新时期医院综合档案管理优化思路探析

摘 要：近年来，我国医疗事业取得突飞猛进的发展，医院对社会民生的服务只能也随着新时期的到来得到进一步优化，综合档案管理工作也是如此，需要各大医院结合时代发展需求与自身工作情况，及时创新档案管理模式，着力加强档案信息化管理、智能化应用建设，从而助力医院可持续发展。本文围绕新时期医院综合档案管理优化思路，根据医院综合档案管理的特征及重要性、面临的问题与挑战、未来优化策略进行全面分析，进而为医院领导者、档案管理员提供决策参考。

关键词：新时期；综合档案；管理优化

项目基金：2023年贵港市科学技术局科研项目“PDCA持续改进在医院办公室档案精细化管理中的应用”（立項备案号：贵科攻2300002）

在医疗改革的背景下，医疗服务能力得到进一步提升，医院在社会中也逐渐受到重视。综合档案作为医院重要的资料文献，记录着医院过去的发展历程，承载着较大的历史价值。同时随着医疗卫生行业的快速转型发展，对于其实现高效管理、广泛利用也提出了更高的要求。这就需要医院负责同志充分重视档案工作，以档案资源促进医院快速发展，全面完善档案信息化与科学化建设管理机制，推动综合档案管理模式向着规范化、合理化、智能化方向发展，切实提高管理效率。

1  新时期医院综合档案的特征及高质量管理的重要性

医院综合档案包括文书档案、病历档案、科技档案、人事档案等，涉及医院党群类、行政类、业务类等各项工作，其实现高效管理对于医院整体全面发展起着较大推动作用，尤其是在新时期信息化发展背景下，更是综合档案管理利用工作转型升级的快速提升阶段，需要医疗行业各级负责同志加以重视。

1.1 医院综合档案管理工作特征

一是管理内容丰富。仅仅医院文书档案便分为行政档案、人事档案、业务档案、财务档案、科技档案多种类别，行政档案又包含上下级红头文件、各项党政规章制度，业务档案又分为医院专科建设、项目管理等，中大型医院的人事档案更是多达两三千份。总之涉及方方面面，且内容繁琐、业务复杂，且需要管理人员及时更新内容、操作标准、规章制度，使得医院综合档案管理难度显著高于普通企事业部门单位。二是权威性及法律性较强。医院综合档案含有大量医患关系类文件，有些甚至只有独一份。随着新时期人们医疗保健意识、维权意识不断提升，在参与医疗活动中难免会产生法律纠纷，这就使得部分档案成为诉讼争执过程中起到依法判决或者仲裁的最直观证明，具有还原事件真相、辨别是非曲直的证据作用，具有一定法律效力，也关系到医院未来的发展[1]。三是具有文化宣传作用。综合档案包含较多医疗文件相关内容，对于医院日常思想教育工作、传承优良作风、培养责任意识、塑造文化精神有着重要宣传作用，从而全面提高医院干部职工的文化素养和职业素养。

1.2 医院综合档案工作高质量管理的重要性

一是加快数据传输，提高管理效率。在新时期医院综合档案管理工作与计算机网络、数据库、大数据等技术相融合，使得不同载体、不同类型、不同位置的档案资源集中化管理，并通过网络化加以链接。档案的收集整理、分类归档、存放应用、共建共享等工作均可线上开展，进而实现了档案信息资源的无纸化传递和数字化呈现，进一步提升了数据传输的稳定性和可靠性。同时也将档案人员从传统繁重的工作模式中解脱出来，增强其主观能动性与工作积极性，形成良性循环。二是保证档案安全、降低工作成本。随着新时期医院综合档案存量成倍数增多，如何减少人力物力财力支出已成为各大医院急需解决的问题。数字化、信息化技术的逐渐普及，不仅防止纸质档案因风化、虫蛀、潮湿等外部因素与泄露、丢失、撕毁等人为因素对档案原始文件造成不可逆伤害，更是减少了库房保管、人工查询、手动检索等管理工作的成本，节省物力存储空间，使得对内对外利用更加便捷快速，打破医院传统综合档案管理的诸多局限，让医院管理由过去的封闭式转向开放式主动服务，也让档案管理人员由“保管员”转变为“服务员”。

