基于工作流的高校科研管理系统设计与实现研究

王艳 杨润柏 张高

收稿日期：2023-08-11

基金項目：陕西能源职业技术学院校级自然科技项目（2022KY13KJP）

DOI：10.19850/j.cnki.2096-4706.2024.05.006

摘  要：高校在信息化过程中使用传统的Office办公软件来处理科研管理相关工作，已不能满足目前学校的需求及发展，各高校需改变科研管理工作方式及模式。文章以陕西能源职业技术学院为例，对科研管理工作现状进行了调查研究后，成功搭建了高校科研管理系统，为全校科研人员提供便利的同时，也更好地便利了高校科研管理工作。在已搭建的系统上进一步深入完善系统建设、贴合科研管理工作流程，在此基础上，对科研管理系统常规固定模块进行修改，使科研管理系统更为贴合高校实际，助推高校科研发展。

关键词：高校科研；工作流；科研管理系统；系统应用

中图分类号：TP311    文献标识码：A  文章编号：2096-4706（2024）05-0027-05

Research on Design and Implementation of University Scientific Research Management System Based on Workflow

WANG Yan， YANG Runbai， ZHANG Gao

（Scientific Research Information Office of Shaanxi Energy Institute， Xianyang  712000， China）

Abstract： In the process of informatization， the traditional Office software is used by colleges and universities to deal with the work related to scientific research management， which can no longer meet the needs and development of the current colleges and universities. All colleges and universities need to change the working methods and modes of scientific research management. This paper takes Shaanxi Energy Institute as an example to investigate the current situation of scientific research management and successfully build a university scientific research management system. While providing convenience for the whole university's scientific research personnel， it also facilitates the university's scientific research management work. It further improves the system construction and fits the work flow of scientific research management on the built system. On this basis， it modifies the regular fixed modules of the scientific research management system to make the scientific research management system more fit the reality of colleges and universities， so as to promote the development of scientific research in colleges and universities.

Keywords： university scientific research; workflow; scientific research management system; system application

0  引  言

伴随着科技的不断发展和进步，信息技术已经渗透到了各行各业。高校科研管理也不例外，传统的管理工作模式已不能满足日常需要。随着高校科研工作的不断发展，科研项目、科研成果日积月累，如果还使用传统的办公软件来完成工作，耗时耗力，已不能满足信息时代对科研管理工作的要求。传统模式急需向互联网、大数据、云计算等方向转变，与此同时，也对科研管理人员的管理方式和管理能力提出了更高的要求。

于秀娟[1]在新工科背景下高校科研管理存在的问题及改进建议中阐述了应建设以信任为前提的科研管理机制，且需要给科研人员更多的自主权，推广突出代表性成果和项目实施效果的科研评价方式。建设高校、实用的科研管理信息系统，加强科研团队建设、适当重视项目过程管理，提升科研管理人员的业务素质和服务意识等，具体的提升科研管理水平的建议。田丹在[2]大数据背景下高校科研管理的现状及提升对策中阐述了大数据技术与科研管理工作融合对科研现状的改变及提升，运用大数据技术能够为高校科研管理人员制定科研计划、实施决策方面提供科学依据，进一步有效应对高校科研管理工作面临的挑战，更有利于构建和谐健康的科研生态环境。

综合以上情况，陕西能源职业技术学院通过搭建信息化平台，能够全面、实时、准确地提供我校有关科研信息，为广大教师开展科研活动提供方便快捷的服务，为科研管理人员开展工作提供便利，也为领导相关科研决策提供辅助支持，达到了提升我校科研管理效率和人性化管理的目的[3]。

但是在日常系统使用过程中发现仍有模块设置与实际工作不相符的情况，遂根据科研管理日常工作流对已有的科研管理系统模块进行设计并实现使用，使科研管理系统更贴合我校的实际，助推我校科研发展。

1  科研管理现状

随着高校科研能力、水平的不断增强和科研成果的不断积累，使用传统的办公软件登记备案项目、成果已不能满足实际工作需求。在此情况下，高校往往通过信息化手段搭建平台提升科研管理效率和提高服务质量。但是目前市场上已有的非定制的科研管理系统不能完全符合各个学校的实际情况且不满足需求，以至于搭建的系统在使用的过程中没有达到提升科研管理工作的效率反而给教师增添麻烦造成了困扰。如果高校自己研发软件则需要耗费大量的时间、人力、物力，科研工作人员还需在此系统上花费更多的精力，这无疑是给已经繁重的工作又增加了工作量。针对以上情况，本文以陕西能源职业技术学院为例，提出符合实际自身学校需求的科研管理系统，以期为高校科研管理系统建设提供参考。

