基层声像档案管理中存在的问题及对策

摘 要：声像档案是一种生动、形象的特殊载体档案，能细致、具体地记录工作。基层单位只有做好声像档案管理工作，才能促进声像档案作用和价值得到充分发挥。但从实际情况来看，在基层声像档案管理过程中仍然存在很多缺陷和不足。基于此，文章提出了加强基层声像档案管理的措施，以期提高基层声像档案管理工作效率。

关键词：基层声像；档案管理；问题；对策

中图分类号：G271 文献标识码：A

声像档案涵盖了多种不同的材料载体，包括录像带缩微制品、影片、照片、唱片、底片等，以声音和视频的形式记录和保存基层单位各项活动情况，便于人们回顾和了解过去的事件和事物。同时，也为后人提供了研究和学习的资源 。声像档案不仅适用于基层单位，国家机构、社会团体及个人的各项活动都可以利用声像档案记录信息，确保活动信息的真实性。随着社会科技水平的快速提升，声像档案已经成为社会生产、生活中不可或缺的一部分，声像档案管理工作也越来越重要。

以笔者单位为例，作为西安科技系统的基层单位，自20世纪90年代以来，我单位一直设有声像室，专门拍摄、整理和归档留存科技系统各类科技活动的影像资料。尽管2019年因机构改革经历拆分与合并，但此项业务仍得以继续，足以说明声像档案工作的必要性和价值。多年的声像工作积累了大量的图片与视频资料，为保障这些资料的安全留存与有效利用，在单位合并后，以原声像室工作人员为主要力量，开始筹备建设科技宣传资料库，对数十年来所拍摄和保存的视频、图片资料采用数字化整理、录入与存储，规范存档，着力为相关工作提供及时、高效的影像资料服务。目前，虽然已按计划初步完成了资料库图片与视频的录入工作，但在具体声像档案管理过程中仍面临一些问题亟待解决，本文就这些问题展开分析，并提出相应的改进意见。

一、声像档案管理的价值

声像档案管理的价值主要体现在四个方面。一是信息共享与传递。声像档案管理系统可以帮助基层单位实现对工作内容的全面记录和管理，包括会议、 研讨会、培训等各类活动的文档、音频和视频等信息，为信息的共享与传递提供了便捷，从而提高了工作效率；二是知识管理与积累。基层科技单位的声像档案记录了各类科技活动的内容和成果，这些资料更真实、生动和直观，可以作为知识的积累和管理工具，也可以用于回顾和总结过去的经验，为未来的科技交流活动提供参考和借鉴，促进知识的传承和创新；三是资源整合与利用。科学的声像档案管理系统能够整合本单位的各类资源开展工作，通过对声像档案的分析和利用，更好地规划和配置资源，提升各项科技与交流活动的效益和影响力；四是决策支持与评估。声像档案的建立和管理可以为决策者提供数据支持和参考，帮助他们做出科学的决策。同时，通过对档案数据的分析和评估，可以判断科技活动的成效，为改进工作提供依据。

二、基层声像档案管理中存在的主要问题

1.归档管理问题

以实际工作为例，因开展多年的声像工作，前期积累了数量巨大的图片与视频资料。仅初步统计的图片资料共计6万余幅，总大小共计440GB，转录录像带、Beta盒式录像磁带等视频内容500余盘，上传视频资料文件多达6T。内容包括历年重大科技活动跟拍、自制科技专题宣传视频、各种会议资料图片留存、文件证书翻拍以及人员信息采集等，记录了各类科技活动、项目、成果等重要资料。对数量庞大的视频和图片文件重新整理筛选、分类归档及资料上传十分消耗时间和精力，极大地增加了管理难度。同时，由于声像档案具有一定的管理标准，但大部分基层档案达不到保管的标准要求，无法实现对馆藏老照片的长期保存，破坏了老照片的原有状态，破损、褪色以及发霉等问题时有发生。另外，受到保管条件的影响，录像带和老磁带不断出现各种问题，对影像和声音带来了很大的干扰，其可利用价值明显降低。随着科技水平的迅速提升，播放设备不断推陈出新，之前的录像带和录音带已不再适用，读取率和识别率明显降低。最近几年，数字影像技术进入发展的迅猛期，声像档案的实用性越来越高，但传统声像档案载体受损面临的风险也越来越多。特别是随着数字化时代的到来，呈现出大量的各种不同类型的信息数据，对声像档案的保管也变得更加困难。不但要做好媒体存储介质的安全工作，还要确保声像档案材料完好无缺。虽然数码声像档案编辑处理方式较为简单，但不易保存，经常出现修改或删除等问题，降低了声像档案的真实性和完整性，不利于管理部门声像档案收集工作的高效开展。

