新形势下自然资源档案管理工作优化路径探析

摘 要：自然资源档案是对自然资源工作过程中各类文档数据的记载，开发和利用自然资源档案有利于对自然资源展开科学的分配，是我国自然资源工作中十分重要的组成部分。随着经济的快速发展，自然资源档案工作面临着诸多的难题，需要进一步完善。为此，文章着重从新形势下自然资源档案管理工作优化的角度出发，重点阐述了如何在新形势下实现自然资源档案的最优管理策略，以供有关部门参考。

关键词：新形势下；自然资源档案管理；优化策略

自然资源档案在全国档案事业中占有举足轻重的地位，其包含了各级资源行政机关在各种工作和生产过程中所产生的资料。自然资源档案并不局限于书面资料，还有图片和视频等，都是非常有价值的信息。因此，档案管理工作者必须强化自然资源档案的管理，为各项工作的顺利开展奠定坚实的基础，促进社会的健康、平稳发展。随着社会的发展，对自然资源的需求也越来越高，特别是在我国新一轮的改革背景下，将森林产权登记和建设规划等并入国土资源领域，给自然资源的管理带来挑战和机遇，存在各种各样的问题。对此，相关单位要主动转变观念，客观对待这些问题，并采取适当的措施加以解决，更好地发挥自然资源档案的功能，保证社会的平稳发展。

一、在新形势下优化自然資源档案管理工作的重要性

1.减轻工作人员的压力

在我国经济飞速发展的今天，自然资源事业单位信息化建设取得了长足的进步，自然资源档案管理工作负荷和压力也在不断增大。通过优化档案管理模式，可以很好地解决这些问题，使档案管理人员能够有条不紊地处理各类紧急情况，快速查找所需资料的同时，减少员工的工作负担，提高工作效率。

2.为各种政策制定奠定基础

档案信息可以为各种政策的制定提供强有力的依据，对自然资源档案管理提出了更高的要求。但是，由于现行的行政管理方式，使得自然资源档案信息很难得到充分利用。通过优化档案管理模式，可以有效改变这种状况，提高档案管理的质量，充分利用自然资源档案信息，为各项政策的制定和实施奠定坚实的基础。

3. 记录档案管理部门工作

工作日志是一项非常基本的工作。在自然资源管理中，对档案信息的管理同样重要，工作人员应认真、系统地记录每一个部门的工作，既要有特定的工作内容，又要有完整的工作过程记录。另外，在管理工作中会不断有一些新的思路和方式，通过科学、合理的档案收集、整理、归纳，才能更好地利用自然资源档案，将自然资源管理工作推向一个新的高度。

二、我国自然资源档案管理工作的特点

1.具有长久性

自然资源档案管理是一项专业化、系统化的工作，工作人员要花费很多的时间和精力来开展档案的搜集和整理，甚至还有相当复杂的自然资源档案，工作人员要花上几年的工夫才能更好地完善相关的工作内容，其具有明显的长效特征。比如在乡村治理方面，因为农地的配置与农户的权益息息相关，所以在实施过程中农地的配置是非常重要的。既要对有关资料严格核实，又要开展各项计量工作，需要花费大量的时间和精力，给工作人员带来巨大的压力。

2.具有可变性

地籍信息系统是我国国土资源信息系统中的一个关键环节，其数据量大面广，易变特征明显。这项工作与人民群众的日常生活息息相关，并随着时间的变化而不断改变，自然资源档案呈现出不稳定性的特点，需要不断根据变化来调整数据。因此，有关部门应提高对自然资源档案的关注度，时刻为后续政策制定和数据核查等工作做好充分的准备。

3.具有重复性

与以前的国土资源部门相比，如今的自然资源部门拥有了更多的职能。在工作中要处理的事情也变得更为复杂，难免会有重复的现象出现，造成了档案文件在管理上呈现出重复的特征。比如对一片土地展开审核，必须先对该地块展开全面调查，不同部门的管理人员需要收集、整理全面的信息，由多个主管单位共同审核，导致在以后的档案管理工作中存在信息重复的问题。