2  系统模块设计思路及目标

现阶段，国家对科研的重视程度不断增强，科研管理工作日渐繁重。目前高校往往采取的是购买市场上现有的系统[4]，再根据学校实际工作流对系统进行修改、完善，系统架构图如图1所示。我校目前已完成系统的建设，但在实际使用过程中发现系统固有模块与实际工作不符，这就需要根据学校科研管理实际工作流进行设计及运行，使科研管理工作规范化、流程化，满足要求并完成科研日常管理工作，大幅度降低了科研人员及科研管理工作者的劳动强度，便于成为高校科研管理工作强有力的助手。科研管理系统能够全面、实时、准确地提供高校的有关信息及数据，为科研管理人员开展工作提供极大的便利，进一步提升高校的科研管理效率，提供人性化服务，最大限度发挥科研数据的作用，服务全校师生[5]。

图1  系统架构图

3  系统工作流实现

3.1  科研項目

以校级科研项目申报为例，未使用科研管理系统之前科研项目申报流程主要为科研主管部门发布申报通知文件后，二级学院教师进行申报，在截止日期之前二级学院汇总材料递交给主管部门进行形审。对通过形审的项目，主管部门会根据项目学科不同邀请专家进行评审，主管部门根据评审结果发布立项文件。李伟[6]在新形势下科学事业单位科研经费管理问题研究中介绍了科学事业单位科研经费在管理方面的主要问题，给科研管理系统的搭建及经费流程的设置提供了思路。

综合考虑实际情况后将系统线上流程设计为：科研主管部门发布申报通知文件后，主管部门在科研系统列申报计划及申报时间，项目申报人登录科研管理系统点击申报计划后的申报，即可进入申报界面填写申报项目信息、人员信息、经费信息及上传项目所要求的支撑材料，所有资料填写完毕后进行保存和提交送审等操作，二级学院进行审核后主管部门统一进行形审，形审通过后主管部门按照专业推荐专家进行评审打分，系统综合打分对项目进行排序后，主管部门发布立项文件，项目组可查看打分和专家评审意见[7]，具体线上科研项目申报流程图如图2所示。

图2  线上科研项目申报流程图

科研管理系统在实现线上设计流程中，因为原有固定模块中的项目申报列表中只包含申报类别、来源、开始时间及结束时间、申报状态及具体的申报详情，对于了解本次申报的情况、立项情况、未立项情况，数据没有明确显示也不能做统计，需要点击申报详情查看具体情况才能了解，对于这种情况，如果想要了解本年度或者是近几年科研项目申报、立项、未立项情况，均需要多次点击申报详情查看具体情况，无疑增加了科研管理人员的工作量且效率不高，不符合信息时代科研管理工作需求。

针对此情况，分析实际工作需求后更改项目申报计划列表，列表显示本次申报计划参与申报项目多少项、立项项目多少项、未立项项目多少项，清楚地将本次申报情况显示出来。经过多次测试及使用后反响极好，但是老师在学校评职称需要支撑材料查找立项文件时，经常私信联系说找不到项目的立项文件，需要告知如何查找项目立项文件，综合考虑并设计在申报计划后添加了立项文件上传功能，科研管理人员将立项文件直接传至此处后，参与本次申报项目的负责人及成员均可以看到立项文件，修改后的科研项目申报计划及列表如图3所示。

项目负责人在专家评审完后可以登录科研管理系统进入项目详情直接查看项目专家打分及综合评审意见，便于项目申报人对材料的修改及打磨、也助力项目申报人项目后期的发展，为立项更高级别的项目做好充足的准备工作。

系统在使用的过程中发现原有的固定模块中，对于科研项目具体情况只显示主持的而不显示参与的项目情况，造成项目只有项目负责人知晓本项目情况，参与人不了解也不清楚，造成了很多困扰，鉴于这种情况，我们将主持和参与的项目情况进行罗列，显示的数字可以直接进行点击链接到项目信息中，大大便利了广大教师随时了解自己主持及参与项目的具体进展情况。

3.2  科研成果

科研成果管理按照日常工作大类分为论文、著作、知识产权、奖励等类型。成果线下备案的流程为：知网、国家新闻出版总署、证书等能够证明的材料扫描打包发科研管理邮箱，科研管理工作人员下载整理归类统计登记，本成果备案完成。在系统设置成果备案时，首先根据教育部人文社科和科技进行统计及分类，根据日常工作流需求多方考虑后设置了信息必填项及选填项[8，9]。必填项包括分类、负责人、成果日期、研究类别、来源、学科、证明材料、诚信承诺等，并且支撑附件上传功能。成果信息如依托项目，可与项目、人员等信息形成关联。科研人员所产生的科研成果主要由本人或参与人员或管理人员，自行填写信息并录入。所有信息录入后可以选择暂存和提交，由二级学院和主管部门管理人员逐级在系统内进行资料审核，同时也设置了主管部门可以跨级进行资料审核。对于审核通过的数据，设置了不允许再让除科研管理员以外的其他人员随意修改已审核通过的材料，系统设置只有查看的权限。科研成果在录入成果时，对科研成果数据设置有查重功能，不允许同一成果多次录入的情况出现。

