从辅导员到档案员角色转变视角下看学生档案

摘 要：学生档案是高校档案馆藏的宝贵价值所在，在服务育人方面发挥着重要作用，高校辅导员最先接触学生档案，并承担归档的工作职责，高校档案室专职档案员对学生档案开展系统、专业的管理，承担收集与整理的工作职责，从辅导员到档案员不同的视角来看学生档案，通过总结工作实践经验，对学生档案管理与服务的优化路径产生的深刻思考，能够有利于高校学生档案发挥更大的作用。

关键词：辅导员；档案员；学生档案

中图分类号：G271 文献标识码：A

高校学生档案是学生成长过程中形成的极为重要的信息材料，在学生升学、毕业乃至就业等各个环节均发挥着重要作用，一份完整的学生档案，不仅是反映学生的个人履历、思想状况、学习成绩和工作表现等重要的依据，还是学生今后迈入社会，就业、深造以及出国等人生阶段的关键资料。这些资料的形成是档案管理者对各环节档案管理工作完整衔接的过程体现，更是档案管理成果的完美呈现。辅导员作为大学生培养教育的排头兵、成长之路的引路人，对学生在校阶段每一步的资料收集、整理与保存已成为其日常工作的重要部分。同时，高校档案馆专职档案员对历届毕业生档案开展专业的统一管理，也充分体现了档案服务育人的现实价值，对学生未来的发展起到支撑、佐证的作用。因此，在工作中探究信息量大且复杂的学生档案更为高效与科学的管理方法迫在眉睫。

一、赴兰台：从辅导员到档案员

1.学生档案初探

学生档案是辅导员接触到的重要资料，每年九月份新生开学报到，辅导员认真查阅每位学生的档案袋子，将档案整理、分类，补充完善，历时一个半月，根据班级，分装好每位学生的个人档案，将每一份带有学生基本信息的牛皮纸袋按顺序整齐排列并整体归档到学生处统一存放。学生在读期间，辅导员会陆续增加学生的奖惩材料、党团组织关系材料等学业生涯各个环节形成的历史记录，直至学生临近毕业，再次整理核实每份档案，确保在学期间档案完整无缺，然后由辅导员密封签字，档案将随学生就业而进入新的单位。

在辅导员的视角下，档案即历史，学生带来又带走的每一份资料袋里都记录着学生学业生涯中的每一个足迹，其丰富的内容涵盖由入学前的高中履历到大学的学业完成情况、党团组织关系的转接情况以及在校期间的党员、团员发展情况、学生在各种团体或活动中的荣誉记录情况，乃至毕业信息的各种材料等，最终汇总形成学生完整的个人档案，呈现学生的成长动态，见证其人生的重要阶段和奋斗、发展历程，将学生成长中的过去、现在与未来连接在一起。

2.深入理解学生档案

高校专职档案員面临的档案种类繁多，从文书档案、科研档案、会计档案、设备档案和基建档案等，每年度都在收集、整理、编目和上架，其中学生档案被分类编制，成绩单、学生登记表和毕业生登记表都依照专业、班级和学号分别成卷，为毕业生及校友提供档案的查询与利用，充分发挥档案服务育人的功能，是宝贵的馆藏资源之一，也是高校档案的重要组成部分。随着近几年各个单位对入职员工人事档案的重视程度不断提升，高校毕业生在入职后都要接受人事部门对档案的严格审核，对缺失或不完整的档案要求学生回原学校补充。因此，从学生步入高校那一刻起，接触第一手学生档案的辅导员应对档案仔细清查，在学期间档案管理过程中应收尽收，毕业前再次审查把关，待学生毕业后，学生档案由学生处统一归档至高校档案室永久留存，档案室专职档案员也会对收集的各个院系的学生档案统一检查与整理，若发现档案缺失，再联系院系辅导员补充。

二、守兰台：强化学生档案管理手段

1. 严格落实学生档案管理要求

近年来，市教委对学生档案管理工作提出新的要求，要求加强高校学生档案管理工作，进一步完善相关管理制度。高校专职档案员高度重视学生档案管理工作，细化接收、整理、保管等各个方面，使管理制度和机制尽可能覆盖从新生入学至毕业的各个阶段，确保档案安全、真实和完整。高校档案室每年对收集上来的学生档案均按照有关规定和标准统一整理与保存，不断加强高校学生档案安全体系建设，严格落实学生档案保管责任制，定期开展自查，及时排查隐患，最大限度地保障学生档案安全，确保学生档案信息安全、长期留存与有效利用。

