乡镇档案数字化管理的现状及策略研究

摘 要：乡镇档案数字化管理是实施《乡镇档案工作办法》的核心环节，体现了技术进步对于传统档案管理模式的更新需求。文章深入探讨了乡镇档案数字化管理的重要性，并指出在工作过程中遇到的主要问题，如数字化标准与规范不完善、档案管理技术及设备设施落后、资金支持不足以及人员专业能力不强等。针对这些问题，文章提出了一系列解决策略，旨在有效提高乡镇档案数字化管理的质量和效率。

關键词：乡镇档案；数字化管理；意义；现状；策略

中图分类号：G270 文献标识码：A

乡镇工作的复杂性和系统性需要档案管理既要高效又要便于检索，而传统的手工式档案管理方式已经难以满足这些需求。随着数字化技术的发展和软件技术的进步，档案数字化管理成为解决这一问题的有效途径，不仅提高了档案管理的效率和实效性，简化档案借阅流程，还提升了档案的利用率。因此，研究乡镇档案数字化管理策略，对于提升乡镇档案管理工作的质量和效率具有重要的现实意义。

一、乡镇档案数字化管理的意义

1.提高工作效率

随着信息技术的快速发展，数字化档案管理已成为提高乡镇工作效率和管理质量的重要工具。在传统的档案管理过程中，由于内容繁多、程序复杂以及管理的多元化特征，工作人员往往面临巨大的工作压力和效率低下的问题。数字化档案管理通过利用先进的信息技术，实现了档案信息的电子化处理和管理，不仅极大地提高了档案检索和利用的效率，还有助于档案信息的安全保护和长期保存。数字化档案管理的实施，允许管理人员高效整理、处理和分类档案信息。通过建立统一的数字化档案库，实现档案资源的集中管理和共享，极大地方便了用户的访问和使用。同时，也提高了档案管理工作的透明度和公开性。总之，随着数字化技术的不断进步和应用，数字化档案管理已成为提升乡镇档案管理效率和质量的关键手段。它不仅能够显著提高工作效率，还能确保档案管理工作高质量完成，对于促进乡镇工作沿着稳定和健康的方向发展具有重要意义。因此，加强数字化档案管理，推动档案工作的现代化，是实现乡镇管理科学化、规范化的重要途径。

2.更新管理方式

随着社会经济的不断发展和科技的日新月异，档案管理工作面临着更新换代的重要任务。传统的纸质档案管理方式已逐渐不能满足现代社会的需求，特别是在乡镇基层单位，更新管理方式显得尤为迫切。首先，现代化技术，特别是信息技术的应用，为档案管理提供了新的解决方案。通过数字化转型，不仅可以有效保存和管理大量档案资料，还能够提高档案检索和利用的效率，实现资源的最大化利用；其次，将档案管理与互联网技术紧密结合，可以拓宽档案服务的范围和深度，使得档案管理工作更加透明、便捷。最后，对于累积的大量纸质文件资料，通过数字化处理不仅可以提供更好的保护，还能有效节约物理空间，减少纸张使用，符合绿色环保的理念。因此，作为档案管理人员，需要充分认识到更新档案管理方式的重要性，并应积极探索和实践新的管理方法，以推动乡镇档案管理工作的进步和发展，不仅是时代发展的要求，还是档案管理工作适应社会变革、服务社会发展的必然选择。

二、乡镇档案数字化管理的现状

1.档案数字化标准和规范缺失

乡镇档案数字化管理在推进过程中确实遇到了一系列问题和挑战，其中，最为显著的便是档案数字化标准和规范的缺失。首先，由于我国各地区发展水平、资源配置以及技术应用存在差异，乡镇在档案数字化管理过程中往往没有统一的操作标准或规范可循，导致不同乡镇在实施档案数字化时会根据自身条件自行决策，从而使得数字化档案在格式、质量、可检索性等方面出现较大差异。这种差异不仅影响档案的整体质量，还降低了档案的使用效率，使得档案的共享和利用面临阻碍；其次，在档案数字化管理中，如何有效保证数字化档案的长期保存，并防止档案丢失、损坏或过时是需要重点解决的问题。然而，当前许多乡镇在这方面缺少明确的规范和指导，不仅增加了数字化档案管理的难度，还无法有效保障档案的安全和完整。长此以往，可能会导致重要历史和文化资料的永久损失，对乡镇的文化传承和历史研究造成不利影响。

2.档案管理技术和设备设施不够先进

在乡镇档案数字化管理过程中，技术与设备设施的不足是一个显著问题。尽管数字化管理的核心在于背后的数字技术应用，但现实情况是这些技术在许多乡镇并未得到广泛应用。原因在于最新的数字化技术和设备设施往往需要较强的技术更新和维护，直接导致管理人员无力跟上技术发展的步伐，结果便是技术与档案管理工作之间出现了不匹配的现象。一方面，是日益增长的数字化管理需求；另一方面，则是落后的技术和设备设施无法满足这些需求。最后，基础设备设施的落后也是一个制约因素。在很多乡镇，即便是基本的计算机设备和网络连接也可能不尽如人意，更不用说应用更高级的数字化技术和软件系统。由于这种基础设备设施的不足，不仅影响档案数字化进程的效率，还可能影响档案信息的安全性和可靠性。因此，乡镇档案数字化管理的现状面临着技术和设备设施不够先进的双重挑战，不仅限制了数字化档案管理的质量和效果，还阻碍了乡镇工作在信息化时代的进步。

