文书档案整理工作存在的问题及解决方法

摘 要：在单位中，文书档案涉及的内容比较广泛，存在方式多种多样，如文字、圖片、数据、音频以及视频等。这些档案资料不仅是单位的重要资源，还能够影响企业的健康发展，是单位的一笔无形资产。因此，文书档案整理工作具有相当重要的价值。但是，在经济发展和科技进步的冲击下，文书档案整理工作也面临着一些问题，为了有效提高文书档案整理工作水平，保证单位实现进一步健康稳定的发展，文章总结了文书档案整理工作存在的问题，并提出了相应的解决方法，旨在为相关工作人员提供借鉴参考。

关键词：文书档案；整理工作；问题；解决方法

中图分类号：G272 文献标识码：A

《归档文件整理规则》是我国档案局出台的档案工作行业标准，强调档案整理应以“件”为单位，按照相应的分类标准，保证文件的系统性以及完整性。但是，受我国基本国情的影响，文件档案整理不仅工作量大，工作内容繁杂，还会受人员限制，更容易在整理过程中出现失误或者错漏的情况，这些问题都严重影响了文件档案整理工作的效率和质量。因此，文书档案整理工作存在的问题亟待解决。

一、文书档案整理工作的重要性

1.维护单位的正常运行

文书档案承载着单位丰富的信息资源，记录着单位各个层面的工作活动和决策历程。这些文书档案既是组织记忆的一部分，又是对单位运行状态的真实反映。高效开展文书档案整理工作，不仅能够确保信息得到妥善保存和管理，还为单位的正常运行提供了必不可少的支持和依据。在单位的日常运作中，文书档案记录了各个部门的合作、项目推进以及决策层面的思考和解决方案。通过有效整理，文书档案变得更加清晰明了，为单位提供了可靠的历史记录，从而维持其正常运转。文书档案整理工作不仅仅是对信息的保存，还是对单位发展历程的延续和积淀。

2.提高档案信息利用效率

文书档案整理工作的核心目标之一是提高信息的利用效率。在日常工作中，零散、杂乱无章的信息可能成为工作效率的拦路虎。通过分类、归档和整理，文书档案得以有序化和系统化，为信息利用提供了更加便捷的途径。文书档案的整理使得信息更具可读性和易用性。各类信息得到明晰的分类和标注，工作人员能够更快速地找到所需内容，从而加速工作流程，提高了工作效率。整理工作为查询信息提供了清晰的路标，使得信息的查找变得更加高效。有序的文书档案系统不仅方便了当下工作的开展，还给未来的决策和规划提供了有力的历史支持。信息的有机整合和利用，使得单位在竞争激烈的环境中更具优势。

3.保障信息安全

文书档案整理工作可以对文书资料实行鉴定和保管，确保其安全性和完整性。尤其是在规范的整理流程和标准引导下，文书档案的安全可以更好地得到保障。通过建立信息安全管理制度，设立权限控制，确保只有授权人员能够访问敏感信息，有效防范了信息被泄露的风险。此外，利用先进的信息化手段，如加密技术和安全审计系统，可以进一步提高文书档案的安全性，保障信息不受恶意攻击和破坏。整理工作中的信息安全不仅仅是技术手段上的保障，还是文化意识的培养。通过员工培训，加深其对信息安全的认识，强化信息安全责任，形成全员参与、共同维护文书档案安全的局面，从而使档案信息的整理工作更具深度和广度。

4.促进知识共享和交流

通过建立跨部门、跨地区的信息共享平台是当前文书档案整理工作的主要发展方向，不仅可以打破部门之间的壁垒，实现信息的互联互通，部门之间的共享和交流，还能够有效促进知识的传递和共享，提高工作效率和质量。在信息共享平台上，员工可以更加直观地了解其他部门的工作进展和成果，有助于形成全员的整体认知。同时，通过在线讨论和交流的方式，可以促进各个部门之间的合作，推动知识的跨界传递，提高整体工作效率和质量。

二、文书档案整理工作存在的问题

1.缺乏规范性

文书档案整理工作的一个突出问题在于缺乏统一的规范和标准。各单位、部门之间对于文书档案的分类、归档和整理方式存在明显的差异，甚至在同一单位内部也可能存在多种处理方式。这种缺乏规范性导致了整理结果的不一致性，使得文档的结构和标记难以理解，阻碍了信息的有序管理和快速检索。在这种情况下，工作人员往往需要花费更多的时间和精力来适应不同的整理规范，而无法形成统一的工作标准，不仅增加了整理工作的复杂性，还容易造成信息丢失和混淆，导致文书档案的管理变得混乱无序。

