民政档案的价值及信息化管理措施研究

摘 要：“物质文明和精神文明相协调”是中国式现代化的重要特色。推进新时代民政工作完成中国式现代化的使命任务，必然要把民政文化建设摆在重要位置。档案和文献资料是人类文明形成、发展、传承的重要载体，做好民政档案资料管理工作，记录好民政工作历史，服务好民政文化建设有着重要的意义。文章针对民政档案的价值及信息化管理相关内容展开具体论述，并提出档案信息化管理优化的策略。

关键词：民政档案；价值；信息化管理

中图分类号：G270.7;D630.1 文献标识码：A

新时代，为了提高民政档案资料的利用价值，助力民政工作的高质量开展，引入信息化技术，提高信息化管理水平，能够获得积极的成效。在当前的民政档案管理工作中还存在着一定的问题，未能充分发挥信息技术的应用价值，档案资源的收集、管理以及利用水平还有待提高，应该积极推进档案信息化建设工作，提高民政档案的管理水平。

一、民政档案的价值

民政档案记录着民政局的历史与发展，有着不同的类型，如婚姻档案和社救档案等。民政档案实用性很强，且档案的使用时效长，是民政局分配资源的重要依据，能够助力民政工作高质量开展。此外，民政档案也是社会主义优越性的生活例证。例如，社救档案。做好民政档案管理，能够更好地推动社会管理与服务。民政档案管理工作的开展，应该做好以下工作：（1）依法治档。为保障民政档案管理工作高质量落实，必须严格遵循法律法规的要求，实现依法治档，进一步提高档案治理效能，推动民政档案管理现代化。加强对《档案法》和相关规章制度的研究，不断提高档案信息化建设的水平，促使档案管理工作规范化和标准化发展。（2）优化档案利用服务。在档案管理工作中，必须认真履行职责，提高档案管理的水平。在数字民政时代背景下，民政档案管理工作的开展，必须注重档案服务模式的创新，探索“互联网+民政档案”，通过信息技术的应用，提高档案管理的水平。民政档案管理工作的开展，必须强化为民服务的意识，不断提高档案管理的水平，助力民政服务的高质量发展。积极完善档案管理制度，规范化推进各项基础业务。（3）提高档案信息化建设水平。民政档案管理工作与科技结合，实现信息化管理是重要的发展趋势。在实践中，应该注重加强信息化建设，引入更多的信息技术，支持各项工作高质量开展。为了能够提高民政档案管理的水平，应该积极确立信息化思路，适应档案管理新常态，不断优化、完善民政档案管理工作。档案管理工作人员必须充分认识到档案管理工作的重要性。民政档案管理是民政部门的重要基础工作，同时也是国家档案事业的重要组成部分。在民政档案管理工作中，必须遵循相应的法律法规，采取科学、合理的档案管理手段，对民政工作中产生的各类不同载体的文件、材料做到及时收集、立卷归档、统计保管等。通过档案的收集，不断积累民政工作经验，进一步深化民政工作改革，全面提升民政工作的质量。民政工作的特点决定了民政工作部门产生的档案类型多、数量大、专业性强，在档案管理方面更加复杂，并且部分档案还需要直接为社会提供服务。因此，必须注重加强档案管理工作建设，不断提高档案管理工作的水平。

二、民政档案信息化管理存在的问题

在数字民政视角下，应该注重民政档案的数字化加工，支持民政档案信息化管理高质量开展。从当前的档案资料管理来看，民政档案管理工作还有待提高，存在着以下问题：

1.档案归档治理能力不足

实现档案资源的信息化管理，离不开数据信息的支持。将不同业务类别和不同存在形态的档案资料，根据相应的标准，开展数字化加工，并做好整理归档，助力民政工作的高质量发展。部分民政业务部门和档案部门的配合度不高，形成的民政档案管理体系难以实现业务的有效衔接，进而出现各类问题，如归档不全和归档不到位的问题，难以保证档案资源的完整性和可利用性。

2.档案管理效用低

由于民政工作的业务范围比较广，且业务内容动态变化产生的档案资料比较多且琐碎，给档案管理工作的开展带来挑战。在原来的档案管理模式下，档案部门应该在民政业务活动开展后，收集归档产生的档案资料，存在着一定的滞后性，使得档案归档管理的时效性不高，难以达到管理的要求。

