信息化环境下文书档案管理的优化与实践路径探析

摘 要：信息化时代，各种信息技术日益成熟并广泛应用到各行各业中。文书档案作为档案管理中重要的组成部分，也紧跟时代发展步伐，通过信息技术在不断改进和优化。作为企事业档案管理工作的重要组成部分，文书档案记录了企事业单位的工作业绩，并体现了其管理水平。信息技术的应用，使纸质档案向电子档案方式过渡，创新文书档案的管理方式是今后发展的必然趋势，提高管理质量与效率，确保文书档案管理的便利性与精确性。文章将文书档案管理的信息化发展作为切入点，针对当前文书档案信息化管理中存在的问题展开简要分析，提出相关创新策略，并积极引入现代化工具，规范信息化管理模式，以提高信息化管理工作质量。

关键词：文书档案管理；信息化环境；优化

中图分类号：G275.2 文献标识码：A

在企事业单位的档案管理工作中，文书档案是密不可分的重要组成部分，它在记录企事业单位蓬勃发展过程的同时，还真实、详细地记录了时代中发生的重大事件。信息化时代，随着信息技术在档案管理工作中的广泛应用，传统纸质档案管理正再被信息化档案管理手段逐渐取代。信息化管理正在成为档案管理的重要方式。文书档案管理信息化，并不是简单将原有的纸质档案转化为电子档案，而是在转化为电子档案的同时，保证电子档案的存储安全性、传递快捷性，并提供可靠的利用性，让文书档案在企事业单位乃至社会中发挥出最大的价值，创造更多的经济价值。

一、文书档案管理工作优化创新的重要意义

在众多档案类型中，文书档案有着与众不同的特点。首先，内容丰富，覆盖范围广泛。其真实记录了企事业单位工作的情况，并通过多种方式实现存储、分类；其次，文书档案的基础是文书工作，在形式上来说，文书档案和文书工作密不可分，紧密联系，文书工作的质量影响了文书档案的质量，而文书档案的质量又影响着整个档案工作的质量；再次，文书档案管理对象众多，而管理的重点更倾向于收集和存储，以确保文书档案内容的完整性和准确性，为企事业单位后续工作的顺利开展，提供翔实的信息和资料；最后，作为档案管理工作的重要内容之一，文书档案要具有标准性和规范性。由此可见，在信息化时代背景下优化、改进文书档案管理模式有着重要意义。

1.文书档案信息化管理更加方便、快捷

文书档案管理因其自身特点，是一项周密、细致、烦琐的工作。在传统文书档案管理中，主要是依靠人工对各类资料、信息收集、分类、纸质化存储，要求文书档案工作人员要时刻保持精神高度集中，对所管理的文案档案认真处理，避免发生错误，一旦出现失误，会导致之前的工作前功尽弃，延长了整体工作时间。在对文书档案的检索、利用中，人工操作无疑费时费力，效率较低。而随着信息化时代的到来，以计算机、互联网、人工智能为主的信息技术日益成熟并广泛应用于各行各业，文书档案管理工作信息化也正在普及。计算机对各类资料、信息、数据的分析、处理能力远超人工，将计算机等信息技术应用于文书档案管理工作，能够快速提高文书档案管理工作的效率，在缩短了工作时间的同时，也有效保证了文书档案的准确性和完整性，事半功倍。文书档案信息化管理，只需要工作人员能够熟练操作计算机及相关配套软件，方式较为简单。

2.确保文书档案在传递过程中的隐秘性和安全性

将文书在企事业单位各部门之间传递，是文书档案管理部门的重要职责之一。在传统工作模式下，由于工作人员自身能力、工作态度等原因，经常会出现文书传递不及时、破损甚至丢失等问题，如果是企事业单位的核心机密文书被丢失或者破损，就会给企事业单位带来无法估量的损失。通过文书档案信息化管理，以上问题都会被轻松解决，只要企事业单位建立一个内部的局域网，通过内部平台发送电子文档，就能确保文书档案在各部门之间安全、完整、快捷地传递。企事业单位在建立局域网的同时，一定要树立安全保密意识，规避信息被泄露的风险。

3.可有效提高文书档案管理效能

随着时代的进步与社会的发展，企事业单位的文书档案管理范围越发广泛，内容和形式更加多样化，为了对文书档案开展更行之有效的管理，档案管理信息化建设是必然趋势。只有实现了文书档案的信息化管理，才能高效、快捷、安全、完整地实行文书收集、存储和传递，才能有效提升文书档案管理效能。

