高校仪器设备验收管理的探索与实践

牛书花， 李韦华， 陈 玲

（南通大学a.国有资产管理处；b.工程训练中心，江苏 南通 226019）

0 引 言

高校仪器设备验收是指高校对中标供应商履行采购合同情况及结果进行检验、核实和评估，以确认其提供的仪器设备是否符合采购合同约定标准和要求的过程［1］。“双一流”建设背景下，高校加大了对实验室建设力度，每年投入大量财政资金用于购置仪器设备［2］。而仪器设备的验收工作是采购业务全流程管理过程中的一个重要组成和关键环节，是供应商拿到设备款的最后一个关口，也是衔接固定资产建账入库、保障设备正常使用运转的关键环节［2］。但是，在实际工作中，有些高校对仪器设备验收工作并没有引起足够重视，一直存在“重采购、轻验收的”现象［3-5］，且部分高校存在管理机构不健全，验收制度不完善，内部监管不到位，验收流程不规范等问题，给高校的验收管理和廉政风险防控带来了新的挑战和考验。因此，加强仪器设备验收管理，梳理验收工作中存在的问题，探索验收管理方法，防范采购管理风险，提高设备管理水平，对学校教学科研发展至关重要［6-7］。

1 仪器设备验收的重要性

仪器设备是高校教学科研实验正常进行的重要物质基础，为提升高校教学质量和科研水平注入了新的活力，在学校正常运行中发挥着举足轻重的作用。仪器设备采购业务全流程管理主要包括采购计划、采购预算、采购需求、采购实施、合同审签、履约验收、绩效评价等管理，其中履约验收是检验采购结果的关键环节［8-9］。仪器设备验收是采购实施过程之后，向供应商付款之前进行的规定程序，主要是核查合同中规定的设备的国别、产地、规格型号、配置清单、数量、技术参数指标、供货周期、质保期限等条款是否和招标的采购需求一致［1］。仪器设备验收工作是否到位，直接关系到采购的质量和后期设备使用的效率和效益。但是，在实际工作中，普遍存在验收流于形式的现象。比如：一台贝克曼超高速离心机验收项目，合同签订时，除了随着设备配备的一个转子，另外需再提供一个转子，最后验收时，只有随机配备的一个转子，验收时只关心设备是否正常运行，没有详细查看配置清单；有的中标供应商和用户老师事先串通，不按照投标文件要求签订合同，使未达到验收标准的设备通过验收，无法保证采购质量，同时给学校资产造成损失，也带来很大的廉政风险隐患。尤其是对于高压灭菌锅等具有危险性的特种设备，如果不能保证设备的质量，会对师生的生命安全造成威胁。因此，加强仪器设备验收管理，严把仪器设备质量关，提高财政资金使用效益，切身维护学校利益，是摆在设备管理人员面前的重要课题［10］。

2 高校仪器设备验收存在的主要问题

2.1 机构设置不合理，岗位设置不明确

目前《政府采购法》及《政府采购货物和服务招标投标管理办法》《财政部关于进一步加强政府采购需求和履约验收管理的指导意见》《教育部政府采购管理暂行办法》明确规定经办采购的人员与负责采购合同审核、验收人员的职责并应相互分离，但有些高校尚未认识到仪器验收工作的重要性，验收主体责任不明确，随意组成验收小组，机构设置不合理。李莹等［2］对38 所部属高校验收管理机构调研统计，大部分学校仪器设备的验收工作归口单位是国资处或设备处，其中40%以上的高校采购工作和验收工作由同一科室负责，更有甚者某些学校实行项目包干的管理模式，招标文件编制、合同审批、设备验收、付款等流程由同一人负责，采购与验收环节岗位职责不明确，上述情况不符合高校的内控制度要求，没有把采购实施与履约验收有效分离，没有形成相互监督和制约体系，存在廉政风险［1］。

