数字化视域下高校学生档案管理现状及对策研究

陈万雷　容溶　郭桂枝　顾能霞　刘地

摘 要：随着数字化时代的到来，高校学生档案管理也逐渐走向数字化视域。文章通过对数字化视域下高校学生档案管理现状及对策的研究，分析学生档案管理的重要性和作用，并探讨数字化对学生档案管理的影响。文章指出了传统学生档案管理模式存在的问题，并探究数字化档案管理的开展现状以及高校学生档案管理中存在的挑战和问题。在对策研究方面，提出了优化档案数字化建设水平、加强信息安全保障、隐私保护以及优化档案管理流程与服务体验等对策，旨在提高学生档案的数字化管理水平和效率。

关键词：高校学生档案管理；数字化视域；现状分析；对策研究

中图分类号：G27 文献标识码：A

引言

随着信息技术的快速发展和应用，数字化已经成为高校学生档案管理的新趋势。数字化视域下的学生档案管理不仅可以提高档案管理效率，还能够更好地保护学生的隐私安全。因此，研究数字化视域下高校学生档案管理的现状及对策具有重要意义。

一、数字化视域下高校学生档案管理概述

1.学生档案管理的重要性和作用

学生档案是高校教育管理的重要组成部分，记录了学生的个人信息、学习成绩以及奖励惩罚记录等重要数据。学生档案的管理对于高校教育教学和学生发展至关重要。

首先，学生档案是高校教育管理的信息基础，为学校提供了全面、准确的学生数据，有助于教学研究和决策。

其次，学生档案是评价学生表现和学业发展的参考依据，也是学生个体发展的重要记录和证明。通过学生档案，可以评估学生的学习成果、发展潜力和综合素质。

2.数字化对学生档案管理的影响

数字化技术的广泛应用对高校学生档案管理产生了深远的影响。数字化视域下的学生档案管理通过将纸质档案转化为电子档案，实现了档案数据的存储、检索和分享的便利性。

具体来说，数字化可以提高档案管理的效率和准确性，减少了纸质档案的存储和管理成本，节约了时间和空间。数字化档案的在线查询和共享功能，可以方便学校教育管理人员、教师、学生及其家长随时获取需要的档案信息。此外，数字化技术还能提供更加安全可靠的数据存储和保护机制，强化了学生档案的信息安全性和隐私保护。

二、数字化视域下高校学生档案管理的现状分析

1.学生档案管理的传统模式与问题

首先，纸质档案需要大量的物理空间来存储，特别是对于规模庞大的高校而言，需要大量建设存储室和文件柜，占据了宝贵的校园资源。其次，纸质档案具有容易遭受丢失、损坏或被篡改的风险。纸张容易受潮、燃烧等，一旦发生事故或意外，档案的完整性可能无法得到保证。此外，由于人工操作的缘故，出错和数据不准确的可能性也较高。再次，纸质档案的检索速度较慢。当需要查询具体的档案信息时，需要逐个文件、页码查找，耗费大量的时间和精力，不仅影响了教职工的工作效率，还给学生和家长的服务体验带来了不便。最后，纸质档案的共享和传递不便。当需要将档案信息传递给其他部门或学校时，需要复印、邮寄或交接等程序，过程复杂且易出现错误，限制了信息的流动和共享，不利于高校各部门之间的协同工作。总之，传统的纸质档案管理方式面临着存储空间、档案安全性、检索效率和档案共享方面的问题。为了提高学生档案管理的效率和质量，数字化视域下的档案管理成为必要的发展趋势。

2.数字化档案管理的发展现状

随着信息技术的进步，数字化档案管理在高校得到广泛应用，取得一系列发展成果。

首先，采用先进的信息技术手段，如电子数据库、云存储和数据同步等，实现了学生档案数据的安全存储和备份。传统的纸质档案容易遭受丢失、损坏或被篡改的风险，而数字化档案的存储方式可靠且易于维护。学生档案信息能够通过加密和备份等技术手段保护，确保其完整性和安全性。

其次，许多高校已经建立了数字档案管理系统。这些系统通过将学生档案数字化，通过集中管理平台，实现了档案信息的集成和共享。各个部门之间可以方便地共享档案数据，从而提高了工作效率和信息流动性。同时，学生和家长也可以通过系统开展档案查询，获得所需的信息，提供了更加便捷和高效的服务体验；最后，数字化档案管理系统提供了快速、准确的档案检索功能。通过基于关键词的检索、多条件筛选和自动化分类等功能，教职工和学生可以快速找到所需档案信息，节省了大量的时间和精力。同时，数字化档案系统还可以记录和跟踪档案访问历史，方便维护和管理。总之，数字化档案管理在高校取得了显著的发展。采用先进的信息技术手段实现了学生档案数据的安全存储和备份，建立了数字档案管理系统，实现了档案信息的集成和共享，提供了快速、准确的档案检索功能。数字化档案管理已经成为高校管理的重要组成部分，为高校提供了更加高效、智能化的档案管理解决方案。

