事业单位信息化档案归档整理分类技巧研究

摘 要：新时期，事业单位的发展与国家公共服务能力提升之间的关系越发紧密，提升事业单位的发展质量能在一定程度上提升国家的公共服务能力，提升国民的幸福生活指数。事业单位的工作内容繁多，涉足的工作领域较为广泛，在开展各项工作时都会涉及相应的档案管理，为此，事业单位在发展中必须重视档案管理工作，而这本身也是事业单位的基础工作内容之一。在信息化时代背景下，事业单位的档案管理工作需要借助信息技术优化档案整理和分类，提升档案管理质量，并为相关学者的研究提供参考。

关键词：信息化；事业单位；档案管理；归档整理；分类

中图分类号：G272 文献标识码：A

档案指的是经过科学的归档工作后的文件材料，档案管理工作则是要求档案管理人员对文件资料做好相应的分类整理，并明确各类档案的内容、划分范围，做好归档工作，确保档案内容的完整性。档案管理是事业单位的基础工作之一，档案管理工作对事业单位的发展起着积极的促进作用，有利于规范事业单位各部门的工作开展，对事业单位的长远发展带来积极的助力作用。事业单位在做好档案管理工作时需要采用科学、合理的文件整理方法，针对有价值的档案展开分析和保存，对一些没有应用价值的档案则需要剔除，或者是在经过审批后销毁，确保事业单位档案的价值。在信息技术飞速发展的影响下，事业单位档案管理工作形式也发生了相应的变化，要求事业单位必须更新档案管理方式，借助信息技术落实档案归档、整理分类等工作，提升档案管理质量。

一、事业单位档案归档整理分类概述

事业单位档案归档整理工作指的是将档案中所涉及的所有的资料内容按照“件”为单位，将其转化为文本档案的过程，也是档案管理人员在实施档案管理工作中必须重视的首要工作环节，归档整理与分类是档案管理工作的第一步，对事业单位提升档案管理质量确保档案管理工作顺利推进等起着重要作用。科学实施归档工作能降低档案管理的错误率，提高档案管理工作效率与质量，为后续事业单位工作人员查询档案内容，做好档案咨询服务等提供了科学依据，为人们提供便捷的档案查询服务，是推动事业单位向好发展的基础条件。

二、事业单位档案归档整理分类的基本原则

在事业单位档案管理人员做好档案归档整理分类工作时，需要跟进档案管理工作的具体内容，跟进档案管理工作的流程来落实管理工作，以确保提升档案管理的整体工作质量。在此过程中，必须坚持档案归档整理分类的基本原则，具体如下：

第一，精准性原则。档案归档整理作为事业单位档案管理工作实施中的首要工作环节，要求档案管理人员必须严格按照事业单位档案管理工作的基本流程和规范要求来实施。在开展实际工作的过程中，需要遵循精准划分的原则，即档案管理人员必须查阅档案内容，要遵循分类的基本原则，根据档案的具体内容与要求做好精细化的管理工作。除此之外，精准性划分的原则也有助于保障信息的安全性，事业单位档案管理人员只有在遵循该原则的基础上才可确保归档的档案内容与档案分类不存在差异，确保在今后查询档案时通过档案分类归属就能快速查询到档案内容，提升了档案服务质量。

第二，规范性原则。在事业单位档案管理人员落实档案归档整理分类工作时，必须坚持规范性原则。工作人员要针对所有的档案信息资料加以规范性分类，需要依据不同的档案内容来细化分类，并根据档案的归属做好精细化的管理工作，确保档案内容的完整性以及内容的优质性。在管理人员开展档案信息归档工作时，需要秉持认真、仔细的工作原则，端正工作态度，确保归档整理分类工作能够高质量完成。在实施档案归档分类管理工作后，还需要档案管理人员明确档案内容的重要性，明确档案价值。

第三，高效、便捷原则。档案归档整理分类工作实施过程中，还需要秉持高效、便捷的原则，以确保档案内容的完整性，体现档案的价值。在归档与分类时尽可能减少档案信息的重复率，精简档案内容，确保档案质量。剔除一些不合时宜、无创新意义，甚至是错误的档案内容，并在获得审批后将其销毁，确保事业单位档案内容的高质量。在信息化环境下，需要借助信息化管理手段实现档案管理工作，促使档案资源的信息化，以有效提升档案归档整理分类的效率，确保档案质量，进而为事业单位的长远发展起到助推作用。

