新形势下加强档案安全工作实践与思考

梁连高　黄日勇

摘 要：在新形势下，加强档案安全是档案部门的最重要职责之一，做好档案安全是推动档案事业科学发展的前提，对档案工作有着重要意义。文章分析了档案安全工作的重要性及其重要的工作内容，提出当前在开展档案安全工作过程中存在的实际问题，并针对提高档案安全工作效率提出具体的措施。

中图分类号：G271 文献标识码：A

一、檔案安全工作的重要意义

1.档案的基本属性十分重要

档案是记录历史、承继文明、服务国家和社会的重要载体，为党和人民了解过去、研究现在和展望未来提供关键的信息，对涉及国家主权和领土完整性以及民族团结等国家核心利益提供凭证支持和法律证据支持，是基础的战略性资源之一，更是中华民族历史赓续和文明演进的活化石。因此，保护好档案安全是国家继往开来和民族承前启后的必由之路。

2.档案安全战略意义重大

党的二十大报告指出，国家的安全是民族复兴的根基，档案安全是国家安全的重要组成部分，档案安全与国家安全所内含的各个领域有着直接或者间接的联系。档案安全是国家档案工作的高压线和警戒线，是实现好、维护好和最终更好地发展广大人民群众根本利益的重要部分，任何时候都要确保万无一失。切实做好档案安全工作就是在响应国家提出的立党为公、执政为民和贯彻落实科学发展观的号召。任何形式的档案过多丢失或损坏都可能会延缓社会主义社会的构建和现代化伟大复兴的进程，将会对个人、组织和国家社会造成无法弥补的损失。

3.档案安全事关档案事业发展

“档案工作是一项基础性工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业的发展，都离不开档案。”档案安全与档案事业发展密不可分，相辅相成，缺一不可。档案安全这项根本性工作是其他工作的基础，做好档案安全工作是推动档案事业科学发展的前提，是建立健全档案资源体系、利用体系、治理体系和安全体系等多位一体的重要保证，有助于贯彻总体国家安全观，在这一根本遵循和行动指南下开辟档案安全发展新道路。

二、档案安全工作的主要内容

1.档案实体安全管理

档案实体安全管理包括收集归档安全和接收移交安全、档案装具安全、包装材料安全、定期排查风险、存放保管安全、开放利用、修复抢救等方面的安全工作。保护好档案实体本身是保证档案安全维护档案保密性的最基本条件和保障。档案保管主要是对档案实体的日常维护、保护性管理，其重点在于维护，做好档案库房“九防”安全措施，使档案实体不受损坏，并尽可能地延长档案的寿命。档案保管过程中对档案实体造成的不安全因素有很多，通常归结为自然因素和人为因素两个方面。自然因素又包括内在因素和外在因素，内在因素方面主要是档案本身的质量，即档案制作材料，如纸张、墨水、油墨和复写纸等，材料质量直接影响了档案本身的安全生命周期；外在因素包括水火灾、寒潮、雷暴、泥石流和地震等自然灾害对档案实体造成的损坏。另外，外在因素还包括档案保管环境因素，主要是指防火、防虫、防潮和防霉等九防。人为因素主要指因管理疏忽、监管不当、保管不严以及个人监守自盗等行为造成对档案实体的损毁或丢失。同时，还需要注意在科技飞速发展的今天，档案的实体安全要结合科学保护观，要为档案库房安装符合现代科技水平的设备设施，以适应档案管理的未来发展趋势，如提供档案库房监控监管一体化，实施监测标准预警等。

2.电子档案安全管理

电子档案安全管理包括档案保管、利用和治理中的电子信息安全和存储系统的安全管理。档案信息安全是伴随着新时代档案信息化和档案管理智能化发展衍生的新鲜事物。在纸质档案数字化、信息化过程中，法律合规和安全保密是档案安全的关键所在，在安全的前提下，保证档案信息的一致性、关联性、易获取性和持续更新性等是所有电子档案工作者的必修课。在档案信息利用和维护过程中，陈旧的档案管理知识适用性逐渐变低，很多新的问题浮出水面，如档案信息被病毒窃取、电子档案无法打开、与实体信息匹配度低等。在网络、主机服务器、存储设备设施、软件系统和用户端认证中的每一个环节都可能存在威胁档案安全的问题，不可否认的是电子档案信息安全引发了新的思考，随着大数据、云计算、区块链技术和人工智能技术的不断深入发展，档案安全防护有了更多不确定因素和挑战，在信息安全问题日益突出的同时，各种防护机制也需要不断提升完善。