2.安全问题

目前，数码照片和视频档案管理、保存与编目检索在安全性和可靠性方面存在着诸多问题，对于内部信息和重要数据的保护更是面临着巨大挑战。第一，随着数码相机、智能手机等设备设施的普及，拍摄和存储的数码照片和视频数量不断增加，保存也更加随意，如果将其作为归档资源，就需要确保这些档案信息的安全性，避免数据丢失和被泄露；第二，存储介质损坏也是一个常见的问题。数码照片和视频通常存储在硬盘、光盘、U盘等介质上，但这些介质容易损坏或丢失。一旦发生此问题，就会导致档案无法读取或丢失，给用户带来不便和损失；第三，文件格式不兼容也是一个重要问题。由于不同设备设施和应用程序使用不同的文件格式，可能导致某些档案无法被读取、编辑或处理，使得档案的利用价值受到限制，并增加了管理和保存的困难；第四，病毒和恶意软件的威胁也不可忽视。声像档案更容易受到病毒和恶意软件的攻击，导致档案被删除或篡改等，将严重影响档案的安全性和可靠性。

3.管理设备设施问题

近年来，随着科技的不断进步与发展，声像设备性能大幅提升，其設备类型也越来越多样化，如摄像机、数码相机等，被普遍应用于基层单位行政管理及各生产科室，促进了声像档案管理的开展。但目前，很多基层单位依然使用过去陈旧的声像档案管理储存设备设施，不能及时更新换代，无法达到理想的管理效果。其主要原因就是基层对声像档案管理设备设施的重视度不够高，资金、场地和人员等存在现实困难，只将重点放在照片产生和摄录器材上，忽视了照片的储存与保管。这些问题的存在，降低了声像档案的保管质量与效果，缩短了档案的使用寿命，不利于声像档案价值与作用的发挥。

4.档案利用和服务问题

编目录是声像档案管理中工作量最大、最为烦琐的一项工作，需要投入大量的人力和时间实行详细分类、标引和著录，需仔细审查。当前，档案管理系统以文书档案管理为主，目录录入过程不够清晰，全文检索功能较低，展现出的声像档案内容有所欠缺，往往无法满足公众需求，还有很多需要补充和改进的地方。而且，大部分档案馆没有将早期保存的照片档案资料生成数字形式，对其开发利用难度较大，因此，需要进一步完善档案管理系统，以满足声像档案的利用和深度检索需求。

5.缺乏复合型专业技术人员

复合型专业技术人员是声像档案管理工作中不可或缺的组成部分，技术人员需要具备较高的业务水平和管理能力，只有这样，才能提高声像档案的管理质量和水平。但在实际中，很多声像档案管理人员知识储备严重不足，声像档案管理技术薄弱，没有加强专业技术知识的学习。声像档案管理部门虽然开展了管理人员的业务培训活动，但培训内容侧重于纸质档案的保管，对声像档案维护利用方面的培训力度较低。同时，在培训过程中一味重视理论知识的讲解，无法在实际工作中发挥指导作用，导致档案人员在工作中缺少创新性，不利于其实践能力与实践技能的提升。

