新时代地勘单位档案管理工作信息化建设初探

段洪芳

在我国广袤的国土空间中，各地实际分布的矿产资源数量庞大，种类繁多，做强做大地勘行业符合全民族利益，国家对地勘事业的发展建设也特别重视。地勘单位也投入了大量的人力、物力，完成了大量的地质项目，形成和积累的地质资料是地勘单位广大地质工作者艰苦奋斗的智慧结晶，也是国家经济建设，特别是发展地质矿产经济所必需的重要信息资源。能否跟进做好档案管理对地勘单位有着至关重要的影响，科学高效的档案管理能够确保重要档案资料“应归尽归”，实现对单位地勘事业发展进程的有效记录，有利于一批又一批地勘人的学习成长和传承，对后续地勘工作的开展也有重要参考指导意义。“互联网+”的提出，推动互联网信息化技术广泛应用到档案管理中，加快了档案管理传统模式的转型升级，对深层次满足地勘档案管理发挥基础支撑作用都有着重要意义。

一、地勘单位档案管理信息化建设的必要性

地勘单位是经济社会发展的基础支撑。尤其是全面建成小康社会历史任务完成后，经济建设、社会发展对矿产资源等的消费需求愈发活跃，抓好地勘事业发展符合全民族根本利益。地勘单位日常管理、勘查实践等全过程中形成的档案资料数量多、种类复杂，传统档案管理模式下，主要是以“人”为主进行档案管理。伴随地勘事业改革发展的持续推进，地勘全过程中产生的档案资料非常多，传统档案管理模式已经很难适应。现代地勘事业发展中形成的档案资料，具有非常强的专业性、技术性特点，传统档案管理模式容易出现漏洞、盲区，不利于档案管理精细化推进，也增加了档案资料查阅求证的难度。

“互联网+”的提出，推动互联网信息化技术深层次融入国计民生，对包括地勘等行业都带来了深刻影响，传统档案管理具有明显滞后性，整体管理成效不高，而依托互联网信息化技术应用，可探索建立更加高效的档案管理信息化系统，能够在档案资料的收集、整理、歸档等环节上更加高效。地勘单位包括很多野外项目小组，常年出野外，导致以往地质资料归档时间跨度大，整理难度也非常大，容易出现档案资料丢失或者不完整等诸多情况，增加了后续档案管理难度。通过互联网信息化技术的应用，建立档案管理信息化系统，能够与关联部门机构做到数据信息资源共享，加快了档案资料的收集归档进程，确保地勘单位能够克服时间空间束缚提高档案管理整体成效。借助档案管理信息化系统，可以对海量地质资料进行快速查找，有效满足后续参考查证等需求，深层次彰显了档案管理的基础性、根本性支撑作用。

地质资料所涉及的种类较多，涉密范围广、涉密程度高，载体形式和内容丰富多样，涵盖了重要的信息和成果，信息量大而且分类繁杂，包括纸质文档和不同格式的电子文档，总体以纸质资料居多，数字资源占比较少，有部分存储在光盘中。对于地质资料，如何实现常态化、长久性保存非常重要，传统档案管理模式下，档案资料容易受到各种客观因素的影响，温度湿度、环境条件等的影响突出，诸多年代特别久远的档案资料已经较为脆弱，频繁地查阅原始纸质资料，必然会导致纸质资料不同程度地受损，使得珍贵的原始资料缺少安全保障，配套的档案资料维护成本也随之增加。但以互联网信息化技术为基础建立档案管理信息化系统，完成历史资料的电子化和数字化，实现地质资料内容的信息化管理，能够实现档案资料的长时间保存管理，大幅提升地质资料的数据管理和服务能力，也能够深层次实现档案资料的共享共用，相关的成本开支必然大大降低。

二、当前地勘单位档案管理信息化建设存在的问题

虽然在国家大力支持推动下，基层地勘单位档案管理信息化建设有了很大进步，但相比愈发繁荣活跃的地勘事业而言，当前地勘单位档案信息化建设质量与力度还明显不够，存在的问题主要有以下几点：

（一）档案管理信息化重视程度不够

在全面深化改革进程中，矿产资源的消费需求更加活跃，地勘事业的重要性不言而喻，但市场经济环境下，地勘单位实际承受的压力在明显增多，如何高质量做好地勘工作，怎样更好地服务于矿产资源开发利用更受关注，地勘单位实际投入档案管理的重视支持力度相对偏弱，容易造成档案管理不重要的错觉，自然增加了档案管理信息化建设难度。档案管理信息化，并非朝夕之功，而是需要常态化投入支持，但不少地勘单位由于日常业务繁多，难以对档案管理信息化开展常态化调度管理，容易导致各种困难问题的持续积累，增加了后续档案管理信息化建设的难度。档案管理信息化建设，并非纯粹档案部门的责任，需要地勘单位及各组成部分的全力支持，才能在档案管理信息化建设上更富有成效，但很多组成部分及人员认知度、支持度明显不够。

