高校实验材料成本管控对策探究

董云芝， 孙爱东， 高锦飚

（1.盐城工学院a.财务处；b.实验室建设与设备管理处，江苏 盐城 224053；2.南京中医药大学教务处，南京 210024）

0 引 言

在经济增长放缓、财政收入紧张的大环境下，高校要落实过紧日子的要求，积极开展降本增效工作，对高耗费资源要有针对性地采取成本管控措施，提高资金使用效益。前些年，随着“科教兴国”战略持续推进和深入实施，国家对高等教育、科学研究的投入力度不断加大，高校教学、科研经费规模持续增长，实验材料的采购和支出也不断攀升。但由于高校对实验材料成本管理的认识不足、重视程度不够，存在制度建设不健全、管理流程不规范、内部控制体系不完善等问题，造成实验材料虚列虚支、资产流失、资源浪费的现象比较严重。如何规范实验材料管理，有效控制实验材料成本，充分发挥财政资金使用效益，在当前显得尤为重要和迫切。

1 高校实验材料成本管控存在的问题

1.1 成本管控意识不强

高校是非盈利性事业单位，经费来源主要是财政拨款和学费收入。在实施政府会计制度之前，高校会计核算长期采用单一的收付实现制，形成了“经费有多少花多少”的惯性思维，缺乏成本管控意识。高质量考核等外部考评更重视高校的社会效益，对高校的经济效益关注相对较少，没有对高校的效益和成本之间进行比较评价，导致高校缺乏开展成本管控的外部压力和内驱动力［1］。根据调研，我国政府隶属科研机构、高等院校以及其他相关事业单位的科研试剂材料支出约占研发经费的20% ～25%［2］。《2021 年全国科技经费投入统计公报》显示，2021 年高等学校研究经费2 180.5 亿元，据此推算，我国高校科研实验材料支出规模达436 ～545 亿元。如此庞大的实验材料支出规模，如果还不改变管理理念、采取有效的控制措施［3］，那么挪用材料、套取资金以及廉政风险等必然会进一步加剧资源浪费，造成高校在实验材料经费支出上管理失控［4］，无法真实、准确地反映高校教育、科研成本耗费情况。

1.2 管理制度不健全

实验材料作为实物资产是高校国有资产的重要组成部分，但是高校对国有资产的管理，普遍存在“重固定资产、轻低值易耗”的现象［5］。对固定资产的管理，高校都建立了相对完善的管理体系，设立了专门的归口管理部门、制定了详细的固定资产管理办法和规范的管理流程，而对办公用品、实验材料等低值易耗品管理，大多数高校没有设立专门的管理部门，没有制定具有指导性和操作性的管理制度，从预算编制、采购、入库、出库、使用到处置等环节缺乏规范的流程管理［6］，导致高校实验材料管理粗放、经费支出无节制。

1.3 管理流程不规范

实验材料具有种类多、数量大、消耗快、单次采购量小、采购频率高等特点，很多高校对实验材料没有进行集中管理，而是采用分散采购、自主管理的模式［7］。分散采购虽然比较灵活，能满足科研人员对实验材料专业化的需求，但是弊端也尤为明显：不能发挥规模效应，采购价格偏高，采购成本增加，材料质量得不到保证，出现问题不容易追溯等。

自主管理存在的问题主要有：重复采购，共享使用率低，验收入库形同虚设，出入库登记不全，对剩余库存材料没有定期盘点，报废处置随意性大等［8］。一些高校由于人员限制，对实验材料的管理没有按照“不相容岗位相分离”的要求设置岗位，从申请、采购、签订合同、验收入库、出库、使用到处置等整个流程是一个人完成，缺乏制衡和监督机制，给经办人徇私舞弊留下了操作空间，存在较大的廉政风险。

1.4 会计核算不规范

根据《政府会计制度》，高校应将实验材料作为存货核算。财务会计执行权责发生制，购入材料时确认存货，实际领用材料时计入当期费用；预算会计执行收付实现制，购入材料时直接做支出，实际领用材料时不做确认。实际业务中，很多高校对实验材料会计核算时仍采用零库存、以支代耗的方式，支出时按发票金额将购买的实验材料一次性全部计入费用。这与实验材料使用的实际不符，实验使用的材料数量、金额并不完全等于购买的数量、金额，往往是小于购买的数量和金额，这就造成了实验材料费用虚高，不能准确反映高校教育、科研成本中实验材料的实际耗费情况。这种核算方法下，账面上实验材料库存为零，没有如实反映高校的资产状况，对实验材料库存管理缺乏牵制作用［9］。

2 高校实验材料成本管控分析

基于全生命周期成本管控的视角，高校实验材料成本管控可划分为预算编制、采购、库存和处置4 个阶段，深入分析预算编制、采购、验收、入库、领用、处置等各个环节的成本控制点。

