基于6S管理的实物档案管理与利用研究

摘 要：以6S管理为基础的实物档案管理与利用，是将6S管理内容作为实物档案管理与利用的基本内容，令人类在实践活动中所形成的具有保存价值的物质实体得以长久保存，使其在不同时间都能充分反映当时社会实践活动和社会发展历史。而在医院实物档案管理与利用过程中，将6S管理作为基础，可以有效提高医院各类实物档案的管理水平与利用效率，进一步提升医疗质量，树立高质高效、严谨负责的医疗卫生机构社会形象。本次研究主要分为理论研究和实践研究两个部分：一是通过阐述6S管理内容，为本次研究提供理论支持；二是以医院病理档案管理与利用为例，分析基于6S管理的医院病理实物档案管理的应用。

关键词：6S管理；实物档案管理；整理和利用；医院病理档案

中图分类号：G271 文献标识码：A

一、引言

随着社会经济的快速发展，各个行业及领域对于效率和质量的要求越来越高，在考虑实际投入成本的基础上，不断缩短各种管理活动的时间，并充分利用管理活动的内容，使其管理行为能够为行业及领域的发展带来经济效益以及形成推动效果。而实物档案管理與利用在医疗卫生机构当中，体现出非常重要的地位与价值。由于医疗卫生机构所提供的服务等医疗活动必须留存相关档案，加上通过利用实物档案的方式，确保医疗卫生机构能够跟踪患者实际治疗情况，达到调整治疗方案，总结治疗活动的目的。因此，医疗卫生机构以6S管理为基础，开展实物档案管理与利用，不但存在较强的现实研究价值，还体现出较高的理论研究意义，能够有效推动医疗卫生机构的发展与建设。

二、基本理论

1.6S管理

6S管理作为一种能够对生产现场各生产要素状态展开可持续性整理、整顿、清扫、安全、清洁以及提高人的素养的管理活动。6S管理最早出现是在20世纪50年代的日本，最初被称之为5S，表示整理、整顿、清扫、清洁和素养。中国企业在5S的基础上，增加了“安全”，使其成为6S。6S管理是当前我国企业现场管理的基础管理方式和方法，能够有效消除企业在生产过程中可能出现的各类问题，并将提升员工职业素养设为最终目标。6S管理具体内容如表1和图1所示。

2.实物档案管理与利用

首先，要掌握实物档案的收集范围。其中包含档案对应社会活动所涉及的所有内容，尤其是不同单位、不同时间以及人员和相关活动操作等基本信息，必须保证清楚准确，才能根据档案管理的种类划分；其次，在整理过程中，需要整理所有可证明该社会活动存在的物品，如奖状、奖杯、书面证明、手写资料、图片以及视频等等，按照实物档案管理的规定，按照实物的整理保存方式，并整理与保存；再次利用实物档案，在多数情况下必须有准确的利用制度，其中取出与归还、检查与利用形式等，必须做到责任落实，最大限度地保证实物档案不会出现破碎、遗失等意外情况。最后，在实物档案管理过程中档案备份同样是重要内容之一，是预防实物档案在出现意外情况后，还能保证实物档案管理与利用价值的重要手段。

三、案例分析，以医院病理档案管理为例

1.医院病理档案管理的内容及重要性

病理档案包含了患者从病理检查申请单的开具到病理报告单的发出，全流程的所有资料，如文字方面的登记本、质量控制记录，实物方面的标本、切片等。病理档案是病理医师对患者做出病理诊断的重要基础性材料，也是临床治疗或手术开展的客观依据。因此，病理档案的管理是医院开展一系列医疗活动的重要基础工作，有效管理与利用好病理档案，能够促使医院病理诊断水平不断提高。

2.医院病理档案管理现状

医院病理档案由于种类较多、存放范围较广，加上需要当天对其登记和整理，医院病理档案一直都是的医院较为“头疼”的问题，也是非常容易出现问题的板块。通过调查研究发现，当前医院病理档案管理的存在以下几点问题。