2.2 验收制度不完善，缺乏明确规范流程

高校往往对采购立项论证和采购实施阶段比较重视，对后期验收管理工作却不够重视，缺乏验收管理相关制度及规范化验收流程。只有26%的高校有仪器设备验收管理制度［2］，大部分合并在仪器设备管理办法或实施细则中一笔带过，只有简单验收条款描述，对通用设备、进口设备、大型仪器设备、家具未进行分类分级管理，对验收内容、验收异常等问题缺乏有效的验收管理制度和标准程序指导，规范化程度不高，导致验收工作存在管理漏洞及廉政风险。

2.3 合同签订不严谨，供货与招标有差异

（1）供货设备与招标设备参数存在差异。近年来随着政府采购相关法律法规的出台，高校高度重视采购制度及流程建设，开评标过程有明确的规范性指导，严格按规定程序进行，但是，在评审结果公布之后，对合同的审核签订及履约验收不够严谨，中标供应商不按照招标文件签订技术协议合同，擅自更改设备的规格型号，减少设备配置或者质保期等关键因素，导致招标供货设备与中标结果存在差距。例如学校在采购一台多功能酶标仪时，投标文件提交的是厂家MD 生产的Spectramax-M2e，但最后交货的型号为Spectramax-M2，虽然型号只有一个字母的差异，但是性能及灵敏度准确度相差甚远；还有质保期问题，签订合同时，未按照投标时承诺质保期签订合同，由于一般仪器设备每年的质保费为合同金额的5% ～10%，尤其大额设备的质保费是一笔不小的数目，给学校造成经济损失［10］。

（2）合同中未约定履约验收方案。有的履约验收方案流于形式，未按照《政府采购需求管理办法》（财库〔2021〕22 号）第二十四条的要求明确履约验收的主体、时间、方式、程序、内容和验收标准等事项；履约验收内容简单不全面，验收标准仅仅包括客观、量化指标，主观判断的指标未通过开展调研、问卷等方式进行量化，这些都给后期履约验收埋下隐患。

（3）中标供应商虚假应标。部分供应商投机取巧，在做投标文件时，对招标设备的技术参数全部复制，完全响应设备技术参数或正偏离技术参数。中标后，投标型号和供货型号不一致，提供的设备并不能达到投标文件中承诺的技术指标，如果不是专业的技术人员对该设备相当熟悉，在设备运行时间较短情况下验收未必能发现差异，以次充好，草率验收，导致设备在质保期维修不断，影响教学科研工作的正常运转。

2.4 需求调研不充分，安装调试时间过长

用户老师在购买设备经验不足，调研不充分，调研只考虑设备本身性能指标，未考虑安装运行环境，尤其是一些高精尖设备的运行环境复杂、建设周期长。学校2019 年购买的高分辨透射电镜设备，价值上千万元，由于该设备对运行环境要求严格，其环境改造系统包含电镜消磁系统、主动减振基坑、低频隔音、温控、电气集成等多个系统，从调研采购需求到招标采购完成约需半年，环境改造系统完成后，设备调试及运行环境专业测试又需要半年，整个综合环境系统运行完成约需一年，如果用户老师未充分考虑环境完成周期，设备到货后环境未改造完成而另行放置，不能及时安装调试。等后期安装后，无法调试使用，但已过索赔期（进口设备的索赔期只有90 天），就会给学校造成无法估量的经济损失［10］。

2.5 验收缺乏有效监督，验收过程流于形式

（1）验收专家责任意识不强。由于有些专家站位不高，只追求验收速度，无视验收专家制度。在验收现场，只看设备能否正常开机运行，询问用户使用情况，未对技术参数和指标逐条测试检验核查，能否验收全凭用户老师意愿，或者验收专家出于老好人心理，只听用户部门建议，随意在验收报告上签订合格意见，存在走过场现象。

（2）验收环节管理薄弱。由于高校有的项目经费下达较晚，年底又会把资金收回，因此，个别老师着急花钱，设备未安装就做假验收，匆忙付款。学校每年新购设备的数量金额均呈上升态势，由于设备监督管理部门人员较少，无法监管到位。

2.6 验收人员缺乏培训，专业技术力量不足

高校仪器设备验收工作对技术要求较高，各类仪器设备众多，随着学校人才队伍的引进，专业门类和研究领域多，仪器设备也千差万别，验收专家水平参差不齐，委派的验收专家专业不对口或者对设备不够了解，只能简单核验设备的正常运行，增加了验收的难度，导致验收流于形式。

