电网公司文秘行政人才培训现状及其优化方案探讨

李晓波 孔 灿

（深圳供电局有限公司，广东 深圳 518000）

电力行业是国民经济的重要支柱，而电网公司作为电力行业的核心机构之一，其运营和发展对于整个电力行业的稳定和进步具有重要的影响。随着电力行业的快速发展，电网公司不仅面临着技术升级和市场变革的挑战，也更加注重内部管理的精细化和专业化。在这个过程中，文秘行政人才作为电网公司管理团队的重要组成部分，其地位和作用日渐突出。电网公司需要更加重视文秘行政人才的培训，提高其综合素质和能力，为公司的发展提供有力的人才保障。

一、电网公司文秘行政人才的角色定位

电网公司文秘行政人才在企业运营中扮演着不可或缺的角色。他们的工作范围涉及广泛，包括协助领导决策、沟通协调、文档管理、会议组织、保密工作及展会讲解等各方面，均体现出文秘行政人才的专业性和重要性。

首先，电网公司文秘行政人才是领导决策的重要助手。他们通过收集、整理和分析各类信息，为领导提供决策所需的参考依据，确保决策的科学性和准确性。他们也负责将领导的决策转化为具体的执行方案，协助领导推进各项工作的落实。其次，电网公司文秘行政人才在沟通协调中发挥着关键作用。他们需要与电网公司内部各部门以及外部相关机构保持密切的联系，确保信息畅通和工作的顺利推进。同时，还需要协调处理各种突发事件和矛盾纠纷，维护电网公司的稳定和良好形象。再次，电网公司文秘行政人才承担着文档管理、会议组织及展会讲解等重要职责。文档管理工作包括确保文件的归档、整理、保管和借阅等工作规范有序。组织电网公司的各类会议工作包括会议筹备、会议记录、会议纪要等工作，保障会议的高效和顺利进行。在展会中，文秘行政人才也是电网公司的形象代言人，需要通过深入浅出的讲解展现电网公司的最新技术和成果。最后，电网公司文秘行政人才需要具备高度的保密意识。由于接触到的机密信息较多，需要时刻保持警惕，确保公司机密信息不被泄露。

二、电网公司文秘行政人才应具备的职业能力

（一）文字撰写能力

电网公司文秘行政人才的首要职业能力是出色的文字撰写能力。在日常工作中，需要撰写各种公文、报告、讲稿和函件，这就要求其必须熟练掌握各种写作技巧，确保文字表达准确、流畅。文秘行政人才还需要具备良好的文学素养和语言表达能力，通过简练的语言准确传达信息。此外，文秘行政人才还需要及时关注行业动态和政策变化，以确保撰写的内容符合公司管理的新要求和新标准。电网公司文秘行政人才具备优秀的文字撰写能力，不仅可以提高工作效率，还能为企业的未来发展提供有力的支持。

（二）沟通表达能力

良好的沟通表达能力是电网公司行政文秘人才日常工作中不可或缺的重要技能，有助于文秘行政人才建立广泛的人脉关系，提高工作效率，为电网公司树立良好的企业形象。在日常工作中，电网公司文秘行政人才需要与不同部门和外部机构的人员进行频繁的沟通和协调，需要做到清晰、准确地传达信息，并且能够快速理解对方的需求。同时，电网公司文秘行政人才还需要具备良好的倾听意识，能够认真听取他人的意见和建议，化解矛盾和问题。

（三）信息传递能力

电网公司文秘行政人才应具备出色的信息传递能力，做到及时、准确地将电网公司的决策、通知和文件等信息传递给相关人员，并确保信息的完整性和保密性。同时，文秘行政人才还需要做到及时将外部的重要信息传递给公司内部，为企业的决策提供有效的参考。在这个过程中，文秘行政人才要具备高度的责任心和职业敏感度，这样才能确保信息的准确性和及时性。高效、精准的信息传递能力也是文秘行政人才在电网公司中发挥桥梁作用的关键。

（四）知识储备和更新能力

在电网公司中，文秘行政人才不仅需要具备常规的文秘行政能力，还需要对电网公司的业务、技术规范和政策法规有深入的了解，这样才能更好地为公司和各部门提供专业化的服务。只有掌握专业知识，文秘行政人才能够更准确地理解工作需求，提供有针对性的解决方案，将专业知识与文秘行政工作具体落实到撰写报告、协调工作以及提供决策支持等工作中，提高工作效率。此外，随着电力行业的快速发展和变革，文秘行政人才也需要不断更新自己的知识储备，以适应新的挑战。

