新时代背景下企业档案馆藏资源建设研究

摘 要：随着信息化建设步伐日益加快，档案馆藏资源已成为企业的一项重要的战略资源，是企业的一项无形资产，加强企业档案馆藏资源建设，能够为企业的持续发展提供战略依据与竞争优势。在新时代背景下，企业档案工作也受到一定的冲击，档案管理方式也需要顺应时代的发展而改变、升级。管理者的忽视、制度的缺失、管理意识薄弱、材料收集不全以及结构不合理等成为企业档案资源建设的阻碍。企业只有通过提高对档案工作的重视、完善相关制度、转变管理意识、完善材料收集以及丰富档案馆藏结构等手段，重视档案资源的开发利用，才能使档案资源更好地服务于企业的生产經营活动。

关键词：企业档案；馆藏；资源建设

中图分类号：G271 文献标识码：A

企业档案是企业发展各个时期、各项工作中形成的原始记录，是企业历史的反映，是企业物质层、制度层、精神层的信息总和。企业档案馆藏资源是企业的无形资产，记录了企业的发展进程，为企业的持续发展提供宝贵的信息资源，是企业的先进生产力。企业档案馆藏资源的丰富程度、门类的多样性以及结构的合理性对企业的高质量发展起着至关重要的作用。但是，现阶段很多企业由于管理者的档案意识不强、档案管理制度不完善、软硬件设备设施陈旧以及档案管理人员专业程度不高等多方原因，导致企业档案资源建设进程缓慢，阻碍了企业的高质量、可持续发展。

一、企业档案馆藏资源建设进程缓慢的原因

1.企业管理者不够重视，档案意识不强

企业档案作为信息资源的载体，在明确政策信号、确定市场走向、降低成本、产品创新、宣传企业文化、提高企业经济效益和社会效益上具有独特的作用。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》深入推进“三个体系”建设中，明确指出要加快完善档案管理体系。由此可见，国家对于档案工作的重视程度。档案工作服务于企业经济发展已大势所趋。但是，还有很多企业的管理者没有紧跟党的步伐，更新管理理念，对档案管理工作还停留在比较陈旧的观念上，认为档案工作只是简单的资料收集与整理，是一项辅助性的工作。档案部门只是材料的收集与保管部门，是资料库与仓库，不能为企业创造经济价值，在这种观念的引导下忽视档案工作，不重视档案管理。最直接的表现就是企业没有设置专门的档案人员从事档案岗位工作，而是由一些文书部门的工作人员兼管，也不注意档案的收集与整理。档案管理部门岗位设置与人员配置不够合理，缺少业务指导岗位。

2.缺少健全的档案管理制度保障

任何一项措施的实施都离不开制度的保障，企业档案资源建设工作也是如此。但就目前的形势而言，很多企业都缺少相应的档案管理制度，或是仍然沿用过去制定的一些法规、规章、标准，企业没有及时关注档案法规发展的动态，没有注意到旧的规章制度部分已不再适应现代企业制度的要求，企业在应用档案法规上显示出滞后性。此外，企业也没有根据自身的实际情况，结合档案法律法规制定一套适合自身管理的标准制度。没有一个统一的适合本企业档案工作的标准，导致企业档案在管理上会出现许多问题。例如，档案的归档范围不明确，导致该归档的材料没有归档；档案整理标准不统一，导致档案整理的不规范，这些都不利于企业档案工作的制度化与标准化进程。

3.企业档案工作者专业知识薄弱，综合业务技能不足

计算机、网络技术的飞速发展，办公自动化的普及，信息时代已经到来，企业的管理工作实现信息化、数字化，要求档案工作者具有广泛的知识面，熟练掌握计算机、网络技术，熟悉企业的生产工艺、基本建设项目的工作程序等。但就现阶段而言，很多企业为了节约成本，并没有配备专职档案人员，而是由企业其他员工兼管，那些没有经过专业培训的人员在管理档案过程中由于缺乏对档案管理知识的储备及其精力有限，知识结构与综合素质跟不上时代的发展步伐，影响了企业档案资源的信息化、数字化建设，影响了整个档案资源建设的进程。

4.档案收集范围不符合实际工作要求，收集工作不到位

企业档案馆藏资源建设的关键环节在于档案材料的收集，档案收集的数量决定了档案馆藏资源的数量，收集的质量决定了档案馆藏资源的质量，档案收集材料的多样性决定了档案馆藏资源的多样性。现在企业的活动范围不断扩大，形成的档案种类也越来越多样化，除了有普通的纸质档案，还有电子档案、照片和音像等特殊载体档案。此外，在档案内容方面关于厂务公开、商业秘密、知识产权、合同、倾销反倾销、企业法律事务以及信用方面的档案材料对于企业的发展来说都是非常重要的。但是，档案部门却没能紧跟企业改革发展的步伐，没能熟悉和了解企业相关业务，缺乏有力的措施，在收集时不注重对入室档案材料的鉴定和筛选，导致入室的档案质量不高。并且，还是继续沿用以前的收集范围来收集材料，没能根据企业活动范围而扩大收集范围，导致一些非常重要的档案没能及时归档，严重影响了档案馆藏的完整性。