二、信息化背景下文书档案管理应需具备的条件

1.要有高素质的档案管理人才队伍

在政府机关、事业单位以及企业的发展历程中，文书档案管理工作起到重要作用，但受文書档案工作自身性质的影响，在实际的开展过程中需要耗费较长的时间，工作效率较低，档案管理的时效性与精准性受到直接影响。因此，必须构建一支高素质且基本功过硬的管理团队，改变当前存在的问题。信息化时代，文书档案管理工作无论从内容还是方式上都有了较大的变动，纸质化档案正在被电子化文档所取代，要求文书档案管理工作人员除了具备文书工作的素质外，还要加强对信息技术尤其是计算机技术的掌握，要明确文书档案信息化管理的重要性和重要作用，配备一支高素质的档案管理人才队伍。

2.完善基础软硬件设备设施

完善的软硬件基础设备设施是文书档案管理信息化建设的基础。文书档案管理是一项系统性工作，除了硬件，如计算机、扫描仪等的配备，还需要与之相配套的软件和可放置的空间，因此，文书档案管理信息化建设需要投入一定的资金和人力、物力。同时，企事业单位要清醒地认识到，软硬件基础设备设施的建设完成后，还需要提高相关工作人员的操作能力，应将员工的信息技术能力培养提上工作日程。只有完善的基础设备设施、可熟练操作设备设施的档案管理人员，才能真正建立文书档案信息化管理体系，让文书档案管理工作向着现代化方向过渡，对其实行精确的分类与编码。

3.档案管理人员要具备信息化管理理念

随着计算机与网络在各个领域得到广泛应用，如何将现代信息技术融入文书档案管理工作中是企事业文书档案工作者需要认真思考的问题。时代的进步要求档案工作者要紧跟时代思想潮流，坚持与时俱进，在档案管理工作中树立信息化管理理念，转变传统的工作思想，加快纸质化文档向电子文档的快速转换，在原有文书工作的基础上，熟练掌握计算机操作等信息技术，完善文书档案管理工作的信息化流程，推进文书档案管理现代化建设进程，提高档案管理工作的效率。

三、文书档案管理工作中存在的问题

随着信息技术在企事业单位文书档案管理工作中的应用，原有的管理工作模式也随之发生转变，不仅更加方便、快捷，满足了企事业内部信息共享的需要，还为企事业单位事业的发展提供了助力。信息技术的融入，必将对文书档案管理工作者的能力提出了更高的要求。文书档案管理者要在工作中不断提高自身素质，通过不断总结来创新档案管理模式，加快文书档案管理现代化的步伐。尽管大部分企事业单位已经认识了文书档案管理信息化建设的重要性，但在建设过程中依旧存在问题。

1.文书档案管理理念没有跟上时代步伐

文书档案主要记录的是企事业单位各类重要信息及其历史资料，为企事业单位的领导提供了重要的决策依据，因此，文案档案管理工作虽然平凡却极为重要。但就目前来看，企事业单位的文书档案管理工作者尚未意识到此项工作的重要意义，还沿用传统陈旧的观念对待文案档案管理工作，未树立全新的工作理念，在信息化时代还不能充分采用信息技术提高文案档案管理工作的效率，无法有效提高文案档案管理工作的水平，影响了企事业单位的快速发展。

2.烦琐的工作流程导致大量资源浪费

由于文书档案管理没有树立全新的管理理念，未紧随时代步伐，企事业单位文书档案管理流程拖沓、烦琐，审批过程漫长，导致在实际工作中浪费了大量的人力、时间。从本质上来说，是文案档案管理人员素质存在差异，没有树立全新的管理理念，没有优化工作流程，由此导致工作效率低下，工作人员积极性不高，不符合文书档案信息化建设的要求。

3.文书档案管理工作人员缺乏保密意识，存在较大风险

计算机及互联网等信息技术在文书档案管理工作中的应用，为企事业单位的信息存储、传递带来了极大的便利，尤其是纸质文档转化为电子文档，存储空间小，传递迅速。但如果管理者缺乏足够的安全保密意识，就会出现单位机密文件被泄露等较大风险。甚至由于网络安全意识不足，在企事业单位内部局域网未安装防火墙等保护软件，容易遭到别有用心的人恶意入侵，盗取机密文件。这些机密文件的泄露或者被盗取，会给企事业单位带来较大的经济损失。

4.缺乏专业管理人才

信息技术的应用进一步提高了对文书档案管理工作者的要求，档案管理工作人员在新的时代要面临新的机遇和挑战，尤其是以往的学习内容和工作方式也随之改变。文书档案管理岗位的从业人员，尤其是老员工接受新鲜事物的能力较差，习惯于传统的工作方式，对于信息化管理相对排斥，依旧采用传统的方式存档与查找，使工作效率和质量很难提高，无法满足新时代的档案工作的要求。

