基于管理视角的公立医院档案工作优化策略研究

高立波

摘 要：档案工作涵盖医院工作全周期、全方位和全流程。档案管理体系包含业务主管部门、档案行业组织以及基层档案从业机构等，每一个环节的工作质量和工作效率都会直接影响档案工作成效。因此，相关部门必须树立主动作为的管理工作理念，推动创新、优化的学术组织工作举措，构建目标导向、压力传导与考核评价三位一体的管理视角工作体系，不断满足新业态下的档案工作要求。

关键词：管理视角；公立医院；档案体系构建；实践思考

中图分类号：R197.3 文献标识码：A

档案资源作为重要的信息资源，发挥着存凭留据、资政惠民、服务社会等重要作用。随着经济社会发展和科学技术突飞猛进，档案工作对各项事业发展的支撑性作用日益凸显。以医疗卫生事业单位为例，在卫生体制改革、高质量发展以及党建引领等各方面均对档案工作管理、体系建设和作用发挥有着迫切需求。

一、做好公立医院档案工作的重要意义

1.存凭留证，记录医疗卫生事业发展的历史全貌

“薪火相传，史海钩沉。”档案作为重要信息资源和独特历史文化遗产，是历史变迁和事业发展的客观记录者。

医院档案反映了医院在不同历史发展时期最基础、最原始以及最真实的原始面貌。做好档案工作有利于构建历史、现在与未来的文化桥梁，为追忆史实、总结规律、优化决策以及科学发展提供可靠的历史资料和经验借鉴。

2.规范管理，推动公立医院高质量发展

在新的发展阶段和历史时期，档案工作更加注重以高质量发展为主题，全面推进档案资源体系优化建设。

档案工作贯穿于医院预防、医疗、保健、康复各方面工作，作为医疗卫生事业内涵建设的应有之义和重要组成部分，加强档案工作科学化、规范化、精细化以及制度化建设，全面提高档案管理水平和服务能力，推动医疗、教学、科研工作开展，有助于建立权责清晰、管理科学、治理完善、运行高效、监督有力的现代医院管理体系，助力医疗卫生事业高质量发展。

3.拓展应用，优化公立医院社会服务质量

《“十四五”全国档案事业发展规划》明确强调，要贯彻新发展理念，推动档案工作与各项事业深度融合，优化档案利用体系建设，为事业发展提供档案动力。

在实际工作中，公立医院形成了医政管理、医疗服务、教学科研、人力资源、质量管理以及信息化建设等多方面的档案资源，通过深入挖掘、汇总单位发展过程中重要的档案素材，形成有史实、有思考、有深度的档案信息，唱好编研资政的档案声音，有助于推动医疗卫生机构主责主业和社会事业融合发展、协同推进的良好态势。

二、公立医院档案工作中存在的问题

基于管理视角，公立医院档案工作体系至少应涵盖档案工作主管部门、行业社会组织和内部运行体系等管理层级，各方面主体都对档案工作运行质量发挥着不可或缺的作用。

1.档案主管部门职能发挥方面

档案主管部门发挥着承上启下的角色，直接监督、管理和指导事业单位档案工作，区域内档案工作质量高低与档案管理部门职能发挥直接相关。在实际工作中，存在着档案主管部门职能发挥、履职尽责不到位的问题，主要表现为：

一是一线调研指导不足。缺乏主动下沉意识和主动服务意识。档案一线调研、分类管理和优化指导工作不够，存在以通知调研工作、以会议安排工作、以文件指导工作现象，了解一線需求和开展指导服务有所欠缺，档案工作成效打折扣；二是工作边界覆盖不全。部分具有独立法人资质的高校直属医疗机构，在行业管理中存在着高校、卫健主管部门、档案主管部门“三不管”现象，未纳入档案事业统计调查工作，未实现档案事业管理的全覆盖。

2.行业社会组织作用发挥方面

档案学会等各类社会团体组织，发挥着开展学术交流、普及档案知识、提高科技水平以及服务档案事业发展的重要职能，是衔接档案行业主管部门与档案工作者的桥梁和纽带，但在实际运行中还存有短板。

一是行业社会组织体系建设不均衡。以某省为例，省级层面档案行业组织根据档案事业发展规划和经济社会发展实际，开展了形式多样的理论研究、经验交流、技能培训以及成果评审等活动，极大丰富和推动了档案工作理论和实践创新。

