人事档案信息化建设研究

张世卿　刘大伟

摘 要：单位人事档案管理一直是一个重要的任务，然而，传统的纸质档案管理方式已经无法满足时代的需要。信息化建设已经成为单位工作的必然趋势，单位人事档案信息化建设也不例外。文章分析了单位人事档案管理的重要性，探讨了单位人事档案信息化建设的必要性，并从单位人事档案信息化建设的基础条件、要素和存在的问题等方面开展了深入探讨，提出了相应的建议，以期能够为单位人事档案信息化建设提供一定的参考。

关键词：单位人事档案；信息化建设；创新发展

中图分类号：G271 文献标识码：A

一、单位人事档案管理的重要性

1.人事档案对单位管理的重要性

人事档案作为记录单位内部人员信息和变动情况的关键文件，是单位管理不可或缺的一部分，扮演着基础性工作的角色。人事档案管理的质量直接关系到单位整体管理的效果。具体而言，人事档案为单位提供了全面、详细的人员信息，包括员工的教育背景、工作经历、专业技能等关键要素，是单位人员配置、岗位安排的重要依据。通过对档案信息的深入分析，单位能够更加精准地了解员工的优势和特长，从而将其安排到最适合的岗位，实现人力资源的最优配置。此外，人事档案还为单位的决策提供有力支持。在制定發展策略、调整组织架构等关键决策时，单位领导需要充分了解现有的人力资源状况，人事档案提供了翔实的数据和信息，使得决策更加科学、合理。

2.单位人事档案对员工的重要性

单位人事档案对于员工而言承载着员工的个人信息、工作经历以及职业发展轨迹，是员工在单位得到认可、晋升以及维护自身权益的关键依据。人事档案中的信息构成了员工在单位的“身份名片”，不仅展示了员工的教育背景、专业技能和工作成果，还是员工能力和价值的直接体现。人事档案对员工的职业生涯规划也具有深远的指导作用。通过对档案信息的深入分析和比对，员工可以更加清晰地认识自己的长处、短板以及职业兴趣所在。这种自我认知有助于员工明确职业目标，制定更加符合自身实际的职业发展规划，从而实现职业生涯的可持续发展。

二、单位人事档案管理信息化建设的必要性

在信息化浪潮席卷全球的今天，人事档案管理信息化建设已成为不可逆转的趋势。这一转变不仅顺应了时代发展的需求，还在实质上提高了档案管理的工作效率，降低了成本，并显著提升了服务质量。

1.信息化建设是适应时代发展的必然要求

现代科技的迅猛发展，特别是数字化、网络化技术的广泛应用，已经深刻改变了信息处理和管理的方式。在单位人事档案管理领域，传统的纸质档案管理模式已难以适应快速变化的工作需求。信息化建设通过引入先进的数字化技术，将纸质档案转化为数字信息，实现了档案资料的便捷存储、高效检索和远程共享，不仅减少物理存储空间的占用，还避免了纸质档案因频繁翻阅而造成的损坏。更重要的是，信息化建设使得档案管理能够与时俱进，更好地服务于单位的整体发展战略。

2.信息化建设是提高工作效率的有效途径

传统的纸质档案管理方式往往需要大量的人工操作，如手动整理、分类和归档等，不仅工作效率低下，还容易出错。信息化建设通过自动化、智能化的管理方式，极大地简化了烦琐的工作流程。例如，通过引入档案管理系统，可以实现档案的自动分类、索引和归档，大幅提高档案管理的准确性和效率。此外，信息化建设还使得多用户协同办公成为可能，进一步提高了工作效率。

3.信息化建设是降低成本的重要手段

传统的纸质档案管理方式不仅需要大量的物理存储空间，还需要定期开展档案的维护和保养，这些都增加了档案管理的成本。而信息化建设通过实现档案的数字化存储和管理，极大地减少了这些成本。数字化存储不仅节省了物理空间，还降低了档案的维护成本。同时，信息化建设还可以实现档案管理的规范化和标准化，进一步降低了管理成本。

4.信息化建设是提升服务质量的有力保障

单位人事档案的服务对象不仅包括单位员工，还可能涉及外部机构或个人。传统的纸质档案管理方式在提供服务时往往存在效率低下、准确性差等问题。而信息化建设通过实现远程查询、多用户协同办公等功能，极大地提升了服务质量。用户可以通过网络远程访问档案信息，享受便捷、高效的服务体验。同时，信息化建设还可以保证信息的准确性和及时性，避免了因信息错误或滞后而导致的服务质量问题。