2.不同视角激发新的思考

首先，在每年的开学季与毕业季，都会有大批量的学生档案转入与转出，这也是兼职档案员展开学生档案管理最为繁忙的时候，档案工作的细微之处体现在从学生报到至入学到毕业离校的全过程中的每一个环节，且环环相扣，因其对学校、学生本人乃至社会的证明及使用价值，对教育教学、科研工作和学生管理的参考价值，决定了辅导员应具备管理学生档案严肃认真、一丝不苟的工作态度，只有健全学生档案管理制度，才能规范完成档案的检查核对、收集整理、鉴别归档及转送移交的工作。辅导员应当注重学生档案管理手段的科学化，积极推进管理标准化、程序化，使各个环节衔接紧密，从对工作的思想认识层面上增强管理人员以人为本的学生档案管理理念，不能片面地将学生档案管理视为单纯的资料收集，而是将其视为对学生有效管理的核心环节，使得学生档案管理始终不脱离培养育人这一终极目标，从而建立健全制度体系。

其次，辅导员是学生在校期间接触最多的老师，从入学开始，辅导员通常能够掌握学生的第一手资料，这对于收集、管理学生档案来说是非常适合的工作条件，但因为档案管理是实践性很强的一门专业，辅导员作为兼职档案员却又不够专业，导致收集上来的档案仍存在漏归现象，究其原因除了辅导员自身工作职责广泛、业务繁忙之外，主要还是辅导员并非档案专业出身，加之有些年轻的辅导员对档案管理的经验不足，往往在对档案的鉴别等问题上判断不够清晰。因此，辅导员应多接触档案专业人员的指导，加强档案管理业务学习是十分必要的，确保能够高效保质地完成工作。

最后，在学生档案资源的整合与开发方面还存在不足，档案管理质量仍有较大的提升空间，在各级教委加强学生档案管理的要求下，高校专职档案员应积极推动学生档案管理规范化，加强对各个院系辅导员档案管理工作的审查与指导，提高档案管理者的服务效能。在新形势下，高校档案员要与学院辅导员密切配合，逐渐建立一套学生档案管理标准与规范，在工作量大的情况下，仍不能放松对管理精细度的高要求，以规范为依据，逐步总结经验，实现动态管理与静态管理有机结合，充分发挥学生档案的特殊价值。

三、铸兰台：全力打造兰台风景线

1.优化学生档案服务路径

高校学生档案不仅包括学生在校期间个人成长经历、身心健康、思想品德、学习状况、专业技能与特长、参与社会实践以及个人诚信等多方面内容，还反映了学校对学生系统、专业的培养全过程，是学生今后迈入社会，接受社会选拔与考核的重要参考依据。因此，无论是从辅导员还是档案员视角思考，学生档案都是工作中重要的资料，其参考价值及利用需求贯穿学生入校直至毕业的全过程，整理、收管好这些原始资料，优化其服务路径，最大限度地发挥档案育人的作用，是所有档案工作者提高工作效率与服务质量的重要抓手。

2.开展专业培训，增强归档意识

从辅导员的工作角度来看，在学生档案的收集过程中，存在档案较为分散的情况，需要各个处室的密切配合才能顺利完成档案的全面收集，如学生在大学期间需要存档的材料中，学籍卡片、学籍变更材料及学位授予决定需要由教务处向辅导员提供；新生入学体检表需要后勤处提供；学生应征入伍和退役材料需要武装部提供，其他材料还涉及团委、招生办等多个部门协助提供，这种学生资料较为分散的管理模式对辅导员的档案补充收集造成一定的影响。因此，应使各处室强化归档意识，与院系形成合力，以保障学生档案收集工作的有效落实。对此，高校档案室档案管理人员要在全校范围内积极开展档案相关法规及政策的宣教，提升各院系对档案工作的认识，从工作实际出发，增强归档意识，使学校各个部门充分发挥主观能动性，及时形成档案，辅助今后工作，形成良性循环。再者，学生档案的形成及利用与学生个人息息相关，学生的档案意识也至关重要，学校档案室也应当联合各学院，在新生的入学教育中加上档案宣教的相关内容，可通过档案宣传、培训等多种渠道向学生强调档案的重要性，使其深刻领悟档案的价值，使档案在形成、采集时更加规范，使档案工作开展得更加顺利。

