医院人事档案数字化管理实践及策略探究

刘丽丽

摘 要：作为专业高端人才密集的地方，医院人事管理的核心任务就是在社会中识别人才，发现医院所需人才，并培养所需人才，从而提升医院的综合实力。人事档案管理工作是医院管理工作的重要内容之一。随着信息技术的快速发展，医院信息化、数字化建设在快速推进，对人事档案数字化管理起到了重要的促进作用。医院人事档案管理正逐步向科学化、精细化方向发展，如何依托信息技术改变传统的档案管理方式，打造数字化档案管理模式，充分提高人事档案管理工作水平与效率成为医院档案管理人员需要重点考虑的问题。新形势下，医院人事档案管理工作如何更加科学化、现代化，如何顺应新时代的发展要求，是医院人事档案管理工作中亟须考虑的问题。

关键词：医院人事档案；数字化管理；实践与策略

中图分类号 R197.3；G271文献标识码：A

人事档案管理工作是医疗改革工作的重要内容之一，对医院人才培养和规划、使用有着重要意义。人事档案是单位对所属人员管理过程中形成并集中保管的专属档案，是单位档案的重要组成部分。人事档案记录每个人的经历和发展，是单位考察、录用、晋升每一名员工的重要依据，能够真实反映每个人在社会中的方方面面，包括学历及所学专业知识、学习和工作中所获得的奖励或因过失所受到的处罚以及在工作过程中所表现出来的各项能力等。

一、人事档案管理在医院管理工作中的重要性

医院人事档案工作内容较为繁杂，不仅包括当前在职所有员工的人员档案、工资确认以及资质评定等，还包括已经离退休人员的养老发放等诸多内容。市场经济的繁荣发展也给医院带来了竞争压力，如何选择、聘用对医院发展具有推动性的人才，也是人事档案存在的重要意义。同时，人事档案信息还为医院员工的薪酬制定提供了重要的依据。进入信息化时代，利用数字技术对人事档案管理工作展开优化，才能让医院人事档案管理工作更具有科学性和有效性，为医院现代化建设和科学、健康发展提供有力的支持。

1.人事档案是完整的人才数据库，为医院选人、用人提供了科学依据

完善的人才数据库为医院建立一支由不同学历、专业和年龄组成的医疗队伍，提供了科学依据，保证了专业医学人才和辅助工作人员队伍的搭建，可以让医院服务的范围更广泛。只有详细了解不同组成人员所学专业、工作经验和业务能力等信息，才能让医院做到知人善用，让每位员工在适合自己的岗位上发挥积极作用。

2.人事档案是医院制定人员薪酬的重要依据

医院在人员薪酬制定中主要经过前期讨论、中期调整和最后讨论，才能最终实施。人员薪酬并不是固定不变的，医院每年会根据实际情况做出调整，也是医院薪酬制度不斷完善的过程。而人员薪酬制定的依据，主要是由人事管理部门通过相关人员人事档案中记录的工作能力、经验、学历、职务等翔实资料组成，可以说，人事档案是医院人员薪酬制定顺利完成的重要依据。

3.人事档案是医院培养人才的重要依据

医院在对人才的培养选择过程中，主要是对人才目标的具体基础资料展开考察和选择。医院人事档案宏观上分析人才层次结构，微观上对个人全面综合素质展开分析，有助于医院在培养、引进关键人才的选择。

二、数字化技术应用于医院人事档案管理工作中的优势

信息技术在医院人事档案管理工作中的应用，相比于传统工作方式有着绝对性优势。在医疗事业改革中，对医院人事档案开展数字化管理是新医改的要求和必然趋势。

1.有效提高医院人事档案管理效率

在医院人事档案管理中运用数字化技术，可以提高管理效率。尤其是计算机技术的应用，不仅在档案收集、归类、搜索等方面的速度远超过传统人工操作方式，还在存储方面体现了数字化技术的优势，节约了大量人力和时间。在存储空间方面，将原来存放纸质档案的空间转化为存储电子文档的储存卡，避免了空间上的浪费。在传统纸质档案管理中，查找人事档案数据需要耗费大量时间，人工操作容易导致出现工作失误，数字技术的应用则能彻底避免出现以上的问题。由此可见，数字化技术在医院人事档案管理工作中的应用，可以有效提高档案管理效率。

2.提高了人事档案信息资料的实用性

人事档案是医院挑选、培养人才的重要依据，具有极高的实用性。为医院各部门提供翔实的人员信息，为各部门人员结构、团队搭建起到重要的作用。通过数字化技术可以将医院所需人才的详细资料快捷提取并传递给所需的部门，有效节约人工操作的时间成本，提高了人事档案的实用效能。