三、单位人事档案管理信息化建设的基础条件和要素

1.技术支持

（1）硬件设备设施

硬件设备设施是信息化建设的基石。从高性能的计算机、服务器到存储设备、打印机等，每一项硬件设备设施的选择都需要经过严格的筛选和测试。在考虑性能、稳定性、可靠性和安全性的同时，还需要兼顾设备设施的维护和更新。

（2）软件系统

软件系统则是信息化建设的核心所在。一个优秀的档案管理系统、安全管理系统以及数据备份系统等，都是单位人事档案信息化建设中不可或缺的组成部分。在选择软件系统时，除了要考虑其适用性、安全性、易用性和可靠性外，还需要考虑其与硬件设备设施的兼容性以及未来的升级扩展能力。

（3）网络基础设施

网络基础设施是单位人事档案信息化建设的关键，它包括网络设备、网络拓扑和网络安全等。在选择网络基础设施时，需要考虑带宽、稳定性、安全性和可扩展性等因素。此外，还需要考虑网络基础设施的维护和更新，以保证长期稳定运行。

2.人才队伍建设

（1）专业技术人员

技术人员不仅需要具备扎实的专业知识和技能，能够熟练运用各种技术工具和软件系统，以应对日常的技术开发和维护工作，还需要具备前瞻性的视野和创新性的思维，能够不断推动技术的更新和升级，以适应快速发展的信息化时代。

（2）信息化项目管理人员

单位人事档案信息化建设需要信息化项目管理人员开展项目规划、组织实施和监督评估等工作。他们需要具备丰富的项目管理经验和技能，能够熟练运用各种项目管理工具和方法，确保项目的顺利推进。同时，还需要具备出色的沟通协调能力和团队领导能力，能够协调各方资源，调动团队的积极性，形成工作合力，保证项目按时、按质、按量完成。

（3）信息化应用人员

单位人事档案信息化建设需要信息化应用人员开展档案管理、数据分析和决策支持等工作。他们需要具备扎实的专业知识和技能，能够熟练运用各种档案管理软件和数据分析工具，能够高效、准确地完成档案管理工作。同时，他们还需要具备良好的沟通能力和创新思维能力，能够根据实际工作需要，提供专业的数据分析和决策支持服务，为单位的运营和发展提供有力的数据支撑。

3.管理体系建设

（1）工作流程规范化

单位人事档案管理的工作流程规范化，是确保档案管理高效、有序开展的关键。从档案的收集开始，就需要制定明确的标准和流程，确保每一份档案都能完整、准确地被收集进来。在整理环节，更要注重规范化的操作，将档案按照既定的分类标准归类，以便于后续的存储和检索。存储环节也需要规范化，要确保档案的安全、完整，防止档案的丢失或损坏。检索和借阅环节更是需要规范化的工作流程来保障效率和准确性。

（2）管理流程规范化

单位人事档案管理流程规范化是确保档案管理结果准确、可信的重要保障。档案管理流程包括档案的接收、登记、分类、编号、装订、入盒以及上架等一系列环节，这些环节都需要有明确的管理规定和操作标准。例如，在档案接收时，要检查档案的真实性和完整性；在登记时，要确保档案信息的準确无误；在分类和编号时，要按照既定的标准操作；在装订、入盒、上架时，要注意档案的保护和易查性。

（3）管理信息化

单位人事档案管理需要实现信息化管理，包括档案信息化、管理信息化、数据分析和决策支持等方面。管理信息化不仅包括将传统的纸质档案转化为电子档案，实现档案信息的数字化存储和传输，还包括利用信息技术对档案信息高效、便捷的管理和利用。

四、单位人事档案信息化建设中存在的问题

1.政策法规不完备

在单位人事档案信息化建设中，政策法规是基础和保障。目前，针对人事档案信息化管理的专门法律法规尚不健全，使得单位在档案信息化建设时缺乏明确的法律依据和指导。由于缺乏统一的规范和程序，各单位在数据采集、存储和使用等环节往往各行其是，不仅容易导致数据格式不统一、信息共享困难，还可能引发数据被泄露、篡改等安全问题。

2.安全风险难以避免

单位人事档案信息化建设涉及大量的个人隐私信息，使得安全性成为信息化建设的核心问题。然而，在实际建设过程中，由于技术手段的局限性、管理漏洞或人为失误等原因，安全风险往往难以完全避免。这些安全风险可能表现为数据被泄露、恶意攻击、系统瘫痪等多种形式，给单位的人事档案管理工作带来严重挑战。