3.依托制度统筹管理

加强学生档案的规范化管理，制度化、科学化开展学生档案的收集、整理、交接和保管每一环节是档案管理的重要前提和必要保障。工作中往往因制度不够详密、具体，导致学生档案信息采集不全、整理不规范的现象仍时有发生。因此，在工作中，档案员应深入研究，改进档案管理手段，让工作在有章可循、有据可依中更加严谨，抓点带面地统筹谋划、推进制度，并严格实施，在接收、审核、移交和查阅等各个环节制定具体步骤，明确工作程序，从标准化流程上严格把关学生档案的形成过程，高校也应当将其纳入学校整体发展规划，给予高度重视，出台专门的学生档案管理办法，加强学生档案工作的顶层设计和统筹管理。

4.学生档案专人专管

专人专管也是高校学生档案管理优化路径中极为重要的一环，在辅导员队伍中应选拔出思想政治素质过硬、责任心强的人员作为兼职档案员，以便于在实际工作中对学生档案管理做长期的思考与钻研，且更加利于管理经验的积累，从而产生工作积极性与创造性，使档案管理向专业化发展，逐渐提高管理标准。同时，专人专管也可促進学生档案管理专业化队伍的逐步形成与建设，通过对相对稳定的兼职档案人员开展专业知识及专业技能的培训，通过定期交流分享工作中的新方法、新理念，使理论与实践结合得更加紧密，提高解决问题的能力，从而提高学生档案的管理水平。

5.加强信息化建设，助力学生档案管理

随着信息化时代的到来，档案工作也从传统的纸质载体向数字化档案转变，学生档案管理应该顺应时代的要求，加速数字化进程是优化服务的现实途径，只有充分利用信息技术的优势，提高学生档案管理效率，建立多种信息检索方式，才能改进工作手段、优化服务水平。在保管好纸质档案的基础上，还要完成纸质档案的信息化扫描，二级学院辅导员在做档案移交时，要按照示例实施信息化处理，形成一生一册的数字化档案，并将纸版档案及数字档案分别归档，使档案管理更加快捷、便利、高效，并延长档案保存期限和质量，大幅提高档案利用服务效率。因此，档案管理人员应当深化档案意识，进一步推进学生档案信息化建设，使学生档案服务水平再上新台阶。

6.加大学生档案编研力度

由于学生档案缺乏编研成果，在实际工作中，还应当高度重视学生档案的自身价值，充分利用学生档案开展编研工作，开展数据分析、资源整合、开发研究等工作，服务学校中心工作，扩大档案影响力。档案管理人员要从学生培养的实际问题出发，从广大师生的需求出发，提升学生档案编研的针对性，突出问题导向，不可重“编”轻“研”。当然，学生档案编研工作也应当建立在信息化、数字化的基础上，才能为编研工作的有效开展提供保障，通过信息技术与学生档案编研工作的高度融合，借助现代化技术平台优势，深入挖掘与分析档案信息，不断创新编研方式，提升编研品质与特色，扩大学生档案编研的深度与广度。高校学生档案是高校档案馆藏的瑰宝，是一笔无形的财富，同样蕴含着独特的育人资源，高校档案管理部门应当把握机会，高度重视学生档案的编研工作，注重编研成果，充分发挥档案育人的实效性。

四、结语

一份完整的学生档案将伴随学生一生，作为全面了解学生的重要依据及重要参考资料，对学生今后走出校门、迈入社会具有现实意义。无论是作为兼职档案员的院系辅导员，还是学校档案馆（室）的专职管理人员，都是学生档案的重要工作者及服务者，从辅导员到档案员，角色转变带来不同的视角，将对学生档案有更为深刻的理解与认识，对提升学生档案管理效能有前所未有的紧迫感。通过总结两种工作经验，提出的意见与建议虽然尚不能完全满足学生档案管理的多种要求，但有望能够引起高校对学生档案的高度重视，并通过加强专业培训、出台完善的规章制度、专人专管、推进信息化建设、大力开展编研工作等多种渠道，创新管理思路，探索更为高效的管理方式，使之成为实现学生档案管理育人的抓手和载体，为服务学校中心工作、助力学生成长成才，提供更加完善的保障。

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作者单位：天津医科大学

作者简介：夏宇飞（1984—），女，汉族，吉林人，硕士研究生，馆员，研究方向：档案管理。