数字化时代档案管理信息化建设探微

摘 要：在数字化时代，档案管理信息化建设成为必然趋势的同时，也对档案管理工作提出更高要求。基于此，文章分析了数字化时代档案管理信息化建设的相关问题，包括其特点、重要意义以及具体的建设策略，为档案管理工作发展提供有益的参考。

关键词：数字化时代；档案管理；信息化建设

中图分类号：G271 文献标识码：A

一、数字化时代档案管理工作特点

数字化时代的到来，深刻改变了人们的生活方式和工作模式，信息资源的获取、处理、存储和利用方式都发生了翻天覆地的变化。这些变化对档案管理产生了深远的影响，促使档案管理向信息化、数字化方向发展。首先，在传统模式下，信息的产生和传播主要依靠纸张、书籍等物理媒介。而在数字化时代，信息的产生和传播主要依靠数字技术，如电子文档、电子邮件、社交媒体等。这些数字技术的应用，大幅提高了信息的产生和传播效率，同时，也提高了信息利用的便捷性；其次，在传统模式下，人们对档案信息的需求相对有限，主要集中在特定领域或特定机构。而在数字化时代，随着社会信息化程度的提高和人们信息意识的增强，对档案信息的需求越来越普遍，涉及的领域也越来越广泛。同时，数字化时代还使得人们可以利用信息技术深度挖掘和分析档案信息，更好地发挥档案信息的价值；再次，在传统模式下，档案管理主要是手工操作，工作量大且效率低下。而在数字化时代，档案管理逐步实现了自动化、信息化和数字化，通过数字化技术和软件实现档案的自动分类、整理、存储和利用等操作，不仅提高了档案管理效率，还使得档案管理更加规范化和科学化；最后，在传统模式下，档案信息的安全性和保密性主要依靠物理锁和保密制度等措施来保障。而在数字化时代，随着网络攻击和信息被泄露事件的增加，档案管理的安全性和保密性面临着更大的挑战。因此，需要采取更加先进的安全技术和措施，如加密技术、身份认证技术等来保障档案信息的安全性和保密性。

二、数字化时代档案管理信息化建设的重要意义

1.提高档案管理效率

数字化时代，档案管理信息化建设可以通过引入自动化处理技术和智能化管理软件，实现档案信息的自动分类、整理、存储和检索等操作，大大减少了人工干预和手动处理，提高了档案管理的效率。同时，这些自动化处理技术还可以快速、准确地开展档案信息处理，满足了大量档案信息的处理需求。

2.降低档案管理成本

传统的档案管理方式需要耗费大量的人力、物力和财力，包括纸质档案的制作、存储和保管以及相关人员的工资和福利等成本。而数字化时代档案管理信息化建设可以有效降低这些成本，通过电子化存储和传输，减少了纸张和存储空间的消耗的同时，还可以减少人员数量和相关费用。此外，数字化时代还可以采用云存储等技术，进一步降低了存储成本。

3.实现档案信息共享

数字化时代，网络技术的普及使得档案信息可以实现跨地域、跨部门、跨机构的共享。通过档案管理信息化建设，可以将档案信息存储在网络服务器中，用户可以通过网络随时随地获取所需的档案信息，无须受到时间和空间的限制。这种共享方式不仅可以提高档案利用效率，还可以促进不同机构之间的信息交流和合作。

4.保障档案信息安全

数字化时代，档案信息安全问题日益突出。通过数字化技术和安全措施，可以有效保障档案信息安全。一方面，数字化存储技术可以避免档案信息的丢失和损坏；另一方面，加密技术、访问控制技术等安全措施可以避免档案信息被篡改和被泄露等风险。同时，档案管理信息化建设还需要建立完善的安全管理制度和规范，加强人员管理和安全监测等措施，确保档案信息的安全性和可靠性。

三、数字化时代档案管理信息化建设策略

1.强化数字化档案管理的标准化建设

在数字化时代，档案管理信息化建设需要更加注重标准化建设，包括档案管理的标准流程、数字化档案的格式标准、数据交换标准等。通过制定标准化的档案管理流程，可以规范档案管理工作，提高管理效率和质量。同时，标准化的档案管理还可以确保档案数据的交换和共享不受限制，为数字化时代档案管理信息化建设提供有力保障。

（1）档案管理流程的标准化是档案管理信息化建设的基础。通过制定标准化的档案管理流程，可以规范档案的收集、整理、存储、检索和利用等环节，提高管理效率和质量。同时，标准化的档案管理流程还可以确保档案数据的交换和共享不受限制，为数字化时代档案管理信息化建设提供有力保障。

