浅议纸质与电子文件融合的管线工程资料管理

摘 要：城市管线作为城市重要基础设施，其工程资料对于城市规划、建设、管理以及应急防灾等方面起着关键作用。文章通过梳理城市管线工程文件内容、特点，探讨影响管线资料形成的因素，如管线种类、敷设方法、工程规模等，旨在简化归档工作，提高管线工程资料管理效率。文章通过对文件载体的分析，研究了如何融合纸质与电子文件的管理模式，建议制定相关管线工程资料技术规范，并提出辅助软件设计方案，以实现管线工程资料的规范化、自动化管理。

关键词： 管線工程；纸质文件；电子文件；融合；辅助归档软件

中图分类号：G271 文献标识码：A

随着城市发展不断推进，管线作为基础设施的重要组成部分，其档案管理对于城市规划、建设和维护至关重要。长期以来，管线工程档案的原始资料以纸质为主，随着电子技术应用的发展，产生了部分电子文件，纸质与电子文件共存依然是当前归档的形式。现有的资料整理标准以纸质文件的管理为基础，虽然有相关电子文件管理办法，但是不适合既有电子又有纸质文件的管理，需要突破原有纸质文件归档管理流程，以全新的电子档案形成特性来研究工程资料的管理，并兼顾以先形成纸质再转化为电子的文件，形成融合各种载体资料的整理方法。从建立电子档案归集系统目标出发，辅以组卷软件，实现建设单位在工程建设过程中形成文件及时上传、同步完成组卷，最终一键导出归档的全新资料管理过程。建议创新制定管线工程资料的技术标准，便于管线建设单位管理管线工程资料的形成、收集及档案部门的归档，为管线数据库的建设提供可用和可靠的基础数据。

一、纸质、电子融合归档的意义

1.必要性

管线工程资料在管线建设过程中直接形成，全面、真实地反映了建设活动和工程质量的文字、图表、声像等各种形式的记录。特别是地下管线，因其隐蔽性更需要收集其建设资料，建立资料管理的流程。其中，地下管线地理信息的收集主要包括探测、普查、竣工测量、修补测及权属单位提供的专业地下管线信息等方面。权属单位提供的管线信息包括规划、建设和维护各种资料，有纸质、电子文件不同载体，是动态信息数据的来源，为城市管理服务。

2.新趋势、新方法

随着工程项目实施了电子审图及数字化图纸交付，电子签名的应用及上海市数字化电子签名统一平台的建立，在政府大力推进建设项目全过程BIM 技术应用的环境下，大量的原始资料以带电子签章的电子文件的方式归档，电子文件归档取代纸质文件归档是发展的必然趋势，需要打破工程项目档案载体单一整理、归档的方式。此外，具有保存价值的电子文件必须适时生成纸质文件等硬拷贝，将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。同时，需要从纸质与电子文件的原始特性展开研究，兼顾二者，减少纸质资料整理的烦琐，使操作简单、难度降低，融合组成整套项目档案。以信息化手段为依托，兼顾纸质原件，以全套电子文件为主的归档模式，在确保档案凭证作用性质不变的前提下，建立纸质与电子融合的归档模式，实现管线工程资料收集、编制格式化，更便于数据的采集，为管线数据库的建设提供基础。同时，城建档案部门采取多载体备份的方式，确保融合归档的档案不会因为软件系统、电子文件保存介质、设备等发生变化而产生难以调阅的问题。从管线施工资料技术标准的制定到辅助整理软件与城建档案部门数据库的对接，形成有依据、便于操作的城市管线资料收集、整理、归档及入库的新方法。通过管线工程归档工作的试点，最终实现所有建设项目归档管理流程的再造。

二、管线工程资料特点

城市管线工程包括城市辖区内新建、改建、扩建的各种地上干线、地下管线以及相关的地下工程，数量多、种类多，单个管线工程形成的图纸数量与其他建设项目比相对较少。管线工程建设单位与其他项目建设单位的不同之处在于需同时管理本专业相关区域所有管线工程的建设和资料归档工作，具有管理多个项目、项目量多的特点。特别是在城市更新背景下，以更新和改扩建为主要模式的城市发展具有一定程度的随机性，需要敷设管线并快速响应以及配合支撑城市的发展。管线迁改工程涉及管线种类多、规模小及分布散的特征。除改建时形成的工程资料外还有原有管线情况的资料，工作呈量多点广的特点。

三、影响管线工程资料的因素梳理

1.管线种类不同

建筑工程有资料管理规程，并且，国家和地方在推行时一般辅以相配套的施工技术资料软件。专业管线采用各自的行业技术标准，各自产生的施工资料表式通用性不强，表式不同，名称也各不相同，实现工程资料电子化需要建立通用性强的规范表式。

