财务信息化时代的职业学校财务内部控制

刘赟

［摘 要］随着近年来信息技术的高速发展，越来越多的职业学校认识到了信息技术的价值，借助信息技术优化财务管理流程，能确保财务工作适应时代发展要求，让信息时代的财务工作得到优化。职业学校在实施信息化建设的过程中，借助信息技术能够大幅提高自身管理效率及各项工作的规范性，并确保学校各项工作趋于规范。但是财务信息化作为一项相对复杂的工作，在实施财务信息化的过程中还存在一定的财务风险。职业学校只有高度关注自身财务信息化的财务内部控制要求，才能规范各项财务管理流程，防控管理风险。本文对信息化时代财务内部控制工作进行研究，结合职业学校特点，探讨学校财务内部控制的问题并提出具体建议，认为科学的财务内部控制体系有助于学校防控管理环节风险，促使学校实现发展的目标。

［关键词］财务；信息化；内部控制

［中图分类号］G637文献标志码：A

近年来我国对职业教育日益重视，职业学校在发展过程中通过重视自身财务内部控制措施，能够让学校适应时代发展的要求。但是财务信息化建设作为一项系统性工作，很多职业学校在发展环节未认识到财务信息化的具体要求，产生了各项工作违背信息化管理要求的问题。在信息技术高速发展的背景下，职业学校财务信息化有效提高了管理效率，但与此同时也带来了新的风险。学校只有高度关注信息技术建设要求，形成科学的信息化控制机制，才能有效提高管理水平。本文对学校财务信息化下的内部控制工作进行研究，对提高财务工作规范性及促进各环节管理流程适应时代发展要求具有一定价值。

1 财务内部控制的概念

财务信息化时代的财务内部控制指的是在信息化时代，以信息系统对各类财务工作进行控制的过程。职业学校能否发挥财务内部控制的作用，在很大程度上取决于各项工作流程是否规范，以及是否严格按照内部控制要求执行对各环节活动的约束。科学的财务内部控制措施，能够保障学校财务工作的有序执行，对提高财务信息质量及保障工作环节规范运作具有重要价值。

2 财务信息化时代职业学校财务内部控制的问题

第一，人員管理体系存在问题。在信息化管理下实施人员管理，要高度重视人员工作需求，让各级人员在工作中相互配合、相互支持。但是长期以来很多学校在财务信息化建设中，各级人员没有全面参与其中，学校未结合人员实际工作情况明确各级人员具体工作特点，很可能产生人员在预算环节中配合力度不足，相关问题导致财务管理难以贯彻执行。

第二，信息系统的风险较高。在信息时代，系统不仅面临遭受黑客攻击等方面的风险，还可能面临系统操作不当的风险。部分学校在信息化建设环节，未建立完善的风险管控机制，没有根据可能发生的各类风险情况明确风险控制方法及管理规范，因为风险管理不当而发生风险。

第三，财务信息化管理活动不科学。财务信息化管理活动包括预算管理活动、费用报销活动等方面的活动。部分学校在财务信息化背景下，不重视财务信息化活动建设，各项工作活动无法得到全方位控制，关键活动无法通过信息系统进行管理，可能引发管理活动中的风险。

第四，财务信息质量相对较低。财务信息质量管理主要是在财务管理的环节中，对各类信息系统流程进行分析及优化。部分学校不重视财务信息化管理，各类财务信息系统在管理环节无法得到有效控制，可能产生信息质量下降，导致错误决策的问题。

第五，内部监督流于形式。部分学校在实施财务管理活动中，没有重视内部监督工作的要求，各工作流程中存在的问题无法在第一时间得到控制，可能在管理环节发生重大风险，导致风险不断扩大而影响学校各项工作的正常开展。

3 财务信息化时代职业学校财务内部控制的建议

3.1 改善人员管理体系

第一，组建财务信息化领导小组。财务信息化建设作为一项庞大的工程，涉及软硬件升级及制度建设等方面。在财务信息化建设过程中会遇到一系列问题，对相关问题要形成统一协调的工作机制，确保财务信息化工作要求得到有序执行。在财务信息化建设过程中，学校要对各部门工作内容进行分析，并对财务部门的工作进行监控，让财务信息能够覆盖各环节工作，确保学校的各级人员在工作中实现相互协调与配合［1］。财务信息化领导小组应该由校长、副校长及财务部门人员等组成，确保财务信息化建设能够得到高层重视，为财务工作的开展提供支持。