四、信息化环境下文书档案管理工作优化与实践路径

文书档案管理是具有较强社会属性和服务属性的工作。通过对文书档案开展有效管理，才能充分体现其服务性，并通过现代化信息技术的应用，为整个社会做出重要贡献。在档案管理工作信息化建设过程中，作为重要组成部分的文书档案管理，要紧跟整个档案管理工作的步伐，在信息化环境下不断优化。

1.文书档案管理工作人员要树立信息化管理理念

通过先进的现代化管理理念指导文书档案管理的信息化进程。首先，作为文书档案管理的工作者要充分接受、理解、树立信息化管理理念，摒弃传统工作观念，通过思想的转变，切实落实好文书档案管理中信息技术的运用，优化工作流程，节约时间和人力成本，保证文书档案在企事业内部安全、快捷的收集和传递；其次，作为档案管理工作领导人员，要制订与自身单位发展相适宜的信息化建设计划，有步骤、有目标地增加文书档案信息化管理所需的软硬件基础设备设施、人员和资金配置，为企事业单位文书档案管理工作信息化建设提供有力的保障。

2.在企事业内部搭建信息平台，实现各部门资源共享

传统的企事业内部文书档案都是通过人力来传递的，浪费了大量的人力和时间，更是流程烦琐的根源所在。实现了文书档案信息化管理后，可以通过网络，以电子文档等形式快速传达到各个部门。因此，在企事业单位搭建信息共享平台尤为重要。科学搭建信息共享平台，不仅可以有效提高文书档案管理人员的工作效率，使文书资料能够安全、快捷传递，还可以针对文书档案的工作性质，建立文书档案加工系统，处理文书档案中的资料，减少人工投入，实现文书档案管理工作自动化。

3.打造高素质档案管理团队

文书档案管理是企事业档案管理工作的重要组成部分。因此，文书档案管理工作水平的高低是衡量单位档案管理水平的重要标准。如何在信息化环境下保持文书档案管理工作合理化、科学化、规范化开展，要求企事业单位应有一支高素质的专业化管理团队，才能保证文书档案管理工作不偏离发展方向，通过信息技术提高档案管理工作效率。要有专业的人才配置，尤其是规划型人才，在文书档案管理信息化发展方向上，起到正确引导作用，保障文书档案管理工作科学性、合理性、规范性开展。加强文书档案管理人员的信息化技能培训，尤其是提高计算机应用水平，使其具有过硬的基础能力，满足文书档案管理信息化建设的需求。

4.要高度重视并不断挖掘文书档案价值

信息化时代，各种信息在社会快速传递，并创造出极大的价值。企事业文书档案具有真实、可靠、内容广泛的特点，具备了重要的价值，成为企事业在各领域发展的重要参考依据，应受到格外重视，并充分挖掘其内在的价值。

企事业单位要充分认识文书档案的重要价值，并加大保密安全措施，不仅要加强工作人员的保密意识培训，设立严格的保密制度，还要加强和专业的信息技术公司合作，共同开发保密软件和防病毒软件，不论从设备设施硬件上还是软件上杜绝泄密风险。

第三，在有效的安全保密措施下，为了充分发挥文书档案的利用价值，企事业单位要建立信息共享平台，在满足本单位的使用需求外，可通过一定的信息化手段，如数字水印等手段，将文书档案适当整理后放到信息共享平台，实现合理的二次利用。

五、结束语

综上所述，文书档案是企事业单位发展历史的详细记录，为企事业单位在各种决策中提供了重要的资料依据，在企事业单位的发展中发挥了重要作用。作为档案管理工作的重要组成部分之一，文书档案要紧随档案整体工作信息化建设的步伐，积极利用以计算机、互联网等为主的信息技术，通过搭建的内部信息共享平台，将文书快捷、安全、及时传递给各个部门。企事业单位要高度重视文书档案的作用，加大对文书档案信息化建设所需的资金、软硬件设备设施的投入，并组建一支既具备文书专业素质又精通计算机技术的综合型人才队伍，从而保障文书档案管理信息化建设顺利开展。在信息化环境下，实现文书档案管理现代化具有重要意义，不仅使档案管理工作更为高效、安全，还有效提高了档案资源的利用率，充分发挥社会价值，从而促进了企事业单位健康、稳定的发展。

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作者单位：无棣县公共就业和人才服务中心

作者简介：杨静（1983—），女，汉族，山东无棣人，本科，副研究馆员，研究方向：档案数字化、机关档案、信息资源开发与利用、档案学基础理论与发展。