（1）管理制度不完善

部分医院为了提高经济效益，降低了病理档案管理的投入，致使医院的病理档案管理制度不够完善，无法落实到实际管理工作当中，如病理档案保管不及时，标识错乱，查找费时费事等。

（2）管理方式落后

由于部分科室人采取粗放式的管理方式，致使病理档案存在遗失、不全的问题，如纸质资料没有采取标准化保存方式，时间长了，导致纸质资料档案的字迹模糊，实物切片易褪色、破损等。

（3）管理水平较低

多数医院的病理档案管理工作由于得不到院方重视，导致该板块的专职工作人员数量相对较少。并且在多数情况下，都是由各个科室人员对本科室的病理档案管理，容易出现人员不足导致遗忘病理档案管理。

（4）专业人才不足

因为问题4是在问题3的基础上衍生出来的，所以，多数医院基本没有专业性的病理档案管理人才。管理病理档案的人员均未接受过专业培训，是缺乏采用科学管理方式和方法的行政类技术人才代管。

由此可见，上述列举的医院病理档案管理问题，不仅具有代表性，还存在普遍性。因而将6S管理方法作为基础，将其落实到医院病理档案管理全过程当中，可以保证医院病理档案管理、整理及利用，具备标准化、规范化以及高效化的特点，从而达到提高管理人员工作积极性、水平、效率等目标，最终为优化医院医疗卫生服务质量奠定坚实的基础。

3.基于6S管理的医院病理档案管理的应用

（1）物品的准确分类——整理

医院病理档案管理不管是纸质资料还是实物，虽然都是病理档案的重要组成，但是，两种类型的病理档案在管理过程中，存在一定的差异性，所以，需要对不同类型病理档案物品采取针对性管理。为了提高病理档案管理便捷性，有效增加管理空间的利用价值，需要确定不同病理种类档案的保存时间，并在此基础上对管理空间合理利用。例如，对于实物标本来说，保持的箱体应当采取每两周循环一次，同时，对于保存时间超过10年以上的实物标本，申请专门保存的存储柜；对于保存年限≤1年的实物标本，应当在1年后统一销毁，如TCT薄片；对于保存时间超过10年或15年以上的实物标本，在销毁时应当先对其病理档案资料的完整性展开全面检查，上报到医务处，得到批准后才能销毁。在销毁过程中，先认真检查销毁的数量、种类，保证销毁的完整性、有效性，预防错销毁、漏销毁情况的发生。此外，医院病理档案管理的整理需要在一个周期内循环完成，并在日常工作当中做好收集整理和标记等工作，为之后的利用提供便利条件与基础。

（2）落实“四定、三易”原则——整顿

由于医院病理档案存在动态性、更新性以及日增加的特点，所以，需要通过落实“四定”原则，使其工作的效率得到提高，具备方式为：首先，对于标本实物档案，保存的箱体在使用前需要对其实行标序，按照需要将其放置在冰箱的固定位置，同时，登记好存放的日期、位置序号等，两周冷藏后实行冷冻保存；其次，是对于蜡块或切片实物档案来说，对应的标识必须体现在表面，采用统一样式的编码标识，归档顺序为分类、排序、校对、装柜、转移以及标注；最后，对文字类纸质版病理档案来说，归档的顺序为分类、排序、标注、装订、贴签以及归档，同时，为了提高其管理的效率，可采用固定装袋方式，对不同类别的纸质类病理实行分类保存，如100张/袋，150张/袋，将归档的资料装订成册后，贴上说明封面，根据需要保存的时间和种类，放置在固定位置。此外，“三易”原则主要体现在利用过程中，所有类型的病理档案在利用时，需处于容易看见的空间，并处于易拿取和易归还的状态下。

（3）保持科室环境整洁卫生——清扫

由于医院病理档案管理室作为医院档案管理的主要场所，不仅体现出独立的工作性质，还体现出特殊的重要性。因此，针对医院病理档案管理室来说，是最好也是最应当落实6S管理方法中清扫内容的场所。