3.资金投入不足

乡镇档案数字化管理是推动地方治理现代化的重要举措，但在实际推进过程中，资金投入不足成为一个显著的问题。首先，对于乡镇档案数字化项目的初期投入，由于缺乏足够的资金支持，很多乡镇难以启动或维持档案数字化的基础工作，包括购买必要的硬件设备设施、软件系统以及人员培训等，这些都需要较大的资金支出；其次，档案数字化不是一次性工作，而是需要持续投入的长期工程。在维护更新、数据存储、安全保护等后期工作中同样需要稳定的资金来源。然而，乡镇财政收入有限，且往往需要优先考虑基础设施建设、民生改善等方面的支出，档案数字化管理很难获得持续的财政投入。最后，资金不足还直接影响档案数字化的质量和效率。由于缺乏专业设备设施和技术支持，一些乡镇在数字化过程中可能采取低成本、低标准的方式，在一定程度上降低了数字化档案的可用性和安全性。同时，人员培训不足也成为资金短缺的间接后果，导致档案管理人员难以有效使用新技术和方法，影响数字化档案的管理和利用效率。

4.人员培训和专业知识缺乏

首先，随着信息技术的快速发展，档案数字化管理要求档案管理人员不仅要具备传统的档案管理知识，还需要掌握云存储、大数据处理等高新技术。然而，许多乡镇档案管理人员在信息技术方面的知识相对薄弱，难以满足档案数字化的需求；其次，乡镇档案管理人员普遍面临专业培训不足的问题。由于资源分配的限制，他们往往缺乏获取最新档案管理理论和技术的培训机会和渠道。再次，档案管理工作的特殊性要求管理人员不仅要具备专业技能，还需要有政策理解能力和服务意识，但目前这方面的培训几乎不存在；最后，专业知识的缺乏直接影响档案数字化的质量和效率，容易导致档案资料在整理、归档、检索等环节出现错误，甚至可能导致重要档案的遗失或损坏。因此，加强档案管理人员的专业培训，提高其信息技术应用能力和政策理解能力，是提高档案管理工作质量和效率的关键。

三、乡镇档案数字化管理的策略

1.完善数字化管理制度

在乡镇档案数字化管理的策略中，完善数字化管理制度是一个关键环节。需要建立一套科学、规范且细致的管理制度，以确保数字化档案管理工作能够高效、有序开展。首先，管理制度应具备强大的规范性和指导性，不仅能有效约束和指导工作人员的行为，确保按照既定规则和流程执行任务，还能在一定程度上引导乡镇人员的行为，推动规范化、科学化的工作方式；其次，制度建设需注重细节和可操作性，通过不断丰富和完善管理细则，提供清晰的工作依据，增强工作人员的执行力和工作效率。随着技术的快速发展，数字化档案管理的技术手段和管理模式也在不断更新。因此，管理制度需要具备一定的灵活性和适应性，能够及时反映和适应这些变化，保证制度内容与实际工作需求相匹配。最后，制度的修订和优化应成为一个持续的过程，通过科学化的工作反馈机制，实时收集工作中遇到的问题和挑战，明确制度改善的具体要求，从而指导制度的发展和完善方向。总之，完善数字化管理制度是乡镇档案数字化管理工作的基础，需要建立一套科学、规范、细致且能够适应技术发展的管理制度。通过不断优化和完善管理制度，可以有效指导和规范工作人员的行为，提升工作效率和质量，确保数字化档案管理工作顺利开展。

2.加强技术设备与基础设施升级

乡镇档案数字化管理是提升地方治理现代化水平的关键措施。通过加强技术设备与基础设施的升级，可以有效保障档案数字化转型的成功。这一过程不仅能显著提高档案工作效率，还有助于实现档案信息资源的现代化管理。首先，乡镇应投入必要的资金用于采购高性能的数字化扫描设备和存储设备。高质量的扫描设备能够确保档案资料在数字化过程中的清晰度和准确性，而稳定、可靠的存储设备则是保证数字化档案长期保存不受损失的关键。此外，引入先进的服务器和云存储技术，可以提高数据的存取速度和安全性，确保档案资料能够即时共享和远程访问；其次，建立健全网络基础设施和数据安全系统。对于乡镇来说，网络基础设施的完善直接关系到数字化档案的传输效率和范围。因此，需要通过铺设光纤、增设无线接入点等方式，提高网络覆盖范围和速度。同时，加强数据安全措施，如采用防火墙、入侵检测系统以及数据加密技术，保障数字化档案在传输和存储过程中的安全性；最后，实施动态监控和评估机制。通过建立一套科学的评估体系，定期对技术设备和基础设施的运行状态、数据安全以及人员操作效率等方面展开监控和评估，及时发现问题并采取改进措施，确保数字化管理工作的持续优化和提升。总之，加强技术设备与基础设施升级是乡镇档案数字化管理的重要环节。通过持续的技术更新、网络基础设施完善、人员能力提升以及动态监控评估，可以有效推进乡镇档案数字化管理工作，为地方治理现代化贡献力量。

