新时代利用信息技术加强机关机要档案管理工作的研究

摘 要：新时代背景下的档案信息化战略转型应聚焦于档案资源的数字化、内容的数据化、平台体系的构建、管理的智能化以及服务的网络化。作为一项复杂而艰巨的系统性工程，档案信息化战略转型对档案管理工作提出了新的挑战和要求，这一转型不仅涉及技术层面的更新换代，还涉及档案管理理念和方法的根本变革。文章以机要档案为研究对象，旨在探讨新时代机关档案管理部门如何运用信息技术提高自身管理水平，从而更好地为党和国家各项事业提供服务。

关键词：信息化；机要档案；管理工作

中图分类号：G271 文献标识码：A

随着信息技术的飞速发展，传统的档案管理方式已经无法满足现代社会对信息高效、安全、保密的需求。新时代背景下，机关机要档案管理工作面临着新的挑战和机遇，如何利用信息技术加强机关机要档案管理工作、提高档案管理效率、保障档案的安全性和保密性是当前亟待解决的问题。

一、加强机关机要档案信息化建设的意义

机关档案是指机关在各项公务活动中形成的、对国家及社会有查考、利用和保存价值的各种载体的档案。机关公务活动产生的机要档案包含敏感信息和重要数据，其保密性和准确性要求极高。新时代背景下的档案信息化战略转型意味着必须在确保档案安全的前提下，高效数字化处理和管理机要档案，不仅涉及技术层面的创新，如建立智能化检索系统、应用数据加密技术等，还需要深入思考档案管理的策略，如档案权限管理、电子档案的长期保存和利用等。因此，利用信息技术加强机要档案管理工作具有重要的现实意义。

1.加强档案工作专业性、准确性和安全性

现代信息技术，如人工智能、知识图谱、数据挖掘等逐渐被应用在档案管理中，不仅改变了传统的档案服务模式，还为档案工作者和公众提供了更智能、高效的服务方式。信息技术的应用不仅能保证档案的准确和安全，还方便了人们利用档案。因此，利用信息技术驱动机关机要档案管理的现代化已成为提高机要档案工作水平和服务质量的关键。

2.提高档案管理人员的工作效率和管理水平

加强机关机要档案信息化建设，有利于完善档案信息化管理系统。档案信息化管理系统能够实现档案的分类、索引和备份，确保档案信息的准确性和完整性。档案信息化管理系统还可以有效监控档案被访问和使用的次数，加强机关机要档案的安全管理，减少人为因素导致的档案损失，提高档案管理人员的工作效率和管理水平。

3.适应现代化管理需求，促进各部门之间的信息共享和交流

随着社会的发展和科技的进步，传统的档案管理方式已经难以满足现代化管理的需求。加强机关机要档案信息化建设不仅能使档案管理更加科学和规范，还能为决策提供更加快捷、准确的数据支持。通过有效管理机关机要档案，可以整合各種资源和数据，为领导决策提供更全面的信息参考，增强决策的时效性和科学性。加强机关机要档案信息化建设还有助于促进机关各部门之间的信息共享和交流，加强工作的协调性和连贯性，从而更好地适应复杂多变的管理环境。

4.保障国家安全与社会稳定

机关机要档案涉及国家重要信息，其安全性事关国家安全和社会稳定。通过加强机关机要档案信息化建设，可以构建严密的档案安全防护体系，有效防止信息被泄露、篡改。

二、机关档案部门加强档案信息化建设的内容

1.机关机要档案资源数字化

档案资源数字化是机要档案管理工作的重要方向之一，主要是将档案内容转化为可供数据分析和挖掘的格式，以提高档案信息的使用效率。机关机要档案类别丰富，包含专业档案和文书档案等多种类别。数字化处理机关机要档案不仅有助于保证决策的科学性和精准性，还能有助于档案管理人员合理利用和管理档案资源。通过数字化的处理，能够方便档案资源的共享。

2.机关机要档案管理安全化

机关档案部门在加强档案信息化建设的过程中应特别重视机要档案的安全管理。其核心在于通过现代化的技术手段保护机关机要档案的安全性和保密性，确保信息的有效管理和高效利用。具体而言，机关档案部门通过将纸质档案转换为电子格式，实现了档案的数字化，不仅有助于长期保存档案，防止物理损害，如水灾、火灾或其他自然灾害带来的风险，还能减少因人为操作不当造成的损害。数字化档案可以在多地备份存储，显著提高了档案的安全性。由此可见，档案管理部门将传统的纸质档案转化为数字化档案，不仅保证了档案原件的安全性，还可以为档案的检索和利用提供便利，提高了机要档案的工作效率。