2.1 预算阶段

预算是高校各项经济业务的龙头，实验材料成本管控也应以预算为抓手，合理控制全校范围的实验材料预算规模，防止无预算采购、超预算采购、未经批准调整预算等，造成实验材料成本管理失控。实验材料预算编制应实行“二上二下”的程序，各教学院部、实验室在预算编制开始后，对下一年度实验材料支出进行测算上报（“一上”）。学校预算编制部门根据往年预算执行情况、下一年度预算收入情况和事业发展需要等各方面因素，合理确定实验材料采购预算的控制数，反馈给各教学院部、实验室（“一下”）。各教学院部、实验室根据预算控制数重新编制上报实验材料的采购预算以及采购计划（“二上”）。学校预算按程序审批通过后，下达实验材料预算经费，按采购计划组织实施（“二下”）。

为了确保预算编制的真实性、必要性、合理性和可行性，需明确相关人员预算编制的责任。任课教师、科研人员应根据实验教学安排和科研工作实际需求，如实上报实验材料采购计划；教学院部、实验室应对实验材料采购的必要性、合理性进行把控；归口管理部门应承担监督职责，审核上报的实验材料采购预算和计划的可行性，必要时应组织专家论证。

预算下达后，严格执行预算刚性约束要求，严禁无预算或超预算采购。在实际采购过程中应按预算采购，如因教学、科研实际业务需要，确需调整实验材料采购预算的，严格执行预算调整审批程序，小金额的由部门负责人审批，可在本部门采购预算中进行内部调节，超过一定金额的应由部门负责人、归口管理部门审批，财务、审计进行审核。

2.2 采购阶段

高校采购业务应坚持公平公正原则，对照政府采购目录和分散采购目录，根据《政府采购法》等有关文件规定实施采购。实验材料一般都在政府采购目录之外，并且采购预算金额比较小，低于政府分散采购限额标准，由高校自行组织采购。因实验材料种类多、型号复杂、专业性强等特点，对自行采购的监管力度薄弱，容易出现重复采购、采购价格虚高、采购材料质量差不能满足实验要求等问题［10］。

高校可对实验材料进行分类采购，根据年初采购计划，对实验材料进行筛选分类。第一类通用性强、需求量大的实验材料，实行集中统一采购，通过公开招标的方式确定多家供应商，教师可根据实验需要在中标的供应商中选择商家适时供货。这样将竞争机制引入了实验材料采购，既能保证材料的价格和质量，也能满足教师对采购灵活性的需求。更重要的是实现了通用实验材料零库存管理，减少了因库存管理发生的材料损失和浪费，减低了成本。第二类专业性强、采购金额大的实验材料，根据采购的实验材料具体情况合理选择招标方式，按规定程序组织招标，评审专家从学校招标专家库中选择。为确保招标活动规范，防止廉政风险，应有监察、审计等部门人员参加，对招标活动进行全程监督。第三类金额小的零星材料，可由各教学院部、实验室自行采购。

2.3 库存阶段

实验材料库存管理的关键是防止验收不规范造成账实不符、保管方法不当造成非正常损失等问题发生。①对库存管理人员岗位设置应实行“不相容岗位相分离”，可在院系层面设置专人负责实验材料出入库工作。②加强实验材料验收入库管理，验收入库是防止虚构经济业务套取经费、确保采购材料符合合同规定的关键环节。验收人员应根据采购计划、采购合同、发票等资料，对购入材料的型号规格、数量、质量等进行核对，专业性强的实验材料还需组织专业人员验收，确保所购材料符合采购要求。验收过程中发现超预算采购、购入材料与合同不符、质量不合格等异常情况，验收人员应及时向归口管理部门反馈。③要完善实验材料领用审批程序，落实实验室、课题负责人的主体责任，防止实验材料被挪作非教学、科研实验使用，造成经济损失。④建立实验材料出入库台账，对实验材料验收入库和领用进行记录和控制。验收合格应出具验收入库单，对入库的实验材料进行归类、编号，登记种类、型号、数量、存放地点、申购部门人员等信息。领用材料应出具领用单，财务报销应将出入库单作为重要附件材料，确保领用的材料能被准确追溯。

此外，为加强实验材料库存管理，落实有关部门和相关人员实验材料库存管理的责任，建立库存盘点抽查制度。定期或不定期组织归口管理部门、财务、审计等对实验材料库存进行抽查盘点，确保账实相符，防止资产流失。盘点发现盘盈、盘亏时，应及时查明原因，提交归口管理部门，并报财务部门进行账务处理。

2.4 处置阶段

高校对实验材料管理关注的重点是采购、库存控制，往往忽视了处置环节，存在擅自处理、随意报废、处置收入流失等问题［11］。实验材料是高校的资产，应按有关制度进行处置，任何个人不得自行随意处置。按照“不相容岗位相分离”的原则，实验材料处置与审批权应分开，不能由同一个部门或个人办理处置全过程。高校应该参照国有资产处置来明确实验材料处置程序、审批权限。处置实验材料时，经办人提出处置申请，归口管理部门按规定报送审批，经办人不得处置未经审批的实验材料，审批人不得越权审批，要在职责范围内进行审批。处置取得的收入应及时入账，并按规定上缴。

3 实验材料成本管控对策

内部控制是高校提高内部管理水平、加强防范和管控经济活动风险的重要手段［12］。将内部控制嵌入实验材料成本管控，通过优化整合内部控制、实物、资金和信息流来实现内部流程之间相互制衡，防范廉政风险，减少无效浪费，降低实验材料全生命周期成本。

