澳大利亚国立大学档案数据治理模式分析及启示

陈艳

摘 要：在教育数字化和档案治理体系建设的背景之下，高校档案工作面临着向档案数据治理模式转型的机遇。澳大利亚国立大学在长期的档案工作中形成了鲜明特色，积累了大量经验。基于此，本文从数据管理、文件管理和档案管理三个环节分析澳大利亚国立大学档案数据治理模式。研究发现，澳大利亚国立大学基于全校整体数据治理框架，形成全流程、专业化的档案数据治理模式。这套完整的档案数据治理模式可为我国高校档案数据治理转型提供借鉴。

关键词：档案数据；数据治理；档案治理；澳大利亚国立大学

基金项目：本研究受中南财经政法大学中央高校基本科研业务费专项资金资助（2722023DG003）。

教育部2022年工作要点提出，提升数据治理能力，强化数据挖掘和分析，构建基于数据的教育治理新模式[1]。可见，数据在“教育数字化战略行动”中的价值得以肯定。数据是教育数字化的驱动性要素[2]，而档案是一类数据，是业务性数据、原始性数据、历史性数据[3]，因此，档案数据治理模式的构建对教育数字化转型具有至关重要的意义。随着教育数字化战略行动的逐步深入，前端业务生态系统正在重塑，后端的档案数据治理模式亟待建立，迫切需要可供参考的经验加以支持。澳大利亚国立大学（Australian National University，简称ANU）档案工作历史悠久，并在理事会的统一规划下形成日渐完备的档案数据治理模式。因此，本文将分析ANU档案数据治理模式，从数据管理、文件管理和档案管理三个环节分析ANU档案数据治理实践，以期为我国教育数字化战略行动背景下的档案数据治理提供参考和启示。

1 澳大利亚国立大学档案数据治理实践[4]

ANU建于1946年，在理事会的领导下形成了完备的治理机制[5]。ANU大学档案科现隶属于学术信息服务部，该部门的主要职责有档案服务、图书馆服务、文件管理、数据治理、出版管理、信息政策、科研支持等。ANU档案工作在学校理事会统一部署下，以学术信息服务部为直接领导，形成数据管理—文件管理—档案管理相结合的全流程化的档案数据治理模式，并依据澳大利亚相关法律法规，从策略规划、业务规范、服务保障和风险防范四个维度，配备了政策、程序、标准、指南四位一体的管理制度体系，确保档案数据治理模式的持续运营（如表1）。

1.1 数据管理

ANU的档案数据治理前置到了业务工作中。在数据管理环节，大学信息服务部、信息技术服务部等治理机构制定具有指导性、共有性、全局性的制度规范，以从源头上确保档案数据治理的质量和安全。

ANU通过《数据治理》政策与程序从整体策略上制定了数据管理框架和生命流程，在数据产生的源头上对数据质量、数据安全做出了要求，并提出了相应的支持保障。图1描述了ANU的信息和数据治理框架。可以看出，越往战略端，对应的主体越可能担责，而越往运营端，对应的主体越可能负责。这进一步说明了档案数据治理是从业务前端开始。

1.2 文件管理

文件管理是业务数据转变为档案数据的中间一环，由学术信息服务部下属的大学文件科具体负责，并纳入到ANU的规划与治理框架中。《文件与档案管理》政策和《文件管理》程序从原则上定义了ANU文件管理的基本要求。在具体实施中，大学文件科从文件分类、文件操作、文件处置和业务培训四个层面实现文件管理，保障文件的真实性、可用性、安全性和完整性。其一，文件分类上。制定《澳大利亚国立大学业务分类方案》，从业务领域将文件分为十一个大类，为后面流程的文件操作和文件处理提供基础，确保文件的完整性。其二，文件操作上。以电子文件管理系统为具体实施手段，作为ANU大学文件中央存储库。电子文件管理系统通过与SharePoint软件集成，能让在各大业务系统上生成的文件轻松集中到电子文件管理系统进行统一管理，确保文件的真实性。其三，文件处置上。根据澳大利亚国家档案馆批准的文件“三合一制度”对文件进行保存、销毁、移交等处置，确保文件的安全性。其四，业务培训上。在学校专门在线学习网站Pulse上开设文件管理培训模块，并在SharePoint网站开设电子文件管理系统实践论坛，通过业务培训确保文件的可用性。

1.3 档案管理

ANU档案数据治理模式的档案管理环节更侧重于档案数据收集、利用和开发，属于档案数据治理的后端，具体对应的主体机构是大学信息服务部下属的大学档案科。

在馆藏收集上，除ANU本身形成的档案外，ANU大学档案科积极收集其他重要的档案。在档案活动上，ANU大学档案科从2001年开始每年举办一场档案年度讲座，邀请著名历史学家、档案学者、社会活动者等作为主讲人。在档案经费上，除了学校的经费划拨，ANU大学档案科还积极争取社会力量支持档案馆建设，并且为了鼓励学生研究馆藏档案，与澳大利亚劳工史研究学会堪培拉地区分会和澳大利亚国立大学澳大利亚研究所开设了埃里克·弗莱劳工史研究补助金。在档案开放上，内部开发档案门户网站和档案数据库网站以服务广大利用者，并且积极将档案数据和档案数据研究成果开放到学校的数据共享和开放研究[6]网站上，以促进档案研究的进一步深化；外部加入澳大利亚国家图书馆Trove项目，将ANU大学档案科的馆藏条目数据添加到Trove网站上以方便研究者利用。