三、档案安全工作存在的问题

1.档案安全意识淡薄

个别档案工作者只顾及档案的收集整理和编研，缺乏对安全知识的了解和掌握，思维固化，对合乎安全规范的建议听不进去，常怀“我一直都是这么做的，不也没出过事”的经验心理，思想麻痹。同时，风险警惕性不高，工作常常从省事出发，多存在侥幸心理，安全防范意识不足。随着各类科学技术的不断发展和各个国家间秘密渗透的深入，档案安全防护有了更多不确定因素和挑战，信息安全问题日益突出，但有些档案安全保卫者却越发松懈。要知道每一起严重事故的背后都有 29 次轻微事故和 300起未遂先兆以及1000起事故隐患，对于档案安全来说，发生事故时往往更不容易察觉，但“大洋彼岸蝴蝶效应吹起的风”却只大不小，发生严重事故就是无法弥补的损失。思想上没有重视，行动上就无法自觉，安全措施上就难以到位。

2.工作机制与管理制度不健全

首先，是事前制度规范不明晰。没有足够详细的安全措施和应急预案，缺乏具体明确的岗位职责和安全管理措施责任人，工作中没有明规可循，无明章可依，达不到《档案工作突发事件应急处置管理办法》和《档案馆灾害防治工作指南》的要求，一旦出现安全问题，容易造成人员手忙脚乱，慌不择路；其次，在基层工作人员发现小隐患、小问题后，由于上报制度的烦琐，信息报告制度难以得到严格落实，有时候问题和隐患难以传递到决策者层面，这也是不健全制度导致的“信息不对称”，使得档案安全受到威胁。

3.档案安全检查不到位

首先，是档案工作人员自查自纠力度不足，重点不明晰、检查不彻底、流于形式，就算发现了问题也是敷衍了事。部分档案安全检查人员没有经过系统专业的档案安全学习，又可能身兼数职，精力不够，不能很好地落实安全监督检查工作；其次，方案不够翔实，可行性不高，没有严格按照“九防”展开检查，也没有按照国家网络和信息安全管理对网络、主机服务器、存储设备设施、软件系统和用户端认证等安全风险实现查杀和更新，安全检查存在较多漏洞。不管是实体档案还是电子档案，在开展安全检查时存在敷衍了事的现象，一些档案安全的第一责任人不能做到档案安全亲手抓，亲手管，没有绷紧安全弦，隐患排查流于形式、浮于表面，排查摸底不够深入细致，“走过场”式检查不在少数。

4.档案安全责任落实不到位

个别档案部门存在档案安全主体责任落实不到位的现象，有的单位主要领导没能明确档案安全第一责任人的主体责任地位，在档案工作过程中领导责任和直接责任界限模糊，权责不清。在档案管理的各个工序流程中岗位责任制落实力度不够，各环节负责人员责任不够清晰明确，安全工作责任没能到人到岗。此外，协同责任落实不到位，与应急、水利和气象等部门沟通不协调，统一性不够，监管部门与被督察单位整改责任划分不够明确。

5.缺乏必要的防护设备设施

再好的理论和制度也需要实际防护的支撑，有些地方的硬件设备设施本身就不够完善，安全保护条件比较有限，部分应急抢险物资和设备设施匮乏，监控警报系统不够齐备，难以达到积极预防的要求。还有的档案设备设施更新迭代速度跟不上，老旧的设备设施容易出现功能不全、性能降低的情况，库房温度、湿度等容易超出安全阈值，对档案安全造成影响。有部分地区的雨季长，汛期比较长，高温高湿时段长，但是连基础的库房防护都没有达到要求，更难以做到结合地理特点和气候特征因地制宜，合理布局，加强防护。