首先，病理档案管理室的环境干净和整洁形成一种日常工作的习惯，使其能够长期保持下去；其次，干净整洁的环境可带动工作人员的工作积极性，使得工作人员能够通过自己的劳动达到这一目标；最后，在完成每日工作后，要求工作人员按制度或顺序，轮流对现场环境清扫，重点包括常用的工作场所，如桌面、地面等，而对于设备来说，需按照标准对其展开周期性的维护与保养，使病理档案管理室能够长期保持在无灰尘、无杂物堆积的状态。

（4）清洁制度与成果的构建维持——清洁

除了硬件优化与调整整体布局外，严格的清洁制度也是医院病理档案管理中不可缺少的组成部分。唯有严格遵守清洁制度，才能有效保证病理档案管理工作的效率与质量。病理档案管理室的清洁制度制定完成后，需将其形成常态化机制，并定期检查制度的执行情况，确保医院病理档案管理室能够维持清洁的状态以及在明确三项6S管理项目的过程中，实现标准化、制度化病理档案管理室的建设。

（5）规范习惯与管理水平养成提高——素养

6S管理方式当中的素养，主要针对人，进而在医院病理档案管理过程中，需要对相关的管理人员开展全面的实物档案管理、整理及利用的教育培训。通过学习先进的管理模式，有效提高工作人员的实物档案管理能力；通过制定相关管理制度的方式，严格落实和执行管理工作，并使其成为一种常态化、规范化的工作方式；通过强化病理档案实物管理责任体系的方式，细分不同实物档案管理人员的工作职责及内容，确保病理实物档案管理的工作开展。具备有效性的同时，呈现高效化的发展趋势，达到提高管理质量的目的。在实际过程中，医院病理档案管理需对不同种类的档案实行分类保存与管理，为实物档案的利用内容提供基础，同时，通过创设整洁舒适的工作环境，为营造良好工作意识及团队协作提供保障。

（6）安全管理的强化与保障——安全

因为医院病理档案室当中实物与纸质资料不仅记录患者的基本信息，同时，还记录了患者的私密信息，所以，医院病理档案管理的安全性必须予以重视。

首先，医院病理档案管理的安全主要分为信息和环境两种，其中，环境方面的安全管理，体现出其基础性，进而需要通过完善科室安全管理制度的方式，令科室人员的安全意识有所提高，例如，檔案室的禁止事项必须作为重点检查与审核的内容，尤其是像温度、湿度、防尘等，有可能危害到实物和纸质档案保存的因素，必须做好相应的管理登记。

其次，对于设备方面，设备的安全性检查，应当作为病理档案管理室日常工作内容，尤其是对于设备各项参数的设定与检查，必须得做到单日登记，包括消防设备也必须严格按照检修与维护的计划，及时联系辖区内的消防人员，对其统一检测。另外，是不同种类的实物档案管理与整理，在未利用前，必须严格遵守相应的管理和整理标准，在确保实物档案安全的同时，保证病理档案室不会出现化学药品被泄漏和扩散的意外事故。

最后，电子档案的安全。因为当前信息化技术的融入，在医院病理档案管理中的纸质类档案管理效率与水平得到极大程度的提高，所以电子档案的安全需做到加强计算机安全管理、不擅自拆装计算机、不擅自安装与卸载软件，对于联网的安全保护软件，必须保证其为正版和适应系统运行，而对于实物档案的安全，唯有在落实前五项6S管理方法的基础上，才能保证实物档案管理、整理及利用的安全。

四、结论

综上所述，基于6S管理的实物档案管理与利用研究，结果表明，医院作为基础社会性活动，将6S管理作为基础，开展医院病理实物档案管理与利用，能够有效提高医院病理档案管理的发展与建设。当然，想要实现这一目标，充分发挥医院病理实物档案管理与利用的价值，前提条件必须是做好档案管理工作、构建高效的档案管理模式、利用规章与制度保障管理工作、提高工作人员的积极性、维持环境的整洁程度。

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作者单位：海口市人民医院

（中南大学湘雅医学院附属海口医院）

作者简介：韩姗珊（1991—），女，汉族，海南文昌人，本科，中级，档案管理方向。