3.档案资源开发利用水平不高

由于缺少畅通的资料收集渠道，使得部分档案资源开发利用不足，难以达到不断提高的档案资源管理要求。此外，部分档案管理主体缺少档案服务意识，缺乏档案服务的主动性。对群众的档案文化需求了解不足，无法从群众的需求出发提供精准化服务，导致档案资源的利用率不高。

三、民政档案信息化管理的优化策略

1.做好档案数字化加工工作

民政档案信息化管理必须注重前期的数字化加工，全面整理原来的纸质资料，生成数字化档案，录入数据库内，为档案信息化管理提供支持。同时，满足民政服务的档案需求。这需要根据民政档案管理工作的实际情况，制定科学、合理的数字化加工方案，明确相应部门的管理职责和具体任务，交代给专门的人员负责。对参与档案数字化加工的工作人员也需要开展相应的业务培训，使其能够掌握相关的知识和技能，积极参与档案数字化管理工作，做好数字化加工工作，保证档案的质量。为了能够强化民政档案管理工作，还需要做好相应的质量管理，由专门的人员负责全面验收检查数字化加工的质量，及时发现档案存在的问题，做好相应的调整。档案数字化加工是一项非常庞大的工作，涉及的部门和内容很多，必须做好科学、合理的规划。通过全面、细致的管理，切实保障档案资源得到有效利用。

2.提高民政档案整理水平

为了保证档案资源得到高效的利用，档案管理部门必须严格做好各项管理工作，尤其是民政档案归档。对于民政政务纸质文件和电子文件，应该做到真实、完整且内容可用。档案管理部门需要和相关业务部门做好有效的对接合作，掌握各类业务开展的记录。对于产生的档案资源，应该根据归档的标准和规范做好相应的处理，保证内容的完整性和真实性，确保政务业务流程和档案管理的要求保持一致，方便档案管理部门获得相应的档案记录以及各类数据信息，保证档案工作开展的质量，更好地为业务开展提供支持。构建完善的部门数据流通机制，促使档案资源能够有效流通和高效共享。加强和信息部门的合作，推广应用各类信息技术，助力档案收集、整理和利用等业务的开展，进一步提高档案管理的水平。结合档案管理工作的特点，将档案管理规则嵌入到业务系统内，充分发挥技术应用价值，进一步提高档案管理的水平，实现档案管理自动化和智能化。需要注意的是，应该进一步提高固化保存、关联整理、归档对接等工作的质量，促使档案资源得到有效的保护和利用。为了进一步提高档案归档文件治理效能，需要注重民政档案管理，合理利用信息技术的优势，全面提高档案信息化管理的水平，发挥档案的利用价值，促進社会治理水平得到提高。根据民政档案信息化管理的特点，应该对档案归档整理工作进一步优化，使工作流程得到改进，适应当前的信息化管理模式，提高档案工作的水平。通过档案工作的全面优化，实现对档案信息的有效管理和高效利用，助力民政服务的有效开展。在档案保管方面，必须做到科学化管理，系统排列、分类明确、存放有序，保证档案资源可查，并有章可循。这需要做好档案管理工作人员的培训，使其能够掌握相关的管理规章制度和具体要求，做好每一项管理工作。对于各处室（局）的专业专门档案，需要做到统一管理，分室保管档案。各部门需要结合自身的实际情况，对于业务中产生的各类档案做好立卷归档工作。根据档案的类型和管理要求做好相应的处理，并需要按照各自的档案管理办法和规定，编制档案目录和检索工具，实现对档案资源的科学化管理。不同的档案在处理时采用的方法会有所不同，需要做到针对性的整理。例如，对于会计档案应该按照会计档案管理办法展开相应整理，立卷之后送到综合档案室保管。

