推进档案“三合一”工作的实践与思考

摘 要：在信息时代快速发展的背景下，管理效能提升成为当务之急。文章聚焦于档案管理领域，提出了推进档案“三合一”工作的策略。该策略包括制定统一的档案管理规范标准、加大对档案管理工作的投入以及采用先进的档案管理技术和方法等。通过实施这些策略，建立科学、高效、持续改进的档案管理体系，为机构提供可靠的档案管理工具，以期提升档案管理效能。

关键词：机关档案整理；“三合一”制度

中图分类号：G275 文献标识码：A

档案在组织中扮演着至关重要的角色。随着文件材料的不断增加和档案类型的日益多样化，档案整理的“三合一”工作面临一系列挑战。本文以威海市人社局档案“三合一”工作实践为例，深入研究并提出了全面的推进方案，以提高档案管理规范性和利用效率，应对新时代档案管理所面临的多重挑战，为组织提供更加高效、规范的档案管理模式。

一、推进档案“三合一”工作的重要现实意义

1.有利于规范和指导档案工作

档案“三合一”制度将档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三个方面的内容合为一项制度，通过制定统一的档案管理标准和规范，实现档案管理的标准化和规范化。通过实施档案“三合一”制度，可以减少重复性工作，避免信息冗余和浪费，提高档案管理的效率和质量。

2.有利于丰富档案内容、优化档案结构

机关档案“三合一”制度在档案门类设置方面有13个一级门类，机关单位可根据本单位“三定”方案展开门类设置，编制的主动性较强，能够极大丰富单位的档案内容。在13个一级门类中，又有细化的二级分类，使得档案层次的设置划分更加清晰明确。科学、细致的档案分类，会增强文件之间的内在联系，更有利于档案的管理和利用。

3.有助于提高档案管理人员的专业素养

推行机关档案“三合一”制度对提高档案管理人员的专业素养具有显著作用。这一制度通过13个一级门类的设置，为档案管理人员提供了多元化的学习机会，使他们能够全面掌握档案管理的知识和技能，不仅仅局限于某一领域。这种制度鼓励全员参与，激发了员工的档案管理意识，形成了集体协作和共同学习的氛围，有助于知识的传承和分享，并促进了档案管理工作的进一步开展，使其更加规范、高效，提高了机关档案管理人员的专业素养，从而更好地为组织和社会提供优质的档案管理服务。

二、在推进档案“三合一”制度落实过程中遇到的问题

1.缺乏相关规范和标准

在编制档案“三合一”制度时，一个核心问题在于缺乏统一的规范标准，这无疑加大了推行的难度。由于相关标准尚未明晰，各个机构在编制档案“三合一”制度时，往往面临缺乏明确指导的困境。缺乏标准不仅使得推行过程充满了不确定性，也会造成档案整理过程中的混乱和不一致。由于不同機构可能采用不同的标准和规范展开档案整理，使得档案整理的结果存在明显差异，不仅增加了制度推行的复杂性，还影响档案整理的质量和档案利用的效率。比如，各机关单位都有某博、某信公众号等社交媒体账号，“三合一”制度中社交媒体作为一个一级门类，需要保留哪些有价值的档案资料，档案资料以什么样的形式保存还没有具体明确的标准，导致各单位虽然建立了“三合一”制度，但无法加快推进执行。另外，规范标准的缺失，也使得培训和沟通变得困难。由于缺乏明确的标准，工作人员难以获得清晰的操作指南，进而增加了培训的复杂性。

2.缺乏专业人才支撑

随着现代社会的快速发展，社会分工的细化使得工作中形成的档案材料逐年增长，档案整理、鉴定的工作量越来越多，且向专业化方向发展。过去机关档案靠一个专（兼）职档案人员收集、整理档案的情况已经不符合现实的要求。“三合一”制度中所涉及的档案门类之全，无疑是对档案工作人员的一大挑战。例如，一级门类科技档案中还包括科研档案、基建档案和设备档案三个二级分类，对于普通的文书档案工作者而言，由于缺乏这方面的学习和经验，这些档案的收集、整理和鉴定工作可谓是“无从下手”。专业且知识全面的档案管理人才少之又少，只加强对一两个文书档案工作人员的培训教育，会导致机关单位档案人才断代，不利于档案人才梯队的建设。

