如何推进事业单位档案管理工作规范化与标准化研究

摘 要：事业单位档案管理工作的质量关系其自身业务活动开展的质量与效果，主要是因档案管理工作与事业单位业务活动存在密切的关联，可为事业单位开展各项业务活动提供材料信息支持，而档案材料信息的准确性和严谨性关系各项业务活动的决策。因此，事业单位在开展档案管理工作时，必须重视此项工作的规范化与标准化，如何推进档案管理工作的规范化和标准化是事业单位开展档案管理工作需要重点考虑的问题。文章分析了事业单位推进档案管理工作规范化与标准化的重要意义，并分析了事业单位开展档案管理工作存在的问题，并提出解决问题的措施，以期有效推进事业单位档案管理工作规范化与标准化。

关键词：事业单位；档案管理工作；规范化；标准化

中图分类号：G271 文献标识码：A

事业单位档案管理是单位内部对自身业务活动及相关工作开展过程中形成的有价值、真实、详尽的材料信息总和。事业单位的档案具有价值性、真实性等突出特点，档案管理工作人员将档案库中具有价值的档案实施分类保管，当单位开展各项业务活动需要使用这些档案时可以充分利用，从而发挥历史凭证及业务活动开展依据的作用。事业单位档案与社会发展以及国家各项政策的制定存在密切的关联。因此，事业单位需要做好档案管理工作，保证档案准确无误、真实可靠，并不断推进自身档案管理工作的规范化和标准化，从而发挥档案的作用。但从目前来看，事业单位在开展档案管理工作时，也存在一系列问题尚待解决。例如，缺乏复合型档案管理人才、缺乏对档案管理工作的认识以及档案管理模式过于陈旧等。这些问题的存在严重制约着事业单位档案管理工作规范化与标准化的开展，本文将重点对这些问题逐一分析，并提出相应的解决措施，以降低其对事业单位档案管理工作开展带来的制约作用。

一、事业单位推进档案管理工作规范化与标准化的重要意义

伴随事业单位不断运行发展，其业务活动的数量逐渐增多，并且其复杂程度也有所提升，导致与事业单位相关的各类档案信息越来越多，在这些档案信息资料中，虽然包含一些重复资料和无效资料，但大部分信息资料是有效的，对于事业单位的历史信息追溯以及业务活动决策制定等方面均发挥重要的作用。因此，重视事业单位的档案管理工作，并推进此项工作实现规范化与标准化管理具有重要的意义。

1.有利于为事业单位后续发展提供支持

事业单位档案主要是单位成立以来的工作成果和其他的重要信息资料，其涉及的范围非常广泛，关系到事业单位的业务管理、人事管理和后勤管理等，将这些信息资料编制成档案，能够从之前的工作成果中吸取经验，为事业单位今后开展各项疑难业务提供支持，也可以为事业单位日后在人事调度以及资源分配等方面提供依据。说明事业单位档案管理关系到各部门，若要充分发挥其作用，必须提升档案管理的效果。因此，推进档案管理的规范化和标准化有利于提升档案管理的质量，从而为事业单位后续发展提供更加可靠的支持。

2.有利于提升事业单位档案管理的整体水平

档案管理是事业单位开展各项活动的基础性管理工作，虽然此项工作只是对一些档案资料展开编制、存储等，但其作用远不止于此，提高档案管理水平是提升事业单位各项活动开展效果的重要保障。通过规范化、标准化管理能够使事业单位档案管理工作井然有序，还能够提升事业单位档案的真实性与准确性，能够有效提升事业单位的档案管理水平。

3.有利于为事业单位开展内部控制提供依据

事业单位的人事体系比较庞大，其个人履历、职位调动和德才表现等方面均会体现在人事档案中。众所周知，事业单位在人事任命时均需要开展政治审查，而人事档案记录了个人在职期间所有的资料信息，可以作为政治审查的重要凭证，时刻督促着事业单位工作人员要洁身自律、爱岗敬业。同时，事业单位档案可与上级管理部门制定的规章制度对接，通过事业单位档案了解单位内部相关事件或个人是否违反相关制度，也是确定责任的重要依据。