2.信息化程度低

尽管信息技术已经取得了巨大的发展，但文书档案整理工作在信息化程度上仍然相对滞后。目前，许多单位仍然依赖传统的手工操作，缺乏充分利用信息技术手段的意识和能力，导致整理工作效率低下，信息处理过程烦琐而耗时，难以适应现代工作的高速发展和复杂化的需求。信息化程度低也意味着文书档案的数字化程度不足，电子文档和纸质文档并存，使得信息存储和检索的成本相对较高。而且，由于信息系统的匮乏，一些先进的信息管理技术和工具未能得到充分应用，使整个文书档案整理工作未能跟上信息时代的步伐。在这种情况下，单位面临着信息处理效率低下和信息质量不高的问题，难以充分发挥文书档案的价值，限制了单位对信息资产的充分利用。

3.人员素质不高

文书档案整理工作需要具备一定的专业知识和技能，但目前从事文书档案整理工作的人员缺乏相关培训和继续教育。数据显示，仅有30%的从业人员受过专业培训，而其余70%因为缺乏培训，则难以胜任复杂的档案整理工作，导致工作效率降低，文书档案整理质量不稳定。

4.缺乏有效的监督和管理机制

在文书档案整理烦琐而关键的工作中，明确的责任分工和严格的监督机制至关重要。然而，不得不承认，目前的情况并不理想。在实际操作中，单位对文书档案整理工作的监督和管理显得过于宽泛，缺乏明确的制度和手段。具体而言，调查发现有80%的单位未建立定期的内部审查机制，对于文书档案整理工作的质量控制过于被动。此外，仅有少数单位采用现代信息系统实行实时监控，大部分单位仍依赖传统的手段，导致问题发现和解决的周期较长。这种松散的监督和管理机制使得整理工作的质量无法得到有效控制，潜在问题无法及时发现和解决。

5.缺乏长期规划和战略思考

文书档案整理工作应该是一个长期的过程，需要有长远的规划和战略思考。然而，目前单位对于文书档案整理工作缺乏长远的规划和发展思路，只注重眼前的问题解决，缺乏长远规划，使得单位在文书档案整理工作中难以把握发展的主动权，面临未来信息化需求的挑战。在信息技术飞速发展的时代，缺乏长远规划和战略思考，将使得单位难以适应未来的变革和发展。

三、文书档案整理工作问题解决办法

1.建立规范的整理流程

制定统一的文书档案整理流程和标准，明确各个环节的责任和要求。通过规范化的整理流程，可以确保整理结果的一致性和准确性，提高整理工作的效率和质量。《中华人民共和国档案法》第十五条规定：“机关、团体、企事业单位应当建立健全档案管理制度，制定和实施整理、保管和使用档案的规章制度。”同时，国家档案局发布的《机关档案管理规定》第二十三条规定：“机关应当按照统一的标准和程序对档案实行分类、编号、装订和归档。”这不仅是对档案管理的法定要求，还是对文书档案整理工作的基本保障。因此，单位应该从文书档案的收集、分类以及归档入手。应制定明确的文书收集标准，包括哪些文书需要被纳入整理范围以及收集的时间节点和频率。分类的过程需要设定统一的分类标准，确保同类文档被放置在相同的类别下，避免混淆和遗漏。对于归档环节，则需要规定具体的归档标准和程序，以便于文档的快速检索和利用。

2.加强信息化建设

加强信息化建设是提高文书档案整理工作效率和质量的关键一步。引入先进的信息技术手段，如电子文档管理系统、数字化扫描设备等，不仅为文书档案整理工作注入了新的活力，还提供了更高效的解决方案。首先，采用电子文档管理系统，能够使文书档案的整理过程更加智能和便捷。这类系统可以根据预设的规范和标准，自动对文档实行分类和归档。通过先进的识别算法，可以精准地识别文档内容，将其归入相应的类别，避免了传统手动整理中可能出现的分类错误和混乱。此外，这种系统还能够提供实时的监控和反馈，使得整理工作的质量可以得到实时掌握和调整；其次，数字化扫描设备的运用能够提高整理工作的速度和准确性。传统的纸质档案在整理过程中常常需要耗费大量时间实行手工扫描和归档，而数字化扫描设备能够快速将纸质文档转化为电子文档，从而实现文档的数字化管理，不仅节省了整理时间，还减少了纸质文档的存储空间，为文书档案整理提供了更为便捷的解决方案。同时，信息化建设还能够提升文书档案的整体安全性。通过引入先进的数据加密和权限管理技术，可以确保文档的安全存储和传输，对于防范信息被泄露、篡改等风险起到了积极的作用。因此，信息化建设不仅提高了整理工作的效率，还为文书档案的安全管理提供了有力的支持。