（五）形象礼仪塑造能力

电网公司文秘行政人才需要具备良好的形象礼仪。作为电网公司的重要代表，文秘行政人才经常需要与外部机构和合作伙伴进行商务活动与交往，因此必须展现出专业、得体的形象。良好的仪表、文明的言行举止和恰当的社交礼仪，有助于赢得他人的尊重和信任，提升电网公司的形象和声誉。良好的形象礼仪也是文秘行政人才个人职业素养的重要体现。

（六）团队协作能力

在电网公司中，各个部门和团队之间的协作至关重要，文秘行政人才作为公司内部的桥梁和纽带，必须具备较强的团队协作能力。团队协作的核心是沟通和信任，文秘行政人才需要与各个部门保持紧密的联系，确保信息的畅通和工作的协同。同时，也需要善于倾听他人的意见和建议，尊重团队成员的立场，并在此基础上提供有效的协调和沟通，积极配合团队目标的实现。文秘行政人才要想更好地发挥个人优势，提高工作效率，就必须强化团队协作能力。

（七）解决问题能力

在电网公司日常管理中，文秘行政人才经常面临各种突发情况和问题，如紧急文件的处理、突发事件的协调等。这时就需要其迅速作出反应，及时找到解决方案。只有具备问题解决能力，文秘行政人才才能在遇到问题时保持冷静、客观，迅速分析问题的本质和症结所在，灵活运用自己的知识和经验，寻找有效的解决方案，确保管理工作的顺利进行。

（八）自我管理能力

电网公司文秘行政人才的工作常常面临多任务、高压力的环境，因此必须具备合理安排时间、高效处理事务及保持良好的工作生活平衡等优秀的自我管理能力。自我管理能力还包括持续学习、提升自我，以适应不断变化的工作需求。通过自律、自驱和自我调适，文秘行政人才能够更好地胜任工作，为电网公司的发展提供稳定、高质量的支持。

三、电网公司文秘行政人才培训现状

随着社会的进步和经济的发展，电网公司作为能源供应的核心机构，其业务范围和职责不断扩大和深化。其中，文秘行政人才的培训和发展成为电网公司持续发展和高效运转的关键因素之一。然而，通过对当前电网公司文秘行政人才培训现状的了解，笔者发现当前电网公司文秘行政人才培训中还存在一些需要引起重视和解决的问题。只有解决这些问题，才能确保文秘行政人才队伍的持续健康发展，进而为公司的整体运营和发展提供有力支持。

当前，电网公司文秘行政人才的培训内容和方式相对单一，缺乏多样性和针对性。在培训内容上，往往只注重文秘工作的基础知识和技能，缺乏对文秘行政人才的综合素质和能力的培训。在培训方式上，则往往采用传统的课堂讲授和理论知识灌输的方式，导致文秘行政人才失去学习的兴趣和动力。同时，由于缺乏实践操作和案例分析等更加生动、实用的培训方式，他们也难以将所学知识转化为实际工作能力。这种单一的培训内容和方式不仅无法满足文秘行政人才的实际需求，也容易导致培训效果不佳，从而影响文秘行政人才的专业素养和综合能力提升，制约了电网公司的整体运营效率和发展潜力。

四、电网公司文秘行政人才培训优化方案

（一）明确培训目标

聚焦电网公司文秘行政人才应具备的职业能力，电网公司应明确以储备培训一批“提笔能写、开口能讲、问策能对、遇事会办”的复合型行政文秘人才队伍为总目标，通过讲解式、实战式、演练式相结合的培训形式，引导文秘行政人才发挥最大的作用和价值，努力为企业高质量发展提供人才支撑。

1.提笔能写

聚焦“文字撰写能力”，文秘行政人才应能够根据工作及活动信息，结合文件撰写需求，撰写符合要求的高质量文章，同步提升速记、摄影等综合素养，以便更好地为电网公司服务。

2.开口能讲

聚焦“表达、形象礼仪、团队协作”能力，文秘行政人才应能够掌握语音表达技巧，学习接待礼仪，联动团队合作，助力其在工作中进行更加自信的表达。

3.问策能对

聚焦“专业知识、信息传递、问题解决”能力，文秘行政人才应能够收集并掌握各种信息、情况、问题等。同时，对于问题能够进行清晰地回答，精细地分析，有效地传递。做到对于问题发现得了、分析得准、解决得好。