（2）数字化档案的格式标准是档案管理信息化建设的关键。通过制定数字化档案的格式标准，可以规范数字化档案的存储格式、元数据标准等，确保数字化档案的真实性和可读性。同时，数字化档案的格式标准还可以为数据挖掘、数据分析等应用提供有力支持。

（3）数据交换是数字化时代档案管理信息化建设的重要环节。通过制定数据交换标准，可以规范不同系统之间的数据交换方式，确保数据交换的可靠性和安全性。同时，数据交换标准还可以为跨部门、跨机构之间的档案数据共享提供有力支持。

（4）制定标准化的档案管理流程、数字化档案的格式标准、数据交换标准等之后需要推广实施。通过培训、宣传等方式，让管理人员了解并掌握这些标准化的流程和规范，确保档案管理信息化建设的顺利实施。综上所述，强化数字化档案管理的标准化建设有助于提高档案管理效率和质量，为数字化时代档案管理信息化建设提供有力保障。

2.建设高效的数字化档案管理系统

建设高效的数字化档案管理系统是推动档案管理信息化建设的关键步驟，需要明确系统建设目标、选用合适的系统架构、集成多元化功能、构建智能化检索引擎、引入移动互联技术以及推广培训和技术支持等方面的综合措施。通过实现这些措施，可以提升档案管理信息化建设的程度和质量，为用户提供更加便捷、高效的档案服务。

（1）在建设数字化档案管理系统之前，需要明确系统的建设目标。这些目标应围绕提高档案管理效率、优化用户体验、确保数据安全等方面展开。通过明确系统的建设目标，可以为后续的系统设计和开发提供方向。

（2）数字化档案管理系统的架构选择对于其高效运行至关重要。在选择系统架构时，需要考虑系统的可扩展性、可维护性以及可定制性等因素。同时，还需要确保系统架构与现有的IT基础设施相兼容，以降低系统集成的难度和成本。

（3）数字化档案管理系统需要具备多元化的功能，以满足不同用户的需求。这些功能包括但不限于档案的数字化处理、存储、检索和传输等。此外，系统还应提供权限管理、数据备份、安全保障等附加功能，以确保档案管理的效率和安全性。

（4）智能化检索引擎是数字化档案管理系统的核心组成部分。通过构建智能化检索引擎，用户可以更加便捷地查找所需档案信息。同时，智能化检索引擎还可以深度挖掘和分析档案信息，为决策提供支持。

（5）随着移动设备的普及，引入移动互联技术可以为用户提供更加便捷的档案服务。通过开发移动应用程序或利用现有移动平台，用户可以在手机、平板等设备上随时随地访问数字化档案管理系统，提高档案服务的效率和质量。

（6）建设高效的数字化档案管理系统，需要为用户提供培训和技术支持，以确保系统的顺利运行和用户的顺畅使用。通过培训用户如何使用系统，并为其提供及时的技术支持，可以降低系统使用中的障碍，提高用户对数字化档案管理系统的满意度。

3.引入先进的数字化档案管理技术

引入先进的数字化档案管理技术是提高档案管理效率和质量的重要手段。通过采用数据压缩技术、数据加密技术、网络传输技术等先进技术，可以大幅提高档案管理的效率和安全性，并确保档案数据的安全性和完整性。第一，数据压缩技术可以将大量档案数据压缩成较小的文件，从而节省存储空间并加快传输速度。在数字化档案管理中，数据压缩技术可以大幅提高档案管理的效率，并减少存储成本和传输成本。第二，数据加密技术可以保护档案数据的安全性，防止非法获取和篡改。通过使用加密算法，可以将档案数据转换为无法读取的密文，只有拥有解密密钥的用户才能查看原始数据，可以大幅提高档案数据的安全性，确保档案数据的完整性。第三，网络传输技术可以加快档案数据的传输速度，提高档案管理的效率。通过使用高速网络和可靠的传输协议，可以确保档案数据在传输过程中的稳定性和可靠性，减少传输过程中的延迟和错误。此外，先进的数字化档案管理技术还可以包括数字签名技术、身份认证技术等。数字签名技术可以验证档案数据的真实性和完整性，身份认证技术可以确保用户身份的合法性和安全性。这些技术的应用可以提高档案管理的安全性和可靠性。