第二，完善人员职责设置。职业学校在科学发展的过程中，组织架构也在不断变化。为确保工作流程能够得到各级人员配合，应构建完善的组织架构体系，明确各责任主体的工作要求。在各岗位管理环节中，通过形成职责约束机制，确保管理环节的风险得到有效控制。首先，加强对各岗位职责的约束。学校在对各岗位进行控制环节，要明确人员的岗位设置机制，在落实岗位职责的基础上，对各岗位进行合理分配，将岗位职责落实到个人。通过设立岗位说明书的方式，让人员在工作环节中能够实现相互协调与配合，为工作的开展提供支持。其次，让人员了解自身职责。学校在实施财务内部控制环节，要让人员了解自身工作要求，规范工作中人员的职责。通过制定完善的管理措施和工作机制，明确管理标准，防止人员在管理环节发生越权管理等问题，并通过落实各岗位具体工作标准，确保人员相互协调、相互配合，落实各司其职的工作要求，避免岗位职责未受到约束所发生的风险和问题，同时减少工作环节中人员相互推诿的可能性。通过将工作流程标准和要求细化到具体岗位的方式，让各类事项得到严格管理。

第三，建立对财务人员的考核体系。在财务信息化环境中实施财务内部控制，要加强对财务人员的考核。财务人员是否具备专业素养及掌握财务工作流程的要求，在很大程度上决定了财务内部控制执行的效果。为确保财务内部控制的标准得到严格执行，要加强对财务工作流程的建设，包括让财务人员掌握具体的内部控制规范，职业学校要在各项工作环节，让财务人员了解教学、管理等方面的工作要求，全方位参与工作环节，为财务内部控制工作的执行提供必要支持。

3.2 防控财务信息系统风险

第一，建立完善的硬件设施。职业学校在实施财务信息化建设环节，为确保各类财务信息得到规范化处理，要铺设专用网络及建立完善的数据服务器，并配备先进的计算机，确保人员在系统操作过程中能够有序开展各项工作。在这一过程中学校要有足够的资金开展系统建设，确保系统中各环节工作要求得到执行。在系统建设环节，学校要形成完善的数据保障机制，例如对各类数据要执行硬件备份方式，定期将数据备份到硬盘，对关键数据还要由软件和硬件共同开展双备份，确保信息得到规范管理。

第二，防范系统操作不当带来的风险。在财务信息化背景下，所有财务工作都依靠信息系统，信息在录入信息系统之后经过一系列处理形成结论，若在系统中操作不当，那么将给系统管理带来严重风险。为确保系统得到有效管理，学校要高度关注数据管理要求，避免产生垃圾数据的问题。首先，建立数据管理标准，对各级人员在工作中的权限进行科学分析，分析管理工作情况，落实相关管理标准，确保人员能够按照规范的制度要求来操作系统，并通过定期对系统进行管理、维护的方式，确保信息化建设有序开展［2］。其次，在数据管理环节，学校通过建立日志的方式对各类信息进行全方位审批和控制，对各类风险进行监督，确保问题得到及时处理，防止管理环节各类问题给系统带来负面影响。

3.3 改进财务信息化活动

第一，完善预算活动。预算作为财务管理工作的核心，预算管理工作的规范性在很大程度上决定了各类活动的执行情况。为确保各项工作要求得到有序执行，学校要根据预算管理工作标准形成科学的预算控制措施，将预算流程各类事项纳入信息系统进行规范化管理。学校通过将工作职责落实到个人，明确各级人员在预算工作中的要求。在预算编制、执行、考核等环节都要由信息系统进行监控，以确保学校能够掌握预算管理工作状态，提高财务工作透明度。例如，在预算编制环节，各级人员能够通过信息系统掌握预算工作的信息状态，在对数据进行汇总的基础上开展预算编制。在预算执行环节，学校能够掌握预算执行信息，并通过信息对各类工作进行分析，对各类工作情况形成相应的措施予以控制。对于预算工作中存在的偏差，及时执行相应的调整机制，为预算工作流程的开展提供支持。

第二，建立网上报销系统。网上报销系统作为财务信息化的重点，网上报销系统主要是在实施报销环节中，根据财务工作流程实际情况确保人员在具有报销需求时，能够在系统中录入相关报销申请，之后由系统将报销申请和凭证影像进行审核，检查报销事项是否合理。通过建立网上报销系统的方式，在移动终端进行审批，大幅提高报销效率，并对所存在的问题第一时间执行控制规范，确保报销活动更加合理。

第三，建立信息化的财务数据分析机制。在财务内部控制的环节，为确保学校的不同环节能够得到全方位分析，为学校工作提供相应的决策支持，学校在实施信息化建设中要构建信息共享平台，时刻关注不同维度信息，让各类信息得到有序处理。在信息化管理平台建设中，学校要建立经费查询平台、学生学费查询平台、网银支付平台等，对学校不同类别信息进行全面管理及控制，为学校工作有序开展提供必要支持。