3.技术手段不完善

单位人事档案信息化建设需要借助先进的技术手段来实现。然而，目前一些单位在信息化建设方面存在技术水平参差不齐、系统互不协调等问题。这些问题不仅影响了信息化建设的效率和质量，还可能给单位的人事档案管理工作带来不便和困扰。有的单位在推进人事档案信息化建设时，由于不同部门使用的系统不兼容，导致档案信息无法顺畅流通和共享，不仅增加了信息整合的难度和成本，还降低了工作效率。

4.缺乏人才队伍支撑

单位人事档案信息化建设涉及的领域较广，现实中许多单位在信息化人才培养和引进上的投入不足，直接导致了信息化建设的滞后。具体表现为由于缺乏专业的信息化技术人才，单位在人事档案信息系统的建设、维护以及更新升级等方面面临困难，不仅影响了系统的稳定性和安全性，还可能导致信息化建设的失败。

五、单位人事档案信息化建设的解决措施

1.加强政策法规制定

单位人事档案信息化建设涉及多个方面，包括数据的采集、存储、处理、传输和应用等，这些环节都需要有明确的政策法规规范和指导。政府及相关部门应出台专门针对单位人事档案信息化建设的政策法规，明确信息化建设的总体要求、基本原则、主要任务和实施步骤。这些政策法规应具有指导性和可操作性，能够为单位提供清晰的行动指南。政策法规应涵盖单位人事档案信息化建设的各个方面，包括组织管理、技术标准、数据安全和人才培养等。在组织管理方面，应明确信息化建设的领导机构、责任部门和协作机制，确保各项工作有序开展；在技术标准方面，应制定统一的数据格式、编码规则和交换标准，促进不同系统之间的互联互通和信息共享。

2.加强数据安全管理

单位人事档案信息化建设是单位数字化转型的重要组成部分，也是提高单位治理能力和服务水平的重要手段。在这一过程中，数据安全管理的有效性直接关系到信息化建设的成败。为了确保数据的完整性、保密性和可用性，单位必须建立一套健全的数据安全管理制度。这套制度应明确规定数据安全的各项细则，包括但不限于数据的分类、存储、处理、传输和销毁等环节。通过确立明晰的职责划分和权限设定，可以确保每个参与人员都明确自己的责任，从而避免数据被泄露、篡改或丢失等风险。对于敏感数据的保护，更是数据安全管理的重中之重。单位应采取加密技术、访问控制等先进手段，确保敏感数据在存储和传输过程中不被非法获取或利用。

3.加强技术支持

为了解决单位人事档案信息化建设中存在的技术问题，需要切实加强技术支撑。为了实现这一目标，单位可以采取多种措施。一方面，通过加大科技投入，单位可以为技术研发和创新提供充足的资金支持，确保技术创新的持续开展；另一方面，建立技术创新基地，可以为技术研发人员提供一个良好的工作环境和平台，促进技术交流和合作，推动技术成果的转化和应用。此外，加强与其他单位或机构的技术合作，也是提升技术支持能力的重要途径。通过合作，可以共享资源、优势互补，共同开发出更加先进、高效和适用的信息技术。

4.加强人才队伍培养

在人才队伍培养方面，单位应采取多元化、系统化的策略。首先，通过加大资金投入，单位可以为人才培养提供充足的经费保障，确保各项培养计划和项目的顺利实施；其次，建立培训基地或合作机制。可以与高校、科研机构等合作，共同开展信息化人才的培养和科研工作，实现资源共享和优势互补。此外，单位还应积极扩大人才引进渠道，通过校园招聘、社会招聘等方式，广泛吸纳具备信息化专业知识和实践经验的优秀人才，为单位人事档案信息化建设注入新鲜血液。

六、结语

在信息化飞速发展的时代，单位人事档案的信息化建设已成为推动单位现代化管理、提高工作效率以及提升服务质量的关键一环。文章探讨了人事档案信息化建设的必要性。提出人事档案信息化建设的基础条件主要包括技术支持、人才队伍和管理体系三个方面。在探讨存在问题时，指出政策法规不完备、数据安全风险、技术手段不足和人才缺乏是当前的主要困难，并提出了完善政策法规、强化数据安全、增加技术支撑和加强人才培养四点建议，旨在为单位人事档案信息化建设提供有益的参考和借鉴，希望通过对人事档案信息化建设的深入探讨，能够引起更多单位和个人的关注和重视，共同推动这一重要工作顺利开展。

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（作者单位：辽宁省丹东市宽甸满族自治县政府政务服务中心）

作者简介： 张世卿（1980—），女，满族，辽宁宽甸人，本科，馆员，研究方向：人事管理、档案管理、档案信息化管理；刘大伟 （1977—），男，满族，辽宁宽甸人，本科，馆员，研究方向：档案管理、档案现代化管理。