数字经济背景下行政审批档案单套制管理路径研究

摘 要：为了进一步提升行政审批档案的管理质量，单套制管理模式应运而生，能够更好地促进开展行政审批档案管理的信息化建设，为提高审批效率奠定了良好的基础，为档案管理模式的升级提供了有效的依据。文章基于数字经济发展的背景，对行政审批档案管理工作展开讨論，分析电子档案单套制管理的优势，探讨行政审批档案单套制管理的有效路径，以期为行政审批档案管理工作提供更多参考。

关键词：数字经济；行政审批档案管理；单套制；管理策略

中图分类号：G271 文献标识码：A

2021年，中办国办印发了《“十四五”全国档案事业发展规划》，规划中明确指出了单套制档案管理模式的发展要求，并为单套制档案管理工作指明了正确的方向。单套制管理作为一种全新的档案管理方式，顺应时代的发展需求和信息化建设的潮流，能够为行政审批档案管理质量的提升提供更多的支持，促进我国档案管理水平的全面提高，为我国各项工作的开展奠定良好的基础。

一、行政审批档案管理概述

1.行政审批档案的主要特征

行政审批是政府为人民群众提供服务的重要途径。因此，行政审批工作的质量和效率往往能够决定一个政府的执政水平。随着我国经济发展水平的日益提升，尤其是在数字经济出现以来，各行各业的行政审批项目正在不断增加，由此形成的档案数量也在成倍增长。加强对行政审批档案管理工作的完善和优化，能够有效提高档案信息收集与归纳的效率，确保档案的可靠性、完整性和安全性，让档案的查询使用率得到全面提高，为政府行政审批工作提供更加可靠的参考依据，促进开展行政审批工作质量和效率的有效提高，真正实现服务型政府的构建和完善，为最广大人民群众提供更多的便利。

行政审批档案不仅具有较高的专业性，还具有繁多的种类，并且需要跟随行政审批的具体流程实施动态更新。在我国的行政审批规范下，由不同的业务主管部门负责相应的审批事项，其涉及的法律法规、规范性文件、规章制度存在一定的差异。因此，需要提交的审批材料也存在很大的不同，这些审批材料的归档范围也存在差异。由此可见，在开展行政审批档案的归档处理时，需要充分考虑审批事项的种类、审批流程、审批文件类型和格式等诸多因素，使归档标准的设置存在较大的难度。

2.行政审批档案的管理现状

目前，在行政审批档案管理实践中，传统的管理模式要求采用双套管理的形式，对具有长期或永久保存价值以及其他重要保存价值的电子文件处理，在保证电子档案完整性、真实性的基础上，生成相应的纸质文件或者缩微胶卷，以进一步提高管理的可靠性。随着技术的不断升级和发展，面对行政审批档案文件日益增加的现实情况，中办国办于2021年发布了《“十四五”全国档案事业发展规划》，对单套制管理模式做出了具体的说明。单套制管理模式只需要对电子档案归档处理，该规划明确指出了未来行政审批档案管理的主要方向，同时也验证了在数字经济不断发展的背景下，电子政务模式已经逐渐走向成熟，单套制管理模式已经有了更为安全、稳定的环境，能够为行政审批档案管理工作提供更多的便利。

二、电子档案单套制管理的优势

1.降低成本与存储空间

单套制管理模式能够有效降低档案管理的运营成本，进一步节省档案的存储空间。在该模式下，档案以电子文件的形式实行存储和归档，能够将不同类型的档案信息转化为统一的格式，以代码的形式保存在相应的计算机载体上，极大地节省了纸质文档的存储空间。同时，还能够完善地保存各种图像、视频和音像资料。在使用单套制管理模式时，不需要在档案管理室设置过多的岗位，能够由1～2名专业管理人员负责整个档案的管理和使用，节省了单位的人力成本，进一步提高了档案管理的效率和质量。

2.提高信息提取效率

在单套制管理模式下，能够将OA系统和档案管理系统实现有效对接，同时，推进两项工作的在线开展，进一步提高工作的效率和质量。在传统的管理模式下，当人们想要查阅档案资料时，需要由工作人员查阅档案入库记录，然后根据记录找到对应的档案资料信息。这一过程需要花费大量的时间，导致档案信息的使用效率不高。通过单套制的管理方法，工作人员能够通过关键词检索的方式快速找到相应的档案资料，能够进一步减少检索的时间，使工作模式得到全面优化，大幅提高了信息提取的效率。