第四，建立银校互联系统。银校互联系统是学校在建立和银行之间数据接口的基础上，对学校各项工作由信息系统进行控制。在建立银校互联系统之后，学校各类资金划转等能够实现电子化，让所有转账方式都能够借助信息系统进行管理，以此解决传统资金划转效率低下及报账时间等待过长等问题，提高各类工作流程的便捷性，以此大幅减少财务人员工作量。

3.4 提高财务信息质量

第一，建立完善的收支平台。财务内部控制在收支过程中作用的发挥，在很大程度上取决于各项财务工作流程的规范性。在实施财务内部控制环节，若人员在系统环节对各系统管理不规范很可能发生风险。在职业学校发展过程中，充分重视信息系统建设，能够让各部门通过信息系统掌握所需要的各类信息，并通过对不同类别数据进行收集的方式，让财务部门掌握不同环节数据信息，为学校各项工作的开展提供支持。例如，学校实施财务信息化建设，招生处、教务处、财务处等信息能够实现衔接，财务处在有信息需求时能够对数据信息与招生处、教务处进行对比，分析相关数据的准确性。在当前背景下，学校只有高度关注信息技术建设要求，让各类信息得到实时传递，才能有效提高管理水平。在学校建立信息化管理体系的基础上，对各类信息进行分类及有序控制，可以确保不同类别信息实现共享，为学校优化管理体系及信息系统的建设提供支持。

第二，建立信息技术管理标准。在学校实施财务信息化环节，要形成标准化的建设机制，明确不同环节信息的管理要求及标准，为提高信息质量提供必要支持。对财务所需要的各类信息要进行全方位采集，解决以往信息孤岛问题。在信息传递过程中，学校要根据各部门工作特点，建立统一的数据接口及数据标准，从数据采集、汇总、传递、处理等环节明确数据管理工作要求，确保各类信息得到全方位整合［3］。

第三，建立移动终端的信息化平台。为确保学校各类信息能够得到实时传达，并确保信息质量，要通过建立移动终端对各类信息进行处理。在传统管理模式下，若人员不在电脑旁则无法第一时间掌握工作状态。在建立移动终端管理之后，各类信息能够通过移动终端平台得到查询及处理。首先，建立教师查询平台。在教师查询平台中，教师能够查询到与财务工作相关的各类信息，包括查询工资情况、代扣项目、课时费等。其次，建立学生信息查询平台。学生信息查詢平台是学生通过信息系统查询与财务工作的相关信息，包括学杂费缴纳金额、助学金发放等情况。最后，建立预算查询平台。预算查询平台能够借助信息平台掌握预算工作开展的状态及进度，根据预算工作情况分析相关资金执行情况及管理的不足。财务人员能够对各类信息及时更新，同时各级人员在有资金需求时可通过查询平台查询相关事项是否在预算范围，以确保所有支出都得到控制。

3.5 健全内部监督

在信息时代，内部监督作为对财务内部控制工作中不同类别事项进行监控及分析的方式，要求通过执行合理的监督措施，分析各项工作开展情况。学校在实施监督过程中，要利用信息技术的优势在信息系统中建立内部监督系统。内部监督系统具有数据查询、对比功能，能够对学校所展现出来的各项财务工作数据进行监督，关注不同类别信息情况。同时在信息时代实施内部监督，内部监督人员要根据学校各项工作数据状态，判断各项工作执行的规范性、合理性。另外，在完成内部监督之后，要对内部监督结论以信息数据的形式予以反馈。通过建立信息反馈机制，对工作中存在的问题第一时间执行相应处理机制，以此为学校优化管理体系及建立更加科学的管理流程提供必要支持。

4 结语

随着我国职业教育的不断发展，当前职业学校学生数量不断增加、办学规模不断扩大，但新的发展趋势也带来了新的风险，主要体现在很多学校未认识到信息化建设的价值，财务信息化过程中产生了财务内部控制体系不完善、工作流程不科学等问题。本文对学校财务信息化下的财务内部控制工作进行研究，对财务内部控制要求进行分析，探讨了财务内部控制的具体要求，对学校构建完善的财务管理体系、防范管理中的风险及提高各项工作的规范性具有一定价值。

参考文献

［1］付黎莉. 新政府会计制度对行政事业单位财务信息化建设的影响研究［J］. 中国乡镇企业会计，2020（5）：228-229.

［2］崔雷，王琪，石磊. 事业单位信息化安全管理分析［J］. 无线互联科技，2021，18（17）：23-24.

［3］任洪玲. 行政事业单位推进财务信息化建设的思考［J］. 会计师，2022（3）：97-99.