医院档案管理问题及其信息化建设探析

摘 要：随着医疗技术的不断发展，医院档案管理在医疗服务中的重要性日益凸显。然而，当前医院档案管理仍存在诸多问题，如档案管理制度不完善、档案人员素质不高以及档案利用效率低等。文章旨在探讨医院档案管理存在的问题及其解决方案，重点关注信息化建设在医院档案管理中的应用。通过对国内外医院档案管理信息化建设的实践案例展开分析，总结经验教训，为我国医院档案管理的信息化建设提供参考。

关键词：医院档案管理；问题；信息化建设；实践探讨

中图分类号：R197.3；G270.7 文献标识码：A

医院档案是医院在医疗、保健、教学以及科研等活动中形成的具有保存价值的历史记录，是国家档案的重要组成部分。医院档案管理对于维护患者权益、促进医疗质量的提高、保障医院可持续发展具有重要意义。然而，在我国医院档案管理中，仍存在一些问题，制约了档案管理工作的有效开展。近年来，随着信息技术的飞速发展，医院档案管理信息化建设逐渐成为解决现有问题的关键。本文将对医院档案管理存在的问题展开分析，并对医院档案管理信息化建设的实践展开深入探讨。

一、医院档案管理存在的问题

1.档案管理制度不完善

档案管理制度不完善表现在档案资源的统一管理程度较低。由于医院规模、科室设置和业务范围不断扩大，档案数量和种类繁多，部分医院尚未建立统一的档案管理制度，导致档案资源分散管理，增加了档案管理的难度。因此，医院应制定统一的档案管理制度，明确各部门的档案管理职责，确保档案资源的整合与共享。在实际工作中，部分医院在档案收集过程中，对归档范围、时間等要求不明确，导致档案材料遗漏、缺失。在档案整理环节，缺乏专业的档案整理规范，使得档案资料分类不明确，编排混乱；在档案归档环节中，归档质量不高，归档不全，影响了档案利用效果。为此，医院应制定详细的档案收集、整理及归档规范，确保档案材料的完整性、准确性和规范性。部分医院档案室设施陈旧，无法满足档案保管的基本要求，如防火、防盗、防潮以及防虫等，容易导致档案材料损毁。同时，档案利用信息化程度较低，检索手段落后，无法满足医院各部门及患者的查阅需求。因此，医院应加大档案设施投入，提高档案利用信息化水平，实现档案的便捷查询与利用。在一些医院，档案管理人员专业素质不高，缺乏必要的档案管理知识和技能，难以胜任档案管理工作。同时，档案管理人员的流动性较大，导致档案管理工作的连续性和稳定性受到影响。为解决这一问题，医院应加强对档案管理人员的培训与考核，提高其专业素质，稳定管理队伍。

2.档案人员素质不高

首先，从专业素质来看，部分档案人员对档案管理的基本理论、法规、政策和业务知识掌握不扎实，对档案的收集、整理、归档以及利用等环节缺乏系统的了解，导致档案管理工作的不规范和混乱；其次，档案人员的信息技术素养也值得商榷。在信息化时代，医院档案管理逐渐向数字化、网络化以及智能化方向发展，但部分档案人员对计算机操作不熟练，对电子档案管理、数据库建设以及数据分析等技能掌握不足，影响了医院档案管理的现代化进程。在档案管理过程中，部分人员对档案的保密性、完整性和真实性保护不够，容易导致档案被泄露、篡改等现象，在很大程度上是由于档案人员对相关法律法规了解不够，缺乏必要的法律知识培训。与此同时，档案人员的服务意识和服务态度也存在问题。由于档案管理工作的特殊性，部分档案人员在工作中表现出责任心不强、态度消极、服务意识淡薄的现象，不仅影响了档案管理的效率，还损害了医院的形象；再次，医院档案管理涉及多个学科领域，如医学、药学以及护理等，但部分档案人员对这些领域的专业知识了解有限，使得档案管理在一定程度上失去了针对性和专业性。例如，在整理和分析医学研究成果时，档案人员若对医学知识掌握不足，将难以准确理解和评价医学档案的价值，从而影响档案管理的效果；最后，医院档案管理往往涉及多个部门和岗位，需要档案人员之间密切协作。然而，部分档案人员缺乏团队精神，合作意识淡薄，导致档案管理工作中出现沟通不畅、协调不力的问题。