二、事业单位开展档案管理工作存在的问题

近年来，我国事业单位通过不断摸索，已经在档案管理工作方面取得了較多的经验，但也存在一些问题有待解决，具体问题如下：

1.缺乏高素质的复合型档案管理人才

现阶段，我国事业单位广泛缺乏高素质的复合型档案管理人才。事业单位在人才招聘方面把关比较严格，尤其是对学历要求比较高。目前，国内大部分地区事业单位人才招聘要求一般均为本科或研究生学历，但很多事业单位对招聘的人才并未设置专业门槛，很多从事档案管理工作的人员均非档案管理相关专业，因其未通过专业化的系统培训或者没有经过专业学习，导致其缺乏专业知识和技能，无法应对复杂的业务要求。伴随大数据时代的到来，事业单位档案管理工作对人才的要求进一步提升，不仅需要档案管理人员具备较强的专业素质，还需要其具备大数据思维以及一定的信息技术水平。但是，当前事业单位档案管理工作人员的素质水平和技能水平仍未能达到要求。在档案管理信息化、智能化应用不断深入的背景下，事业单位档案管理复合型人才匮乏，特别是计算机等信息类学科专业技术人员占比过低，档案管理工作人员多为历史学和档案学专业，导致事业单位现有人员结构不合理，无法满足不断升级的档案管理需求。

2.缺乏对档案管理工作的认识

目前，虽然大部分事业单位对档案管理工作均能够给予一定的重视，但对档案管理工作的认识却存在严重的不足，导致档案管理工作存在“重管轻用”的情况，无法实现档案管理工作的标准化和规范化。当前，很多事业单位在开展档案管理工作时，简单认为档案管理工作就是为事业单位整理资料，只要将单位产生的资料做好汇总、整理和保管即可。在这一错误的认识下，很多事业单位只是将档案简单地分类，并将分类后的档案集中管理，并未依照事业单位档案管理程序，类别划分不够详细、归档混乱等问题时常出现。并且，事业单位并未对档案管理人员做出严格要求，导致其在日常工作中缺乏对工作内容的思考，无法针对现阶段档案管理工作向上级领导提出反馈意见。归根结底就是由于事业单位档案管理工作责任未落实到位，缺少行之有效的监督考核机制，导致档案管理工作人员对于自身职能职责缺乏足够的认知，对工作的态度存在“得过且过”的心理，存在对档案管理工作的重视仅停留在管理层的现象。

3.档案管理模式过于陈旧

从当前我国事业单位采取的档案管理模式来看，各层级事业单位采取的模式存在差异，大部分事业单位采取纸质与电子档案双轨管理模式，只有少部分事业单位真正实现了档案管理的无纸化模式。在大数据时代，档案管理模式出现了更新，档案的电子化管理也已经成为过去式，出现了档案云管理模式，可以将电子档案存储于云端，不仅不占用存储空间，还具备较高的安全性，但其在事业单位中并未得到普及。有的地区对档案管理工作缺乏重视，资金投入不足，使得事业单位仍然采取的是纸质与电子档案双轨管理模式，虽然在过去很长时间内为我国档案管理事业发展提供保障，但在大数据时代背景下，事业单位内外部形成的信息量日益增加，对档案管理的要求不再停留于“收、管、用”等基本管理方式层面，如果仍按照以前事业单位档案管理工作的标准，无法实现档案管理工作的规范化和标准化。

三、事业单位档案管理工作规范化与标准化的推进措施

从当前事业单位开展档案管理工作存在的问题可知，其问题主要聚焦于档案管理人才、工作认知以及管理模式三个主要方面。因此，事业单位若要实现档案管理工作的规范化和标准化，仍需从上述三个方面着手制定推进措施。