3. 加强信息化建设

民政档案信息化管理工作的开展离不开信息技术的支持，在推进民政档案信息化建设中，必须注重信息化基础设施的建设。根据“互联网+民政”的管理模式，围绕民政工作的特点和档案管理工作的要求，做好相应的分析，按照线上档案资源实时收集和有效整理的基本要求，加强对档案信息化的建设。根据档案信息化管理的需求，配套相应的软硬件设备设施。例如，在档案管理场所，需要配套监控系统、保密系统、安防系统，加强对档案信息的安全管理。根据档案数字化加工和档案收集、整理等工作的实际需求，配套相应的数字化基础设备设施，如扫描仪，实现对档案信息的有效整理，确保能够高效利用档案信息。由于民政档案业务比较繁杂，涉及婚姻、养老、儿童福利等，有着很强的民生性特点，都是群众最现实、最关切的民生需求。为了能够更好地提升民政服务的质量，需要积极完善民政服务体系的建设。在档案管理方面，应该与民政业务系统有效对接，有效收集和整理各类档案数据，保证数据信息能够被高效利用。除此之外，还应该积极引入大数据技术，构建完善的综合业务框架，通过搭建综合数据库的方式，实现对各类业务数据的有效汇聚和高效共享。利用大数据技术，深度挖掘档案资源的利用价值，进一步提高档案资源的利用水平，助力档案管理工作高效开展。

4.提高精准化民政档案服务

民政档案资源的合理利用能够更好地提升民政服务的质量，需要注重档案的管理。日常的管理工作中，档案管理工作人员必须具有较强的服务意识，提升档案管理工作的开展质量，并立足于民政档案管理工作实际，探索新的管理办法和手段，进一步提高档案的利用水平，助力社会的发展。根据档案使用者的多样化需求，提供多元化服务。

首先，需要做好档案资源开发利用系统的建设工作。在当前的档案信息化管理系统中，应该结合档案资源利用的实际需求，开展档案利用系统模块的开发。通过提高民政档案资源检索的能力和水平，助力民政档案管理工作的高效开展。使用者可以通过系统及时获取相应的档案数据信息，助力民政服务工作的开展。需要注意的是，为了能够保障档案资源的安全性，需要做好系统的权限设置，保证相关人员依照权限访问系统，避免出现档案信息安全问题。

其次，应该提供咨询服务，进一步提高民政档案管理服务的水平。例如，提供政策类档案，助力群众更好地了解民生政策。结合这一需求，在开展档案信息化建设时，需要立足于群众的角度，开发档案信息查询模块，满足民众查询档案的需求，通过简化档案的查询方式，科学、合理地设置档案查询引导模块，助力使用者能够更加便捷地查询相应信息。同时，还应贯彻人性化、智能化的管理理念，通过使用者注册账号的方式，结合以往的检索记录，为其提供更加精准的民政档案服务。

最后，还需要提供开发性服务。结合档案使用者的需求，优化服务，有效处理档案信息，为相关主体提供更好的档案产品和信息服务。需要注意的是，应该面向不同的使用主体，加强对民政档案管理的研究，不断优化档案服务，进一步提升档案服务的质量。

5.做好档案人员队伍建设

新时期，民政档案管理工作的开展必须注重信息化建设，不断提高信息化管理的水平，适应时代的发展变化。在推动信息化建设方面，应该注重档案管理人员的信息化能力建设，使其可以掌握相应的知识与技术，能够将现代化技术与民政档案管理对接，充分利用网络技术、信息技术、数字化技术等完成民政档案管理工作。档案管理工作人员应该树立学习意识，努力成为理念新、技术强的新型档案管理人才，达到民政档案管理的需求。与此同时，还需要构建完善的人员培训机制，加强对档案管理人员的培训，不断提高人员的业务水平，以适应工作的新发展、新变化。对档案管理工作的开展质量展开全面评估，提出优化与改进的措施，并将评估的结果与个人利益挂钩，加强人员的重视度，进一步提高档案管理的水平。在日常的业务工作中，工作人员需要严格按照档案信息化管理的流程和规定，加强对每一个细节和要点的控制，全面提高档案管理的水平，保障相关业务的有效开展。围绕档案收集、整理、存储等多方面采取相应的管理措施，保障各项工作能够高质量开展。

四、结语

综上所述，民政档案资源的合理利用，有助于提高民政工作的质量与效率。在档案管理中采用信息化管理模式，做好档案资源的全面管理，能够提升档案资源的利用水平。未来，信息技术水平不断提高，还可以为档案资源管理提供更多的支持与保障。

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（作者单位：山东省菏泽市郓城县民政局）

作者简介：杜鹃（1986—），女，汉族，山东菏泽人，大专，中级，研究方向：档案管理。