三、加强基层声像档案管理的措施

1.分类管理

为提高声像档案管理工作的效率，可以从分类管理的维度对声像档案管理流程展开分析。第一，建立完善的档案编目系统。通过建立档案编目系统，可以按照时间、主题及地点等方式对数字照片和视频档案分类和整理，从而方便快速定位需要的档案。这种分类方式可以是文件夹形式，也可以利用专业的档案管理软件开展分类编目；第二，定期清理无用文件也是管理数字照片和视频档案的重要环节。及时删除不需要的档案，可以释放存储空间，提高档案管理的效率和准确性；第三，使用专业的档案管理软件也可以提高管理效率和准确性。这些软件可以自动化地开展档案编目、整理和归档，提高工作效率和准确性，为本单位的数字档案管理提供强有力的支持；第四，建立完善的责任制度。选择专业能力较强的管理人员作为声像档案管理工作的主要负责人，明确其工作职责，从收集、整理、归档和管理等不同环节实施声像档案管理工作，确保此项工作能够有效推进和落实。

2.安全管理

声像档案的安全管理，要确保有良好的保存环境，在规范的要求下保存，做好防潮、防水工作，避免阳光直射，控制好档案保存环境的温度和湿度，避免档案出现破损问题。另外，还需要加强档案信息的安全保护措施，推动声像档案的数字化，并对重要档案信息异地备份，加强备份工作安全监控，以保障档案信息资源的安全。同时，可以安装安全防护软件，定期更新软件版本和病毒库，预防病毒和恶意软件的攻击。定期检查和维护数码照片和视频档案，确保其完整性和可读性。如果发现问题，就应及时修复或恢复档案，以确保其安全性和可靠性。

3.加强设备设施管理

加大档案信息化建设力度，改善档案管理硬件环境，能够实现档案现代化管理，提高并优化声像档案管理水平。最近几年，很多基层单位的项目活动越来越繁杂，原有的图库管理系统已经无法满足活动需求。因此，基层单位必须对图库系统做出改进和完善，确保成品电子文档全部归档到位。另外，档案资源是档案管理工作中不可或缺的组成部分，基层单位应做好档案资源的保管工作，避免出现浪费档案资源的不良现象。同时，要结合声像档案的特殊性，提高硬件设备设施资金的支持力度，提升档案管理的硬件环境。在此过程中，加强设备设施更新，确保设备设施与声像档案保管条件的一致性，为声像档案创造可长期保存的环境和条件，充分发挥声像档案的作用。

4.加快推进档案开放利用

首先，加强制度建设。完善档案开放利用的相关政策法规，明确各级政府及相关部门、档案机构和档案管理人员在档案开放利用中的职责和义务，确保档案开放利用的合法性和规范性；其次，提高档案开放利用服务水平。加强档案信息的数字化建设，建立档案信息平台，提高档案信息查阅、获取、利用的效率和便捷性，并加强对档案信息的质量控制和安全保障；最后，广泛宣传档案开放利用的意义和价值。加大宣传力度，让更多人了解档案开放利用的重要性和实际效果，并引导公众积极参与档案开放利用，促进公众对企事业单位的监督和社会治理的改善。

5.培养声像档案管理人才

声像管理部门应为档案管理人员提供教学与实习机会，鼓励档案管理人员积极参与到声像档案的采集、整理及数字化处理工作中，提高其实际操作能力，积累丰富的实践经验。同时，培训现有档案管理工作人员，使其了解最新的声像档案管理理论、技术和标准，不断提高专业水平。另外，声像档案管理部门可以和文化机构、媒体公司建立良好的合作关系，共同开展实践项目、研究课题等，为学生提供实践基地和就业机会。从不同方面培养声像档案管理人才，促进声像档案管理工作高效开展。

四、结束语

总之，声像档案工作是基层单位档案管理工作中不可或缺的组成部分，应该得到充分的重视和保护。在数字化时代，基层单位应积极采取现代化的档案管理方法，推进档案信息化建设，通过建立完善的档案编目系统、定期备份和云存储、多存储介质备份、定期清理无用文件以及使用专业的档案管理软件，确保声像档案的安全性、可靠性和高效性。这些措施不仅能够保护档案本身，还能确保档案工作的规范化、标准化和便捷化，推动声像档案信息资源的开发利用和共享，从而更好地服务于本单位的发展和建设。通过合理规划和有效实施声像档案管理，必将能够更好地保护和传承本单位的历史、成果和经验，促进基层档案事业的高质量发展。

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（作者单位：西安地区科技交流中心）

作者简介：方炬（1976—），女，汉族，陕西西安人，本科，馆员，研究方向：档案管理，档案编研。