缺少相应的制度与管理机制，没有把归档工作纳入部门管理流程和岗位职责，或者有些企业虽然制定了相应的管理机制，但归档管控考核体系不健全，归档工作往往是部门员工的自觉自愿行为，仅限于“你交什么，我就归什么”的被动状态。有些企业存在归档制度落实不到位、归档范围修订不及时、指向不具体及操作性不强的问题。

5.档案硬件设施简陋，保管环境较差

企业是以经济利益为目的的，企业的资金投入都是经过一定的分析调查和风险评估后才决定的。但现阶段很多企业由于企业决策者的档案意识比较薄弱，没有意识到档案资源对于企业经济建设的重要性，从而忽视了对档案资源建设的投入，特别是档案硬件设备设施的投入。目前，还有较多企业的档案室比较简陋，特别是一些小企业，没有配备相应的档案保管设备设施，就算配备这些设备设施的企业往往会从运作成本上考虑而不去使用，使这些设备设施成为摆设。还有些小企业甚至连专门的档案室都没有，企业所有的档案都零散分放在各个科室的资料柜中，硬件设施的老化与损坏不利于档案的完好保存。在当今档案管理数字化与信息化的大环境下，由于计算机等电子设备管理的不完善，造成档案资料的损害，不仅影响企业档案的数字化进程，还会使企业失去一笔巨大的无形资产，从而阻碍企业的发展。

6.馆藏资源建设厚此薄彼，存在盲点

如果把企业比作一座大厦，企业员工就是构成这座大厦的基石，员工对于企业的生死存亡至关重要。但是，目前企业馆藏档案资源中主要还是以企业生产经营类、企业管理类档案为主，涉及员工的档案却不多，特别是员工的民生档案，如员工的业绩档案、健康档案等。很多企业没有注意职工的建档问题，或是有职工档案但是不完整，平时不注重对职工档案的收集，职工的档案内容没有随着其实际情况的变化而更新，如职工的职位变化、家庭情况、福利待遇变化等，导致有些职工的档案与其现实情况不符。员工档案对于员工的职位晋升、工伤鉴定、核算工龄、住房公积金的核算等至关重要。如果企业员工没有相关的凭证材料，就不能在就业、社保、退休等方面享受优惠待遇，就不能维护自身利益。

二、企业档案馆藏资源建设的一些措施

1.加大宣传，增强档案馆藏资源建设意识

企业是一个独立自主、自负盈亏的社会组织，其最终目的就是获取经济效益最大化。因此，可以从企业档案对企业生产、经营和管理方面的重要性来宣传档案资源建设的意义，让企业从档案资源建设中看到经济效益和社会效益，从而提高企业人员的档案馆藏资源建设意识。除此之外，加大宣传的方法还有很多，如领导的重视，在开会的时候经常强调；定期或不定期举行档案培训或座谈会；开办档案展览；制作档案宣传画册；编研档案利用实例，可以通过实例来宣传档案资源建设的重要性；把档案工作纳入企业的发展规划与相关领导的岗位责任之中，从领导层开始自上而下关注档案建设。

2.坚持依法治档，完善档案管理制度

加大对《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《企业档案工作规范》《企业档案管理规定》等档案法律法规宣传，加强普法教育，坚持依法治档，贯彻落实档案法律法规，让档案工作有法可依，有章可循。除此之外，企业还应依照档案法律法规，并结合本企业的实际情况制定档案工作细则，如档案收集制度、档案管理制度，档案借阅制度、档案库房管理规范等。根据工作需要建立各部门紧密配合的工作机制，保证材料收集流畅、有序。建立相关部门档案人员责任制，把档案工作落实到各个部门，责任到个人，加强考核机制。