3.1 健全实验材料管理制度和组织体系

在经济增长放缓、财政收入承压的大环境下，高校应树牢过紧日子的思想，增强成本控制意识，把成本管控融入各项经济业务管理中，通过广泛宣传自上而下全员参与成本管控。高校应根据有关政策文件，结合自身实际，建立层次分明、涵盖全面、操作性强的实验材料管理制度，对实验材料管理的岗位设置、审批权限、预算编制、采购、验收、领用、处置、盘点等作出明确的规定，夯实实验材料管理基础。高校应设立或指定实验材料归口管理部门，按照“不相容岗位相分离”的原则设置岗位，实验材料的预算编制与审批、申购与审批、采购与验收、处置与审批等不能由一人经办。

3.2 完善实验材料实物流转过程中的控制机制

实验材料在高校内部流转可简化为四大环节：采购、验收入库、领用出库、报废处置。将内部控制嵌入到各个流转环节，可以实现对实验材料整个流转过程的管理和控制，提高实验材料流转效率，降低实验材料损耗和浪费。①建立采购计划控制机制：教学院部、实验室要根据教学、科研准确测算实验材料需求的型号、数量，合理编制年度采购计划。实验材料归口管理部门要全面分析、合理控制全校实验材料库存数量和结构，坚持“按需采购、避免积压”的原则，对教学院部、实验室提交的采购计划进行审批。②建立采购控制机制：根据实验材料分类，采用集中采购与自行采购相结合的方式。归口管理部门对实验材料采购统一管理，监察、财务、审计等部门对实验材料采购要履行监督职责，对采购方式的确定、采购过程进行监督，杜绝暗箱操作，降低采购成本。③建立验收入库控制机制：验收与采购不能由一人兼任，对照采购计划、合同、发票等资料验收实验材料，对不符合要求的材料拒绝入库，可以有效防止虚假采购套取经费和无效采购浪费资金等问题。④建立领用出库控制机制：实验材料领用出库必须经过审批，结合教学、科研实际审核领用的必要性和合理性，发现领用异常应及时反映。⑤建立报废处置控制机制：包括对实验材料报废处置审批控制、转让出售控制、价格评估和残值收回控制，防止资产流失。

3.3 优化实验材料资金流控制机制

高校实验材料资金流控制包括预算控制和会计控制。预算是高校对经济活动实施成本管控的基础。根据年度采购计划，合理编制实验材料预算，有效防止无预算采购、超预算采购，从源头上对成本支出进行控制。会计控制就是在全面真实地记录和反映实验材料资金流动过程的基础上，对实验材料资金流动进行控制，其中最关键的就是付款控制。采购实验材料本质上是钱物交换，只有确保资产安全才能付款。由于采购与付款业务涉及不同部门、程序又多，容易产生付款漏洞。完善付款流程，明确付款审批、稽核责任，严格审核采购预算、合同、发票、招标资料、验收入库单等内容的真实性、合理性、合规性，发现异常就拒绝付款，避免损失。其次，根据政府会计制度，按照权责发生制准确核算实验材料出入库账务处理。购入实验材料验收入库后就确认存货资产，实际领用时按实计入成本或费用，账面上应准确反映实验材料购入、领用、库存结余等信息，确保账实相符。加强成本核算，确保实验材料价值耗费能被合理分配和归集到成本对象上［13］。

3.4 加强实验材料信息平台建设

高校实验材料流转环节多，涉及部门和人员多，流转过程中产生大量的信息。为了加强信息管理，应建立实验材料综合管理信息平台，实现全过程信息化管理［14］，提高部门间信息传递效率，实现全流程动态监管，增强部门间协作和监督。信息平台应包括采购预算编制、采购管理、库存管理、处置管理等模块，实现从采购计划编制、采购申请与审批、采购与入库、领用与出库、报废与处置等全流程信息化管理。为了打破实验材料管理与教学、科研、财务、招投标、合同等管理之间的壁垒，信息平台要与这些信息系统之间实现互联互通，提高管理效率［15］。通过信息平台，实现全校范围内实验材料共享共用，大大减少实验材料浪费，降低实验材料成本耗费。

4 结 语

实验材料是高校开展实验教学和科研实验的重要基础，其经费支出规模随着高校教学、科研投入的增长而不断扩大。高校长期以来一直执行预算会计制度，缺乏成本控制意识，对实验材料的管理也相对简单、粗放，浪费现象比较严重。为了进一步规范实验材料管理，有效控制实验材料成本，高校应该对实验材料建立全生命周期成本管控机制，从预算编制、采购、验收、入库、领用、处置等各个环节开展成本控制，通过引入内部控制来优化实验材料流转过程中产生的实物流、资金流和信息流，建立制衡与约束机制。高校不仅要加强实验材料在采购、验收入库、领用出库、报废处置流转环节的实物控制，而且要加强实验材料资金预算控制和支付核算控制，通过搭建信息平台来实现实验材料管理信息化，减少浪费，防止资产流失，降低成本，推动高校的教育科研事业高质量发展。