2.管线敷设方法不同

根据管线敷设方法，可分为地下直埋敷设、综合管沟敷设、架空敷设。地下直埋敷设管线根据施工方法又分为开挖敷设、非开挖敷设。不同的敷设方法各自形成了相应的原始施工记录、质量评定和监督验收记录。综合管廊由管廊土建工程、附属工程及管廊内敷设的管线组成，分别按照各自的行业要求形成施工资料。管廊土建工程多数按市政构筑工程标准施工，其土建工程产生的资料要远多于各专业管线敷设工程的施工资料，管线敷设时依靠管沟内预埋的管架，故管线单独敷设产生的资料就更简单；架空敷设工程就涉及管架和塔架结构资料以及其基础结构资料。因此，不同敷设方法的管线工程资料有较大的差异性，需分类规范。

3.管线工程规模不同

相同的管线，不同的压力，不同管材的国家检验标准不同也会产生不同的检验文件，压力越大标准越严，要求越高，形成文件形式和数量就越多，施工工艺、管线模式的不同直接影响管线工程档案资料的规模，需按规模设定归档内容。

4.城市既有管线的改迁

在实施轨道交通、城市高架道路等新建项目时，涉及穿越原有城区，需要对既有市政管线改迁。改迁有永久改迁、临时改迁，保护原位等不同的改迁方法。最终形成不同的施工资料。在管线改迁前，为确定管线具体位置，需要有现场管线位置图，施工完成后形成最终施工文件及管线实测图，并修改原有综合图管线。

四、不同种类管线工程归档内容的确定

1.管线工程竣工档案层次结构

各类管线工程所产生的资料表式多样性、名称多样化、数量差别大、专业性强等问题，不利于资料的标准化归档和管理。为便于归档，将管线档案按不同种类、规模及专业区分，形成各种管线工程档案的层次结构。第一层分为单一管线工程、综合管沟、架空管线等；第二层为给水、排水、燃气、热力、电力以及信息专用管线。

2.单一管线工程分类

依据《GB 50289-2016 城市工程管线综合规划规范》《关于基本建设项目和大中型划分标准的规定》等对各类管线有不同的大中小型的划分标准，为便于项目资料的归类，可将各类单一管线工程按管径、压力等不同划分为三类：大型工程、中型工程、小型工程，具体划分见表1。

3.各类管线工程资料内容的基本要求

管线档案文件内容的形成及其深度必须符合国家和本市有关工程勘察、设计、施工、监理等方面标准的规定。根据实际产生的资料内容展开收集，包括工程项目准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件和竣工图以及地下管线竣工测量成果及工程照片、录像等。

大量的小型、小口径、低压管线工程规模小，施工时间短，产生的资料数量少，将此类管线工程按专业列出共性文件和特性文件，实行整合，将相同文件的不同名称归类，并分类确定管线工程的归档内容。

五、纸质文件与电子文件的融合管理

1.融合管理方向

由于管线工程其专业性强、种类多样等特性，均对资料的形成产生较大影响，应制定相关管线工程资料技术规范，形成资料管理规则，以此为依托，研究设计辅助归档软件，通过信息化手段简化流程，提高归档效率，融合各种载体的资料，既要保持整个项目资料卷内文件的有机联系，又要遵循项目档案成套性特征，以全套电子文件为主的归档模式。

2.文件载体的确定

（1）从工程资料收集过程情况，归纳起来大致有以下几类：①既有纸质文件，又有与纸质文件相对应的电子文件；②有纸质文件，无相对应的电子文件；③无纸质文件，有含有效数字签章的电子文件。

（2）從电子文件的特点出发，可区分为以下三种格式：A类：原始存储文件格式，满足档案原始性要求，保留所有设计信息，以工程图为主，如DWG、RTF、XLS格式；B类：经扫描或转换，用于归档浏览、还原打印的文件格式，从而保证在档案部门计算机环境下能被准确还原成纸质文件，并用于在线检索；电子扫描件应明确规定文件形成时间，扫描像素、图样等，以保证扫描件的质量；C类：含有效数字签章的电子文件，如PDF格式。应用了电子签名技术而形成的电子文件，此类文件相较于扫描件更具有原始性、真实性和可靠性。将不同格式的电子文件转换为通用图像格式后归档（含扫描型电子文件），可以避免生成电子文件的软硬件环境的多样性对电子文件利用的影响。但将失去法律效力且电子文件无法全文检索。