3.企业档案管理人才培养与知识更新

现代企业的竞争也是人才的竞争，企业档案资源建设离不开优秀的档案管理人员。与其他专业相比，档案专业人才相对比较短缺，很多企业面临着“引进来，留不住”人才的局面。企业可以通过培养人才与吸引人才双管齐下的方式，在传统管理基础上，加大对档案管理人才的培养，拓宽档案人才成长通道，建立日趋完善的档案专业人才队伍。通过对内组织富有挑战性的工作来锻炼和培养业务骨干，通过对外合作来培养新型专业人才，组织内外业务交流、业务考察、学术报告及参加重要学术会议来开阔专业人员的视野，全面提升档案人才队伍专业技能，打造一支专业人才队伍，为企业的档案资源建设提供人才储备。在企业现代化过程中出现了很多档案人员不熟悉、不了解的内容，特别是各类有关计算机方面的信息技术，如信息管理系统、CAD技术、网络技术和最新的档案管理知识。想要做到企业档案资源及时、有效归档，档案工作者必须对这些新事物有所了解和掌握，才能把握各档案材料之间的有机联系，把各类档案材料及时、有效归档。因此，企业应重视对档案管理人员的培训及知识更新，学习各种新技术、新观念。同时，档案人员也应该主动加强自身的修养，积极参与企业的信息化建设，与企业共同成长，努力使档案的数字化与企业的信息化有机结合，同步发展。档案管理人员不仅仅是档案载体的守护者，还应顺应时代的发展，努力成为档案信息的挖掘者，历史记忆的守护者，企业文化的宣传者。

4.加大收集力度，扩大收集范围

企业档案馆藏资源建设是企业基础性管理工作，档案收集是馆藏资源建設源头，是丰富馆藏资源的主要方式。首先，企业应制定完善的档案收集归档制度，明确归档范围。有完善的制度与操作细则作为指导，各部门才能更好地把收集工作落实到位；其次，在收集时要注意所收集档案材料的质量，即个体质量和整体质量。个体质量是指每份文件材料内容有效、完整，外在形式完好，整体质量是指整个馆藏的结构优化。档案的馆藏结构按照内容可以分为文书档案、科技档案和人事档案，按照档案载体可以分为纸质档案、电子档案、声像档案和实物档案等。优化馆藏结构需要企业文书部门、档案部门和信息部门加强协调合作，将收集工作放到企业的日常工作中，改变原来交什么就收什么的收集方式，变被动为主动，确保收集到的材料都是有价值的。档案部门要时刻关注企业的动态，将收集工作提前介入各项活动中，做到及时归档，保证材料的完整性、多样性。

5.完善档案硬件设备设施建设，创建良好的保管环境

档案的长期保管离不开良好的保管环境，档案的硬件设备设施建设也是档案资源建设的重要方面。各种档案硬件设备设施的安装、运行是否经济、实用，既关系到企业档案资源的长期有效保存又关系到企业的经营成本。档案的硬件设备设施应包括最基本的密集柜、计算机、扫描仪、打印机和裁纸刀等，还包括档案管理系统等软件。为保障档案的安全，还需要做到档案库房、工作人员的办公室与档案借阅室“三室分开”，做到专室专用，健全人防、物防、技防相结合的档案安全防范体系。除此之外，档案库房要做到温湿度适宜、整洁干净，要做到无尘、无霉、无虫蛀、无鼠害和无杂物等。总之，要为企业档案创造一个良好、安全的保管环境。

6.放长眼光，拓展档案资源建设新视角

随着企业的不断发展前进，企业的档案资源建设也应该不断拓宽角度，从企业发展的全局角度来建设企业档案资源。企业员工是构成企业整体的重要组成部分，但目前企业的档案资源建设还是以企业生产经营档案为主，对涉及员工个人生产、生活状态的企业民生档案却鲜有关注，如员工的业绩档案、房产档案、教育档案、社保档案、收支档案和健康档案等，从员工角度看，企业民生档案在维护企业员工合法权益上起着至关重要的作用。企业应加强这方面档案的收集，切实为员工的实际利益着想，在员工需要帮助时能够提供有效的证据为员工的利益服务，只有员工利益得到维护，员工才能更加积极地促进企业的发展建设，增强了企业员工的归属感。从企业的角度看，企业能够通过这些档案更全面地了解员工，在企业的选人、用人与人才选拔上提供重要依据，对员工、对企业来说是一种双赢的局面。

三、结束语

企业馆藏资源建设的最终目标是要企业档案信息服务于企业的生产经营活动，创造经济利益。企业应转变档案管理思想，将传统档案管理思想向数字化管理升级转型，在材料归档的时候就展开前端把控，确保归档质量，建成档案馆藏丰富、种类齐全及清晰有序，并能够反映企业发展过程的档案资源库。通过各种现代化手段对企业档案馆藏资源实行数字化建设，加强档案馆藏资源的开发利用，深层次挖掘档案信息，利用档案信息洞察市场走向，明确企业发展路线，打造特色品牌，塑造企业形象，宣传企业文化。

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（作者单位：柳州市工人医院）

作者简介：罗利娟（1989—），女，汉族，广西柳州人，本科，馆员，研究方向：档案管理。