4.建立完善的安全保障机制

建立完善的安全保障机制是确保档案数据安全性和完整性的关键措施。通过实施数据加密、访问控制、权限管理和加强网络安全防护等措施，可以有效防范信息安全风险，保护档案数据的机密性和完整性。第一，通过使用加密算法，可以将档案数据转换为无法读取的密文，只有拥有解密密钥的用户才能查看原始数据，提高了档案数据的安全性，防止信息被泄露和被攻击。第二，访问控制可以限制用户对档案数据的访问权限，确保只有拥有相应权限的用户才能访问和操作档案数据。通过设置访问控制策略，可以防止未经授权的用户访问和篡改档案数据。第三，权限管理是对用户在数字化档案管理系统中的角色和权限开展管理的过程。通过设置合理的权限管理策略，可以确保用户只能在其权限范围内操作，防止越权操作和数据被泄露。除了以上措施，建立完善的安全保障机制还需要加强网络安全防护，防范黑客攻击和病毒入侵等安全风险，可以通过安装防火墙、入侵检测系统等安全设备设施以及定期安全漏洞扫描和风险评估来实现。

5.加强人员培训和管理

档案管理信息化建设需要建立一支高素质的档案管理团队，为数字化时代档案管理信息化建设提供有力保障。同时，加强人员培训和管理还可以提高整个团队的合作精神和凝聚力，為档案管理信息化建设创造更好的工作环境和氛围。首先，通过定期开展培训课程和研讨会，使管理人员了解最新的档案管理技术和方法，提高他们的专业素质和技术水平。此外，还可以邀请行业专家现场指导，以提高管理团队的技术能力和管理水平；其次，制定明确的人员管理制度，包括岗位职责、工作流程、考核标准等，以确保团队成员明确自己的职责和工作要求。同时，建立合理的激励机制，如设立绩效考核制度、奖励制度等，以提高员工的工作积极性和创造力。

6.加强数据备份和恢复工作

加强数据备份和恢复工作是档案管理信息化建设的重要一环，通过建立多层次的备份策略和有效的安全措施，可以确保档案数据的安全性和完整性，为档案管理信息化建设提供有力保障。一是制定定期备份和增量备份等策略，确保数据在不同层次得到备份，以降低数据丢失的风险；二是定期数据备份，确保数据在发生意外情况时能够及时恢复；三是定期检查备份数据的完整性，确保备份数据的有效性和可用性。同时，为了应对可能出现的网络攻击和病毒入侵等安全威胁，还需要采取其他安全措施，如安装防病毒软件、设置防火墙等。这些措施可以有效提高档案数据的安全性，确保数字化时代档案数据的安全性和完整性。

7.加强信息安全的培训和宣传

加强信息安全的培训和宣传是档案管理信息化建设中的重要环节。通过定期的培训、宣传、审计和评估等措施，可以确保管理人员具备足够的信息安全意识和技能水平，为档案管理信息化建设保驾护航。一是针对档案管理人员定期开展信息安全培训，包括信息安全基本知识、防范网络攻击、防病毒软件使用等，增强管理人员的安全意识和技能水平；二是通过多种渠道，如内部宣传栏、会议等，宣传信息安全的重要性，强调保护档案数据的重要性以及个人在信息安全方面的责任和义务；三是制定信息安全管理制度，明确管理人员的信息安全职责和操作规范，确保管理人员在工作中遵守信息安全规定；四是定期对档案管理人员开展信息安全审计和评估，检查管理人员是否按照规定操作，及时发现和纠正存在的安全隐患。通过以上措施，可以有效提高档案管理人员的信息安全意识和技能水平，降低因个人操作失误导致的信息安全风险。同时，加强信息安全的培训和宣传还可以提高整个档案管理团队的信息安全意识和防范能力，为档案管理信息化建设提供更加稳定和可靠的安全保障。

四、结语

综上所述，数字化时代档案管理信息化建设价值在于提高档案管理效率、降低档案管理成本、实现档案信息共享、保障档案信息安全以及促进档案管理的科学化和规范化。具体而言，数字化时代档案管理信息化建设需要从标准化建设、数字化档案管理系统的建设、数字化档案管理技术的引入、安全保障机制的建立以及人员培训和管理等方面展开细致分析。这些策略的实施可以有效提高档案管理工作的效率和服务质量，推动档案管理工作的现代化进程，为数字化时代的发展提供有力的支持。

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（作者单位：商丘医学高等专科学校）

作者简介：刘丽敏（1986—）女，汉族，河南项城人，本科，馆员，研究方向：档案管理。