如，档案管理人员运用系统平台开展工作时，应通过身份验证，将分类的档案存入不同的数据库，并对访问者的身份设置权限，在提高工作效率的同时，可以加强对不同档案的安全防护。

2.提高系统的安全等级

在互联网环境下，档案业务监督服务涉及的内容较多，在处理过程中，仍然沿用过去的工作模式远远不够。进入新时代，对于档案服务的要求变得更加严格，不再局限于档案业务的存储管理，而是需要在海量的数据信息中提取出有价值的信息，为后续的工作提供一定的信息保障。但是，由于目前系统的安全等级不高，容易遭受外部的攻击，导致档案信息受到威胁，甚至出现被泄露的情况。为此，应当加强系统平台的完善，提高安全等级，以应对外部的攻击，开展有效的防护。在避免黑客攻击的同时，能够让不同部门人员在系统平台获得全面的档案信息，有利于各项工作的开展。还可以利用防火墙技术，经过多道程序的审核，记录档案数据操作程序，完成日志管理，以此来保障数据信息的安全性。

3.提高管理人员的综合素质

在档案业务监督服务当中，安全保密工作对于提高服务质量有着至关重要的作用，其中管理人员的综合素质同样也影响了服务质量的提升。因此，应加强档案管理人员的专业培训，使其深入了解档案业务的基本理论知识，奠定良好的基础。还应培养档案管理人员的信息素养，使其对不同技术的应用、系统平台的操作等有充分的认识，在工作中充分发挥自身的能力。例如，单位应定期组织学习培训，结合实际工作中的问题，帮助档案管理人员正确认识档案业务监督服务工作的主要内容及作用，并能够熟练操作大数据、云计算等新兴技术，与实际工作相结合，有效提高档案工作的安全保密力度。同时，还能够利用这些技术提取有价值的信息，提高档案的利用率。

大数据技术在档案业务的监督服务中可以实现准确的数据定位，从海量的信息中提取重要的数据信息，完成统一化的处理，还能够对选定的数据展开评估分析，为单位发展提供科学的数据支持。云计算技术的应用能够对档案信息实施精准计算，快速完成分类总结，将其转移至云平台上，避免发生由于断电等意外事故导致的泄露信息以及信息存储不全面的问题。此外，进入云平台时，还应增加一道安全防护体系，如验证用户身份，通过密码或者是生物信息验证，提高档案数据信息的安全等级。

4.注重档案的日常管理

在档案的日常管理中，不仅包括存储，还包括调阅、移出以及销毁等，这些都需要严格按照规定的手续办理，通过指定的领导人审批，才能够在系统平台处理相应的数据。但是，由于目前日常管理力度不足，存在安全保密低下的问题，严重危及数据信息的安全。为此，需要加强档案的日常管理，在档案使用完毕之后，应认真检查档案信息，避免出现档案安全隐患或者泄密的问题。另外，在工作当中还需要制定完善的管理体系和管理制度，提高工作人员的责任心，按照规范的手续实行档案的调阅、移出等工作，一旦出现问题，第一时间落实人员责任，并采取应有的惩处，营造严谨的工作氛围，对后续工作的开展起到重要的作用，也能够有效提高档案安全的保护力度。

四、结束语

在互联网环境下，档案业务监督服务面临着新的改革和优化，由于档案业务涉及的数据量十分庞大，安全保密工作并未达到预期的要求，从而出现了数据信息被泄露或是档案信息存储管理不完善的问题，严重影响工作的开展。目前，需要充分利用先进的信息科技，打造统一的管理平台，全方位提高服务的安全等级，为后续工作的开展提供高质量的数据支持。

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作者单位：1.聊城市农业科学院；2.国网山东省电力公司聊城供电公司；3.昆山杜克大学