3 加强高校仪器设备验收的实践探索

3.1 优化机构设置，明确岗位职责

（1）优化机构设置。本校仪器设备采购和验收都属于国有资产管理处（招投标管理办公室挂靠）。为了防范廉政风险，学校成立了采购计划科，把验收流程从招标管理科分离出来，由采购计划科的人员负责验收。

（2）明确岗位职责。学校招投标管理办公室，明确验收人员岗位职责，严格采购实施、验收管理等岗位设置，不相容岗位相互分离，从而达到相互监督、相互制约内控管理规定，这样岗位设置更加合理，职责更加明晰。

3.2 健全验收制度，规范验收流程

（1）健全验收管理制度。制度是管理工作的前提，以制度和规范来统领验收管理工作是保证验收成效的关键。根据法律法规制定全面规范、操作可行、科学合理的仪器设备验收管理制度规范，可以保障设备验收工作有据可依、有章可循，实现设备验收工作的制度化和规范化管理，可以减少验收工作的随意性，切实避免漏洞和风险。

（2）规范验收工作流程。由于高校采购的仪器设备属性具有多样性，所以根据设备属性、金额划分验收流程。验收流程除了规范性，还要具有灵活性，为提高验收质量和效率，先按照进口设备和国产设备进行分类，再按照设备金额进行分级管理。学校根据设备金额分三级别管理：10 万元以下、10 万元（含）～50 万元、50 万元及以上，分别对应不同的验收规定流程和牵头负责部门，有效提高了验收工作成效。

3.3 严审合同签订，明确验收标准

招标文件及中标供应商的投标响应文件是签订合同的重要依据，而合同中的规格型号、配置清单、技术指标、质保期等内容是验收的关键依据。

（1）规范合同模板。根据法律顾问意见，审查合同严谨性，完善采购合同的审批流程，严格按照投标响应文件承诺的技术性能、用途原理、验收方案签订合同，严控合同的变更，中标后，合同关键条款的变更，要履行相应的报批手续。

（2）根据学校内控制度要求制定“仪器设备验收报告”模板。明确验收条款和检测内容，为仪器设备验收提供规范，在后续验收中避免扯皮。

（3）按照学校规定的验收要求进行验收。学校50 万元及以上进口设备的验收主要包括：①外包装验收。察看货物（设备）外部有无破损，若包装有破损或装箱标志发生变色等状况应及时拍照取证记录，双方人员签字确认。包装要保留一段时间，以免设备出现问题回原厂返修等。②开箱验收。到货后，由厂家工程师会同用户代表、国资处验收人员在现场开箱，需要法定检验检疫的，须海关人员在现场情况下才能开箱。核验设备品牌型号是否一致，核对装箱清单、产品说明书、合格证是否齐全等，由厂家工程师及用户老师在验收清单上签字确认。如有问题及时拍照取证，并通知商检部门出具证书，作为索赔依据要求外商及外贸公司帮助解决。③安装调试。厂家工程师对设备进行安装调试，对用户部门的技术人员进行培训，并对安装调试运行情况进行记录。④技术验收。由国资处组织使用部门和技术专家组成的验收小组进行全面试运行测试，检查产品功能、性能指标、技术质量等是否符合合同约定的要求，详细记录遇到的问题及专家意见，并请验收小组人员签字，形成验收报告。特殊情况做好记录，为后期支付尾款或索赔提供依据，切实维护学校利益。

3.4 加强调研论证，确保采购质量

仪器设备采购前期调研论证是确保采购质量的关键环节。①用户老师作为最初发起人应当对要购置的仪器设备深入调研，多渠道调研三个以上符合要求不同厂家品牌及同档次产品的生产厂家设备的详细情况，选择技术参数先进、质量成熟、售后有保障、兼容性和扩容性良好的设备。对于技术复杂、专业性强、实施难度大、金额大的采购需求，可邀请相关专业人员或者第三方机构参与咨询论证，依法科学合理编制采购需求，让供应商对自己的产品看到希望，努力后有结果，不具有排他性。另外，由于进口产品必须在审批或备案后方可实施，所以，要充分预估采购周期，合理安排采购活动实施时间，以免耽误预算执行。②组织校内外专家对设备的型号、价格、运行条件进行科学论证，充分考虑仪器设备的配套耗材、安装、运行环境等要求，从而确保设备的先进性、必要性、合规性，同时充分考虑到其共享性和使用机时，保证资金使用效益［11］，为后期的履约验收顺利开展提供技术保证，避免重复购置，提高财政资金使用效益。