3.机关机要档案利用智能化

智能化利用是机关机要档案信息化建设的重要组成部分。智能化的核心在于利用信息技术分类、标注、检索档案，减少传统档案管理中的手工操作，提高档案管理工作效率。比如建立智能档案管理系统。该系统能够根据用户的查询请求，迅速从海量数据中提取相关档案信息，提高了档案信息的检索效率。智能档案管理系统具备高度的自动化处理功能，能自动更新档案信息，自动备份重要数据以及自动检测系统安全，不仅降低了人为操作的错误和遗漏，还确保了档案信息的准确性和完整性。

4.机关机要档案服务网络化

机关机要档案服务网络化是一个复杂而精细的过程，它不仅要求高效的服务和便捷的访问，还要求确保档案的安全。通过精心设计和严格管理机关机要档案，档案服务网络化可以提高档案管理的现代化水平，为机关工作提供信息支持。比如有的机关机要档案管理机构只允许授权人员通过安全的网络平台远程访问档案，在此过程中，系统会通过严格的身份验证和权限控制，只有授权人员才能访问相关档案。

三、机关机要档案管理存在的问题

1.技术手段落后

技术手段落后是部分机关机要档案管理部门存在的问题。部分档案机关采取人工管理模式，表现为纸质档案的物理存储和简单的电子表格存储。这种管理方式不但占用大量的物理空间，而且管理效率低。纸质档案的检索、归档和更新需要花费大量的人力和时间，且容易因人为错误导致档案被损坏。

部分机关在技术更新和系统升级方面面临着资金投入、技术人员短缺和管理观念落后等问题。这些问题不仅阻碍了信息技术在档案管理中的应用，还限制了档案管理效率的提升和信息服务水平的提高。

2.安全保障不足

部分机关的档案管理系统在设计和实施时，并未充分考虑现代网络环境下的安全需求，存在各种安全漏洞。这些漏洞有可能被黑客利用，使档案信息系统面临着被非法侵入、数据被窃取或篡改的风险。此外，病毒和恶意软件的侵扰也容易导致档案数据的损坏或丢失，严重威胁档案信息的完整性和可靠性。

档案风险并非仅由技术问题引起，还会因为人为操作不当或管理疏忽造成档案信息被泄露。例如，员工可能由于缺乏必要的安全培训，误操作导致数据被泄露。此外，还有部分机关存在缺乏完善的信息安全管理制度、未建立规范的操作流程、人员安全意识薄弱等问题。

3.存在“信息孤岛”现象

“信息孤岛”现象主要因为档案管理部门缺乏统一的档案信息管理标准和规范，档案管理系统互不兼容。每个部门往往独立建立和维护自己的档案系统，使用不同的数据格式和管理流程，从而使得整个机关的信息资源成为分散、孤立的小系统，即“信息孤岛”，严重影响了档案信息资源的有效利用。一是信息孤岛导致相同或相关的信息在不同系统重复建立和存储，造成了资源的浪费。二是当需要跨部门协作时，由于档案信息无法顺畅共享，档案管理人员需要耗费大量时间和精力来整合和对接不同系统中的信息，不仅降低了工作效率，还加大了工作难度。三是信息孤岛还可能导致机关内部信息传递不及时、不准确，影响机关的决策和执行力。

4.档案管理人员信息技术素质不高

信息技术的不断更新换代要求档案管理人员具备持续学习和适应新技术的能力。然而在实际工作中，部分人员缺乏学习途径和动力，难以快速适应新的工作需求和环境变化。一些人员缺乏了解和应用现代信息技术，难以有效利用信息技术提高档案管理的效率和质量。此外，部分机关不够重视档案管理人员的培训和专业进修，这些人员的综合素质和技能水平难以适应信息技术快速发展的要求。