3.档案利用效率低

当前，医院档案利用主要以线下查询为主，档案资源难以实现共享，不仅限制了档案利用的便捷性，还降低了档案利用的效率。在实际工作中，医院档案通常分散在各个科室和部门，各自为政的管理模式导致档案资源的整合程度不高。由于缺乏统一的档案管理和查询平台，档案使用者需要在各个科室之间来回奔波，耗费大量的时间和精力，从而降低了档案的利用效率。许多医院依然采用传统的手工检索方式，档案管理人员在查找特定档案时，需要逐页翻阅目录和档案内容，费时费力。此外，由于档案目录和索引的编制不够规范，档案检索的准确性和效率也受到影响。尽管当前医院档案管理逐渐向信息化转型，但受限于技术水平、资金投入和人员配备等因素，信息化建设进程依然缓慢。部分医院档案管理系统功能单一，难以满足多元化需求，导致档案利用效率难以提升。医院档案涉及患者隐私和医院运营数据，保障档案安全至关重要。然而，当前在医院档案管理中，对档案的安全意识不足，导致档案在收集、存储以及利用等环节存在安全隐患。例如，部分医院在档案借阅过程中，未对归还的档案实行严格检查，可能造成档案内容被泄露。医院档案管理的最终目的是为临床、科研和管理工作提供有效支持。然而，当前医院对档案利用的政策规定不够明确，导致档案利用受限。例如，对于某些具有科研价值的档案，由于缺乏明确的政策支持，研究人员无法顺利获取所需资料，进而影响档案利用效率。

4.档案信息安全保障不足

随着信息化建设的推进，医院档案逐渐实现数字化。从档案的收集、存储、传输到利用的全过程中，都可能存在信息被泄露的风险。在档案收集阶段，医疗机构在患者就诊过程中产生的病历、诊断报告以及检验报告等隐私信息，如果没有得到有效的安全保障，可能导致患者信息被泄露。尤其在当前医患关系紧张的社会背景下，部分医务人员可能出于私利或私愤等目的，故意泄露患者隐私信息，对患者造成极大的损害；在档案存储阶段，医院应当采取可靠的存储措施，确保档案的完整性和安全性。然而，实际情况中，部分医院档案室的设备设施陈旧、防护措施不到位，容易导致档案资料的损毁、丢失或被盗。此外，档案库房的管理人员素质参差不齐，也可能影响档案的安全；在档案传输阶段，由于网络技术的普及，医院档案的传输逐渐采用电子方式。然而，电子档案传输过程中如果没有采取加密、防火墙等安全措施，容易受到黑客攻击、病毒入侵等威胁，导致档案信息被泄露或篡改；在档案利用阶段，医院内部人员可能出于科研、职称评定等目的，非法获取和利用患者档案信息。此外，部分医疗机构在合作、交流过程中，未对合作单位实行严格审查，导致患者档案在合作过程中被泄露。

二、医院档案管理信息化建设的实践探讨

1.建立健全档案管理制度

医院应根据国家相关法律法规，结合自身实际情况，制定一套完整的档案管理规章制度。该制度应涵盖档案的收集、整理、归档、利用、保密以及销毁等各个环节，确保档案管理工作的规范化、制度化。同时，要明确各部门、各岗位的职责与权限，确保档案管理工作顺利开展。医院档案分类与编码体系是实现档案管理信息化的重要基础。应根据档案的性质、内容以及来源等方面实行合理分类，建立科学的档案编码体系。编码体系应具有唯一性、稳定性和可扩展性等特点，以便于档案的检索、统计和分析。医院档案管理信息化建设需要依托先进的信息技术平台，实现档案的数字化、网络化和智能化。应选购符合医院实际需求的档案管理软件，实现档案的收集、整理、归档以及利用等环节的信息化处理。同时，要保障档案信息系统的安全性、稳定性，做好数据备份与恢复工作，防止数据被泄露与损失。医院应重视档案管理人员的培训与选拔，提高档案管理人员的信息化素质。档案管理人员应掌握一定的档案管理理论知识，具备较强的信息技术应用能力，能够熟练操作档案管理软件，适应档案管理信息化建设的需求。医院档案是医院宝贵的信息资源，应充分发挥档案在医疗、教学、科研和管理等方面的作用，建立健全档案利用与服务机制，简化档案查阅手续，提高档案利用效率，为医院各项工作提供有力支持。医院档案涉及患者隐私和医院利益，必须重视档案保密与安全工作，要制定严格的档案保密制度，加强对涉密档案的管理，防范档案被泄露、篡改等风险。同时，要做好档案库房的安全防护，确保档案实体安全。