因此，与其让档案工作人员努力学习吸收复杂难懂的专业知识，不如将相对较为简单的档案知识普及到各个工作领域，将档案管理的知识转化为每个机关工作人员都需要掌握的“常规”知识，更有利于档案的收集和整理，加快档案工作的效率和准确度。这一提议理论上较容易实现，但在现实工作中，开展面向全体工作人员的档案培训，从人力、物力、财力和时间等方面都面临巨大挑战，这也导致“三合一”制度的推行和实施困难重重。

三、编制档案“三合一”制度的具体操作步骤

1.合理设置档案分类方案

在编制机关档案“三合一”制度时，需要综合考虑人力资源社会保障部门的组织结构、职能划分和业务特点等方面，确保分类方案既能全面覆盖机关的各项工作，又能够灵活适应机关业务的变化。

首先，档案分类方案直接影响着机关档案是否能够全面、真实地反映本机关的主要职能和工作全貌。人力资源社会保障部门档案工作人员要充分了解人社局机关的业务范围，将分类方案细化到与日常工作相匹配的层次，确保档案门类齐全。门类齐全意味着工作人员不能把注意力集中在文书档案、照片档案、音视频档案这些已有的档案门类上，应该充分了解新时期具有重要保存价值的新型档案门类，如网页信息档案、公务邮件档案、业务数据档案和社交媒体档案等。建议档案工作人员在实际编制工作中，根据国家档案局第13号令《机关档案管理规定》中所列的13个门类，逐一分析，不要轻易删除某个一级分类。

其次，分类方案应该是科学、层次明确的，有助于提高档案管理的效率。科学的分类方案应该能够清晰地将档案材料划分为不同的门类和子类别，使档案工作人员能够迅速、准确地找到需要的信息，提高档案管理效率。层次明确的分类方案可以确保档案的组织结构清晰，整理过程中不会出现混乱和重复。此外，随着社会经济的不断发展和机构改革的推进，机关工作可能会出现新的业务领域或调整旧有业务，分类方案应具备灵活性，能够及时更新调整以适应这些变化。

2.明确文件归档范围和档案保管期限

编制机关档案“三合一”制度。如果档案分类方案是框架，那么精准划定的文件归档范围和档案保管期限就是构建档案工作这座大厦的一砖一瓦。首先，要根据《机关档案管理规定》，确保文件材料应收尽收。其次，要全面了解机关各类档案的特性和业务流程，根据法律法规、行业标准等制定合理的档案保管期限。不同业务领域和档案类型可能有不同的保管要求，需要仔细分析每个档案类别的特点，确保制定的保管期限既满足法规和相关标准的要求，又符合机关工作的实际需求。

对于与其他部门有共性的档案，如网页信息档案，可以依据《政府网站网页归档指南》的制度规范，结合本单位网站的具体特点来参照执行。对于根据单位职能来确定归档范围的文书档案来说，除按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》外，建议更多地考虑当前时期档案利用的特点来综合决定。例如，当前人社部门档案查阅和利用的重点在人事任免、奖励表彰等涉及干部人事档案审核相关工作上，在文件材料归档过程中，应重点关注这部分档案收集是否齐全完整，便于利用。

3.建立定期审查和更新机制

建立定期审查和更新机制是保障机关档案“三合一”制度的有效性和适用性的关键。这一机制有助于保持制度的实用性和灵活性，确保档案管理能够不断适应机关的需求，提供可靠的档案管理支持。定期审查需要关注制度的执行情况和操作问题，包括了解制度的实际应用状况，是否存在操作难题或效率低下的情况。通过及时反馈和监督，可以及早发现问题并采取措施来调整制度，以提高其实际执行效果。同时，审查还要关注其他特殊情况，如法律法规、政策标准的更新以及组织结构的调整等。通过全面的审查评估，可以确定制度是否仍然适应当前的需求和环境，也为制度的更新调整提供可靠的实践依据。因此，审查过程中建立明确的更新机制是至关重要的，意味着需要制订具体的计划和时间表，确保制度得以定期更新。更新机制应该包括责任人的明确分工、审查的频率和程序及更新的具体内容等方面的规定，以确保制度能够及时反映机关档案管理的最新需求。

