探讨档案管理信息化的安全与保密

摘 要：随着信息技术的飞速发展，档案管理信息化已经成为现代社会不可或缺的一部分。档案管理信息化是指通过计算机技术、网络技术和现代通信技术等手段，对档案信息展开采集、处理、存储、检索和传播的一种管理模式。然而，在档案管理信息化的过程中，安全和保密问题日益凸显，给档案管理工作带来了新的挑战。因此，对档案管理信息化的安全与保密研究具有重要的现实意义。基于此，文章在档案管理信息化的安全与保密研究背景的基础上，从多维度提出档案管理信息化的安全与保密方案，以期促进档案管理信息化工作顺利开展。

关键词：信息化；档案管理；安全与保密方案

中图分类号：G271 文献标识码：A

一、档案管理信息化的安全与保密研究背景

1.社会研究背景

首先，是档案管理信息化的普及和发展。随着计算机技术的普及和应用，越来越多的企事业单位、政府部门和社会组织开始采用信息化档案管理系统，以提高工作效率和服务质量。信息化档案管理系统可实现档案数字化、网络化和智能化管理，方便用户随时随地查询和使用档案信息。然而，随着信息化档案管理系统的广泛应用，档案安全与保密问题日益突出；其次，是信息安全威胁的增加。在信息化时代，信息安全威胁呈现出多样化、复杂化和隐蔽性的特点。黑客攻击、病毒传播、恶意软件以及数据泄露等信息安全事件层出不穷，给档案管理信息化带来了严重的安全隐患。特别是对于涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案信息，一旦被泄露，将造成无法挽回的损失；最后，是法律法规要求。为保障国家机密、商业秘密和个人隐私的安全，各国政府都制定了一系列关于信息安全和保密的法律法规。例如，我国实施了《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国保守国家秘密法》等法律法规，对信息安全和保密工作提出了明确的要求。因此，档案管理信息化必须严格遵守相关法律法规，确保档案的安全与保密。

2.问题研究背景

首先，系统安全问题。信息化档案管理系统本身可能存在安全漏洞，容易受到黑客攻击和病毒感染。此外，系统管理员的技术水平和安全意识也直接影响到系统的安全性。因此，加强系统安全防护，增强系统管理员的安全意识和技术水平是确保档案安全与保密的重要措施；其次，数据安全问题。数据是档案管理信息化的核心资源，数据安全直接关系到档案的安全与保密。数据安全问题主要包括数据泄露、数据篡改和数据丢失等。为了确保数据安全，需要采取有效的数据加密、备份和恢复等技术手段，并加强对数据的访问控制和管理；最后，用户安全问题。用户是信息化档案管理系统的主要使用者，用户的安全意识和操作行为直接影响到档案的安全与保密。因此，加强用户安全教育和培训，增强用户的安全意识和操作技能是确保档案管理信息化安全与保密的重要途径。

二、档案管理信息化的安全与保密方案

1.高效性方案

档案管理信息化安全与保密的高效性方案为企业提供了一种全新的档案管理方式，有助于提高企业的工作效率和管理水平，降低档案管理成本，提升企业竞争力。随着信息技术的不断发展和创新，档案管理信息化将在企业管理中发挥越来越重要的作用。

（1）提高档案信息的采集效率。档案管理信息化通过采用先进的数据采集技术，如扫描、识别等，可以快速、准确地将纸质档案转化为电子档案，大幅提高了档案信息的采集效率。同时，信息化档案管理系统还可以实现多种数据格式的转换，方便企业开展数据的整合和共享。

（2）优化档案信息的存储结构。信息化档案管理系统采用数据库技术，可以实现档案信息的结构化、标准化存储，有利于提高档案信息的检索速度和准确性。此外，系统还可以实现档案信息的自动分类、归档和索引，方便用户快速找到所需信息。

（3）提高档案信息的检索效率。信息化档案管理系统采用全文检索技术，可以实现对档案信息的高效检索。用户只需输入关键词，系统即可快速返回相关结果，大幅缩短了检索时间。同时，系统还支持多条件组合检索，满足用户多样化的检索需求。

（4）促进档案信息的共享与利用。信息化档案管理系统可以实现档案信息的远程访问和共享，方便企业内部各部门之间的信息交流和协作。此外，系统还可以实现档案信息的多层次、多角度展示，帮助用户全面了解档案信息的价值。

2.準确性方案

（1）数据采集的准确性。在档案管理信息化中数据采集是基础环节。准确、完整、规范的数据采集是保证档案信息质量的关键。通过采用先进的数据采集设备设施和技术，如扫描仪、数码照相机等，可以有效提高数据采集的准确性。同时，通过对数据采集人员的培训和管理，确保数据采集过程中的操作规范和准确性。

