提高人事档案管理公共服务能力的策略分析

摘 要：在经济高速发展下，公共服务机制的全面落实，对各行业的人事档案管理公共服务能力提出了更高标准。在此背景下，部分人事档案管理部门为适应时代发展需求，针对管理措施、管理理念展开了优化、创新，整体管理能力得到了显著提升。但在多种因素的干扰下，公共服务能力还难以充分满足群众需求。基于此，文章针对人事档案管理现状及其改善对策展开了详细探讨。

关键词：人事档案管理；公共服务能力；信息化

相较于其他档案管理工作，人事档案管理主要记录个人政治面貌、学历水平等基础信息，这些信息对于档案人有着重要的作用，在职位申请、公务员考试等多方面都具有一定的参考价值。因此，档案信息的准确性、真实性在一定程度上会对档案人生活造成极大的影响。对此，相关管理部门在开展人事档案管理工作时，要深刻认识此项管理工作的重要作用，主动顺应时代发展，将互联网、大数据等先进技术合理运用在管理工作中，以此不断创新管理模式，为大众提供优质公共服务，充分发挥档案作用，为促进社会发展提供有力支持。

一、人事档案管理公共服务能力基本定位

1.主要服务内容

新时代，人事档案管理工作主要服务内容已不再局限于档案的复印、提取等操作，还需要向社会各界提供能够公开的相关信息，进一步强化公民对政府的监督权，为各项政策的落实提供一定帮助。另外，在开展此项管理工作时，相关工作人员还要做好对其他证明材料的整合处理，将其一并纳入个人档案，不仅能够为岗位应聘提供准确的凭证信息，还能够为单位员工录用提供一定参考价值，以此帮助企业在发展过程中形成良好的工作环境。

2.公共服务目标

人事档案管理服务目标应顺应时代的发展，不能只局限在档案人对档案信息的使用需求，还要在管理工作中维护各组织、部门以及群众的合法权益。人事档案管理服务工作必须依法开展，并全面落实“为民服务”。

3.具体服务方向

人事档案管理在单位管理中有着重要的作用，能为员工的利益提供一定帮助，并对提高公共服务能力有着重要作用。在人事档案管理工作中，相关部门应当合理运用开放管理措施，针对以往的封闭管理及时创新、优化。对于人事档案而言，不仅要能够在企事业单位等多个机构得到合理使用，还要将其合理投入公共平台，只有这样才能够充分发挥人事档案的作用，为公众提供一定的便利。落实开放管理措施，并不是完全放开档案内容，有些机密档案信息被泄露不仅会损害国家利益，还会对社会稳定造成不良影响。因此，要针对档案信息分类管理，对于可能会给国家稳定、群众利益造成一定影响的档案信息，档案管理部门应当将其纳入重点保护范畴，落实各项保护措施。

二、人事档案管理公共服务能力的现状

1.档案信息管理内容落后

新时代，数据信息、公众需求等多方面产生了一定变化，而部分档案管理部门未能充分适应时代发展的新要求，所采取的管理措施较为落后，难以充分满足公众对档案信息的各项需求，无法为公众提供高质量的档案管理服务。当前，随着国家经济的高速发展，社会各界对人事档案管理工作的开展也提出更高的要求，并且各行业、各领域对档案管理要求存在一定的差异，整体呈现多元化发展。目前，国内相关部门在开展档案管理工作时所记录的内容大多为学历水平、奖励、处分等基础信息，对于个人品德等相关档案信息未能及时整合处理，所展现的档案信息内容存在一定的局限性。在此情况下，人事档案管理工作模式也会受到较大的影响，相关工作人员只能提供基础的档案管理服务，如档案信息的查找、档案的复印等，整项服务工作过于被动，完全依靠外界因素的引导，导致人事档案管理工作的公共服务能力难以得到显著提高，对社会发展造成了一定影响。