2 启示与借鉴

2.1 源头把控，总体规划

ANU在大学信息服务部、信息技术服务部等治理機构的统一规划下制定《数据治理》政策和程序，构建信息和数据治理框架，实现对数据全生命周期的管理，从源头上把控数据的质量和安全，打破了数据孤岛。从“文件连续体理论”到前端控制，档案学者一直强调档案“前身”的重要性。在大数据时代，档案“前身”更是细致到了各个部门业务系统中的数据，是对档案数据可追溯性、可证明性、可还原性的有力保障。高校档案数据治理不应是档案机构一家的“单打独斗”，而是积极参与学校发展规划、业务治理和信息管理的过程。

2.2 过程管理，质量控制

ANU以大学文件科为主体，以《文件与档案管理》政策和《文件管理》程序为手段，以电子文件管理系统为抓手，对全校文件进行统一管理。ANU的文件“三合一”制度让档案管理环节对档案的完整性、真实性和系统性要求在文件管理环节就得以实现，推动文件管理职能和档案服务职能的分离。在我国，从国家档案局第14号令到2021年开始施行的《档案法》，电子文件单套制归档已得到法律认同。但在实践过程中，电子文件的真实性、可用性、安全性和完整性保障成了困扰档案机构归档和管理电子文件的首要难题。电子文件管理是一个系统性问题，不同于传统的纸质文件管理问题，它还需要管理人员具备系统的业务知识、专业的计算机技术知识、完备的信息管理知识等。若档案人员还需要负责处理文件管理问题，将会大大分散其精力，降低档案服务能力和效率。一方面，ANU将文件管理工作纳入了业务流程中，文件管理成为业务流程中的最后一环。这让文件真实性、可用性、安全性和完整性的保障有了抓手。另一方面，ANU将文件管理与档案管理分离的做法，是在电子文件单套制归档背景下，对档案人员职能的进一步分工，有利于文件管理的专业化，更有助于高校档案工作立足教育本质，更好地提供档案数据服务，为科学研究服务。

2.3 立足教育，服务研究

剥离了文件管理职能的大学档案科，更注重档案数据的开发和档案服务的提供。ANU不仅形成了以诺埃尔·巴特林档案中心为代表的特色馆藏[7]，还积极将馆藏档案数据开放到校内和校外的数据共享平台上。相比于一般的档案管理机构，ANU大学档案科更应该定位为大学科研机构，在校内馆藏档案的基础之上，以科研人员的研究兴趣和社会需求为导向积极拓展馆藏资源，开发特色馆藏，共享研究数据和成果，积极为社会提供档案数据服务。教育是高校档案工作的出发点和立足点。高校档案数据治理不仅要肩负起“为党管档，为国守史”的使命，还要担负起“以培养人才为中心，开展教学、科学研究和社会服务”[8]的高校档案机构职责。

结语

教育数字化的步伐已经越来越近，这势必会对高校业务领域产生巨大冲击。前端业务的变革必然对后端的档案工作产生影响。此外，档案系统内部的变革也在悄然发生。不论是被动，或是主动，高校档案数据治理转型已是必然趋势。高校档案数据治理，一方面是档案工作的变革，档案工作不能再仅仅依靠档案机构自身的力量，而是要纳入学校的治理框架和信息化规划中去。此外，档案机构的内部分工需要进一步细化，电子文件单套制归档推动文件管理职能从档案管理中剥离，系统的文件管理机制将为档案服务提供基础。另一方面是档案定位的变革，档案机构不应只是学校的职能部门和档案的保管人，还可以是学校的科研部门和档案数据的分享人。高校档案机构要立足于教育本身，服务科学研究。

参考文献

[1]教育部2022年工作要点[EB/OL].[2023-11-07].http：//www.moe.gov.cn/jyb_xwfb/gzdt_gzdt/202202/t20220208_597666.html

[2]肖广德，王者鹤.高等教育数字化转型的关键领域、内容结构及实践路径[J].中国高教研究，2022（11）：45-52.

[3]刘越男.数据治理：大数据时代档案管理的新视角和新职能[J].档案学研究，2020（05）：50-57.

[4]关于ANU档案数据治理实践的数据来源于澳大利亚国立大学官网：https：//www.anu.edu.au/。本文数据收集的截止日期为2023年11月7日。

[5]汪庆华，何心，张清宇.中澳公立大学理事会制度比较研究——以澳大利亚国立大学理事会为例[J].华北电力大学学报（社会科学版），2020（02）：125-133.

[6]数据共享（Data Commons）和开放研究（Open Research）是ANU为鼓励研究者共享研究数据和开放研究成果而开设的项目。

[7]赵丽清，刘乃鹏.诺埃尔·巴特林档案中心企业档案公共管理运行机制探析[J].档案学通讯，2013（03）：101-104.

[8]中華人民共和国高等教育法[EB/OL].[2023-11-07].http：//www.npc.gov.cn/npc/c30834/201901/9df07167324c4a34bf6c44700fafa753.shtml

（作者单位：中南财经政法大学档案馆）