（2）数据整理的准确性。数据整理是档案管理信息化的重要环节，包括对采集到的数据开展分类、编码和归档等工作。在数据整理过程中，需要遵循一定的规范和标准，如《档案分类法》《档案编码规则》等，以确保数据整理的准确性。此外，通过采用先进的数据整理软件，如电子档案管理系统，可以提高数据整理的效率和准确性。

（3）数据存储的准确性。数据存储是档案管理信息化的核心环节，涉及数据的保存和备份。在数据存储过程中，需要选择合适的存储介质和存储方式，如硬盘、光盘和云存储等，以确保数据的安全性和可靠性。同时，需要定期检查和维护存储的数据，确保数据的完整性和准确性。

（4）数据检索的准确性。数据检索是信息化档案管理的重要功能，涉及用户对档案信息的查询和利用。在数据检索过程中，需要建立完善的检索系统和检索策略，如关键词检索、分类检索和全文检索等，以提高数据检索的准确性和效率。此外，通过对检索结果的分析和评价，可以不断优化检索系统和检索策略，进一步提高数据检索的准确性。

3.安全性

随着信息技术的飞速发展，档案管理信息化已经成为现代企事业单位、政府部门和各类社会组织不可或缺的重要组成部分。档案管理信息化是指通过计算机技术、网络技术和数据库技术等现代信息技术手段，对档案信息开展采集、处理、存储、检索、利用和传播的一种管理模式。在这种模式下，档案管理工作的效率和质量得到了极大提高，同时，也带来了一系列的安全性问题。档案管理信息化的安全性主要表现在明确信息安全责任、运用信息安全技术、培养信息安全意识和开展信息安全审计等方面。在档案管理信息化工作中，各级档案管理部门和档案管理人员要充分认识到信息安全的重要性，切实加强信息安全管理，确保档案信息的安全。

（1）信息安全风险的分类。档案管理信息化过程中，档案信息的存储、传输和处理都是基于计算机和网络技术，使得档案信息面临着来自网络的各种安全威胁。例如，黑客攻击、病毒感染、数据泄露和系统崩溃等，都可能导致档案信息的丢失、被篡改或者破坏，给档案管理工作带来严重的损失。因此，必须让各级档案管理部门和档案管理人员充分了解具体的信息安全风险，确保档案管理信息化的安全性与保密性。

（2）明确信息安全责任。在档案管理信息化中，信息安全责任是非常明确的。各级档案管理部门和管理人员都要严格遵守国家有关信息安全的法律法规，切实履行好信息安全管理的职责。同时，档案管理部门还要建立健全信息安全管理制度，加强对档案信息安全工作的监督和检查，确保档案信息的安全。

（3）运用信息安全技术。为保障档案管理信息化的安全性，现代信息技术在档案管理中的运用是必不可少的。例如，通过加密技术对档案信息加密存储，可以有效防止未经授权的访问和篡改；通过防火墙技术对档案管理系统展开防护，可以有效抵御外部网络攻击；通过备份技术对档案信息定期备份，可以有效防止因系统故障等原因导致的数据丢失。

（4）培养信息安全意识。在档案管理信息化中，档案管理人员的信息安全意识是非常重要的。只有具备高度的信息安全意识，才能在日常工作中时刻保持警惕，及时发现和防范各种信息安全风险。因此，档案管理部门要加强对档案管理人员的信息安全培训，增强他们的信息安全意识和技能水平。

4.便捷性方案

档案管理信息化是现代企业管理的重要组成部分，通过运用现代信息技术手段，对企业的各类档案展开采集、整理、存储、检索、利用和保护，从而实现档案管理的高效、便捷和安全。

（1）提高档案管理效率。信息化档案管理系统可以实现对档案的快速检索和查询，大幅提高了档案管理的效率。传统的档案管理方式需要人工开展档案的分类、编号和归档等工作，耗时耗力，且容易出现遗漏和错误。而信息化档案管理系统可以自动完成这些工作，节省了大量的人力和时间成本。

（2）实现档案资源共享。信息化档案管理系统可以实现档案资源的数字化存储和网络化共享，使得企业内外部人员可以随时随地访问和使用档案资源，不仅可以提高工作效率，还可以避免因档案资源的重复建设和浪费而产生的经济损失。

（3）保障档案信息安全。信息化档案管理系统采用先进的加密技术和安全防护措施，确保档案信息的安全。传统的档案管理方式容易受到火灾、水灾等自然灾害的影响，同时，也容易遭受人为破坏和盗窃。而信息化档案管理系统可以通过备份、恢复等功能，确保档案信息的安全和完整。

（4）便于档案的长期保存和利用。信息化档案管理系统可以实现对档案的长期保存和有效利用。传统的纸质档案容易受到褪色、破损和潮湿等因素的影响，导致档案的保存期限有限。而信息化档案管理系统可以数字化处理档案，实现对档案的长期保存和无损利用。