6.档案安全数字化、现代化防护技术需要增强

随着大数据、云计算、区块链技术和人工智能技术的不断深入发展，档案安全防护有了更多不确定因素和挑战。当前，我国的国家安全内涵和外延是历史以来最丰富的，时空领域更宽广，内外因素更复杂，越发丰富和复杂的信息形成了庞大体系的数字化档案王国，圆圈越画越大，冰山越来越深，漏洞和危险也就越来越多。同时，数字技术发展很快，特别是在区块链技术和人工智能技术方面，在遇到非法获取档案信息时，可能会因为数字防护技术不够先进而导致档案信息的失守和泄密，电子档案信息的泄密就像洪水决堤，比实体档案更快更多。

四、加强档案安全工作的措施

1.加强档案安全法治宣传教育

国家档案局老局长在视察工作时曾语重心长地说道：“档案安全的最大保障是人的认真，档案安全的最大危险就是人的疏忽。”我们要树立档案大安全观，深化思想认识，时刻紧绷档案安全的弦，坚决做到思想上不松，力度上不减，措施上不软，一以贯之抓好档案保护工作，为档案安全稳定打造更好的环境。档案安全意识要不断强化和培养，才能形成良好的档案安全文化。应组织开展经常性的档案安全保密教育，强化档案安全意识，从思想源头拉紧档案安全防线。

2.积极完善工作机制与管理制度

各單位要按照“统一领导，分级管理”的原则，积极完善与新修订的《档案法》实施相适应的工作机制与管理制度，增强档案工作的全局统筹谋划与协调指导能力，高屋建瓴，下好档案事业发展的关键棋。在各单位档案工作领导小组的统一领导下，统一好安全规范制度和应急预案，建立完善的沟通协调机制，优化信息上下传递的渠道，减少“信息不对称”，形成齐抓共治的档案安全工作格局，优化档案安全管理工作。并且，还应充分吸取各方面的意见和建议，坚持完善各部门共同参与的档案安全工作体制，促进档案安全事业健康、有序、协调发展。

3.经常性开展档案安全风险隐患排查治理

严格制定档案安全风险隐患排查方案，尽可能详尽检查内容，建议监督检查组从依法依规风险、制度体系安全风险、现场环境风险评估、档案实体管理风险、档案信息管理风险和档案保密、开放与利用风险等六个方面，通过现场查、突击查和不定期查的模式，并结合查看台账、个别谈话等方式展开档案安全检查，检查组严格对照检查内容，认真细致地检查，确保不留死角、不走过场，常抓不懈。以档案安全检查为契机，坚持好问题导向，加强问题整改，做到以查促改，进一步规范日常档案安全工作。

4.严格落实档案安全工作责任到人到岗

海恩法则强调再好的防范技术，再完美的规章制度，在实际操作层面上，也无法取代人自身的素质和责任心。各单位要明确职责，形成单位工作责任制，各司其职、紧密配合、形成合力，切实把档案安全责任扛在肩上，抓在手上，扎实推进档案安全工作，筑牢档案安全防线，守住信息安全的底线。单位要将安全责任分解到个人，落实到个人，形成个人工作责任制，严格责任追究，努力克服松懈、侥幸心理。同时，把安全工作与个人的年终绩效考核相挂钩，实行安全绩效考核和惩处激励机制，减少责任惰性，提高档案安全的稳定性和持续性。

5.积极构建人防、物防、技防三位一体的档案安全体系

首先，加强档案馆库建设。科学、合理设置馆室，实现档案集中管理。严格按照国家档案馆和自治区档案馆的规范和标准进一步提高档案库房和档案整理室的安全防护标准，采用更为先进的安全保密技术和设备设施，以提高档案保管保密性，严防档案整理和保管过程中丢失、外泄，确保档案安全保密。

其次，规范业务流程管理。建立完善的业务流程管理规定，规范档案接收、整理、数字化和利用等环节的具体业务流程，提高档案流动过程中的安全风险管控力度。

最后，加强档案数字资源安全管理。开展局域网日常监控和安全管理。健全档案信息审查发布制度，严防涉密档案信息上传非密网络。踏实做好数字档案信息资源备份工作，完善备份机制，切实保障档案信息资源的安全。

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（作者单位：1.南宁市国土资源档案馆；

2.南宁市自然资源测绘科技有限公司）

作者简介：梁连高（1979—），女，汉族，广西马山人，本科，副研究馆员，研究方向：档案管理；黄日勇（1999—），男，汉族，广西崇左人，本科，研究方向：文书档案管理。