医院高质量运营中的会议成本效益分析

谭东秋 唐勇

摘 要：医院是救死扶伤的主要场所，院内工作者每日要花费大量的时间进行医疗、运行决策及给予患者治疗。但院内各类会议对于医院运营影响如何，尚缺乏具体数据。本文以某三级综合医院为例，统计其某年度所召开的各类会议频次、参加人数、耗费时长、成本等数据，分析其对医院运营的作用及影响。为医院这一特殊场所进一步提升会议效率、高质量发展提供借鉴。

关键词：医院；会议；运营；成本

中图分类号：F23     文献标识码：A      doi：10.19311/j.cnki.16723198.2024.09.056

0 前言

随着公立医院高质量发展的进一步推动，提升效能已成为推动公立医院运营管理规范化、确保医院各项工作有效运行的强力举措之一，也是国家对公立医院提出的明确要求。《关于推动公立医院高质量发展的意见》指出，提升公立医院高质量发展新效能，健全运营管理体系，加强全面预算管理，完善内部控制制度，健全绩效评价机制。

会议作为医院内部决策部署、学术培训等工作的重要手段，会议管理是医院运营管理中不可缺少的一部分。本文拟通过对W三级甲等公立医院内会议成本及对医院的运营影响情况进行分析，拟为公立医院加强会议成本管控意识，提升会议效率，促进其高质量发展提供借鉴。

1 会议成本效率研究方法

在应对新医改改革与创新过程中，医院运营管理面临着方方面面的挑战。近年来，尽管会议作风建设正在被医院管理者所重视，但会议成本核算及成本控制并未真正纳入医院运营管理中，会议开支只作为业务所需的一般费用进行处理。实际上作为医院管理的一部分，会议效率、会议成本正在逐渐影响医院整体运营管理，会议管理如会议成本的控制对医院整体运行效率的提升以及工作落实的质量具有重大影响。提倡运行高效会议，有针对性地进行会议成本效益分析，利于助力公立医院高质量发展、推动医院运营管理精细化。

本文以“医院会议”“会议成本”为主题在中国知网等期刊网进行搜索。其中以“医院会议”为主题的研究，主要有以下4类：一类是研究会议档案管理，如为会议记录档案单设门类管理；一类是引入其他管理办法探索会议管理要素，如以应用关系策划8要素谋划医院教研会议策划思路、提升教研管理水平，以应用项目管理技术办法改进大型学术会议筹备与组织工作等；一类是研究信息化手段在医院会议中的应用，如建立高清视频会议系统，围绕医院会议全过程搭建医院会议管理系统、对会议进行全程规范化管理，提高会议管理效率，二维码签到系统规范会议管理、提升管理效率；另一类是从会议要素、内容和程序设计等方面对医院多院区会议管理进行探索。

以“会议成本”为主题的研究，会议管理研究逐渐关注提高会议效率、降低会议开支。国外较早地从会议的投入与产出、会议成本的计算等方面对会议成本进行分析与研究，而国内对会议成本的研究主要集中在会议成本的计量与控制、会议投入与产出等方面的研究中。关于会议成本的计算也有众多模式参考，先是日本部门公司针对会议成本提供了3种模式，其中以会议成本计算公式[会议成本=每小时平均工资的3倍*2*开会人数*会议时间（小时）]为代表，国内也开始探索会议成本计算方式，有学者研究认为这3种模式科学度不够，结合国内《中华人民共和国劳动法》及实际情况，认为应该灵活掌握计量模式的系数。《高效会议管理技巧》一书中也关注到会议成本，将会议成本分为时间成本、直接成本和效率损失成本。

对于医院会议成本分析，主要是以“周例会”为场景，采用调查问卷形式，對比分析现场会议与视频直播会议成本及会议效果。研究场景主要是中大型会议。

本文主要以某医院某年度所召开的各类会议频次、参加人数、耗费时长、成本等数据为基础，分析其对医院运营的作用及影响。

2 W医院某年会议成本—效益分析

会议管理不只是对会议过程进行全周期管理，还要学会计算会议成本，会议成本与会议管理的好坏密切相关，也直接影响医院的运营成本。

从广义上来说，会议的成本包含了整个会议筹备过程所产生的支出。会议成本的范围包含实际支出成本、机会成本、时间成本等。本文主要分析因会议管理问题所造成的会议时间成本、人力成本等问题。

2020年W医院开始上线办公系统OA中会议管理模块，增加了会议室申请管理的内容。本文以W医院2020年数据为例，2020年W医院召开会议583场次，会议时长约为57天（1351小时），以2020年可工作时长244天1952小时/人（按8小时工作制）计算，2020年所有人次会议时长所占全年全院职工工作时长比例约为3%。

本文以人均小时人力成本对全院不同人群进行会议成本计算，将医院的人力成本划分为4个层次：一是全院人力成本为100元/小时，二是副高以上人力成本为180元/小时，三是科级干部人力成本为160元/小时，四是中层干部成本为140元/小时，根据4个层次对2020年各分类会议进行计算，固定会议全年人力成本为约170万元，非固定会议全年人力成本为约26万元，合计全年会议人力成本为440万元。依据计算结果显示，全年会议人力成本占人员经费约1.5%，占绩效约4%。

总体而言，2020年W医院全年会议成本占医院运营管理成本比重不低。会议举办的场次越多，与会人员越广，时长越长，会议所产生的人力成本以及时间成本就越高，会议整体成本增加，无形中增加了整个医院运营管理的成本，也意味着打破了会议时间与临床人员专注医疗工作时间的平衡性。因此，良好的会议管理及运行机制对降低会议成本乃至医院运营成本具有直接的影响。