4.具有时效性

在自然资源管理工作中，要解决由于多种资源利用而引起的争议，就必须查询所涉及的自然资源档案内容，为争端的解决提供依据。

比如如果有完备的档案信息支持，工作人员就能够有数据和信息依据对其展开分析和研究，提高对自然资源的保护。自然资源档案管理工作往往具有时效性，有关工作人员必须主动改变原有的管理观念，采用适当的方法来集成自然资源档案信息，使其实时性得到切实保证。只有有效保障自然资源档案信息的实时性，才能更好地解决资源争端问题。

三、新形势下，我国自然资源档案管理工作面临的问题

1.档案管理模式缺乏创新

长期以来，我国自然资源管理部门对档案管理工作的认识不足。随着社会的发展，档案工作也日趋复杂化。在工作实践中，档案管理人员基本上把自然资源文件当成一般的材料来处理，使用的管理方法也较简单，缺少主动的工作创新意识和能力。

事实上，与其他管理工作相比，自然资源档案管理更加烦琐和复杂，所包含的内容也具有一定的长期特征，传统的工作方法很难取得令人满意的结果。另外，自然资源档案管理人员没有正确认识档案管理工作的重要性，有的管理人员认为档案管理是一项独立的工作，与其他工作无关，造成自然资源档案工作“孤岛”效应，很难有效发挥其应有的作用。

2.档案管理人员工作能力不足

随着信息技术的迅速发展，档案管理信息化已是大势所趋，并对工作人员的素质要求也越来越高，不但要求其具有扎实的档案知识和管理技巧，还要会使用电脑等现代信息技术手段。另外，还需要提高管理人员对有关专业知识的了解，以防止工作人员对自然资源的认识不足，造成资源分类失误、漏选等现象。高密度的工作给自然资源档案管理人员带来压力，使其产生一定的消极情绪，工作效率降低，引发一系列的问题。

3.缺少完善的工作机制

要做好自然资源档案工作，必须有健全的制度保障。当前，在自然资源档案工作中缺少统一的规范机制，档案的管理方法和内容通常是通过各业务单位来决定的，可能会出现信息不对称、遗漏等问题，造成不同地区、部门之间的责任不清，降低了整个档案管理的质量。

4.信息技术在档案工作中的应用不够

随着信息技术的迅猛发展，档案管理信息化是大势所趋。面对日益增多的自然资源档案，采用传统的人工管理模式已难以适应新时代的发展需要。从目前的状况来看，自然资源档案管理最主要的问题是现代化的设备设施不完备和信息化基础建设不健全，阻碍了档案信息化建设。

四、新形势下自然资源档案管理工作对策

1. 提高数字化档案质量

在信息化时代背景下，对自然资源档案数字化处理是一种必然的发展趋势。利用信息技术，可以对数字档案实施数字化存储、多媒体展示以及网上查询等操作，具有信息共享等诸多优点。在此基础上，实现对自然资源档案数字化加工与管理。例如，利用数字技术对传统的纸质文件展开数字化处理、构建数字文档库以及数字化文档信息共享平台等。利用数字档案系统，能够对自然资源文件网上查询、远程利用以及资源共享，从而提升其工作效能与服务品质。

2.促进情报交流与协作办理

随着数字经济的发展，自然资源的使用与管理日趋复杂化、多样化，其所涵盖的行业范围也越来越广。因此，如何有效实现自然资源数据共享与协作，是实现对其有效管理的重要手段。自然资源档案管理部门应当提高信息分享与协作处理的能力，构建一个信息共享的平台，让各资源管理部门能够信息交互与协作，从而提升资源管理的总体效率与协同效应。通过该平台，各个单位能够实现资源管理和信息的交流与协作，实现对各种资源的有效使用。通过这种方式，可以大幅提升自然资源的总体效益，为资源的可持续发展提供更为有力的支撑。

3.推动大数据等技术的发展

随着数字经济的发展，对自然资源档案工作人员提出了越来越高的要求。利用大数据、人工智能等先进的技术，可以实现快速处理与分析大量的自然资源数据，从中提炼出有价值的信息，大幅提高自然资源档案管理工作效率与准确性，使国家、地区自然资源管理部门能够及时掌握自然资源现状及发展态势，并为相关部门的决策制定提供科学依据。