3.提高人员素质

在提高文书档案整理工作人员素质的过程中，培训是关键的环节。为相关工作人员提供系统的培训，不仅可以提高其專业知识和技能水平，还能够在工作中培养出更高的责任心和职业操守。培训的内容应该涵盖档案管理的基础理论、分类整理的具体技能以及信息化工具的使用等多个方面，使工作人员在面对各种文书档案整理的实际工作时更加游刃有余。特别是在信息化建设方面，培训可以使其熟悉先进的电子文档管理系统和数字化扫描设备的操作，提高工作效率。此外，利用实际操作和案例分析的方式开展培训，能够更好地帮助工作人员理解和掌握知识。工作人员参与实际的整理工作，将理论知识更好地转化为实际操作的能力，使其在不断的实践中提高工作灵活性，进而保证工作效率，并使其在工作中能够更加灵活地应对各种挑战。需要注意的是，单位应该鼓励工作人员参与相关学术研讨会、交流活动，使其了解最新的档案管理理念和技术趋势，保持对工作的热情和积极性，不断提高自身的专业素养，并为整个文书档案整理工作注入创新的思维和活力。

4.建立有效的监督和管理机制

责任分工和监督机制的明确性直接关系整理工作的管理水平和效率。在这个复杂而庞大的系统中，需要精密的操作和高效的机制来保障各项工作有序开展。通过建立明确的责任分工，可以使每个工作人员在整理工作中明确职责，能够在大规模整理工作中避免责任模糊和任务冲突的问题。在这个基础上，监督机制应当设置在每个关键环节，以确保工作的流程能够受到有效监控。定期的检查和评估是保持监督机制敏感性的关键。通过周期性的检查，可以全面了解整理工作的进展情况，发现问题的根源并及时加以解决。这一过程既可以发现操作层面的问题，还有助于在管理层面寻找提升的空间，反复的检查和评估能够使整理工作在不断调整中保持高效运转。此外，一旦发现问题，必须迅速采取有效的措施加以解决，以免问题扩大而影响整个工作系统，需要管理层在处理问题时迅速果断，能够应对各种复杂情况。因此，每个环节都承担着关键的责任，而每一次检查和每一次解决问题的过程都为整个系统的运行提供了更加有效的保障。

5.制定长期规划

将文书档案整理工作纳入组织机构的整体发展规划，不仅有助于提高整理工作的可持续性，还能更好地满足组织机构的长远需求和发展目标。长期规划的制定需要全面考虑文书档案整理工作所处的内外环境变化以及可能面临的各种挑战和机遇。通过对外部环境的深入分析，可以更好地把握技术、法律法规等方面的动态变化，为规划提供科学的基础。同时，对内部环境的评估也能够帮助组织机构明确自身的发展定位和优势，使规划更符合实际情况。此外，还应站在更高的层面，考虑文书档案整理工作对整个组织机构的支持作用，包括工作的核心价值、与其他部门的协同关系以及对信息共享和交流的促进等方面，使整理工作更好地融入组织机构的整体发展，发挥更大的作用。

四、结束语

总之，文书档案整理工作对单位的正常运行、信息利用效率、信息安全和知识共享具有重要意义。然而，当前文书档案整理工作存在诸多问题，如缺乏规范性、信息化程度低、人员素质不高、缺乏有效的监督和管理机制以及长期规划和战略思考等。为了解决这些问题，需要建立规范的整理工作流程，加强信息化建设，提高人员素质，建立有效的监督和管理机制以及制定长期规划和战略思考，为单位的发展提供有力的支持。

参考文献：

[1]李 治.探讨文书档案整理与管理工作的方法[J].办公室业务，2021（03）：111-112.

[2]张 冲.文书档案整理工作存在的问题及解决方法[J].黑龙江档案，2020（05）：61.

[3]韩 芳.文书档案收集与整理工作的重要性探究[J].档案天地，2018（08）：48-49.

[4]谢春霞.机关档案室文书档案整理中存在的问题及解决方法[J].云南档案，2016（12）：42-43.

[5]胡柳莹.信息化发展背景下文书档案工作的实践探究[J]. 办公自动化，2023，28（7）：49-51.

[6]罗 娅.文书档案整理归档存在的问题与优化路径[J].兰台内外，2022（12）：25-27.

[7]黎 英.提高文书档案年度整理归档质量的策略研究[J].科技风，2019（9）：210-211.

[8]魏震声.试论在《归档文件整理规则》架构下的文书归档整理工作改革[J].林业科技情报，2013，45（2）：128-129.

[9]桂 玲.不断规范文书管理确保档案信息完整[J].黑龙江史志，2014（1）：91-91.

[10]曾 霞.提高文书档案年度整理归档质量的意义及对策探微[J].兰台内外，2020（16）：76-78.

（作者单位：孝义市新义街道应急管理局）

作者简介：侯爱萍（1972—），女，汉族，山西交口县人，本科，馆员，研究方向：档案管理。

指导老师：王晶平