3.提高工作效率

在单套制档案管理模式下，能够为提高档案管理人员的工作效率提供更多的支持。传统的档案管理模式需要纸质登记，并完成相应的收集和归档处理，最终将纸质档案存储到相应的档案室中。整个过程不仅需要消耗大量的物力和财力，还使得档案管理人员的工作量大幅增加，导致档案工作的效率有所降低。通过单套制管理模式的应用，不仅减少了纸质档案的使用，还能够在收集档案信息的同时实现归档处理，有效提高了档案管理的效率。档案管理工作人员可以借助计算机软件更加高效地实现不同档案的归档、存储、查找、更新和使用，有效提升了档案管理的质量。

三、行政审批档案单套制的管理路径

在实行行政审批档案单套制管理的过程中，需要始终将高效化、标准化、统一化及安全化的原则作为开展工作的基础，让行政审批档案管理系统能够与政府的电子档案管理系统实现有效对接，确保行政审批工作中形成的所有文件能够以电子档案的形式归档，构建更加完善的行政审批档案管理系统，为提高行政审批工作效率奠定良好的基础。

首先，在电子文件归档的过程中，需要在原有的行政审批系统上对各类电子文件打包与归档，明确归档的具体范围，并设置相应的材料目录。这样一来，系统就可以自动抓取行政审批过程中形成的各类审批文件，对其中的数据和信息开展有效整理。同时，按照行政审批档案的归档要求生成相应的归档文件夹，按照相应的命名规则和生成顺序实现自动化的档案预处理。随后，将这些信息打包，压缩成zip形式的归档信息包，并上传到电子文件归档处理系统中；其次，处理上传到系统中的电子文件，正式完成归档操作，形成规范的政务服务事项电子档案。

1.明确归档事项，制定归档标准和分类方案

首先，根据不同部门行政审批事项的具体内容和要求，对各事项展开有效梳理，将其中具有查考价值、利用价值和保存价值的事项归档，进一步明确归档事项的具体分类标准；其次，根据归档事项的具体分类，确认电子文件归档范围，并编制相应的保管期限表，再交由主管部门审批，待审批通过后有效落实分类方案和归档标准。同时，需要调整电子文件的归档流程，明确电子文件归档的目录和内容，并根据实际工作需要制定规范的格式标准，并做好排序的条件设置，明确归档过程中的检查方式和数据交流；最后，还需要对文件的保管期限再度确认，将其分为永久保管、30年定期保管和10年定期保管三大类型。

2.完善元数据信息，完善办理环节和流程信息

需要规范原数据归档配置信息，并进一步细化办理流程信息，确保归档过程中的基本信息内容完整、真实、可靠。依据电子文件档案规范的要求，确定行政审批档案的具体电子文件号，明确档案的归档时间和保管期限，落实档案的责任处室和行政相对人，确保电子档案上具备管理规范中的26条基本信息。在此基础上，还需要根据具体的项目内容来增添相应的扩展信息。以工程建设的行政审批为例，除了上述26条基本信息之外，还需要增加工程建设项目名称、项目代码、总投资、拟开工时间、拟建成时间、建设地点等信息内容。通过基本信息和扩展信息的有效结合，能够更加全面地展现行政审批档案的具体项目和内容，能够在行政审批档案中充分体现该业务的办理流程，有效规范行政审批的办理环节，并明确行政审批的经办人与具体的审批意见，从而进一步提高行政审批的质量和效率，能够在出现问题时及时追责到人。

3.紧抓数据采集步骤，构建存档信息包命名规则

在单套制管理模式下，行政审批档案管理工作需要进一步重视档案数据的采集。在原有的行政审批系统后台通过技术升级嵌入归档范围和归档材料目录的相关系统，能够让行政审批系统在完成相应的行政审批工作后自动开展数据以及相关电子文件的采集，并按照行政审批档案的归档要求展开合理分类，形成相应的归档信息包上传至电子档案管理系统中。档案管理人员对归档内容清理时，如果发现需要容缺受理的可以在容缺归档的同时，将原因记录在配置信息中。根据《政务服务事项电子文件归档规范》中的相关要求，在为存档信息包命名时，需要使用电子文件号作为相应的标准标识，并按照行政审批电子档案的统一编码规则，根据具体的行政部门和社会统一信用代码来编码：共计2位事项类型代码，以C0109-018中4.4的内容为编制依据；共计5位主项代码，以中央和省机构编制部门的规范为基准，选择相应的统一标准事项代码后5位作为编制依据；共计3位子项代码，不同级的子项代码采用“－”符号连接，“年度”则是指行政审批工作办结的年份；保管期限分为永久保管和定期保管两种类型，永久保管的代码为“Y”，定期保管的代码为“D”；用7位阿拉伯数字来表示归档流水号，也就是行政审批档案归档信息包的具体顺序代码。