4.做好“三合一”制度备案

2021年，新修订的《档案法》特别增设了“监督检查”一章，旨在将法律法规制度有效转化为档案治理的实际效果。自新《档案法》实施以来，档案的行政执法检查工作极大地促进了机关的档案管理工作，在帮助党政领导干部和档案工作人员强化档案意识、推动履职尽责方面作用显著。在这一背景下，各机关单位在制定“三合一”制度时，应及时充分与档案主管部门沟通，确保所制定的档案管理制度在合理、合法、合规的基础上得以落实。尤其是在“三合一”制度的13个一级门类中出现很多新型门类，对于档案工作经验不足的机关工作人员而言，与档案主管部门密切沟通十分必要。机关单位制定的“三合一”制度需经过档案主管部门的审查和备案，确保制度的相关措施能够顺利执行。已备案的制度，各机关单位应严格执行，以免在年度档案执法检查工作中出现疏漏和失误。

四、落实档案“三合一”制度的工作策略

1.制定统一的档案管理规范标准，明确档案整理、归档和检索要求

制定统一的档案管理规范标准是科学推行“三合一”工作的首要步骤。这一策略的核心在于确立一套明确的档案管理规范，以规范和统一组织内档案整理、归档和检索的操作流程。通过明确档案整理的步骤、归档的标准以及检索的要求，可以建立一个有序的档案管理体系，提高工作效率和准确性。同时，这一统一的规范标准应当充分考虑到行业标准、法律法规的要求以及组织内部的实际需求。通过深入研究并融合相关的专业标准，确保制定的规范既符合行业工作实践，又满足组织内部的实际运作需要，使得档案管理更加符合专业要求。规范标准的制定也需要注重易操作性和可持续性。在规范中应明确具体的操作步骤和要求，确保能够迅速理解和执行。此外，规范应该是动态的，能够随着档案管理的发展不断调整和更新，以适应变化的需求和技术进步。通过制定统一的档案管理规范标准，能够建立科学、高效、持续改进的档案管理体系，为“三合一”工作的顺利推进提供坚实基础。

2.加大对档案管理工作的投入，提供稳定的人员和经费支持

档案管理工作的复杂性和重要性不言而喻。只有通过增加专业人员的数量和提升其综合素质，才能更好地推动档案工作顺利开展。机关、企事业单位应建立完善的档案人员培训机制，通过知识和技能的传授，提升档案管理人员的综合素质，使他们能够更好地适应和应对日益复杂和多样化的档案管理工作。加强现有档案专业技术人员的继续教育学习，全面掌握本单位各档案门类的收集整理方法，以便应对快速发展的环境。

档案管理需要资金来支持整理、分类、存储和利用等工作的开展。机关和企事业单位应制定合理的经费预算，确保档案管理工作有足够的经费支持。此外，还应建立经费使用制度和管理办法，以确保资金投入的合理性和效益，可以通过建立详细的经费管理和审计机制来实现，以确保经费得到合理使用，不浪费资源。

3.采用先进的档案管理技术和方法，提高档案整理和归档工作效率

科学推进档案“三合一”工作，关键在于采用先进的档案管理技术和方法，以提高档案整理和归档工作的效率。第一，引入数字化档案管理系统是重要举措。通过将纸质档案数字化，利用数据库、云存储等技术，可以提高档案的可访问性和检索效率，减少物理存储空间的占用。同时，采用自动化工具和智能化技术也是提高效率的关键。例如，利用文档管理软件、智能归档系统等能够自动化归档和整理工作，减轻人工负担，提高工作效率；第二，采用先进的信息检索技术，如全文检索、数据挖掘等，有助于快速、准确地定位所需档案信息；第三，应引入先进的安全技术，确保档案的保密性和完整性。尤其是人社部门，掌握大量群众身份信息，应采用权限管理、加密技术等手段，保障档案信息不被非法访问和篡改，不仅符合法律法规要求，还提高了档案管理的安全水平；第四，关注新兴技术的发展趋势，及时更新档案管理系统和方法也是至关重要的。持续关注行业的最新技术，如区块链、人工智能等，有助于提高档案管理的前瞻性和创新性，确保档案管理始终處于科技的前沿。

伴随新一代信息技术的广泛应用，档案工作者面临着不断创新和优化工作方式方法的挑战，需构建更为高效的档案管理体系。通过不断探索创新和应用相关技术手段，不断完善整合档案分类、文件材料归档范围以及档案保管期限的方案，规范档案管理，促进档案工作全面开展，为各机关单位提供更为有力的支持，使其更好地适应信息化时代的挑战。

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（作者单位：威海市人才创新发展院）

作者简介：王齐雨（1989—），女，汉族，山东威海人，馆员，硕士研究生，研究方向：机关档案、文书档案 。