数字化时代背景下企业人事档案管理措施研究

摘 要：数字化时代，企业人事档案管理迎来良好机遇，迫切需要利用现代信息技术和数字化手段，创新和升级传统的人事档案管理，以提高管理效率、优化服务质量。档案数字化管理可以为企业人力资源管理和决策提供更加精准和及时的数据支持，提高企业的核心竞争力和可持续发展能力。

关键词：数字化时代；企业；人事档案；管理措施

如今，信息技术日新月异，其应用极为广泛，企业对于人事档案管理的要求也在不断提高。传统的人事档案管理方式已经难以满足现代企业的需求，数字化管理成为大势所趋。为了更好地适应数字化时代的变革，企业需要不断推进人事档案数字化管理的进程。

一、数字化时代背景下企业人事档案管理的意义

1.提高管理效率

在传统的人事档案管理中，档案信息的录入、查询、更新和检索等操作都需要人工完成，不但效率比较低，而且出错的概率比较大。在数字化时代背景下，人事档案管理通过信息技术转化成自动化和在线化，大幅提高了管理效率。通过数字化工具，企业可以快速、准确地录入、查询、更新和检索人事档案信息，减少了人工干预和重复劳动，从而实现了服务质量的提升。

2.降低管理成本

从传统人事档案管理来看，涉及大量的纸张、存储空间和人力成本等，所以，整个管理成本是比较高的。随着数字化管理的实施，数字化存储使得企业不再需要大量的纸张和存储空间，也会减少人力成本，意味着整个管理成本随之降低。同时，在远程管理、云存储等支持下，基于企业实际情况优化与升级，还可以进一步降低管理成本。

3.提高档案信息的安全性

档案信息的安全性难以保障是传统人事档案管理的一个痛点，如纸张磨损、丢失等问题时有发生。数字化管理采用了加密、备份等安全措施，极大地提高了档案信息的安全性。同时，数字化人事档案管理还减少了人员接触原始档案的机会，进一步降低了档案信息被泄露和丢失的风险。此外，在传统模式下，档案信息的长期保存和调用存在困难，常见的问题是字迹模糊、纸张老化等。数字化管理能够长期保存和调用档案信息，从而避免了这些问题。

4.促进信息资源共享

从传统人事档案管理特征来看，由于档案信息的分散存储和管理，信息资源共享难以实现。在数字化技术与手段的支持下，可以实现档案信息的在线共享和流转，提升信息资源的利用率和价值。借助数字化工具，企业可以更加便捷地共享和利用人事档案信息，提高了工作效率和协同能力。

二、数字化时代背景下企业人事档案管理问题

1.纸质档案数字化程度不高

许多国有企业由于历史悠久，早期的人事档案大多以纸质形式保存。随着时间的推移，这些档案的数字化进程可能被延误，导致大量的纸质档案仍未被数字化。对于早期的人事档案管理工作而言，其本身受限于技术，大部分企业的档案管理系统并没有与数字化技术相匹配的设备设施和软件，也就难以满足准确、高效的数字化需求，以至于部分国企纸质档案数字化程度不高。人事檔案数字化管理的转型升级必然需要相应的设备设施和人力投入，包括扫描仪、存储设备、维护费用以及人工处理成本等。对于企业而言，会出于成本考虑，选择保持纸质档案管理模式，也就耽误了数字化进程。部分企业对人事档案数字化的重要性认识不足，仍习惯于传统的纸质档案管理方式，造成数字化进程迟缓。虽然数字化可以提高档案的便利性，同时也带来了数据安全的风险。还有一些企业因为对数据安全的顾虑，仍旧选择保持纸质档案管理方式，以降低数据被泄露的风险。

2.档案信息孤岛现象

在人事档案数字化管理转型过程中，不仅存在着进程缓慢的情况，还面临着信息孤岛等现象的挑战，具体表现是不同部门之间的人事档案信息相互隔绝，无法有效共享，导致信息流通不畅，形成了信息孤岛。在大型企业中，由于部门众多、职能各异，每个部门都可能拥有自己的人事档案管理系统。但是，系统之间缺乏统一的标准和接口，导致数据格式、存储方式等存在差异，以至于不同部门之间的档案信息无法直接互通，需要人工开展烦琐的数据转换和整理工作。由于信息孤岛的影响，整个人事管理工作效率不仅会降低，还会增大出错的可能性。