1.重视高素质、复合型档案管理人才的引进和培养

高素质、复合型档案管理人才是提升档案管理效果、实现档案管理工作规范化与标准化的必要条件。事业单位应该在重视档案管理工作的基础上，加强对此类人才的引进和培养工作。

首先，事业单位应该适当提高招聘门槛，并采取补贴、调整薪酬和福利等方式吸引高素质的复合型档案管理人才，注重档案管理人才队伍结构建设，引进信息类学科专业技术型人才，提高档案管理人才队伍的综合素质；其次，事业单位应聘请档案管理相关专家向单位内部人员传授工作经验及理论知识并指导其工作，从而使档案管理工作人员的业务水平和专业知识技能得到全面提升；再次，鼓励档案管理工作人员“走出去，引进来”，参与外部档案管理培训活动，积极向其他事业单位学习先进的档案管理模式、理念和方法，从而提升档案管理人员的工作能力和综合办事水平；最后，加强事业单位的内部培训工作，事业单位应该定期召开档案管理培训会议、经验交流会，并通过交流探讨的方式将先进的档案管理模式和方法融入事业单位档案管理工作中，由专业的人做专业的事，使事业单位档案管理工作实现标准化和规范化。

2.加强对档案管理工作的认识

若要实现档案管理工作的标准化和规范化，要求事业单位管理者以及档案管理工作人员均能够全面、有效地认识档案管理工作。从管理者角度来讲，作为单位的管理人员掌握着事业单位发展的动向，并在各项业务活动中具有决策权。因此，事业单位管理者必须认清活动决策过程中档案信息资料发挥的重要作用，并意识到档案管理工作实现标准化和规范化的重要性，积极完善档案管理制度，统一档案管理标准，将档案管理工作的重要性传播给单位的全体员工。同时，还要制定科学、完善的监督考核机制，采取定期和不定期的考核方式，奖优惩劣，提高档案管理工作人员的主观能动性，将岗位工作职能、职责真正落实到个人，保证事业单位档案管理工作的标准化和规范化。从档案管理工作人员角度来讲，同样需要意识到档案管理工作的重要性，并通过工作实践认清档案管理工作与事业单位各项业务活动之间的关联性。在实际工作中，不断创新档案管理模式、工作方法等，积极借鉴国内外档案管理成功经验。同时，结合自身实际情况和对档案管理工作的正确认识，完善事业单位的档案管理体系，从而实现事业单位档案管理的标准化和规范化。

3.创新事业单位档案管理模式

在当前科技高速发展的时代背景下，各行业实现快速发展。事业单位开展档案管理工作也受到科技因素的影响，档案管理工作的方法及模式发生变化。同时，伴随事业单位不断深化改革，要求档案管理工作实现现代化、信息化和智能化，从而提升档案管理工作的质量和效果。传统档案管理模式在当前已经无法适应事业单位档案管理的工作需求，必须创新事业单位档案管理模式。事业单位应该积极创建档案管理现代化模式，有效应用大数据、云计算等信息技术，通过信息技术实现档案管理工作的规范化和标准化。

首先，加大资金投入，拓宽资金来源渠道，可以通过与财政部门积极协商和发动社会参与的方式，资金问题解决后，事业单位应重视自身软硬件设备设施的建设和完善，实现事业单位档案管理信息化软件和硬件设备设施的配套，从而为事业单位开展档案管理的现代化模式奠定基础，可以引进档案管理系统软件，建立数字档案室，实现事业单位档案管理工作的信息化和智能化；其次，联合信息、业务和保密等政府部门共同构建事业单位档案管理信息平台，通过该信息平台为事业单位提供档案服务。同时，还可以实现在线归档、数据流转和档案共享等服务。利用该平台开展电子档案的智能化收集、智能分類整理和分档，便于日后检索和调取。同时，将整理好的档案备份，存储于云端服务器，从而提升档案的安全性，避免出现电子档案损坏和丢失；最后，应该重视纸质档案的保存与应用，虽然纸质档案可形成电子档案，但对于一些涉及法律法规的文件资料，纸质档案更具法律效力，对于此类纸质档案应由专人负责严密保管。

四、结束语

综上所述，事业单位档案管理工作若要实现标准化、规范化，应该在具备档案管理工作正确认识的基础上，不断增加对档案管理的重视度，积极培养高素质的复合型人才，通过人才实现档案管理工作的创新发展，使档案管理工作不断朝向规范化和标准化方向开展。同时，重视科学技术的应用，实现事业单位档案管理工作的现代化、智能化，推进事业单位档案管理工作早日实现标准化和规范化。

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（作者单位：济南市教育教学研究院）

作者简介：尹君（1983—），男，汉族，山东肥城人，本科，馆员，研究方向：档案管理。