3 W医院会议管理存在的问题、原因分析及对策

3.1 讨论：W医院会议管理存在的问题、原因分析

会议的全生命周期可分为会议计划、会议准备、会议组织、会议落实等四个重要环节。这四个环节是否有计划落实直接影响会议进程。在医院内部的多部门会议管理中，因涉及部门、人员较多，往往会存在诸多问题，对医院会议管理乃至医院整体的运转效率形成更大的挑战，会议产生的成本有所增加。从W医院会议全过程来分析。

（1）会前准备不充分，会议耗时长。

行政会议特别是对于决策型会议来说，会议事前讨论不充分，材料准备不足，往往容易导致会议超时甚至出现议题议而不决、重复讨论、耗时费力的情况；同时会议时间超时、延时导致会议安排不合理，额外增加了会议时间成本以及机会成本。以W医院为例，中层干部有130名左右，在2020年583场会议中，近140场都有半数以上干部参加会议，会议时长占全年会议时长比例约为20%。干部职工会议多、会议安排不合理则容易影响职工医疗工作时间，如何科学合理协调会议时间以及医疗工作时间，需要考虑对会议成本进行核算及控制。

（2）临时性会议多或者会议交叉，会议计划不清晰。

会议没有提前规划，出现临时性会议或者同时段召开会议人员重复，会议内容混杂、主题偏离，参会人员不够明确，出现部分会议内容无关的情况，以上会议问题频繁出现，也会促使会议时间成本增加。

（3）会议决议落实不到位，没有形成闭环管理。

有些会议决议事项责任部门未能按照要求及时完成工作，导致会议决议未能贯彻落实到位、会议效果差，会议成本增加。在W医院调研中，除了特殊情况需要再次讨论议定事项外，部分会议决议事项未能按时完成，导致工作推进缓慢、一些项目无法及时开展，会议时间成本及其他工作成本有所增加。

（4）会议设施设备等准备不充分，可能降低会议整体质量。

由于受会议设施设备影响，部分会议未能正常按时召开，或者会议进行过程中出现问题，导致会议时间延长，会议时间成本增加，从而影响会议整体质量。

3.2 对策：建立高效会议机制降低会议以及医院运营成本

公立医院运营管理是指对医院各项业务活动进行的计划、实施和评价，是对医院各类、各项资源进行科学配置和精细管理的过程。会议管理作为医院业务活动的一部分，建立高效会议机制是提升医院整体运行效率、降低成本的有效实践措施。建立高效的会议机制需要：

（1）树立会议成本意识，有效衡量会议价值。

加强会议管理，首先要树立会议成本意识。有研究者将项目管理运用到会议管理中进行研究，项目成本管理由成本规划、成本估算、成本预算、成本控制四项内容组成。成本意识是做好成本管理的前提，管理人员要重视成本管理，特别是对于会议管理，会议成本不仅是一般的费用管理，包含的是时间成本、人力成本、机会成本等各方面的内容，不应忽视会议成本及其附加内容的存在。必须要有会议成本核算意识、会议成本控制意识，在召开会议前，要对会议成本进行估算，做好根据会议成本以及会议的价值来衡量会议召开的必要性以及会议召开时间的长短，做好会议准备。

（2）搭建会议系统平台，规范会议管理。

信息化手段是现代医院管理的一个重要方式，多媒体会议手段以及办公系统促进了医院会议管理的规范化、提高会议效率，满足当前多部门以及远程会议的要求，降低会议成本以及医院运营成本。利用办公系统的会议管理功能，一方面可以充分利用院内资源，会议组织者可以提前预约会议室，避免会议室冲突，一方面会议管理者可以实时掌握会议室使用状态以及会议使用的信息，利于总结分析，及时弥补会议管理的不足。利用多媒体手段开展会议，例如使用腾讯会议、钉钉会议等应用软件开展实时会议，一方面节约参会人员的路途时间以及会议附加成本，另一方面参会人员范围可以适当放宽，根据会议要求调整。线上学术会议也可以录制，为后者提供学习及借鉴。当然在选择线上会议的时候也要注意会议时间以及会议效率，避免在节约旅途成本的同时产生更多的时间成本。

（3）强化会议监督体系，推动工作高效落实。

高效的会议机制离不开完善的会议监督体系。会议监督贯穿会前准备、会中过程、会后执行等整个会议过程。会前对会议议程、参会人员、现场布置等进行实时掌握，确保会议顺利进行；会中对会议的进程、人员发言、会议时间进行准确把握，重点决策部署，提高决策效率；会后及时跟踪落实，对于决策型会议而言，会议组织、主管部门以及会议监督督办要跟踪会议决议的落实，建立会议决议落实反馈机制，定期掌握会议决议落实情况，确保会议决议有效落实。对于学习类会议，会议督查部门要不定期督查会议精神是否真正传达并有效落实，确保会议召开有效果。会议的监督能够及时掌握会议召开落实情况，分析总结会议进展，指导今后会议管理，节约会议成本消耗，进一步对会议成本进行控制。

在加强会议系统管理以及完善会议监督体系等工作后，相较2020年，2021年W医院会议场次为187场，同比下降68%；会议时长为552小时，同比下降59%；全年会议成本约为180万元，同比下降59%。

4 结论

高效的会议机制有助于医院降低会议成本。公立医院进行会议成本效益分析，可以进一步提高会议成本管控意识，能够有效地提升医院多会议管理水平，降低成本，提升效益，促进公立医院高质量的发展。

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