此外，信息孤岛还会造成数据不一致和重复劳动。由于各部门对人事档案信息的录入、更新标准不同，同一员工的信息在不同部门的档案中可能存在差异，往往会给决策和管理带来困扰，甚至可能引发内部矛盾。同时，各部门在需要获取其他部门的人事档案信息时，往往需要重新开展数据采集和整理，造成大量的重复劳动。最终，人事档案的利用价值会被限制，人事档案信息不仅是员工个人经历的记录，还是企业人力资源管理和决策的重要依据。然而，由于信息孤岛现象的存在，企业无法充分利用这些宝贵的信息资源，甚至可能导致决策失误和资源浪费。特别是随着员工数量的增加，大量的人事档案数据需要整合，而数据的格式、标准可能存在差异，导致整合难度加大。

3.信息安全与隐私保护挑战

在人事档案信息化管理实施过程中，信息安全与隐私保护是尤为突出的问题。黑客利用系统漏洞恶意攻击企业人事档案管理系统，窃取敏感信息或篡改档案内容，给企业带来巨大的经济损失和声誉损害。如今，不仅网络传播速度极快，传播范围还非常广，一旦发生数据被泄露事件，敏感信息可能会迅速传播到外部环境，给个人隐私和企业利益带来严重威胁。由于数字信息的可编辑性和可复制性，一些不法分子可能会篡改或伪造人事档案信息，以达到自己的目的。一旦数据被篡改，那么档案的可信度与真实性就会受到影响，就会给企业的决策和管理带来误导，甚至可能引发法律纠纷。现阶段，随着云计算等新技术的应用，部分企业人事档案信息的存储和管理逐渐转移到第三方平台。虽然模式提供了便利，但也增加了信息安全与隐私保护的难度。第三方平台可能存在安全漏洞或管理不当等问题，导致敏感信息被泄露或滥用。同时，企业在与第三方合作过程中，需要确保合同条款明确、责任清晰，以避免发生法律纠纷。

4.技术更新迭代快

现阶段，新的技术和产品不断涌现，而技术的生命周期不断缩短，意味着企业人事档案管理需要不断适应新的技术和标准，否则可能会导致技术落后和系统不兼容的问题。为了跟上技术更新的步伐，企业需要不断升级硬件和软件系统，以确保人事档案管理的效率和安全性，但是必须注意的是，频繁的升级和维护可能会增加企业的成本和负担。同时，缺乏具备相关技能的员工可能会制约企业的发展，技术更新迭代快对员工的技能提出了更高的要求，需要他们不断学习和掌握新技术和方法，以适应数字化时代的需求。在更新过程中，需要将人事档案数据从旧系统迁移到新系统，此时需要关注数据的完整性和安全性，如果迁移不当，可能会导致丢失或泄露数据，给企业带来重大损失。

三、数字化时代背景下企业人事档案管理措施

1.加快档案数字化进程

在数字化时代背景下，企业现代化管理必须认识到人事档案数字化转型是主流趋势。一方面，企业应摒弃传统观念，充分认识到人事档案数字化的必要性和优势。为了转变观念，企业可以组织内部培训和外部专家讲座，加强员工对人事档案数字化的认识和理解。同时，企业还可以通过宣传和推广数字化人事档案的成功案例，激发员工对数字化工作的积极性和参与度；另一方面，围绕企业实际情况制订计划，分阶段、分步骤完成纸质人事档案的数字化工作。根据企业的人事档案数量和数字化工作的需求，合理分配人力、物力和财力资源。根据档案的重要性和紧急程度，设置数字化工作的优先级。例如，近期形成的重要档案可以优先数字化处理。根据企业的实际情况选择合适的数字化技术和设备设施，确保数字化工作的准确性和效率。还可以考虑与专业的数字化服务机构合作或外包部分工作，以加快数字化进程和提高工作效率。值得注意的是，在实施数字化计划的过程中，企业应注重工作的阶段性评估和调整。通过定期检查数字化工作的进度、质量和成本，及时发现问题并采取相应措施调整。同时，企业还应鼓励员工积极参与数字化工作，提出改进意见和建议，以促进工作的顺利开展。

2.构建统一的信息平台

若要解决信息孤岛现象，需要构建一个集中的档案管理系统，将各部门的人事档案信息整合到统一的平台上，实现数据的集中存储和管理，避免数据分散在各个部门难以共享的问题。首先，在搭建过程中，需要选择合适的系统架构，确保平台能够支持大量人事档案信息的存储和管理，具备良好的扩展性和稳定性；其次，制定统一的数据标准和规范是解决问题的关键，在标准和规范的支持下，能够确保各部门在录入、更新人事档案信息时遵循相同的标准，提高数据的准确性和一致性。在制定过程中，要考虑制定标准化的人事档案信息录入、更新流程，明确各部门在流程中的职责和操作规范。规定人事档案信息的格式、存储方式等，确保数据能够被统一的人事檔案管理平台正确识别和处理。建立数据质量与校验机制，质量检查和校验录入的人事档案信息，确保数据的准确性和完整性；最后，推进部门之间的沟通与协作，组织召开定期的部门协调会议，就人事档案管理工作开展交流和讨论，解决存在的问题和困难。通过建立信息共享机制，明确各部门之间信息共享的内容、方式和责任，促进信息的流通和利用。最好能够成立跨部门协作团队，负责协调和推进人事档案信息的共享与互通工作，团队成员应来自不同部门，并具备较好的沟通和协作能力，鼓励员工交流与学习，提高对人事档案管理的认识和操作水平，促进信息的共享和利用。此外，企业可以结合自身实际情况与需求，选择利用信息化沟通平台，包括企业某信、某钉等工具，加强各部门之间的实时沟通和信息传递。