三、信息化背景下事业单位档案归档整理分类存在的问题

在信息化环境下，我国事业单位档案管理工作过程中逐步融入了信息技术，提升了事业单位档案管理的效率与质量，也为后续档案服务工作的开放奠定了信息化基础条件。但从部分事业单位档案归档整理分类的实际情况来看，还存在一定的问题。

1．信息化管理的认知有待提升

信息技术飞速发展，并有效融入了社会各个领域，促进了社会各行各业的发展，对各领域的建设起到了积极的影响。在事业单位档案管理工作过程中，也需要融入信息化管控手段，档案管理人员应重视增强对信息化管控手段的认知，加快推进档案信息化建设的步伐，以便能高效、高质量地做好档案归档整理与分类工作，确保档案质量。然而，从部分事业单位档案管理人员的实际工作情况来看，还有部分工作人员未认识到信息化管理的重要性，其缺乏对信息化管理的正确认知，未能充分认识到信息化管控手段在档案管理中所起到的重要作用，在实际实施档案归档整理分类工作时，未能很好地利用信息化管理技术。事业单位的一些档案管理人员年龄较大，实施归档整理分类工作时未能采用信息化管理手段，其信息化素养相对落后，对信息化管理的认知有待进一步提升。

2.信息化管理手段相对落后

在整理档案时，事业单位需要专门建设档案管理室，并在档案管理室内设置不同的档案专栏，以明确档案分类。档案信息化建设与传统的档案呈现形式不同，使档案变成了虚拟化的数据资料，需要依托于網络空间来实施储存、分类与整理工作，相较于纸质档案而言，不论是在查询、整理，还是在编辑、修改等方面均有着显著的优势。部分事业单位在开展档案信息化建设时出现了一些问题，有的工作人员对档案信息化建设的理解与认知不足，加上事业单位的信息化建设基础滞后，可能会导致信息化管理手段不够先进，导致档案信息资源整合空白、信息传输速度缓慢等问题。此外，还可能存在着信息安全问题。

3.信息化管理系统标准未统一

目前，我国事业单位档案信息化建设已经取得了一定的成果，促使纸质档案朝着数字化档案转变、发展。虽然事业单位的档案归档整理分类工作取得了一定成果，但也存在一些问题，尤其是信息化管理系统标准未统一的问题，导致档案管理工作质量难以得到进一步提升。如果事业单位在后续的发展中不能统一信息化标准，档案资源将无法共享，会给其档案管理工作带来巨大的阻碍，造成档案归档整理分类工作混乱，一些无效信息的增加更会为查询档案带来困扰，使得事业单位档案资源无法充分发挥作用。

4.档案管理人员综合素养有待提升

在信息化背景下，事业单位要想做好档案归档整理分类等工作，管理人员需要积极主动学习新知识，更新自身的理念认知，丰富管理手段，提高自身的管理能力。但从部分事业单位档案管理人员的实际情况来看，仍然存在专业水平不足、信息化素养较低的问题。在事业单位，一些档案管理工作人员并非专业出身，多是由岗位变动而担任档案管理工作，在工作过程中容易出现问题。同时，由于档案管理人员流动性较强，事业单位也难以开展培训工作，使得事业单位档案管理工作人员的综合素养难以得到有效提升。

四、信息化背景下事业单位档案归档整理分类技巧分析

在信息化背景下，事业单位应做好档案归档整理分类工作，提升档案管理质量，为事业单位其他基础工作的实施起到助力作用。结合当前事业单位档案管理工作的处理情况以及在实际工作中发现的问题来看，需要从信息化认知、建设、系统标准和相关工作人员综合素质四个方面入手展开针对性调整，促进事业单位档案管理工作的现代化发展，充分利用档案归档整理分类技巧更好地发挥出单位信息化建设的价值。

1.增强信息化认知

事业单位管理层应当重视信息化建设，增强对信息化建设的认知，做好各项信息化管理工作。档案管理作为事业单位建设与发展的重要内容，需要事业单位档案管理人员引起重视，提升对档案管理的认知。事业单位管理层可组织引导档案管理人员积极学习档案信息化建设的相关资料，明确分析信息化档案管理的工作内容。只有档案管理人员真正认识到信息化管理的重要性，才能够基于现有的管理方法加以调整，以便从整体上提升档案管理质量。