2  新时期医院综合档案管理面临问题与挑战

2.1 管理理念有待完善

管理理念与思维模式水平的高低直接影响医院综合档案的管理质量。目前在医疗行业内，大多管理人员往往不是专业的科班出身，且由于长期处于传统管理模式下，年龄较大、专业水平低、创新能力弱，较少参与后期理论学习与技能培训。认为只要把文件资料保管好，能够应对日常的检查和翻阅即可，忽视了对档案管理利用工作的优化完善，干部队伍综合素质无法取得持续性的进步。同时相对于档案工作，领导者更加注重如何提升优质医疗服务、如何增加科研成果、如何提高经济效益，“重发展、轻管理”的思想较为严重。在顶层制度建设、人力资源分配、财政资金支持等方面给予的支持较少，导致档案管理工作缺乏规范化和连续性，无法彰显综合档案资源的潜在价值，使得医院稳定长远建设备受阻碍[2]。

2.2 管理机制不够健全

在综合档案实际管理过程中，虽然部分医院意识到创新工作模式的重要性，但是在制度体系建设方面仍没有与时俱进，造成相关工作开展较为缓慢。一是组织架构不完整。部分医院尚未设置档案管理机构，或者尚未设置专人专班负责档案工作。大多是由刚入职新同志负责档案的收集、整理，职责不清晰，任务不明确，往往“干到哪里算那里”“无头苍蝇乱撞”，严重影响综合档案管理的完整性、准确性。二是管理制度不完整。在信息化快速发展的时代，部分医院综合档案工作虽然得到一定发展，但是在制度建设方面却存在漏洞，责任分工不完善、管理流程不科学，容易出现收集不齐全、分类不规范、利用不安全等问题。同时考核制度的缺失也容易使管理人员工作懒散、工作浮于表面、安全保密意识不足，推诿扯皮现象严重，极大地限制了档案信息化管理工作的进程，导致在档案管理中容易出现问题，从而给医院带来较大经济损失。

2.3 信息化水平亟需提升

一是数字化建设不足。部分医院综合档案原始纸质文件散落在库房内，没有寻找专业数字化加工外包公司将其进行全面梳理分类与精细化扫描，数字化率较低，仍然采用电子文件和纸质文件的“双套制”管理方式，使得即使开展信息化系统平台建设，也是无源之水，无米之炊，难以发挥新兴技术优势，一定程度上导致资源浪费。二是硬件设备陈旧。由于医院领导者不够重视档案工作，使得在新时期难以为其提供充足资金采购配套设备及软件升级，部分医院甚至通过人工方式通过电脑终端手动录入信息，耗费管理人员时间的同时也制约了信息化发展[3]。三是共建共享力度薄弱。有些医院的档案管理系统虽已建立，但是难以与办公自动化工作环境相融合，系统底层构架、功能设计等方面没有匹配医院其他业务系统，存在不协调、不衔接、不兼容的问题，造成档案资源“信息孤岛”严重。

2.4 安全意识较为薄弱

一是档案人员安全意识不高。管理人员尚未进行档案安全培训便直接上岗，导致在档案管理期间出现文件带离岗位、随意堆放的行为，在一定程度上加大了档案信息泄露的风险。二是安全管理手段不专业。在档案管理系统平台建设初期，尚未配置安全设备，且没有开发应用安全防护手段，共建共享、对外利用服务过程中，使社会不法分子极易通过计算机网络盗窃更改数据信息，对电子文件造成损害。三是备份工作开展不及时。医院具有海量的综合档案数据，如若不进行定期备份，会因为存储介质损坏、自然灾害因素、人为非法行为导致数据库崩溃，影响日常办公的同时，也增大了工作量。

3  新时期医院综合档案管理优化策略

面临新时期医院综合档案管理出现的各种问题，需要引起领导者及管理人员高度重视。在思想建设、制度建设、信息化建设、安全建设方面持续发力，久久为功，寻找切实可行的办法去解决问题，进而在新时代彰显档案资源社会价值。

3.1 全面树立档案意识，创新高效管理理念

思想建设主要针对的是医院的领导层、管理层及工作人员。一是要面向医院全体干部定期召开专题档案工作宣传会议。围绕党和国家关于档案工作的政策制度、指示精神进行全面讲解，并根据新时代发展状况对档案工作的需求，提高全体人员档案意识与信息化管理思维。同时也可在微信公众平台、网站、客户端APP对档案工作的意义及内涵进行全方位宣传，推动档案管理工作能够深入人心。二是要定期面向档案管理人员及内设各部门业务骨干开展继续教育活动。可邀请高校教授、当地档案主管部门专家举办档案理论大讲堂，引导他们了解档案政策、学习管理办法、加强信息化管理能力。医院领导层也可带领相关人员外出开展调研，及时了解先进地区前沿新思路、新方法、新手段，不断完善干部队伍知识漏洞，进一步创新档案管理模式，推动新时期信息化环境下的本单位档案管理模式构建，更好地提升医院干部队伍核心软实力。