在地市级及以下层面，虽然设置有档案行业组织，但空壳化现象严重、组织活跃度不高以及与档案工作、会员实际需求联系不够的问题，未能有效发挥行业组织职能。

二是行业社会组织创新能力弱化。行业社会组织相对于业务主管部门，其工作机制体制、方式方法、形式内容等更具灵活性，具有学术性、创新性、前瞻性和多样性的特点。

在实践工作中，基层行业组织还存在着效能发挥不够的问题。结合档案事业新发展态势、新发展格局，对于积极开展医疗卫生领域档案事业发展政策宣讲、专业技术能力评价内涵解读、新业态下档案人才技能培训、互联网+档案工作资源挖掘等工作还不够深入，工作形式不够丰富，对档案一线人员凝聚力和引领力有所欠缺，挖掘、开发和拓展档案工作新动能不足。

3.公立医院档案工作意识方面

一是档案工作机制体制方面的问题。以某省为例，根据抽样调查结果，有的大型三级甲等医院注重加强党对档案工作的领导，领导班子分工涉及档案工作，单位设置有综合档案室和人事档案室，并明确相关职责。

但是，相当数量的公立医院在工作中管理体制和运行机制不清晰，没有完善的管理体制，缺少上下结合的工作联动机制。工作中档案室与其他部门脱节，没有做到档案资料应收尽收、应归尽归，档案效能没有得到充分释放。还需要进一步形成搭建框架、锚定职能、凝聚共识、明确清单、联系互动的工作体系。

二是档案工作事业规划方面的问题。发展规划涉及档案治理体系、人力资源配置、资源体系、利用体系、安全体系建设、信息化建设和改革创新等多方面工作，涵盖了档案事业全体系和全流程，是有效推动事业发展的前提基础和必要条件。

在前期调研的省级大型公立医院中，一是档案工作普遍未纳入单位中长期发展蓝图和工作要点，缺少档案事业发展的顶层设计和专项发展规划；二是在年度重点工作中，大部分医院没有或极少有涉及档案工作的专项工作，且缺少推进档案项目工作的时间节点、工作举措和考核机制。档案工作缺少顶层设计和政策保障、资源支持，工作成效显而易见。

三是档案工作保障支持方面的问题。档案事业的健康可持续发展，必须有政策制度和人、财、物等资源支持保障，需要有软硬件环境支持，不断提高管理效益。

根据调研数据，相当一部分大型公立医院年度预算中档案工作专项预算较少，仅能满足开展工作所必需的办公等硬件设备设施和空间资源，对于提质增效所必需的信息化升级改造、科技创新研究、人才强档工程、资源开发利用等缺少必要的资金支持和保障，无法推动档案工作有效运行和良性开展。

四是档案工作压力传导方面的问题。档案工作规范化管理必须有严格监督、检查和评估机制保障，必须对工作实施情况实行跟踪、分析和反馈，持续推动树立档案工作意识，增强工作责任心、事业感，不断提高档案工作的科学化水平。

目前，部分公立医院未将档案工作纳入工作督导考核体系中，有的医院缺少科学、合理的评估标准，未有效组织中期评估和总结评估。档案工作成效未与绩效考核、评先树优挂钩，科室与人员压力传导不够，档案工作开展缺少有效的激励措施。

4.档案工作人员职业能力方面

一是档案工作人员专业能力素质方面。人力资源是第一资源，人才是推动事业创新发展的不竭动力。档案工作在公立医院体系中长期处于“边边角角”，未能得到充分重視。档案工作人员数量配置严重不足，且多是“半路转岗”或“老弱病残”安置人员，工作人员专业知识、能力素质和工作质量不能满足工作需求，人岗匹配度较低。

二是档案工作人员档案收集意识方面。档案接收征集的对象是散失在各部门和个人有价值的各种历史档案和相关资料，收集工作质量的高低，会直接影响到档案业务工作其他环节的工作质量。

目前，公立医院工作人员普遍欠缺“大档案观”工作理念，除单位综合档案室、人力资源档案室等专职工作部门以外，其他岗位工作人员缺少“关注档案工作、重视档案工作、落实档案工作”的意识，定期收集，定期整理、定期归档工作有效落实不够。

三是档案工作人员档案编研利用方面。编研工作是推动医院档案工作从封闭管理走向开放利用的有效途径。“十四五”期间全国档案事业发展规划提出，积极鼓励社会各方参与编研工作，持续加强档案资源的开发利用。