4.遇事会办

聚焦“沟通、自我管理”能力，文秘行政人才应掌握沟通协调处理技巧，做到良好的管理情绪，并提升处理事务能力。

（二）设计培训形式

为了确保培训的有效性和实用性，电网公司应采取讲解式、实践式、演练式相结合的培训形式。这样不仅可以确保文秘行政人才在理论上有所提升，还能在实际操作中得到锻炼。

讲解式培训指邀请经验丰富的文秘行政专家进行授课，讲解文秘行政工作的基础知识和专业技能，帮助文秘行政人才系统地掌握相关知识和技能。同时，通过安排专题讲座帮助文秘行政人才了解行业的最新动态和发展趋势。实践式培训指为了让文秘行政人才更好地掌握所学知识而安排的一系列实践操作活动，例如讲稿写作、即兴演讲等，让其在实践中锻炼和提升相关的技能水平。演练式培训是为了提高文秘行政人才应对突发事件的能力而安排的模拟演练活动。例如，文专三人行、手机摄影大赛、年度实践计划等活动，能够帮助文秘行政人才在模拟的情境中锻炼应变能力和解决问题的能力。

此外，在设计培训形式时，还应注意互动性和参与性。要鼓励文秘行政人才在培训过程中积极发言、交流心得，促进彼此间的互动和合作，并对培训内容进行及时反馈和评估，以便不断优化和完善培训方案。

（三）创新培训内容

为了全面、有效地提升文秘行政人员的专业水准与综合素养，并培养一批具备“文思敏捷、口才流利、策略应对得当、事务处理得当”能力的文秘行政人员，企业可将创新性地策划名为“笔杆子—金嗓子—好点子—扛把子”的培训内容。

1.“笔杆子”培训内容

“笔杆子”聚焦提笔能写模块，提升文稿撰写能力，学习速记和摄影技巧，培养文秘行政人员快速吸取知识能力，提升其综合素养，更好满足其工作中的各项需求。培训内容包括培养文秘人员撰写讲稿、汇报材料等文稿的能力，如培训通知、报告、计划书等常用公文格式和写作技巧，提高其文字表达能力和语言组织能力；培训速记技巧和摄影技巧，更好地记录重要会议、活动等信息；培训学习方法和技巧，使其能够在短时间内吸收新知识，提高工作效率；加强职业道德教育，培养责任心、诚信度和保密意识；组织拓展训练和团队协作活动，提高团队合作能力和沟通能力。

2.“金嗓子”培训内容

“金嗓子”聚焦开口能讲模块，学习表达技巧，掌握接待礼仪，强化团队协作能力，让文秘行政人员能够更为准确和自信地与各方进行互动交流。培训内容包括学习如何运用清晰、流畅的语言表达观点，掌握发音、语调、语速、音量等方面的技巧；如何运用语言艺术表达情感和信息，掌握修辞、逻辑、情感等方面的技巧。学习电网公司接待礼仪规范，包括仪容仪表、礼貌用语、服务态度等，通过实地参观和模拟演练，使文秘行政人员在实际操作中掌握接待礼仪。同时，强化其团队协作能力，包括沟通协调、团队建设、协作技巧等。

3.“好点子”培训内容

“好点子”聚焦问策能对模块，要求文秘行政人员能够有效收集、分析、传递信息，培养其问题分析思维，从而获得相应的对策应对突发情况。培训内容包括学习如何高效地收集、整理和分析信息，为决策提供有力支持；培养问题分析思维，学习如何识别问题、分析原因、制定解决方案和实施对策；学习如何通过有效沟通与协调，提前预测并应对可能出现的突发情况；掌握危机管理的基本原则和方法，学习如何在紧急情况下保持冷静、迅速采取措施，降低损失。

4.“扛把子”培训内容

“扛把子”聚焦遇事能办两个模块，要求文秘行政人员掌握沟通技巧，学会情绪控制，提升处理事务的能力。培训内容包括学习如何高效地处理日常事务，如计划、组织、协调、监督等方面；掌握有效的沟通技巧，包括倾听、表达、反馈等，以提高沟通效率和准确性；学习如何管理情绪，保持冷静、理智，以良好心态应对工作中的挑战和压力；培养问题解决能力，学习如何识别问题、分析原因、制定解决方案和实施对策；培养应变能力，使其面对工作中的突发情况能够迅速做出决策和调整。

五、结语

综上所述，本文阐述了电网公司文秘行政人才的角色定位及其应具备的职业能力，分析了电网公司文秘行政人才的培训现状，提出了电网公司加强文秘行政人才培训的优化方案，以期提高电网公司文秘行政人才的综合素质和职业能力。未来，随着电力行业的发展和变革以及人工智能的普及，电网公司文秘行政人才的角色和职责也会不断发生变化。电网公司需要持续关注行业动态和互联网技术、人工智能技术的发展，加强内外部合作与交流，及时调整和完善文秘行政人才的培训方案，这样才能确保文秘行政人才始终具备与时俱进的专业素养和综合能力，为公司的稳健运营和高质量发展提供有力保障。