关于合并重组高校档案管理工作的思考

摘 要：随着高校教育事业发展及体制改革的深入，我国高等教育步入了新的历史发展机遇期，高校之间合并重组，实现学科优势互补、办学强强联合。高等学校合并重组过程中需要同步处理好高校档案管理，明确合并重组高校前档案的归属，本着集中保管、方便利用的原则，由一校或合并后的高等学校档案部门统一保存。本文简要分析了合并重组高校档案管理特点、现实问题，以及影响合并重组高校档案管理因素，以湖南财经工业职业技术学院为例，提出了做好合并重组高校档案工作的具体措施，为合并重组高校档案管理工作提供借鉴参考。

关键词：合并重组；档案管理；高校

概述

随着高校教育事业发展及体制改革的深入，我国高等教育步入了新的历史发展机遇期。部分高校合并重组，实现学科优势互补、办学强强联合，通过实质性合并重组融合，发挥了“1+1＞2”的效应[1]。湖南财经工业职业技术学院位于湖南省衡阳市，学院前身是衡阳技术学院和衡阳市财政会计学校。2004年衡阳市财政会计学校与衡阳技术学院合并升格为衡阳财经工业职业技术学院。2015年1月更名为湖南财经工业职业技术学院。目前全院共设6个教学院系，22个专业方向，在校教职工661人，在校学生12000余人。在学校合并重组中需要做好档案资料的收集、管理机制的整合和人员岗位的调整。根据《普通高等学校档案管理办法》规定：高等学校分立或合并前档案的归属，应本着集中保管、方便利用的原则，由一校或合并后的高等学校档案部门统一保存。两个或两个以上学校合并组建新的高校，原有学校档案应由新组建的学校单列全宗保存、保管，并根据合并学校的多少编排全宗號；新组建的高校从组建时起建立新的全宗。如合并为一个学校为主，其他学校并入该校，可不建新全宗[2]。

1 合并重组高校档案管理主要特点

1.1 新旧校区兼具，档案内容丰富

合并重组前的旧校区拥有悠久建校历史。湖南财经工业职业技术学院的前身——衡阳技术学院始建于1958年，衡阳市财政会计学校始建于1980年，都拥有很悠久的办学历史，馆藏的档案资源史料十分丰富。此外，湖南财经工业职业技术学院是由2004年合并升格，并于2015年更为现名。新校区也投入了大量资金用于基础设施建设和试验耗材添置等，由此也产生了大量的基建档案、设备档案。可见，合并重组后的档案管理内容更为丰富多样。

1.2 档案来源广泛，归档主体众多

合并重组后的高校职能更多，归档责任主体更加多元。以合并重组高校基建档案为例，高校新校区基建项目从项目立项、可研报告、设计、施工、竣工验收、管理等过程中，参与建设的单位有高校、设计方、建设方、施工方、监理方等众多参与主体，归档责任主体众多，且档案资源来院十分广泛[3]，对档案管理人员提出了新的更高要求。

1.3 时间周期较长，归档时间跨度大

合并重组高校的周期较长，从合并重组动议到实施，以及合并重组正式完成，历时较久。尤其涉及到校区基础建设的更新，从建设项目立项申请到正式投入使用，短则一二年，长则三五年。这些档案资料分散于高校基建部门或其他相关管理部门。较长的时间周期，以及较大的归档时间跨度，其间或因人员流动或因归档范围变化等，导致归档资料交接不及时、不到位，存在安全风险隐患。

2 合并重组高校档案管理现实问题

2.1 档案移交过程结果的安全隐患

合并重组高校后，合并重组前的高校馆藏的档案资源需要整体移交至合并重组后新组建的高校及其档案管理部门。如湖南财经工业职业技术学院的馆藏档案资源，主要都是来自衡阳技术学院和衡阳市财政会计学校两所学校的馆藏档案。在合并重组过程中移交了大量的党政、基建、财会、实物等档案资料，合并重组周期短、事务多、任务重，除了做好档案移交工作，还涉及到人员管理、专业设置、校园建设等大量事务性工作。在原校档案向新校档案移交过程中极易产生各种问题，例如，档案移交不完整，重要资料移交不及时，甚至是档案资料在移交过程中出现损毁、灭失现象，影响了新组建高校档案管理的质量和水平。

2.2 档案管理体制机制的兼容问题

合并重组后的高校档案由之前的一个全宗变成了多个全宗[4]。原先的各种档案管理体制机制，以及出台的相应的档案管理制度与新合并重组高校档案管理实际不适应，存在不兼容。此外，之前不同高校的档案管理标准、水平、能力和规范化水平均存在较大的差异性，高校所设专业不同，档案分类、编号和排列也存在较大差异。如教职工档案由人事处管理、毕业生档案由学生处管理，合并重组后的高校档案管理的相应职能机构或重组或撤并，理顺合并重组前后的档案管理体制机制关系任务艰巨。