目前，公立医院档案编研利用方面存在着诸多问题。一是医院管理者普遍缺乏编研意识，从而造成档案工作更多的止步于收和管的环节，缺少对档案的开发、创新和利用；二是档案从业者缺乏创新意识，对档案编研范围局限于老观念、老传统以及老范围，仍旧局限于公立医院机构沿革、工作大事记以及院志历史等，对于促进事业发展的编研利用较少，对单位主责主业的支撑保障不够。

三、做好公立医院档案工作相关建议

1.主动作为，创新举措，进一步发挥档案主管部门和行业组织的管理服务职能

一是要在“实”字上找思路。“没有调查就没有发言权，没有深入调研就没有高质量的决策。”作为主管部门，要围绕档案工作最新动态和发展趋势，结合国际档案宣传日、专题活动日等活动，走进基层深入调研，切实了解一线所思所想所需和档案工作存在的问题，做到决策有依据、工作有评估、效能有优化，推动档案工作应管尽管、应归尽归、应改尽改。

二是要在“人”字上齐发动。档案学会等社会组织要回归本质本义，回归到依靠、团结和组织广大档案工作者这一初心，树立以人为本的工作方针，充分发挥学会的桥梁、纽带和引领作用，积极开展职称政策解读、继续教育课程、人员分类培训、选拔拔尖人才以及叙事档案征集等富有成效的活动，凝聚会员参与、满足事业需求、服务社会发展，从而不断提高学会工作成效。

三是要在“活”字上做文章。一是档案工作管理客体是“活”的。要及时厘清管理服务对象，努力做到单位应管尽管，数据应收尽收，考核应评尽评，不断推动实现管理工作全覆盖；二是档案工作方法措施是“活”的。要做到思路灵活，紧跟档案工作规划和发展趋势，开展五星档案室、最美档案人、档案专家库、“档案+”案例、我来讲档案、岗位技能竞赛以及揭榜挂帅等活动，不断激发档案工作新动能；三是档案工作客观环境是“活”的。要深刻领会“管理”到“治理”理念的变化，主动适应信息化条件下档案技术环境的变化，积极满足社会各界对档案利用日益增长的需求。

2.健全体制，深化意识，进一步落实公立医院档案工作的直接主体责任

一是要构建“统一领导+分级负责”的管理体系。要加强对档案工作的重视和领导，将档案工作纳入公立医院管理体系，实施必要的人、财、物和制度保障。健全工作管理体系和工作制度，明确档案工作主管领导、牵头部门、配合科室和协作机制，做到工作有据可循、责任明确、流程顺畅，不断优化医疗卫生单位档案工作体系。

二是要完善“长期规划+年度要点”的发展体系。没有规划就没有执行、落实和发展，没有要点就没有推进工作的落实举措。档案工作要想取得成效，必须统一纳入医疗卫生事业单位长期发展规划和年度工作要点，明确重点环节、落实步骤、推进举措和工作节点，才能确保抓好工作落实。

三是要推动“年度评价+重点督导”的考核体系。必须树立档案工作与公立医院中心工作“同部署、同落实、同考核”的理念，持续完善档案工作目标管理、节点推进、考核奖惩机制，发挥单位督导部门职能，对工作进展及时跟踪监测、汇总分析、优化调整和评估通报，将评估结果作为改进档案工作和加强绩效考核的重要依据。

3.目标管理，内驱提升，进一步提升档案从业者的工作效能

一是要强化个人内驱力。单位通过制定专项考核实施细则，将档案工作考核结果与个人年度考核、绩效评价、职称晋升等工作直接挂钩，变被动管理为主动作为，将知识学习和技能提升转化为个人内驱行为。

二是要提升集体编研能力。档案编研是发挥档案资源价值，推动服务利用的重要工作。要坚持联系实际、立足实用、注重实效的原则，积极开展需求调研，通过多种形式对档案资源编辑、汇总、研究和开发，通过档案编研成果主动索求、在线共享以及联合开发等形式，多途径主动提供档案信息的利用和服务，充分发挥档案资源的实践服务价值。

三是要扩大资源影响力。作为档案资源的收集者、记录者、传承者和服务者，档案从业者要结合医疗卫生行业特点、工作实际和社会需求，统筹建设院史馆、荣誉墙、院史院志、组织沿革、公共卫生纪实等档案数据库，以档案视角全面展现单位发展成就，充分展现单位事业的新变化、新面貌和新气象，不断扩大档案工作认可度和影响力。

基于管理视角，必须从主管部门、行业组织、公立医院全流程视域，不断深化档案工作意识，优化档案工作举措，扩大档案工作影响，持续为医疗事业高质量发展提供支持。

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作者单位：滨州医学院附属医院