3.高校学生档案管理中存在的挑战和问题

尽管数字化档案管理在高校取得了一定的进展，但仍然面临一些挑战和问题。

首先，某些高校在数字化档案管理方面的投入和意识较低。由于数字化档案管理需要大量的资源和技术支持，包括购买设备设施、培训人员等，部分高校可能对数字化档案管理的重要性和长期价值认知不足，导致数字化程度不高，影响了档案管理的效率和质量。

其次，信息安全和隱私保护是数字化档案管理中的重要问题。随着档案数据的数字化，信息安全风险也随之增加。如何确保档案数据的安全性、防止数据被泄露和滥用以及保护个人隐私成为亟待解决的问题。高校需要增强信息安全和隐私保护的意识，采取相应的技术和管理措施，保障档案数据的机密性和完整性。

最后，数字化档案管理涉及多个部门和多级权限的协调和管理问题。高校内部通常涉及多个部门的档案管理，如教务、学工和人事等，各个部门之间需要协同工作，确保档案信息的一致性和统一性。此外，不同层级的权限管理也是一个挑战，如何合理划分权限、提供合适的访问权限，既保证数据安全，又满足各部门和个人的工作需求，需要建立科学、规范的管理机制。

三、数字化视域下高校学生档案管理的对策研究

1.提高档案数字化建设水平

在数字化视域下，高校学生档案管理需要采取一系列对策来提高档案的数字化建设水平。

首先，建立完善的数字档案管理系统。数字档案管理系统应能够集成各个部门的档案管理需求，包括教务、学工和人事等，以实现档案信息的共享和统一管理。该系统应具备全面、准确、便捷的档案存储和检索功能，可以快速响应用户的查询请求，并保障档案数据的安全性和可靠性。

其次，应用先进的数据采集与处理技术。采用扫描和光学字符识别（OCR）等技术，可以将纸质档案快速、准确地转换为电子格式。自动分类和索引技术可以为档案信息的组织和检索提供支持。通过这些技术手段，可以提高档案数字化过程的效率和准确性。

最后，数据挖掘和自然语言处理等技术的应用也是提高档案数字化建设水平的关键所在。这些技术可以对学生档案中的结构化和非结构化信息分析、提取和利用。通过数据挖掘，可以发现学生档案中的潜在信息和规律，为后续的学生数据分析和管理提供基础。

2.加强信息安全保障与隐私保护

在数字化视域下的高校学生档案管理中，加强信息安全保障与隐私保护是至关重要的。首先，建立完善的信息安全体系。高校需要构建一个全面、多层次的信息安全体系来保护学生档案数据，包括物理安全措施，如安全存储设备、门禁系统等，以防止未经授权的物理访问。网络安全措施，如防火墙、入侵检测系统等，可以防止网络攻击和数据被泄露。管理安全措施，如权限管理、操作日志监控等，可以确保只有授权人员能够访问和处理档案数据。

其次，制定隐私保护政策和措施。高校应制定明确的隐私保护政策与规定，并确保全体教职员工严格遵守。在数字化档案管理中，敏感个人信息的保护至关重要。高校需要做好学生个人隐私的保护工作，如不公开学生的身份证号码、家庭住址等敏感信息。高校还应加强对学生信息的使用和共享管控，确保只在合法性和必要性的前提下获取、使用和共享学生档案信息。

最后，加强信息安全与隐私保护的培训和意识提升。高校应定期组织信息安全与隐私保护培训，提高教职员工的安全意识和信息保护能力。学校要加强对学生和家长的宣传和教育，使他们了解学生档案管理的原则和措施，并提供相应的隐私保护渠道和机制。

总之，加强信息安全保障与隐私保护是高校学生档案数字化管理的重要任务。通过建立完善的信息安全体系、制定隐私保护政策与措施，并加强培训和意识提升，可以有效保障学生档案数据的安全性和合法性，增强学生和家长对高校档案管理工作的信任。

3.优化档案管理流程与服务体验

首先，为了提高数字化视域下高校学生档案管理的效率和用户体验，应建立科学的档案管理流程。高校应建立一套科学、规范的档案管理流程，包括档案的归档、整理、索引和更新等环节。通过明确不同部门或责任人的职责，并确立相关的标准和操作规范，可以有效协调和推动档案管理工作。合理运用自动化的数字化管理系统，可以简化流程并提高工作效率；其次，提供便捷、高效的档案查询与服务。高校应为教职员工、学生及其家长提供便捷、高效的档案查询与服务。通过建立在线查询系统，用户可随时随地访问所需档案信息，并快速检索。系统应具备友好的用户界面和直观的操作流程，使用户能够轻松使用。建立快速响应的服务机制，及时回应用户的咨询和需求，提供个性化的服务体验。