2.封闭式档案管理

现阶段，部分地区在开展人事档案管理工作时，所采用的管理措施大多为封闭式管理，使得档案人的权益难以得到充分发挥，并在一定程度上对公共服務能力的提高造成了极大的影响。新时代，部分档案管理部门依然存在陈旧的管理观念，在管理工作中坚持运用以往传统的管理措施，严重忽视了档案人对档案内容的使用权和知情权等，使得人事档案管理工作难以得到全面落实。此外，在应用此项管理措施时，档案人在未得到其他部门许可或者提供相关凭证的情况下，无法自主完成对档案信息的查阅，导致档案人难以实现对档案内容的合理使用。在此情况下，档案人若想了解自身档案信息情况，管理部门由于档案人未出示相关凭证，极易发生管理人员拒绝相关服务的不良现象，导致档案人合法权益难以得到合理使用，从而诱发纠纷事件，对社会稳定造成了极大影响。另外，还有极个别管理人员由于缺乏一定的职业道德，在档案归档处理时随意更改档案内容，严重影响了档案人自身权益，甚至还会对社会发展埋下隐患。

3.管理制度的不规范

在管理制度不规范的情况下，许多档案资料过于分散，导致公共服务能力始终难以得到显著提高。新时期，社会各界对档案管理意识呈现显著上升的态势，对档案管理的重视程度也在不断提升，使得许多档案信息被分管至各部门，如教育信息会被收集至员工单位、教育部门等。尽管国家对于人事档案管理工作制定了明确的标准，以保证档案信息能够和档案人始终保持同步流动，但在多种因素的影响下，许多档案信息被各部门分散收集，再加上相关部门在信息收集时未能及时做好对档案人的信息交流工作，导致许多档案信息出现严重的分散现象。

4.缺乏对档案管理工作的重视

人事档案管理工作无法为单位或部门的发展提供一定经济效益，使得极个别领导人员在工作中忽视档案管理工作，认为人事档案管理工作的开展只需要做好数据收集、整理等基础性工作，不需要任何专业技能。对于员工的要求只需要确保档案资料内容的完整性，保障重要信息的安全性即可。在此情况下，档案管理部门的整体服务能力将难以得到显著提高，对社会的发展造成了极大影响。另外，还有极个别员工不重视人事档案管理工作，未能正确认知岗位职责，在工作期间的积极性、工作效率相对较低，极易出现操作失误，对档案管理工作的有序开展造成了不良的影响。

三、提高公共服务能力的有效策略

1.更新服務理念

新时代，相关单位和部门在开展档案服务工作时，应当全面落实“为民服务”的基础理念，以此为档案管理工作公共服务能力的有效提高提供有力的支持。对此，相关部门要及时从源头做起，纠正不重视人事档案管理工作的思想观念，按照档案管理及社会需求，制定合理的档案管理制度。在开展人事档案管理工作时，档案管理部门要能够主动和其他部门合作，严格按照法律法规落实各项管理工作，并针对管理制度实施优化。在档案管理工作中，相关工作人员要严格按照制度开展各项改革工作，最大限度地避免对档案人的权益造成不良影响。此外，相关部门还应当全面落实各项监督机制，按照相关法律规定开展人事档案管理工作。

2.完善档案信息管理程序

若想在档案管理工作中有效提高对社会各界的公共服务能力，相关部门需要及时做好人事档案管理程序的优化，以此充分保证各项管理工作能够规范开展。对此，相关单位要及时做好各部门的职能规划，将管理、服务充分融合，以此实现对管理系统的优化，使得相关工作人员能够主动开展各项高质量的服务工作。此外，相关部门还要做好对档案修补、重建操作流程的规范，鼓励人事档案所有人妥善保管档案，并与档案人、档案管理工作人员共同完成整项管理工作，以此有效规避档案信息和档案人发生分离的现象，这在一定程度上能够进一步提高档案管理的工作水平。在综合多种管理措施下，档案管理部门能够与各部门、人员等多方面实现相互协调，从而实现对档案信息的共享，充分保障人事档案管理工作的规范性、完整性。

3.建设公共服务平台

对于人事档案管理而言，其所记录的内容主要是员工的重要信息，拥有极大的开发、利用价值。对此，相关工作人员若想有效提高公共服务水平，就有必要做好内部管理工作的优化。第一，要针对公共服务目标制定明确方案。因为人事档案管理工作的开展不仅要投入较长时间，还要在工作期间投入一定的财力、人力等资源，为了充分保证实现预期目标，有必要制定明确的方案。同时，相关管理部门还应及时建设完善的档案服务平台，不仅能够有效降低管理成本支出，在一定程度上还能够起到提高工作效率的目的；第二，相关管理人员要及时做好对档案信息的融合，积极建设完善的服务平台，充分发挥各种先进技术的重要作用，以此为用户提供更便利的服务模式，为提高公共服务能力提供有力支持；第三，充分利用计算机等先进的设备设施，以此满足用户对档案信息内容的各项需求；第四，为保证人事档案服务工作的正常开展，相关部门还要组织技术人员进一步强化公共服务平台的安全措施，最大限度地规避外在因素对人事档案信息所造成的不良影响，确保档案信息的准确性，充分发挥人事档案价值。