4.规范数据接口技术，推动数据在线交换归档落实

在单套制管理模式下，行政審批电子档案的归档处理需要通过档案系统和业务系统的有效互通来实现。借助Web Service系统建立起更加标准的数据接口，从而顺利实现各项信息的共享和传输，帮助档案管理人员完成归档检测、数据整理和编目编制等工作。首先，要将行政审批系统和档案管理系统之间的数据接口实现有效对接，优化和调整两个系统的接口，顺利插入电子档案管理的相关规则和制度，以便实现两个系统中的电子档案自动同步，提高自动化排序、编目和检查的质量与效率，从而确保单套制管理模式顺利落实，提高电子档案管理软件自主运行的效率和质量。在行政审批工作办结之后，根据提前设置好的规范与标准抓取本次行政审批中涉及的各类信息文件，自动完成文件格式的转换，对整理好的电子文件排序和分类，并根据电子文件的具体事项和保存价值确定保管期限，完成归档配置信息的有效处理；其次，从档案管理系统中接收行政审批系统形成的各类档案文件，完成档案基本信息和办理流程等，并根据档案管理规范实行自动化的档案检测，确保传输的档案数据文件符合标准；最后，由系统软件自动完成档案信息的归档处理，并生成相应的文件编号和目录。在上述步骤完成之后，由行政审批局核实，并完成电子签章确认，就顺利完成了整个归档措施。

从上述4个归档步骤来看，行政审批档案的所有管理工作都可以通过软件后台自动完成，能够根据系统所设置的归档规则展开更加高质量的处理，在行政审批完成后自动生成电子文档，并自动完成检查、归集和归档处理，达成“办结即归档”的目标，不仅有利于进一步提高行政审批工作的效率和质量，还增强了行政审批档案管理的规范性和有序性。由此可见，在单套制的管理模式下，行政审批档案的真实性和完整性有所提升，为行政审批档案提供更加安全的保管环境，增加行政审批档案后续的使用效率，为行政审批工作提供更多的支持。

四、行政审批档案单套制管理的应用效果

首先，在数字经济快速发展的背景下，行政审批工作的信息化建设也在不断推进，为各行各业的高质量发展提供了强有力的支持。行政审批的档案管理工作同样也朝着数字化的方向开展，和传统的实物档案管理模式相比，不需要再收集纸质文件，也不需要通过反复扫描才能生成电子文件。因此，在单套制管理模式的运用下，行政审批档案的归档与整理工作能够完全使用智能化的软件自动处理，不仅减轻了工作人员的工作压力，还提高了档案管理的效率和质量；其次，能够在行政审批工作完成时一步到位地将档案移交给档案管理部门，极大地节省了档案整理的时间。同时，在这种模式下能够对归档重复使用，减少聘请第三方归档整理的费用。除此之外，在单套制管理模式下，电子信息的抓取贯穿行政审批的整个过程，能够更加完整、全面、及时地对档案信息更新和保存，使行政审批档案的可靠性和真实性进一步提高。由此可见，在单套制管理模式下，行政审批工作能够有效解决电子档案管理难度高、电子文件接收困难、档案保管时间短等问题，能够更好地实现数据全流程追溯，顺利保障不同行政审批文件的格式统一化管理，为行政审批工作效率的提高奠定良好的基础。

五、结语

综上所述，在数字经济快速发展的背景下，行政审批档案管理工作需要积极顺应时代的发展潮流，进一步加强单套制管理模式的应用，有效解决行政审批档案管理过程中存在的不足和问题，提高行政审批档案的使用效率和管理质量，为行政审批工作提供更多的支持，为政府职能的有效落实奠定良好的基础。

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（作者单位：单县行政审批保障中心）

作者简介：孟杰（1988—），女，汉族，山东梁山人，本科，馆员，研究方向：档案管理。