四、利用信息技术加强机关机要档案管理工作的策略

1.完善机关机要档案信息化战略转型的体制机制

完善档案信息化战略转型的体制机制对于提高机关档案管理的效率和安全至关重要。一方面，从管理体制的角度出发，机关机要档案管理部门要明确自身在档案信息化战略转型中的角色，强化档案信息化建设与数字政府建设、公共信息服务平台建设之间的协同性，以确保档案信息化建设与国民经济整体发展相协调。同时，还要明确各级档案管理部门在信息化转型中的职责；另一方面，从责任机制的角度出发，机关机要档案管理部门必须建立健全档案信息化建设的责任制度，包括责任落实方式和责任追究机制。档案管理部门不仅要明确各部门和人员的职责，还应建立有效的沟通和协调机制，以保证信息化建设过程中的各项任务能够顺利完成。机关机要档案管理部门还需要设立专门的监督考核机构，细化考核事项和程序，确保档案信息化转型的目标能够实现。

2.加强信息技术的应用

档案管理部门需要着重考虑非关系型数据库和分布式存储技术在档案数据组织和档案信息存储中的应用。信息技术的应用不仅提高了档案数据的存储效率，还保证了机关机要档案数据的安全。同时，应用数据挖掘、数据分析和数据可视化技术开发档案信息资源，机关机要档案管理部门可以有效从大量档案数据中提取有价值的信息，为有关决策提供依据。

机关机要档案管理的安全尤为重要。因此，档案管理部门需要加强信息安全管理和保护工作，建立完善的机要档案安全保障体系。数据安全监测、数据安全预警和数据风险防控技术可以帮助监测和预警潜在的数据安全风险，确保档案数据的安全。有效的数据集成和平台整合技术能够进一步确保信息的一致性和准确性，为未来的机关业务工作提供可靠的数据支持。

3.加强机关机要档案保密管理

随着时代的发展，档案保密管理的要求、形式和方法发生了较大变化，机关机要档案保密管理成为档案管理部门的工作重点之一。机关机要档案管理不能单纯依靠人工，需要依托专业技术手段管理档案。智能技术可以监测档案管理与使用过程中的各种异常行为，能够依据历史经验数据和相关智能算法判定异常行为，机要档案管理智能系统可以自动做出保护操作，在技术层面最大程度地保护机关机要档案。同时，保密管理需要从基础设备设施入手，加强制度建设，层层保障落实。档案管理部门要严格按照机要档案管理的保密制度和标准开展信息化和网络化建设，要针对机关机要档案管理的网络化研究建立一套规范化的档案管理机制和利用服务流程，由专人按照规范流程实施操作，明确责任分工，力求在实现机要档案信息化和网络化的同时，最大限度地保证机关机要档案的安全。此外，档案管理部门也要进一步加强机关机要档案管理人员的保密理论学习，增强档案管理人员的保密意识。

4.建立档案备份与恢复机制

机关档案管理部门应建立档案备份与恢复机制，确保档案数据的可靠性和完整性。档案管理人员需要定期备份电子档案并采用多种存储介质展开存储，防止数据丢失或损坏。同时，檔案管理人员应制定数据恢复预案，以便在紧急情况下快速恢复数据。

5.优化人才结构

机关机要档案管理部门需要从现有的机关档案人才队伍中筛选具有技术特长的专业人才，并为其提供专业的培训机会，组建一支稳定且高效的档案信息化技术团队。机关机要档案管理部门要加强档案继续教育和在职培训，增加关于档案信息化建设的内容，如信息技术应用、数据管理、网络安全等方面知识。通过在职培训，增强现有档案人员的技术能力，帮助他们适应档案信息化发展的新趋势，保护机关机要档案数据信息安全，从而保证档案信息化战略转型顺利开展。

四、结语

综上所述，新时代背景下，利用信息技术加强机关机要档案管理工作是必然趋势。档案资源数字化、档案内容数据化、档案管理智能化、档案服务网络化是机关机要档案管理工作信息化建设的内容。通过完善机关机要档案信息化战略转型的体制机制、加强信息技术应用、加强机关机要档案保密管理、加强档案数据的安全防护、建立档案备份与恢复机制、优化人才结构等策略的实施，可以有效提高机关机要档案管理工作的效率和质量，保障档案的安全性和保密性，为机关工作的顺利开展提供有力支持。同时，机关机要档案管理部门应不断探索和创新档案管理模式，以适应信息技术的发展和社会需求。机关机要档案管理部门必须在保证机关机要档案安全的前提下，积极推进机关档案部门业务系统信息化建设进程，全面提升机关机要档案管理工作的归档质量和服务质量。

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作者单位：北京市城建档案馆

作者简介：贾媛婧（1994—），女，汉族，北京人，本科，助理馆员，研究方向：档案学。