3.2 强化档案管理体系，弥补管理制度漏洞

一套完善的管理体系可保障医院综合档案管理工作有序进行，为此医院负责同志要根据自身工作、人员架构特点进行梳理总结，不断促进管理方式、管理制度规范化和系统化。一是设置专门的档案管理科室。将综合档案管理利用相关业务划分出去，进一步明确职能职责，细化任务措施，避免出现“无人管”和“多人管”的情况，由此可缓解人员工作压力，从而更好地完成人事、后勤等其他业务。同时要对用人机制进行改革，将内部各业务部门设置档案员，负责本部门各种档案信息资料的收集、归档任务，将原有的分散管理模式转化为集中管理模式，形成协同合作、高度整合的工作环境，从而保证档案归档及时，整理规范。二是医院领导者要会同档案管理科室，根据《中华人民共和国档案法》《卫生档案管理暂行规定》等国家层面上的政策文件，与当地档案主管部门进行深入沟通，并根据自身档案工作发展情况以及长远的发展计划制定切实可行的规章制度，提升综合档案的建档、征集、登记、管理、分类、存放等业务流程的规范化水平，确保各项工作任务有章可循[4]。三是制定考核規范及奖惩激励制度，进一步加强档案管理科室及各部门档案员的日常工作监督，一方面提升档案管理工作质量，另一方面可及时发现问题、解决问题，最大程度减少损失。同时也是提升档案管理人员责任意识、使命担当的重要手段，有助于激发档案管理人员的工作潜能，进而更好地为医院、为社会公众提供优质服务。

3.3 加大管理资金投入，优化科学管理模式

一是加强数字化建设。档案业务部门要定期汇总各业务科室纸质档案文件，通过社会招标的方式选择具有涉密资质、专业性强、口碑良好的外包公司开展数字化加工工作，切实贯彻落实“增量电子化”的要求，不断丰富医院综合档案资源数据库，进而为后续开展各项服务利用工作提供数据基础。二是加强物质和技术保障。在年度预算制定时要依据《全国档案系统信息化建设实施纲要的具体规定与要求》，划拨档案信息化工作专项资金，用于购买先进档案管理硬件设施与软件后期的更新、升级、改造任务，确保其与时代发展和工作需求相契合。三是要在系统建设初期进行深度调研，选择综合能力较强、业务熟练的科技公司开发研究系统平台建设，将其与医院内部各业务系统相串联，以“互联网+大数据”为基础，应用云计算、计算机网络等技术，实现档案平台内外实现数据的传输和共享，为后期挖掘信息资源价值、提供人性化档案查询利用服务打下良好基础[5]。

3.4 筑牢信息安全思维，丰富档案防护手段

一是要开展档案实体与信息安全培训会议，贯彻落实国家及当地关于档案安全的要求，筑牢档案工作安全防线，在档案保密、库房管理、机房维护、数据利用等角度全面提升医院档案管理人员保障档案安全的能力和水平。二是配套设置安全网关、安全审计、漏洞扫描等硬件安全设备，保证全部服务器、计算机终端安装360天擎等杀毒软件。同时在系统开发过程中要加入密钥管理、身份认证、电子签名、身份授权、入侵检测等技术手段，实时识别潜在的安全威胁或异常情况，并采取适当的措施来降低风险，优化网络办公环境，在档案管理归档、共建共享、应用服务中做好安全保障。三是做好备份工作，档案管理科室要全面利用移动硬盘、存储器、光盘库等存储介质做好备份工作。同时要积极落实当地档案主管部门开展的档案数据异地备份任务，有计划、有组织、有针对性地将本医院关键档案数据送至容灾备份中心，并及时更新内容，使得档案原件和数据得到妥善保存。

结语

21世纪是大数据信息化时代，新时期实现综合档案数字化转型、信息化管理已成为大势所趋，为此在管理过程中引入现代新型科学技术、创新管理方式方法、摒弃传统管理模式、提高智能化水平十分必要。作为医院主管部门领导者，要在发展过程中着眼于管理策略和管理理念创新的实质要求，构建科学完善、健康合理的管理体系，推动档案资源实现经济利益和社会效益的双赢。

参考文献

[1]李伟，王允波.浅析医院综合档案的应用及管理特点[J].业务，2021，（06）.

[2]梁威伟.数字化时代医院文书档案管理研究[J].黑龙江档案，2021，（05）.

[3]叶盛淇.医院综合档案管理的特点及其应用[J].管理观察，2019，（36）.

[4]吴妙霞.探析医院综合档案管理的特点与提升策略[J].才智，2020，（12）.

[5]王冰，韩宝海.关于基层医院综合档案管理工作的思考[J].城建档案，2021，（10）.

作者简介：秦婷婷（1985— ），大学学历，贵港市人民医院，研究方向：医院综合档案。