2.3档案管理人员的人岗相适难题

重组合并高校档案管理面临着人员重新划分、岗位重新调整、业务档案管理重新分配等。在此过程中，档案管理人员面对着全新的档案管理局面，在思想上、业务上和能力上还存在着不相适应的过程，不同程度上影响了重组合并后高校档案管理的整合和创新，需要根据重组合并后的高校档案管理现实需要及时组织相应的业务培训，做到人岗相适。

3 合并重组高校档案管理影响因素

合并重组高校涉及高校档案工作的历史发展规律、档案管理者和工作人员的心理、文化结构等多方面问题。这些问题若处置不当就会成为阻碍高校档案管理，致使合并后的高校档案管理工作磨而不合[5]。

3.1 传统习惯

合并重组高校档案管理有其漫长的发展历史背景、管理风格和要求，长期形成其独特的档案管理理念、思维模式、价值取向。来自不同高校的档案管理者会受到各自传统档案管理习惯、行为规范、固有思维的支配影响，延缓或迟滞合并重组高校档案管理的实质性融合进程。例如，有的高校人事档案、文书档案、科研档案、学生档案均由学校档案馆管理。而有的高校采取更为精细化管理模式，习惯按职能划分档案管理主体，将人事档案管理归入人事处，科研档案归入教务处，毕业生档案归入学生处管理。若这两所高校合并或重组，档案管理传统习惯影响了档案管理制度设计上的差异。

3.2 原有模式

高校档案管理模式是长期运行形成的，也是合并重组高校档案融合的现实表现。档案管理模式是以一种科学规范保证档案管理有序运转。在未合并重组，不同高校的办学水平、隶属关系、学校类型、工作理念等存在较大的差异性，也由此形成了高校自身独特的档案管理模式，这种模式具有很强的稳定性、差异性。这种稳定性、差异性增加了不同高校档案管理工作内在互通融合，也不利于高校档案管理融合。如一些高校档案习惯于传统纸质归档模式，即便产生了大量的电子档案，依然采用“双轨制”管理，不仅耗费大量的人力、物力、财力，也占用了宝贵的库房资源。而一些高校已经开设了数字化管理，按照“单轨制”进行电子档案管理。若这两种不同档案管理模式的高校合并重组，势必要选择其中某一归档模式才能实现真正的实质性融合。

3.3 合作意識

合并重组高校档案管理者之间的合作意识相对较弱，究其原因主要是传统习惯和原有工作模式。高校档案管理工作具有相对封闭性，一旦形成某种行为习惯，就会影响其档案管理的行为方式，进而长期坚持其思想观念、行为方式。此外，合并重组高校档案管理制度机制差异，思想交流渠道少，业务沟通平台不足，都在一定程度上影响了合并后高校档案管理者之间思想融合和行为的实质性合作。

4 合并重组高校档案管理对策建议

高校合并重组应包括档案在内的全方位的合并[6]。作为高校档案管理部门要秉持全方位融合理念，抓住合并重组重大战略机遇，制定合并重组后高校档案事业发展规划，统一管理标准要求，不断开创新时代高校档案管理新局面。

4.1 做好合并前的档案移交

（1）制定方案。为了保证合并重组档案资料移交的安全、完整，在合并重组前，充分调研论证，专门制定合并重组高校档案移交工作方案。方案明确合并重组后档案归属，采取全宗管理，将原高校馆藏档案由原单位档案管理部门按照新的全宗，做好移交存档。（2）及时归档。高校合并重组周期较长，随着合并重组工作的推动，档案管理人员及办公场所均发生了变化，在合并前召开动员会，要求在规定时间里将部门或科室档案及时移交至高校档案部门，由档案管理部门按照高校档案管理规定做好立卷归档。（3）档案鉴定。利用高校合并重组为契机，提前做好馆藏档案鉴定，销毁部分没有继续保存价值的档案资料，减少后期档案移交工作量。首先是核对档案实体。按照档案馆案卷目录、全引目录逐一做好实体档案核对，防止漏登或遗失[7]。其次是做好档案鉴定。将馆藏档案资源进行逐一鉴定整理编目，清理销毁没有保存价值的档案资料。再次是完善检索工具。经鉴定后，需要移交至合并重组后的高校档案，应完善检索工具，尤其是信息技术的应用，要建立电子档案检索工具，提升合并重组后高校档案管理利用水平。（4）精准移交。合并重组高校档案数量大、种类多，移交时间紧，为了避免遗漏，确保做到应移交尽移交，需要认真做好档案移交清点工作。首先是做好档案实体移交。逐卷核对案卷目录中的档案，按照档案排列先后顺序逐一清点。其次是移交检索工具。移交档案检索工具、编研材料、登记清册。再次是特殊形式的档案要单独做好编目，清点无误移交。