5.可追溯性方案

在信息化档案管理安全与保密系统中，可追溯性是其核心作用之一，它对于提高档案管理效率、保障档案信息安全以及维护企业利益具有重要意义。

（1）数据来源可追溯。信息化档案管理安全与保密系统可以记录档案信息的采集、整理、归档等全过程，确保档案信息的来源可靠、准确无误。通过对档案信息的全流程管理，可以追溯到档案的原始状态，为档案的真实性和完整性提供有力保障。

（2）数据流转可追溯。信息化档案管理安全与保密系统可以实现档案信息的快速传递和共享，确保档案信息在企业各部门之间的顺畅流转。同时，系统可以记录档案信息的流转过程，包括流转时间、流转人员以及流转目的等信息，实现档案信息的全程追溯。

（3）数据操作可追溯。信息化档案管理安全与保密系统可以实现对档案信息的操作权限控制，确保只有授权人员才能对档案信息展开查看、修改和删除等操作。系统会记录操作人员的基本信息和操作行为，以便在出现问题时追溯和追责。

（4）数据安全可追溯。信息化档案管理安全与保密系统可以实现对档案信息的安全保护，防止未经授权的人员对档案信息展开非法访问、篡改和泄露等行为。系统会记录安全事件的发生时间、发生地点和涉及人员等信息，以便安全事件的追溯和处理。

6.可持续性方案

档案管理信息化是指通过运用现代信息技术手段，对档案数字化、网络化和智能化的管理，以提高档案管理的效率和质量。企业要实现档案管理信息化顺利开展，需要关注信息资源的可持续利用、信息技术创新的可持续推动、信息安全的可持续保障、信息资源共享的可持续推进和信息服务的可持续优化等方面，不断优化和完善档案管理工作。

（1）信息资源的可持续利用。信息化档案管理安全与保密的核心是实现档案信息的数字化，将纸质档案转化为电子档案，从而使得档案信息能够长期保存、易于检索和共享。这种数字化的档案信息资源具有很高的可持续利用价值，可以为企业提供持续的知识支持和决策依据。同时，数字化的档案信息还可以通过网络展开远程访问，方便企业员工随时随地获取所需信息，提高工作效率。

（2）信息技术创新的可持续推动。信息化档案安全与保密管理的发展离不开信息技术的不断创新。随着信息技术的不断进步，新的技术手段和方法不断涌现，为档案管理信息化提供了更多的可能性。例如，云计算、大数据以及人工智能等新兴技术的应用，可以为档案管理安全与保密工作带来更高的效率和更好的服务质量。因此，企业需要关注信息技术的发展动态，及时引入新技术，以保持档案管理信息化建设的持续创新。

（3）信息安全的可持续保障。信息安全与保密是档案管理信息化的重要保障。随着网络技术的发展，信息安全问题日益突出，企业需要建立健全信息安全管理体系，确保档案信息的安全，包括加强信息安全意识培训，增强员工的信息安全防范意识；建立完善的信息安全制度，规范信息操作行为；采用先进的信息安全技术，提高信息安全防护能力等。

三、结论

综上所述，随着信息技术的飞速发展，信息化已经成为现代社会的重要特征。在各个领域，信息技术的应用都取得了显著的成果，为人们的生活和工作带来了极大的便利。然而，信息化的发展也带来了一系列的问题，尤其是在档案安全与保密管理方面。档案是国家机关、企事业单位和个人在工作、生产和生活中形成的具有保存价值的各种文字、图表和图像等资料的总称。档案安全与保密管理是保障国家安全、社会稳定和公民权益的重要手段。因此，研究信息化档案安全与保密管理具有重要的现实意义。

参考文献：

[1]郭婷婷，曹宏芳，贾宽波.档案保密管理与信息安全保护策略的研究与实践[J]. 建筑工程与设计，2023，2（9）.

[2]劉 青，戚九龙.浅析我国档案管理与信息化发展的现状与思考[J].档案记忆，2023（10）：61-63.

[3]石丽静.信息化视阈下档案管理工作存在问题及改进措施研讨[J].兰台内外，2023（29）：7-9.

[4]丁艳波.大数据时代档案管理信息化建设创新思路[J].国际公关，2023（19）：146-148.

[5]陶 荣.档案信息安全保密系统V1.0.重庆市，重庆宏岭工程咨询有限公司，2022-06-30.

[6]谢春霞.浅谈数字信息化时代数字档案与保密工作[J].云南档案，2020（12）：42-43+49.

[7]王建英，齐永真.加强档案管理安全保密以及信息化档案管理的思考[J].电脑知识与技术，2019，15（15）：56-57+65.

（作者单位：商丘医学高等专科学校）

作者简介：张楠（1989—）女，汉族，河南永城人，硕士研究生，讲师，研究方向：档案管理。