3.5 强化供应商管理，建立诚信档案

建立供应商评估和管理体系，加强对供应商投标及履约的监督管理，提高供应商配合度和服务质量，对已完成验收的仪器设备开展供应商履约评价，考核内容主要包括供应商的供货情况、技术指标、功能实现、服务效果等方面，逐步建立供应商诚信档案，对提供虚假材料谋取中标、不按照合同条款履约的供应商，取消其参与当次采购项目的资格，列入供应商违规失信行为名单并在校内采购招标网上公告，自公告之日起三年内禁止参加学校采购活动。

3.6 建立验收专家库，加强验收过程管理

由于高校科研仪器设备具有专业性强、技术要求高的特点，因此，根据学科分类，建立专业的验收专家队伍，是确保采购验收质量的重要保证。①充分利用招标采购评标专家库现有资源，扩大专家数量，充实验收队伍，通过发布通知、电话邀请等方式，遴选信誉好、能力强的校内外资深专家加入学校验收专家信息库。②对验收专家进行业务培训和廉政教育，遵守验收流程及工作纪律，签订验收廉政承诺书，建立验收责任追究制度，认真履行职责，严格质量标准。③因采购评标和验收管理是不相容岗位，避免出现既是运动员又是裁判员的现象，因此已参加仪器设备采购评标的专家，不能参加该项目的验收工作［12-13］。④加强对验收过程监督管理，验收工作应做到组织健全，责任明确，方案完整，程序合规，结果明确，规范验收流程，明确开箱验货登记、安装调试、技术验收、试验检测数据记录等环节责任人，并分别签署验收意见，复杂项目邀请校外专家及国家认可的检查机构参加，整个验收过程由专人全程跟进，可同时邀请第三方专业机构、未中标供应商一起验收，倒逼供应商认真履约，从而避免仪器设备验收过程的瑕疵或者失误，提高验收工作的科学性、合理性、规范性［14-15］。

3.7 加强业务技能培训，提高设备管理员的整体素质

高校二级学院的设备管理员在仪器设备的验收管理中扮演着重要角色，需要对本单位每台设备的验收结果进行签字确认，因此，加强设备管理专业队伍建设，提升设备管理人员的专业技能是仪器设备验收好、管理好、使用好的关键［16］。①优化设备管理员队伍。高校验收工作专业性强、人员少，鼓励科研人员充实到设备管理员队伍，并对其考核和调整，充分发挥仪器设备管理人员的主观能动性和创造性，确保仪器设备的完好率，提高工作质量和效率。②加强业务技能培训。不断加大政策宣传和业务培训力度，指导督促二级单位设备管理人员提高验收专业技能，加强对设备管理员的培养与激励，培养一批熟悉验收流程和廉洁自律的专业验收队伍，设备管理员要与时俱进，不断加强招标采购等政策法律法规的学习，认真核对合同内容及验收条款，依法依规做好验收管理工作。

4 结 语

新形势下，随着仪器设备增多，高校仪器设备验收管理面临的新情况、新问题也愈显突出。在实际工作中，普遍存在对验收工作不够重视，招标文件不够完善、合同缺少明确的验收标准、验收方案不规范等问题。因此，高校仪器设备验收管理部门应在实践中不断思考，总结工作经验，对出现的新问题和隐患及时整改，创新工作方法，完善验收管理制度，加强调研论证和合同管理，严管验收流程及规范，加强专业技术队伍建设，了解设备最新的发展动态，拓展仪器设备的使用范围，最大限度地提高仪器设备的投资效益，切实维护学校利益，为学校高质量发展作出更大贡献。