3.切实保证员工考核、晋升的公平公正性

人事档案对医院工作人员的学历、工作经历及所取得的成就有着详细的记录，在人员考核、晋升评审中起到了重要作用。而数字化人事档案公开、便捷的特点，将所有参与考核、晋升人员的相关信息利用数据形式向公众展示，有效保证了评审过程中的公平公正性。

4.加快数据的传递以及获取速度

在传统人事档案管理中，要调阅相关人员档案有着相对复杂的流程，需要各部门相关领导的审批，不仅消耗了大量的时间，还会影响到医院急需人才的选择和录用。人事档案数字化管理模式可以将以上棘手的问题迅速化解。通过医院内部局域网将各类信息、数据快速传递给各个部门，并可实时提醒相关部门负责人要审批的文件，待其完成后，迅速转向下一个流程，节约了时间，加快了信息、资料的传递速度。

三、新形势下医院人事档案管理工作中存在的问题

在当前医院工作中，人事档案管理存在着一些问题，影响了人事档案应发挥的作用。因此，在信息化时代，要充分借助科学管理，发挥人事档案的作用，提高人事档案资源的利用率，从而稳步提高医院人力资源管理水平。

1.医院人事档案管理缺乏先进的管理制度

随着我国经济的快速发展，各行各业对专业人才的需求越发急迫，人才流动频繁。医院在新形势下，也在人才引进、医疗器械、设备设施更新加紧了步伐。但是，一些医院在人事档案管理工作中依旧沿用旧有的制度，没有随着时代变革开展相应的更新，导致在人才引进的过程中未发挥出应有的作用。没有严格的管理制度，对人事档案管理工作的重要性缺乏足够认知，导致在人事档案管理工作中容易出现被随意存放、改动的不规范行为，甚至人员薪酬和人事档案没有紧密联系，影响了人员薪酬的合理制定。

2.医院人事档案管理方式跟不上时代发展

进入信息化时代，各种以互联网、大数据为基础的信息技术日益成熟，并得到广泛的应用。医院人事档案管理方式没有随着时代的进步及时更新，依旧有很多医院在人事档案的收集、分类、归档以及保存等方面采用传统的手工操作，不仅容易造成人力、物力的浪费，还容易造成档案在传递过程中出现遗失、破损的情况。这种传统的人事档案管理方式已经落后，纸质管理不利于医院人事档案管理水平的提高，不利于医院信息化建设，不符合新形势下对人事档案管理工作的要求。

3.医院人事档案资料的真实性和完整性需要更加严谨

医院人事档案是记录所有人员基本情况、工作经历、经验、学历以及专业技能等详细信息的重要资料，其中收集工作人员的各类信息是人事档案管理最重要的工作内容之一。但在信息收集过程中，尤其是历史记录的信息是否真实、准确、完整，无证可查。这些问题无疑降低了人事档案的可靠性和真实性，无法客观、公正、完整地反映工作人员的工作能力和工作态度，也无法体现出医疗人员的医德、医风，导致医院在人才培养、选用等过程中，人事档案无法提供有力依据。

4.医院人事档案管理人员的专业素质有待提高

由于种种原因，很多医院对人事档案管理工作的认识不够清晰，定位不够准确，认为人事档案管理工作只是简单的收纳、归档，没有技术要求，导致医院人事档案管理工作人员欠缺专业知识，人员年龄老化，没有经过档案、人力资源管理、计算机技术以及保密工作相关的培训。医院未将人事档案管理工作与选人用人、人才整合、人才开发和培养等人才应用有效结合起来，导致医院人事档案管理工作无法达到全新的人事档案管理所要求的标准，人事档案管理水平不高。

四、医院人事档案数字化管理工作的实践与策略

进入信息化时代，应用数字化技术可以调整和改进医院人事档案管理工作，有效保证医院的整体管理成效。

1.医院要重视人事档案管理工作，健全科学的管理制度

社会经济的发展必然带来市场间的竞争，医院也不能置身事外。而医院的竞争也就是人才的竞争。医院要重视人事档案管理工作，并健全科学的管理制度。规范化、常态化的科学管理制度是医院人事档案管理数字化建设的有力支撑。应认真学习《档案法》等有关档案工作的法律法规，坚持依法开展档案管理，在此基础上根据医院自身特点，制定和完善医院档案管理各项规章制度，使档案的检索利用从最初的单纯采集为主变为主动管理和主动服务为主，从而更加有效、合理地配置各类档案资源。此外，还可以将档案收集工作纳入科室绩效考核，从上至下，形成上行下效的规范与标准，通过网络信息平台，促进档案信息资源自由传递，达到档案开发资源全院共享、利用的目标。