4.提升档案管理人员的综合素养

对于提高公共服务能力而言，档案管理人员的综合素养起到关键性的作用，也是人事档案管理工作中最重要的部分。首先，相关部门应及时提高员工的工作积极性，使其能够在工作期间主动为用户提供优质服务。对此，可以针对服务工作的开展制定考核标准，纳入绩效范畴，也可以制定激励机制，采用精神、物质奖励等方式，从多方面调动工作人员的主观能动性，使其主动投入各项服务工作；其次，积极开展人事档案管理服务工作的宣传，以此不断强化管理人员对自身岗位的责任感，使其能够在工作期间严格依据制度要求和标准，确保档案信息的真实性、准确性，从而有效规避由于工作失误而导致档案人权益受损；最后，为充分保证档案管理工作的规范开展，应不断提高公共服务能力。相关部门应当定期组织现有管理人员开展专业技能、综合素养等多方面的培训，以此不断提升其服务能力、综合素养，使其深刻认识到人事管理工作对用户乃至社会发展的重要作用。

5.提升员工对档案资料的重要性认知

人事档案管理工作的开展是为员工提供一定的服务，然而部分员工在多种因素的影响下，对档案资料管理缺乏一定的认知，未能深刻认知及时更新档案信息的重要作用。对此，应当从以下几点改善：首先，相关部门要加强对人事档案的宣传，提升员工对此方面的重要性认知，并主动做好对员工的咨询服务，尽可能满足员工对自身档案的相关需求。在此阶段，要充分运用多种交流渠道，以线上、线下相结合的方式，实现对人事档案管理相关知识的宣传，让员工深刻认识到档案对未来职业发展、人生规划等多方面的重要作用。其次，要增强人事档案管理的规范性、科学性，档案管理者应按照工作标准全面落实各项管理工作。在整项管理工作中，若出现资料不一致问题，应及时做好相应的处理工作，保证数据的准确性。其次，要加强对人事档案相关信息的收集处理，做好对档案内容的完善，保证档案信息的规范性；对于档案所缺失的材料信息应及时做好补充，以此充分保证人事档案信息的完整性。

6.优化管理机制

在人事档案管理工作中，管理制度的规范性、合理性会对整项工作的开展带来较大的影响。首先，对管理制度实施优化时，要能够严格按照单位实际状况，确保整个管理制度的合理性与科学性，要能够充分满足新时代人事档案管理工作的新标准，只有这样才能充分发挥管理制度的作用，为人事档案管理工作的开展提供有力的支持；其次，要充分保证管理制度能够对领导人员与工作人员具备较强的制约作用，避免出现不规范的行为，直接影响人事档案管理效果，还会导致公信力降低，带来不良影响；最后，在完成管理制度的优化后，相关工作人员要将其落实在日常工作中，依据制度要求惩罚不良管理行为、服务行为，对工作优秀的员工适当给予一定的奖励，以此保证各项管理工作有序开展，为提高人事档案管理公共服务能力提供有力支持。

四、结束语

综上所述，新时代相关部门要顺应时代的发展，创新管理措施、管理理念等，不断提高自身公共服务能力。现阶段，部分地区人事档案管理部门还存在一定的不足之处，主要是管理内容滞后、管理制度不规范等，导致档案管理工作的开展始终无法全面提高公共服务能力。对此，相关部门要及时加强对人事档案管理工作的重视程度，创新管理理念，并积极开展对档案信息公共服务平台的建设，以此不断提高人事档案管理专业水平和公共服务能力。

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作者单位：临沂市园林环卫保障服务中心

作者简介：李雅琳（1986—），女，汉族，山东临沂人，本科，馆员，研究方向：档案管理。