（二）档案管理信息化专业人才不够

地勘单位档案管理，不同于其他单位，有自身特殊性、专业性，档案管理标准要求更高，而档案管理信息化建设必然需要更高水平的专门人才支持。但受到传统思想、单位重视程度等的影响，实际配备的档案管理人才面临岗位不稳定、专业不对口等情况，自然难以满足档案管理信息化建设需要。档案管理信息化建设，并非简单地配备计算机等，而是需要档案管理人员拥有信息化视野，善于从信息化角度做好档案资料收集、整理、分类、归档等，但地勘单位对档案管理人员的信息化教育培训还不到位，档案管理人员对于信息化的理解认知较为狭隘，缺少信息化与档案管理的深层次实践结合。

（三）档案管理安全防范力度不到位

地勘单位档案资料，有非常高的保密要求，很多地质资源关乎国家安全，对档案管理信息化建设必须突出安全保密这一主线，否则容易出现档案资料被窃取等情况。但部分地勘单位档案管理信息化建设中，对安全保密意识还明显不够，对档案管理的安全保密要求也不高，增加了档案管理信息化系统感染各种计算机病毒等可能性。围绕档案管理安全保护规章制度建设还不够完善，责任担当意识有待提升。

三、新时代地勘单位加快档案管理信息化建设策略

（一）持续增强对档案管理信息化建设的重视

地勘单位要深刻认识档案管理信息化建设的重要性，坚持将档案管理信息化建设列入核心工作范围，以档案管理信息化建设统筹谋划全局工作，强化单位上下对档案管理信息化的重视程度，消除麻痹大意思想。以动态化视角把握档案管理信息化建设，定期组织构成部门进行“碰头”，详细了解档案管理信息化建设的问题不足，整合资源力量推动困难问题的化解，确保档案管理信息化建设能够按部就班落到实处。地勘单位要结合自身行业特点，制定科学的档案管理信息化实施方案，确保档案管理信息化建设更为规范有序。

（二）加快培育高素质档案管理信息化建设队伍

档案管理信息化建设不同于以往，结合地勘单位实际，更要持续培育过硬档案管理信息化建设人才队伍。首先，地勘单位要充分用好各种形式的招考招聘机制，将年轻专业人才优先安排到档案管理信息化建设岗位，借助年轻血液的融入，持续搞活基层档案管理信息化建设环境，更好优化现有档案管理队伍结构，满足信息化技术普及应用需要。其次，结合地勘单位档案管理信息化建设需要，制定科学的教育培训实施方案，将档案管理法律法规、规章制度、注意事项、信息化技术等纳入其中，穿插各种典型案例，确保档案管理人员信息化建设视野更加开阔，思维认知更为活跃。

（三）持續提升档案管理信息化建设安全防控成效

地勘单位在推进档案管理信息化建设上，必须深刻认识安全保密的重要性，严格落实国家及行业有关安全保护法律法规、规章制度等，确保档案管理信息化建设符合标准要求，实现对地勘数据信息、文件资料等档案内容的有效保护。对地质资料的扫描、存储和访问等，要正确处理好公开和保密之间的关系，做好档案系统的VPN加密和安全访问，不交叉使用U盘、硬盘等移动存储介质，不随意安装不受信任的软件。积极引进过硬的技术设备和懂技术的人才，筑牢数字档案保密安全“篱笆”。加强对档案管理信息化建设从业人员的安全保密教育指导，重点讲解有关典型案例，介绍常见安全保密危害行为，从严从实约束好档案管理信息化建设关联等人员。对地勘单位档案管理信息化建设，要制定严格的安全保密机制，明确地勘单位档案共享共用范围，细化基本的查阅浏览权限等。除此之外，还需要明确档案管理信息化建设安全保密细则，明确基本责任，强化问责追责。

四、结语

地勘事业，关乎矿产资源的开发利用，国家及社会对地勘事业尤为重视，全过程产生的档案资料非常多，不同类型档案资料可服务于地勘事业的发展谋划，对地质勘查过程中问题解决等可发挥有效参考指导作用。伴随着信息技术的迅猛发展，传统档案管理模式较为滞后，地勘事业的发展导致档案管理工作量非常大，必须加快地质档案管理信息化建设，发挥好信息化建设在社会经济建设中的作用，才能迅速、有效地为社会提供所需信息。实现地质档案管理数据信息的共享共用，切实加强地质档案信息资源的开发利用，势必能够更好地助力地勘事业在原有基础上持续突破、稳步向前。

（作者单位：天津华北地质勘查局）