同时，事业单位管理层需要明确自身对单位全体职员的影响，主动在档案管理信息化建设和相关工作落实过程中提供有力支持，并在自身工作、生活中做好对档案管理信息化相关内容的学习和理解。通过树立榜样的形式，让事业单位全体职员能够做好对档案管理工作重要性的正确认识，从而为档案管理工作的顺利落实创造完善的基础条件，保证档案管理人员在处理相关工作的过程中，其他部门工作人员能够提供及时有效的帮助，进一步做好对档案管理质量的保障。

2.加大信息化建设力度，优化档案归档整理分类方法

要加大事业单位信息化建设的力度，就必须完善信息化建设基础，并以此作为依据，优化档案归档整理分类方法。事业单位管理层要加大对单位的信息基础建设力度，完善网络以及软硬件设备设施，并切实做好积极的管控工作。在完善信息化基础设施后，档案管理部门还要做好档案管理信息化系统的建设工作，并在该网站中优化归档整理分类方法。借助信息化管理系统，对档案信息的来源、档案建立的时间、具体内容和形式等特点划分，分别形成相应的类别体系，并在不同的类别体系中添加档案资料，以做好分层管理工作，并对文件的保存、放置和排序等做好管理工作。同时，对档案的来源、时间和内容等分类，以此构建系统化的档案整理体系。

此外，在档案内容的整理工作方面，需要根据具体的内容，有序实施整理工作，以方便做好查阅工作。尽快查询需要修订的档案，在完善修改内容后需要单位高层领导审批，审批后再开展归档整理分类工作，确保档案资料的质量以及内容的时效性等。

3.完善信息化系统标准，提高整理和分类效率

事业单位受历史遗留问题以及单位管理机制的影响，部分档案管理人员对信息化管控手段缺乏正确的认知，一些年龄偏大的工作人员仍然采取传统的档案管理方法，多以纸质档案为主，但在信息化时代事业单位要想做好档案管理工作，就必须明确档案管理信息化建设的重要性。并且，在事业单位档案归档整理分类过程中还需要完善信息化系统标准，构建区域内统一的分类标准，以避免在查询档案资料时出现信息不全、档案质量差、分类标准不统一、内容混乱以及其他方面的问题。同时，在事业单位发展过程中，还需要积极推动纸质档案与电子档案的融合。无论是纸质档案还是电子档案，两种存在方式都有着各自的优缺点，在开展归档整理分类工作时，需要根据档案内容采取的不同方法开展相应的整理和分类工作，提升档案管理质量。例如，纸质档案在分类、存放时需要避免档案载体发生破损的问题，要做好防潮、防腐等工作。电子档案资料需要根据档案的特点与类型来细致划分，在充分做好档案整理工作的基础上形成良好的管理体系，以提高整理和分类效率，确保档案管理的质量。

4.提升档案管理人员的信息化素养

在档案管理工作过程中，档案管理人员还必须顺应时代发展潮流，积极学习信息化管理知识，明确信息化管理在档案管理工作中所起到的重要作用。有的档案管理人员思想陈旧，档案归档整理分类的方式保守传统，显然不利于新时期档案管理工作的开展。为此，需要在信息化环境下落实档案管理工作，明确归档整理分类技巧，以提高档案管理效率和质量。事业单位领导应加大对档案管理人才的培养，组建高素质的档案管理人才队伍，提升档案管理人员的信息化素养，促使档案管理人员在充分理解档案信息化管理要求和内容的基础上，实现有组织、有计划的档案管理工作，科学落实档案归档整理分类，充分体现档案资料的价值。

五、结语

在信息化背景下，事业单位应对档案归档整理分类工作加以科学分析与调整，提升档案管理质量，为事业单位的发展提供基础保障。本文分析了事业单位档案归档整理分类的概念以及基本原则，探讨了事业单位档案归档整理分类中存在的具体问题，并有针对性地提出了增强信息化认知、加大信息化建设力度、优化档案归档整理分类方法、完善信息化系统标准、提高整理和分类效率以及提升档案管理人员的信息化素养等策略，希望能够提升事业单位档案管理工作质量，助推事业单位的长远发展。

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（作者单位：临沂市园林环卫保障服务中心）

作者简介：李雅琳（1986—）女，汉族，山东临沂人，本科，馆员，研究方向：档案管理。