3.加强信息安全与隐私保护

为防止数据被泄露，需要建立完善的数据访问控制和加密系统，包括对人事档案信息的加密存储和传输以及对不同级别数据的访问权限控制。例如，可以使用先进的加密技术对敏感数据加密，确保即使数据被盗或丢失，也无法被非授权人员轻易解密。同时，还建议定期更新和加固系统安全补丁也是必要的，可以防止黑客利用漏洞攻击。数据篡改和伪造是一个严峻的挑战，企业必须引起高度重视，有针对性地实施严格的数字签名和审计追踪机制。以数字签名为例，可以确保数据的完整性和真实性，防止信息被篡改或伪造；再如，审计追踪，可以记录任何对人事档案信息的修改历史，一旦发现异常修改，可以迅速调查和处理。在与第三方合作方面，企业需要谨慎选择合作伙伴，并签订严格的数据保护协议。选择有良好声誉和强大安全保障能力的第三方平台是关键。在与第三方合作过程中，企业应确保对数据的控制权和监督权，并定期安全审计数据。同时，与第三方明确划分责任，避免发生法律纠纷。此外，企业有必要定期开展数据备份和容灾演练，以避免因意外情况导致的数据丢失或损坏。

4.持续技术更新与培训

数字化技术的发展速度非常快，企业需要定期评估现有技术的适用性和前瞻性，及时更新和升级技术。在规划技术更新和升级时，需要考虑技术的兼容性和可扩展性，确保新技术的应用能够与现有系统无缝对接，并能够适应未来技术的发展趋势。同时，企业还需要建立完善的技术更新和升级管理制度，确保技术更新和升级的过程规范、可控，避免因技术更新和升级不当导致出现问题。直观来讲，员工的技能水平直接关系到人事档案管理的效率与质量。因此，需要定期开展技能培训和知识更新，使员工能够掌握新技术和方法，提高人事档案管理工作的效率和准确性。同时，企业还需要鼓励员工自主学习和创新，激发员工的积极性和创造力，为企业的人事档案管理工作注入新的活力。企业还需要关注行业发展趋势和技术创新，及时跟进新技术和新方法。在数字化时代背景下，新技术和新方法层出不穷，企业需要关注行业动态和新技术的发展趋势，及时引进适合自身需求的新技术和新方法，提高人事档案管理工作的效率和智能化水平。在这个过程中，还应积极参与行业交流和合作，与其他企业共同探讨人事档案管理的创新和发展，推动行业的整体进步。

四、结语

在数字化浪潮翻涌的时代背景下，企业人事档案管理面临着一系列严峻的挑战。其中，纸质档案数字化程度不高、信息孤岛现象、信息安全与隐私保护问题以及技术更新迭代速度快等因素，严重制约了企业档案管理的效率和质量。为有效应对这些挑战，企业应采取一系列措施。在加速档案数字化进程方面，企业需摒弃传统观念，充分认识到人事档案数字化的必要性和优势。结合企业自身实际情况，制订切实可行的计划，分阶段、分步骤地完成纸质人事档案数字化工作。企业加快构建一个集中的档案管理系统，将各部门的人事档案信息整合到一个平台上，实现数据的集中存储和管理，从而避免数据孤岛现象，提高信息共享和传递的效率。对于信息安全与隐私保护而言，企业需建立完善的数据访问控制和加密系统，实施严格的数字签名和审计追踪机制。同时，与第三方签订严格的数据保护协议，确保信息安全无虞。紧跟时代步伐，企业应定期评估现有技术的适用性和前瞻性，及时更新和升级技术。此外，定期开展技能培训和知识更新，使员工能够掌握新技术和方法，提高工作效率，助力企业稳健前行，不断创造新的辉煌。

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作者单位：东方电气集团东方锅炉股份有限公司

作者简介：漆桂英（1974—），女，汉族，四川自贡人，本科，馆员，研究方向：数字化人事档案管理。