2.提升档案人员素质

随着信息技术的发展，医院档案管理逐渐从传统方式转向现代化、信息化管理，要求档案管理人员具备一定的信息化知识，能够熟练运用信息化手段开展档案收集、整理、保管和利用。培训内容应包括计算机操作技能、网络技术、数据库管理以及电子档案管理等方面的知识。通过定期培训，使档案人员不断更新知识体系，提高自身信息化素质。档案工作具有很强的社会责任感和使命感，档案人员应具备良好的职业道德品质。职业道德教育应注重培养档案人员的敬业精神、保密意识、责任心和团队协作能力。通过职业道德教育，使档案人员树立正确的工作态度，为医院档案管理提供高质量的服务。医院档案管理涉及医学、药学和护理等多个领域，档案人员需要具备扎实的业务知识。业务技能培训应涵盖档案整理、分类、编目、归档以及利用等方面的内容。通过业务技能培训，提高档案人员的专业素养，确保医院档案管理工作的规范化、标准化。继续教育旨在拓展档案人员的知识面，提高其综合素质。继续教育内容包括最新的档案管理理论、方法和技术等。通过参加继续教育，档案人员可以不断提高自身能力，适应医院档案管理发展的需要。医院应制定相应的考核指标，对档案人员的工作绩效实行考核，给予优秀员工一定的奖励。同时，建立晋升机制，为档案人员提供职业发展的空间。通过激励机制，激发档案人员的工作积极性，提高医院档案管理的整体水平。

3.推进档案资源数字化

档案资源数字化是将传统纸质档案转化为数字化格式，以便于存储、检索和利用。档案资源数字化涉及档案的采集、整理、存储、检索和利用等多个环节。在采集阶段，需要對纸质档案实行扫描、拍照等操作，将其转化为数字图像或电子文件。在此过程中，应确保图像清晰、文件完整，遵循档案数字化规范与标准。在整理阶段，应对采集的数字档案实行分类、著录、标注等操作。分类依据包括档案的类型、来源、时间等要素，著录内容包括档案的题名、作者、日期和主题等。还应根据档案的密级和开放程度，对数字档案实行权限管理，确保档案的安全与可控。在存储阶段，应选择合适的数字存储设备设施和技术，确保数字档案的安全、稳定、长久保存。常用的存储设备包括磁盘、光盘以及网络存储等，存储技术涉及分布式存储、云计算以及大数据等。还需定期对存储设备实行维护和检查，确保档案数据的完整性和可用性。在检索阶段，通过构建档案资源数字化数据库，提供快速、精准的检索功能。数据库技术包括关系型数据库、非关系型数据库和搜索引擎等。通过这些技术，用户可以根据关键词、主题和时间等条件检索到相关档案，提高档案利用效率。在利用阶段，通过档案资源数字化平台，提供多种形式的档案呈现和访问方式。例如，图文、视频和音频等多媒体展示，移动端和桌面端访问等。还可通过数据挖掘、人工智能等技术，分析和挖掘档案内容，为医院决策、科研创新等提供支持。

4.加强档案信息安全保障

档案信息安全保障涉及档案的保密性、完整性和可用性，是实现医院信息化建设目标的基础。医院应根据国家和行业的相关规定，制定一套完善的档案信息安全管理制度，明确档案安全管理的职责、权限和流程。还要定期对档案管理人员开展安全培训，增强其安全意识，确保档案管理过程中的信息安全。医院应投入足够的经费，保障档案信息化建设的硬件设备设施更新和维护，如加密存储设备、防火墙以及入侵检测系统等。同时，选用性能稳定、安全可靠的软件系统，并对现有软件定期升级，确保档案管理信息系统稳定运行。医院档案中含有大量敏感信息，采用数据加密技术可以有效防止数据被泄露。对于不同类型的档案数据，可选择不同的加密算法，如对称加密、非对称加密和哈希算法等，实现档案数据在传输和存储过程中的加密保护。医院应建立完善的用户权限管理机制，根据档案的敏感程度和用户角色，设定不同的访问权限。通过登录认证、权限控制、操作审计等措施，确保只有授权用户才能访问特定档案，防止非法访问和数据被泄露。医院应制定合理的档案数据备份策略，确保重要档案数据在不同存储设备设施上的备份，并定期实行数据恢复测试，以验证备份数据的完整性和可用性。一旦发生数据丢失或损坏，可迅速恢复档案数据，减少损失。医院应制定针对档案信息安全事件的应急预案，明确应急响应流程和责任分工。一旦发生安全事件，能够迅速启动应急预案，及时采取措施降低损失，确保档案信息的安全。

三、结语

医院档案管理信息化建设是解决当前医院档案管理问题的关键。通过建立健全档案管理制度、提升档案人员素质、推进档案资源数字化和加强档案信息安全保障等措施，可以有效提高医院档案管理水平，为医院的发展提供有力支持。然而，医院档案管理信息化建设仍需不断探索和实践，以适应医疗事业发展的新需求。

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（作者单位：菏泽市第二人民医院）

作者简介：沈俊龙（1988—），男，汉族，山东菏泽人，本科，馆员，研究方向：档案管理。