4.2 注重合并后的管理利用

随着原衡阳市财政会计学校与原衡阳技术学院合并为衡阳财经工业职业技术学院（现更名为湖南财经工业职业技术学院）。原来的两所高校正式合并重组融为一体，为了保持原高校馆藏档案工作历史传承性，兼顾合并重组后档案工作的一致性，要重点做好合并重组后高校档案管理利用。（1）全员管理。原衡阳市财政会计学校与原衡阳技术学院合并后，档案管理人员有所增加，馆藏的档案资源也显著增加。及时组建合并后的档案工作领导小组及档案馆，优化档案馆职能，注重档案业务指导、管理利用和信息化。同时做好档案管理人员优化重组，根据专业特长、征求个人意愿调配至相应岗位，做到定人、定岗、定责。为了保证档案数字化，还适当引进专业型人才。此外，还加强档案管理人员绩效考核工作，明确档案岗位职责任务，引入竞争激励机制，将档案考核结果作为个人职级晋升、福利待遇的重要依据，切实调动合并重组后档案工作者的积极性、主动性。（2）全宗管理。原高校重组合并为新的高校，只有坚持全宗管理，才能确保同一来源档案保持有机联系，维护合并重组后的高校档案完整性。新合并重组的高校档案管理要坚持全宗管理理念，将合并重组后高校形成的全部档案集中统一管理，建立功能先进的档案馆，并根据《高等学校档案实体分类法》《高等学校档案工作规范》及国家有关档案管理工作标准化要求制定档案管理统一标准，为新合并重组高校档案门类划分提供依据[8-9]。根据《普通高等学校档案管理办法》，制定符合合并重组后高校自身实际的立卷归档制度，明确档案划分种类及依据、保管期限等等，为高校档案收集、立卷、归档提供根本指导。（3）全程管理。合并重组后高校档案要从收集、整理、整编、著录、查询、借阅、利用、统计、鉴定、销毁等全流程做好管理，确保每一个环节、每一个流程都做到规范化、标准化。归纳起来，就是要建立立卷归档、档案管理、开发利用全程管理制度体系。按照全过程质量管理理念，不断提升高校档案管理软硬件质量。既要做好档案实体全程质量管理，也要做好档案数据信息质量管理，还要打造高质量的档案管理库房，为高校档案全程管理提供有力保障[10]。（4）全新管理。所谓全新管理，就是要求合并重组后的高校档案管理要与时俱进，利用先进的管理技术和管理理念，不断提升档案管理整体水平。例如，运用云计算技术实现电子档案云存储；利用电子密钥、数据备份、区块链筑牢档案安全防线；利用数字修复、图像修复技术做好照片等档案修复[11]。要不断提升高校档案管理的信息化、现代化水平。

结语

综上所述，随着我国高校教育事业改革发展，越来越多的高校之间进行合并重组，实现不同高校在学科、管理之间的优势互补、强强联合。在此过程中要高度重视合并重组前后的档案移交和管理利用工作，从体制机制和理念等方面真正实现档案管理的深度融合，为合并重组后的高校教育教学和管理提供有益参考，为经济社会发展培育更多有用之才。

参考文献

[1]史兰亭.对合并高校档案管理的思考[J].中国科教创新导刊，2014（13）：142-143.

[2]谷丽萍.高校档案信息化建设[J].山西大同大学学报（社会科学版），2009（5）：111-112.

[3]魏晓琳.合并高校基建档案管理探讨[J].辽宁经济职业技术学院学报.辽宁经济管理干部学院，2022（6）：27-29.

[4]陈小春.高校合并后档案管理工作存在的问题及对策初探[J].兰州教育学院学报，2013（2）：82-83.

[5]田山林.合并高校档案管理工作的思考[J].档案管理，2005（6）：66-67.

[6]李晓琼.试论合并高校档案管理的整合创新[J].广东技术师范学院学报，2008（1）：87-90，102.

[7]吴久华，姜丽娜.高校合并中的档案移交及合并后的管理与利用[J].合肥工业大学学报：社会科学版，2004（2）：152-154.

[8]毛灵芳，郭静.高校合并后档案管理研究综述[J].云南档案，2012（8）：44-46.

[9]童云.浅论高校合并后的档案管理[J].镇江高专学报，2011（3）：72-74.

[10]菅娉娉.试论实现高校合并后档案管理工作的实质性融合[J].济南职业学院学报，2008（2）：88-89.

[11]郑仁淑.高校校园合并整合对档案管理的优化研究[J].城建档案，2014（7）：66-67.

作者简介：颜丽琼（1985— ） 大学学历，湖南财经工业职业技术学院档案馆员，主要从事档案管理及编研研究。