最后，注重用户体验和满意度。高校應注重用户体验，在档案管理过程中考虑用户的需求和感受。了解用户的期望和反馈，不断改进系统和服务，以提供更好的用户体验。通过个性化的查询结果、即时提醒和定制化的服务，满足用户的个性化需求，并提高用户的满意度。通过优化档案管理流程和提供便捷、高效的档案查询与服务，可以有效提升学生和教职员工的满意度。同时，也能够提高学校档案管理工作的效率和质量。通过科学的管理流程和贴近用户需求的服务体验，高校能够提供更加便捷、高效的档案管理服务，从而为学校整体发展提供有力支持。

四、数字化视域下高校学生档案管理的案例研究

1.某高校数字化档案管理实践与效果分析

某高校在数字化视域下开展了学生档案管理的实践，取得了良好的效果。该高校建立了全面的数字档案管理系统，并将学生档案从纸质形式转换成电子格式存储和管理。经过系统的数据采集与处理技术应用，大量的纸质档案被快速且准确地转化为电子档案，避免了传统纸质档案管理方式带来的烦琐和低效问题。通过建立安全体系，该高校保障了学生档案数据的安全性。采取物理安全措施，如安全存储设备、门禁系统等防止了非法进入和损坏纸质档案的风险；网络安全措施，如防火墙、入侵检测系统等确保档案系统不受网络攻击的影响。此外，还有管理安全措施，如权限管理、操作日志监控等加强了对档案数据的访问和使用管控。随着数字化档案管理系统的推行，学校各部门之间实现了档案共享和查询的便利。教职工可以通过系统快速地查找和获取需要的档案信息，提高了工作效率。学生和家长也可以方便地查询并获取学生档案，提供了更加个性化和细致化的服务体验。

该高校数字化档案管理实践的效果显著。首先，档案的存储和检索效率大幅提升，减少了纸质档案管理所需的时间和空间成本。其次，档案共享和查询的便捷性提高了各部门之间的工作协同和信息共享，增强了学校教育管理的整体效能。此外，数字化档案管理也提高了学生、家长的满意度，提供了更加个性化和便捷的服务体验。总之，某高校在数字化视域下开展的学生档案管理实践取得了较好的效果。该实践通过建立数字档案管理系统、加强信息安全保障与隐私保护以及优化档案管理流程与服务体验，提高了档案管理效率和质量，为其他高校在数字化档案管理方面提供了借鉴和参考。

2.其他高校数字化档案管理的典型案例研究

除了之前提到的案例，还有其他高校也开展了数字化档案管理，并取得了显著成效。某大学建立了智能档案管理系统，通过RFID技术实现对纸质档案的追踪和管理。通过在档案标签上安置RFID芯片，可以实时监控和更新档案的位置和状态，大大减少了档案的丢失和错放现象，并提高了档案的查找和使用效率。另一所高校建立了综合学生档案管理平台，实现了学生档案的全生命周期管理。该平台整合了不同部门的学生信息，包括个人信息、学籍信息、成绩信息等，并支持教师和学生自主访问和管理档案，系统化的档案管理方式使得学生个人档案更加完整和准确，方便了教学和评价。某综合性大学采用了云计算技术，将学生档案数据存储于云端，并提供云服务供教职员工和学生查询和访问档案，消除了传统纸质档案的空间限制和查询不便，提供了高效、灵活的档案存储和管理方式。这些典型案例表明，数字化视域下高校学生档案管理正日益得到广泛应用和推广。各高校通过采用不同的技术手段和管理方法，实现对档案的数字化存储、管理和共享，提高了档案管理的效率和质量，为高校教育管理提供了强有力的支持。

五、结语

综上所述，数字化视域下的高校学生档案管理面临着重要的挑战和机遇。通过提高档案的数字化建设水平、加强信息安全保障与隐私保护以及优化档案管理流程与服务体验，可以有效应对这些挑战，并提高学生档案管理的效率和质量。随着信息技术的不断发展，未来还需要进一步研究和探索更加先进的数字化档案管理方法和技术，以满足高校学生档案管理的需求，并为学生提供更好的服务和保障。

参考文献：

[1]严竹安.应用型本科高校学生工作档案管理现状及对策[J].文化产业，2023（3）：7-9.

[2]丁 颢.浅谈高校学生档案管理存在的问题及对策[J].看历史，2023（2）：95-97.

[3]徐 青.从“数字化”走向“数据化”——大数据下档案管理工作发展路径探索[J].知识经济，2022（4）：108-110.

[4]黄洁芳.大数据时代电子档案管理现状与发展对策分析[J].消费导刊，2021（8）：90.

（作者单位：南宁师范大学）

作者简介：陈万雷（1982—），男，汉族，广西南宁人，本科，实验师，研究方向：档案管理、档案数字化。