4.加强对自然资源档案的利用

在新的历史条件下，档案管理工作人员为了更好地适应用户的需要，必须站在用户的角度开展工作。为了达到这一目的，应针对用户不同的需要和实际情况，对其展开多样化的服务。首先，将自然资源档案展开数字化转换，把传统的纸质文件转换成电子文件，使其能够方便存储、管理和查询；其次，通过构建数字档案共享平台，使各部门之间能够实现数据共享，使各个部门能够更容易地获得自己需要的数据；最后，为方便使用者快速、准确地查找到所需要的自然资源文件，还应为其提供相应的查询服务。在此基础上，可以提出一套针对不同业务需要、不同情景的自然资源文件开发与利用方法。为自然资源档案工作人员提供多种的信息技术，使其更好地适应各类使用者的需要，提升其工作效能与使用者的满意度。

5.加强对档案管理工作的重视

自然资源档案管理工作者要对档案开展全面的整理、分析，提高对档案管理工作的重视度。首先，要从档案的保密和备份等方面入手，加大对自然资源档案的保护力度。在机密性上，要按照不同的级别、时期，对不同类型的文件实行分级保护，做好相关的安全工作，保证文件不会被泄露。对于数据的备份，自然资源部门应制定相应的备份方案，并对其及时备份，以避免由于系统的损坏或其他因素造成档案损毁。同时，要根据档案的类别，制定相关的使用制度，确定其使用的范围与条件，确保自然资源档案规范、合法使用。

6.加强规范化和标准化工作管理

档案管理工作者要保证收集资料的准确、可靠，就必须制定一套规范的工作程序。首先，要制定一套标准化的工作程序，明确各环节工作程序、职责。应包含收集、整理和编目、储存、查询、借阅以及销毁等所有环节；其次，要建立档案资料规范化管理模式，对数据格式、内容和名称等开展规范管理，保证档案管理的统一性、规范性。为了满足日益发展的需要，应优化自然资源档案管理工作流程，并在实际工作中加以改进。在此基础上，可以制定一套完善、符合我国国情的规范标准，包括资料收集、整理和编目、储存、检索、借阅以及销毁等内容。

7.提高风险控制和突发事件处理能力

在新的历史条件下，我国的自然资源档案工作面临着诸多的风险与安全问题。在此基础上，可以制定一套完善、持续、可操作的措施，包括对自然资源档案风险评价以及加强对自然资源管理工作的指导两个部分，确保自然资源档案的安全、稳定；其次，要监测档案的存取、修改、传输等环节，一旦出现不正常的现象，可以立即发出警报，并及时处理。同时，要针对各类突发情况，建立完善的应急反应机制，保证档案的安全性与稳定性。

8.注重档案管理人员的培训

档案管理人员的综合素质高低与档案工作质量有着一定的关系，在自然资源档案管理优化工作中，要加强对工作人员的培训指导，提升其档案管理能力和素养，更好推进自然资源档案管理工作的开展。一是要对工作人员展开经常性的业务培训。由于自然资源档案工作具有很强的专业性和特殊性，工作人员要具备较高的专业素质，有关单位应经常开展专业的培训，培训的内容并不局限于档案管理，还要考虑到自然资源的特殊性；二是增强员工的保密意识。有些自然资源档案信息具有高度机密性，工作人员应具有较强的安全保密意识。三是提高员工工作技术水平。自然资源档案工作是一项实践性很强的工作，对工作人员的素质提出了较高的要求。其中，既包括档案资料的搜集和整理，也包括档案的记录和鉴定。随着熟练度的提高，工作人员的工作能力也会随之提高；四是建立健全奖惩机制。各单位要对员工开展绩效评估，对绩效差的员工给予相应的处罚，对优秀的员工也要给予适当的表彰，可以将物质报酬和精神报酬相结合，让所有的档案管理者都能积极投入工作，提高工作效率。

五、结束语

综上所述，再新的时代背景下，自然资源档案工作面临着数字化、应用信息技术、信息共享以及服务多样化的要求。因此，必须加强科技支撑与人才支撐，强化信息共享与协作，提高资源管理的总体效率与服务水准，以适应人们多样化的服务需要。

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（作者单位：山东省郯城县自然资源和规划局）

作者简介：袁伟（1978—），女，汉族，山东临沂人，本科，馆员，研究方向：档案管理。