3.加大资金投入与政策支持

乡镇档案数字化管理是推进档案工作现代化的关键步骤，对于提高乡镇治理效率和服务能力具有深远影响。实施档案数字化管理不仅可以加强档案的信息化、网络化、智能化水平，还能有效提高档案资料的利用率和保护能力，进而促进乡镇行政决策的科学化和精准化。这一过程需要大量的资金支持和相应的政策配套，应加大资金投入，确保充足的财政资金和技术资源。同时，完善相关政策法规，为档案数字化提供政策保障，是确保乡镇档案数字化管理项目顺利开展的关键。通过双管齐下策略，可以有效促进乡镇档案管理工作的现代化进程，为乡镇治理和服务水平的提高奠定坚实基础。首先，政府应当增加对乡镇档案数字化项目的财政预算和资金支持，确保项目的顺利启动和持续运营。包括为采购设备、建设基础设施、聘请专业人员等提供必要的资金保障。同时，可以通过设立专项基金或补贴政策，鼓励和吸引社会资本参与乡镇档案数字化建设，形成政府主导与市场驱动相结合的投资机制；其次，从政策层面，国家和地方政府应出台相关政策法规，明确乡镇档案数字化管理的标准和要求，为项目实施提供法律和政策指导。此外，还应加强对乡镇档案工作人员的培训和能力提升，通过制订相应的教育计划和培训课程，提高他们的信息化知识和技能水平，确保能够有效管理和利用数字化档案；最后，政府应积极推动跨部门合作，建立档案资源共享机制，促进乡镇档案数字化管理与国家电子政务系统、数字乡村建设等相关工作的融合发展，实现资源共享、优势互补，提高整体工作效率和服务质量。总之，通过确保充足的资金支持、出台配套的政策法规、加强人员培训和推动跨部门合作，可以有效推动乡镇档案数字化管理工作的深入开展，为乡镇治理和服务水平的提高提供有力支撑。

4.加强乡镇档案数字化管理人员培养

乡镇档案数字化管理的有效实施，核心在于专业人才的培养。乡镇需要从多个维度加强人才培训和能力提升，确保档案管理水平和服务能力同步提高。首先，建立持续的培训机制。乡镇应定期组织档案管理人员参加数字化管理的专业培训，不仅要覆蓋基础的档案数字化知识，还要包括最新的档案管理技术和趋势，如云存储、大数据分析等。通过不断更新知识体系，提高档案管理人员的专业能力；其次，鼓励实践与创新。在日常工作中，应鼓励档案管理人员积极探索数字化管理的新方法、新技术，将理论知识与实践相结合，不断提高工作效率和质量。同时，对于在数字化管理实践中取得显著成绩的个人或团队，应给予表彰和奖励，激发全体人员的积极性和创新意识；再次，加强跨领域人才培养。档案数字化管理不仅需要档案学专业知识，还需要计算机科学、信息技术等多领域知识的支持。因此，乡镇应与高校、研究机构等合作，通过跨学科培训、实习等方式，培养既懂档案学又精通信息技术的复合型人才；最后，建立长效激励机制。通过设立专项基金、改善职业发展通道等措施，为档案数字化管理人员提供持续的学习、研究和发展平台。同时，完善考核评价体系，将数字化管理能力作为重要的考核指标，确保档案管理工作质量不断提高。总之，通过建立持续的培训机制、鼓励实践与创新、加强跨领域人才培养以及建立长效激励机制，可以有效提升乡镇档案数字化管理人员的专业能力，为乡镇档案管理工作的高效、有序运行提供坚实的人才支持。

四、结语

总之，乡镇档案的数字化处理对于资料的保护和信息检索起到关键性作用。随着数字技术的日益进步，使用领域持续扩大，逐步成为档案管理的重要组成部分，助力档案管理步入新的发展时期。虽然在数字化档案管理方面还面临一些挑战，但是发展前景仍然看好，为乡镇步向新的发展水平提供了坚实的基础。管理者需要持续改进管理方式，在确保档案资料安全的同时，提高档案的使用效率，以此促进乡镇的可持续发展。

参考文献：

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[2]吕少红.乡镇档案数字化管理的困境以及对策[J].办公自动化，2023，28（19）：41-44.

[3]蒋淑敏.乡镇数字化档案管理存在的问题及对策研究[J].工程与建设，2022，36（2）：519-520+525.

作者单位：山东省沂水县杨庄镇人民政府

作者简介：李经芳（1979—），女，汉族，山东临沂人，本科，馆员，研究方向：档案管理。