3.混合介质资料管理

（1）管理模式变化。管线工程资料最终需要归档，作为档案其基本属性是“原始记录性”，根据这一特性，使档案成为历史的真凭实据，具有法律效力。《电子签名法》规定可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。由此突破“以纸质档案为主、电子档案为辅”的传统工程竣工档案归档模式，采用“纸质、电子原稿、附有电子签章的文件” 融合的整理编制移交模式，从单一纸质管理向融合管理，直到全文无纸化后成为单一电子化管理。

（2）管理模式操作方法。在明确工程资料归档内容的前提下，分清文件归档材质，是否包含纸质文件，纸质文件还应区分文件为原件、复印件；电子文件归档格式应区分为扫描件、数字化原稿、电子原件（指含有效数字签章的电子文件）。大致区分为以下两种情况：①原文件为纸质文件，无相对应的电子文件，通过扫描获得图像电子文件；②原文件为含数字签章的电子文件，若无相对应纸质文件的需要标识，若有相对应的数字原稿一并收集。管线工程资料收集应遵循文件形成单位提供的原始格式，如为纸质文件应原件归档，电子文件应附加有法律效力的电子签章，保证其凭证作用。

（3）资料融合组织层级。对应《城市综合地下管线信息系统技术规范》（CJJ/T 269-2017）中对管线分类与编码、数据库建立、数据汇交与更新等统一技术要求，简化管线资料整理及其著录数据，满足数据的通用性。将每个管线项目的工程电子文件整理分项目级、案卷级、文件级三个层级结构，并著录三个层级。第一级目录为著录表目录和单体表目录，第二级为案卷目录，第三级为卷内目录。三级目录的文件格式宜采用通用的数据库软件格式，目录文件固定放在存储介质的根目录下。

六、辅助归档软件方案的设计

1.归档软件方案的设计目标

管线工程竣工档案辅助归档软件目标是转型手工编制项目资料的模式，通过软件引导，实现文件分类及时上传，规范、灵活组卷，目录自动生成，最终建设单位可导出标准化的项目档案信息，并与城建档案部门及政府综合验收系统自动匹配、衔接，实现管线工程资料规范化、自动化组卷。建设单位可以依据立项或规划许可文件，登记管线项目的基本属性，包括项目名称、建设单位、建设地址、建设规模、开工日期及管线单体信息等。建设单位可以新增、删除、修改相关的管线项目信息，软件支持多个项目的并行管理。在项目管理界面，建设单位可以查看或修改项目信息，依据不同项目中各类文件形成的时间节点分级分类上传文件，不同项目完成所有文件上传后，按设定的规则软件自动组卷，可一键导出归档。

2.辅助归档软件设计核心功能

（1）管线单位项目管理功能。根据管线工程建设单位需要同时管理多个管线工程的建设和归档工作要求，辅助归档软件设计需要考虑不但支持管理多个管线工程的文件上传及编制组卷，还要能够协助建设单位对其负责建设管理的所有项目，包括在建、已完成项目的资料管理和查询。

（2）资料上传、组卷功能。辅助归档软件设计核心功能为管线工程竣工资料整理模块，建设单位按照文件形成的先后分批次上传电子文件。考虑到使用的便捷性，归档软件支持同时管理多个管线工程的文件上传及编制组卷，可依据不同项目文件形成的时间节点及时上传文件，可实现同一单位不同项目，选择上传不同分类、层次的文件，自动生成案卷目录和卷内目录，便于工程竣工阶段一键导出归档。

（3）调整、导出归档查询功能。软件具有依据管线工程竣工档案规范要求辅助组卷功能，建设单位可依据项目文件具体情况调整，系统提供目录打印功能。完成组卷后，建设单位可将项目档案信息整体导出提交至档案管理部门验收、接收。档案管理部门突破传统，不要求全套纸质档案归档，采取多载体备份，确保纸质和电子融合归档的档案长期可靠性。

七、结论

施工资料规范化、标准化是施工管理文件电子化的基础，资料管理模式的变化基于现代技术的发展和应用。设计辅助归档软件，突破管线资料单一载体的归档管理要求，并规范操作，减轻社会对档案编制所需要的时间和人工成本。

参考文献：

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[2]GB/T18894-2016，电子文件归档与电子档案管理办法[S].北京 ：国家档案局，2016.

[3]杜 兵，丁 年.高度城市化条件下的城市地下管线建设管理体系探讨[J]，中国给排水，2021（6）：48-55.

（作者单位：上海城市规划展示馆）

作者简介：楼建春（1965—），女，汉族，浙江诸暨人，本科，副高级工程师，研究方向：城建档案管理。