以论文、著作和知识产权为例，论文成果备案信息时，支持上传论文全文。同时，可设定期刊级别，对论文进行级别划分管理。依托项目的论文成果可与项目进行关联，著作成果包括著作的基本信息、证明材料和依托的项目等信息。知识产权管理方面，相关人员录入上传各种知识产权成果信息，同时科研项目产生的相关类别成果会与项目进行关联直接自动转入该模块，实现系统统一和方便管理。支持一个成果关联多个课题，也支持一个课题有多个成果，成果管理设计及实现如图4所示。

3.3  统计查询

科研管理日常工作中，需要报送各种学校科研数据，每个单位需要的数据也是有侧重点。以教育部人文社科统计和科技统计为例，需要科研人员的姓名、性别、出生年月、最后学历、技术职务、植物类别、所属学科、证件类型、证件号码、是否在编、岗位类型等信息，还需要科研成果的名称、第一作者、学科、形式、来源、类型、出版时间、二级学院、出版单位、成果时间、状态、工作量等信息。在设计系统查询模块时，综合考虑多种因素及日常工作需求，系统统计查询最终设置为按照项目、成果、人员等进行信息的统计查询，并设计为支持模糊查询。项目中按照项目类别、类型、项目编号、项目级别、学科、来源、二级学院、负责人等信息进行查询，并设置统计表和统计图，查找出来的结果支持导出及打印功能，大大方便科研人员进行信息查找罗列及数据使用[10]。成果查询管理按成果年度、成果类型、二级部门、成果完成人、成果关键字等信息统计分析，各级各类用户均可查询成果信息，即：录入关键字即可查詢到相应的成果信息。可根据需要，生成各种统计报表、统计图，统计查询设计及实现如图5所示。

4  结  论

本文以陕西能源职业技术学院为例，基于日常科研管理工作流进行科研管理系统的设计与实现，目前已经在科研项目、成果、数据统计查询做了相应符合学校实际情况及需求的修改，科研管理系统功能的实现及最终使用，不仅仅能便利科研人员的工作，提升科研管理工作效率，更重要的是提升科研服务的质量、能够转变工作模式主动作为，充分利用科研管理系统形成的数据做好高校科研挖掘工作，为学校、各部门决策提供参考数据，为学校学科建设、专业群建设等提供重要依据。同时也实现了科研信息数据动态化管理，促使科研管理工作更趋规范化和信息化，使科研管理系统更为贴合实际，助推高校科研发展。

参考文献：

[1] 田丹.大数据背景下高校科研管理的现状及提升对策 [J].武汉冶金管理干部学院学报，2022，32（2）：6-8.

[2] 于秀娟.新工科背景下高校科研管理存在的问题及改进建议 [J].中国高校科技，2020（3）：46-48.

[3] 王艳.高校科研管理信息化建设应用研究 [J].现代信息科技，2021，5（4）：195-198.

[4] 杨文娟，袁鹤馨.深圳科技计划对高校科研项目资助现状分析与思考 [J].科研管理，2020，41（1）：285-288.

[5] 高倩.“互联网+”背景下高校科研管理工作的转型思考 [J].黑龙江教师发展学院学报，2022，41（9）：15-17.

[6] 李伟，何少平，杨宏庆.新形势下科学事业单位科研经费管理问题研究 [J].经济研究导刊，2023（8）：77-79.

[7] 景瑞峰.X大学科研经费管理问题与对策研究 [D].西安：西安电子科技大学，2022.

[8] 浦娟，雷玉洁，白宇，等.医院科研管理工作现状分析及对策研究 [J].现代医院，2022，22（6）：947-949.

[9] 韩启飞，鲍锦涛.高校科研管理工作现状及创新发展思考 [J].高教学刊，2022，8（32）：22-25.

[10] 申想真.基于工作流的高校科研管理系统的设计与实践 [J].高教学刊，2020（4）：174-177.

作者简介：王艳（1990—），女，汉族，陕西渭南人，讲师，硕士研究生，研究方向：计算机、科研管理、教育教学；杨润柏（1976—），女，汉族，陕西铜川人，讲师，硕士研究生，研究方向：科研管理、教育教学、物理；张高（1989—），男，汉族，陕西咸阳人，讲师，硕士研究生，研究方向：科研管理、教育教学、燃气。