2.完善医院数字化人事档案管理系统

人事档案数字化管理系统的完善，是提升医院档案管理工作信息化建设的必要基础和前提条件。首先，医院管理层要认识到人事档案管理工作的重要性，并树立人事档案管理数字化理念。将人事档案数字化管理融入医院整体数字化建设的规划中，结合本院特点，搭建数字化管理系统；其次，有计划、有步骤地将医院原有的纸质档案转化为电子档案，安全、妥善地保管，并以电子档案数据为依托构建数据库，在医院内部局域网实现数据共享。其中，尤其要注意除了对具有价值的纸质档案转化为电子档案外，还需要妥善保管纸质原件，实行“双轨制”档案管理。在所有纸质档案转化完毕后，需要人事档案管理工作人员再次核查数据，确保档案数据的准确性。

3.加强人事档案管理信息化建设，确保档案的准确性和完整性

信息化时代，医院在发展建设中要充分认识到信息技术应用的重要性，并通过信息技术创新人事档案管理工作，提高医院档案管理的综合水平，满足医院在人才培养、引进方面的需求。为了适应新形势下人事档案管理工作的要求，医院要加大先进设备设施和技术的资金投入，让人事档案管理人员结合信息手段实现现代化人事档案的管理和利用。同时，要建立人事档案管理信息系统，加强信息化档案管理的安全建设，通过审批、权限设置等手段構建完善的信息安全防御体系，有效保护涉密信息的安全。

实现人事档案管理信息化，就是要在传统档案管理基础上，通过对计算机、互联网的运用处理人事档案，达到信息储存、查询以及分析的目的，为医院人才选拔做出快捷、翔实的依据。第一，为了满足新形势下的发展要求，医院要结合自身实际，建立完善的管理制度，确保所收集、整理的人事档案信息的真实性、有效性，并不断通过网络资源拓展收集信息渠道，扩充医院人才档案数据库。第二， 人事档案部门除了收集、整理各类专项人才的学历、履历、工作经验等信息外，还要加强汇总分析能力，动态规划医院所需人才，充分挖掘其潜力，及时向医院推荐人才并提供相关依据。第三，人事档案管理工作人员要通过所拓展的信息收集渠道，重点关注医院所需的学术骨干、学科项目带头人才的各类信息，为医院引进相关人才提供翔实数据。人事档案管理要通过信息数据分析手段，对医院发展整体规划中所需的各项专业人才提前布局，有针对性地收集目标人才的信息，在医院发展过程中随时将所需人才信息作为参考依据提供给医院领导，以便更快地引入人才。

4.提高人事档案管理人员综合素质，加强团队建设

人事档案管理工作人员的素质对医院人事档案管理工作是否能够有序、顺利开展起着决定性作用。全新的档案管理理念不断出现，对医院人事档案管理工作人员的综合素质也提出了新的要求。一是要定期对内部档案管理人员开展相关培训，强化档案管理人员信息技术的学习，将培养档案人员纳入医院人才培养计划，全面提高档案管理人员素质；二是医院要设置专门的管理岗位，对外招聘人事档案管理方面的高级专业人才，积极补充档案管理队伍的骨干力量。医院也要重视对人事档案管理人员法律法规的宣传教育，使其自觉遵纪守法，加强人事档案工作的规范化和法制化管理。人事档案管理部门要将档案业务考核能力提高到与医疗部门同等重要的地位，对考核成绩优秀的人员要设立奖励制度，对考核不合格的人员要实行岗位调整。总之，医院要充分运用数字化技术培训、外聘专业讲师授课等多种方式，提高人事档案管理人员的综合素质和管理水平。

五、结束语

综上所述，人事档案管理工作是医院培养、引进各类专业人才重要的信息依据，医院管理层要重视人事档案数字化管理的建设工作。信息化时代，人事档案管理工作数字化模式可以有效降低人为因素导致的工作失误，节约时间成本，确保人事档案资料的准确性、安全性，保证了人事档案管理工作的质量。当前，我国医院在人事档案数字化管理方面还存在一些急需解决的问题，医院要充分认识到人事档案管理工作的重要性，通过制定科学的管理制度，加强信息化建设及对人事档案管理人员综合素质的提高，对人事档案管理的诸多环节加以改进和完善，以促进医院医疗服务的提升，保障我国医疗事业的顺利发展。

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作者单位：滨州市妇幼保健院