强化医院档案管理，提升档案资源利用率的策略研究

张杰

摘 要：近年来，伴随着我国医疗卫生体制的深化改革，社会对医院档案资源提出了更高的需求。要求医院在日常管理过程中进一步强化档案管理，更新档案管理理念，推进档案管理信息化建设，加快档案管理队伍建设，全面提升医院档案管理规范化、智能化、高效化水平。基于此，文章主要分析研究了强化医院档案管理、提升档案资源利用率的策略，以供医院档案管理工作者参考借鉴。

关键词：医院档案管理；档案资源利用率；提升策略

中图分类号：R197.32；G271 文献标识码：A

引言

医院档案不仅详细记录了医院历史发展进程，还是所有文献资料的集合。医院档案资源涉及患者病案、职工档案、技术档案和医学研究资料等多个领域。如果不重视档案资源管理并科学、合理地加以利用，势必会给医院决策带来不利影响，甚至给医院及患者造成经济损失。由此可见，在新时代背景下，医院进一步做好档案管理工作，强化档案管理水平，提高档案资源利用率是十分必要且关键的。这就要求医院管理者及档案管理人员主动探索一条切实可行的档案管理路径。

一、新时代背景下医院档案管理的新变化

1.管理内容多元化

医院档案管理涉及面非常广，包含医疗档案、人事档案、行政档案、财务会计档案和药械设备设施档案等众多门类，医院档案是医院十分重要的资源，在医疗质控、科研教学、基建管理、设备管理、财务管理和医院发展等各个方面都发挥着不可替代的历史作用和法律凭证作用。当前，随着医疗体制改革及医院产业规模不断拓展，医院档案的种类及数量呈现出多元化特点，档案数量更多、产生更快、种类更丰富。因此，必须加强医院档案管理，才能更好地促进医院发展和我国医疗卫生事业的进步，更好地满足人们日益增长的医疗需求和卫生服务需求。

2.档案管理工作规范化、信息化

近几年来，我国科技领域在社会经济飞速发展的支持下取得了显著进步，互联网技术、云计算技术、大数据技术和人工智能技术等日趋成熟，并被广泛应用于社会生产生活的方方面面。基于这一全新的发展趋势，医院以往所使用的传统档案管理模式已经无法再发挥好应用价值，无法满足医院档案管理工作的创新需求。在新时代背景下，医院在患者健康管理、疾病预防、人力资源调配和质量监督等工作环节中都应用了现代化信息技术及设备软件，形成了医院电子档案。此外，医院还对现存的档案管理技术推进合理改进工作，并制定了与之相适配的档案管理制度，在极大程度上提高了医院档案管理的规范性与信息化程度。

3.档案管理工作与医院文化建设工作联系更为紧密

第一，医院所组织开展的文化建设工作需要参考医院发展历程等档案资料。进一步做好医院档案管理工作可以优化医院文化建设内容，并参照历史档案资料及最新的档案资料同步推进医院文化建设工作，在医院内部形成良好的文化氛圍。可以在一定程度上提高医务人员的工作责任感、归属感和使命感。

第二，医院文化合理创新也与档案管理工作有着密切关联性。医院发展到一定规模，医院文化在医院管理中发挥着重要的导向作用，医院档案资料转化为宣传推广医院文化的依据，能够将医院文化理念和良好作风渗透在医院发展建设之中，确保医院文化发挥最大化管理效用。

第三，医院档案管理工作可以为医院文化建设提供更多优质的后备资源，还可以记录和传承医院文化发展历史。

二、制约医院档案利用率的因素分析

1.医院管理者对于档案管理的重视度不高

所谓正确的意识是实践行动的科学指南。医院要想在实际运营发展过程中不断提高档案利用效率，就应该对医院档案管理工作的必要性与重要性形成正确认识。但是，当前由于部分医院受到了医疗体制改革及日趋激烈的医疗市场竞争影响，在日常经营管理工作中发展重点放在了医疗技术水平与服务质量提高方面，尚未充分认识到做好医院档案管理工作的必要性，在一定程度上降低了各部门、各项业务工作对于医院档案的利用率。

现阶段，部分医院管理者对于档案存在认知误区，片面地认为档案管理工作无法为医院带来直接的经济利益，因此，无须投入过多的人力、物力和财力，最终导致医院档案管理过程中出现档案资料收集不及时、不全面和储存管理不到位等问题，影响医院档案的利用率。此外，正是由于医院管理者尚未形成正确的档案管理与利用意识，部分医院的档案信息化建设进程缓慢，也会影响档案管理人员的工作热情，医院档案管理质量与效果无法得到保障。

2.档案管理开发意识不充分

医院在运营管理过程中开展档案管理工作的主要目的是为了增加医院的间接性经济效益。因此，部分医院在推进医院档案管理工作中更多关注各类档案资料的收集、整理和保存环节，而不愿意开发档案管理的基本应用。由此可见，档案管理开发意识不充分也会影响医院档案的利用率。尤其是在信息时代背景下，虽然很多医院都在档案管理中引进了新技术、新设备，但多表现为将传统档案管理模式转移到计算机上开展，并未及时组织开展档案分类归档、资料整理与共享等活动，不仅降低了医院档案的利用率，还给医院档案管理工作顺利开展带来了不利影响。

3.医院档案管理缺少专业人员参与

现阶段，多数医院都将档案管理工作划分给各部门业务人员兼职，由于兼职人员未接受过档案专业化教育与系统化实践培训，因此，整体专业素养较低。在医院档案管理工作中无法认清自身所承担的工作职责，一旦发生突发问题也无法采取有效的应对措施，导致医院档案管理工作一直处于一种较为松懈的状态，档案利用率无法提高。除此之外，由于医院与其他企事业单位在业务属性、发展方向上存在明显差异，如果档案管理人员不够专业势必会降低医院档案管理水平与质量，无法为相关人员提供其所需的档案资料，进而降低医院档案的利用率。

4.安全漏洞频繁出现

为了进一步提高档案管理效率与质量，当前多数医院已经对内推进了档案管理信息化建设工作，档案网络化管理虽然带来了工作便利，但也为各种病毒、违法网络攻击行为创造了机会。一旦出现安全漏洞医院无法及时利用技术修复或者无法定期更新后台管理系统，势必会导致档案管理信息化平台混乱，出现档案信息被盗、损毁和随意篡改等安全风险问题。部分有价值的医学研究档案被泄露，还会对医院科研数据信息的真实性、我国医疗科技创新发展等带来不利影响。基于此，医院在加强档案管理、提高档案资源利用率过程中，应当做好档案信息安全保障工作，为各类档案资料发挥好应有价值提供基础保障。

三、强化医院档案管理，提高档案资源利用率的策略

1.增强医院全员档案管理意识

档案管理工作是医院综合管理工作的重要组成部分，要想真正提高医院档案管理水平以及医院档案资源的利用率，需要对内做好科学化档案管理意识宣传推广工作，以促使医院各部门工作人员形成良好的档案管理意识、创新意识等，进而为医院档案管理工作的顺利开展与档案资源的高效利用奠定良好的思想基础。

医院档案管理人员是档案管理工作的主要参与者。对此，医院应该鼓励档案管理人员主动学习和参考典型事例的相关宣传模式与手段，进而在实际工作中对医院档案管理的重要性开展宣传推广；第二，医院管理者应该在日常管理工作中为档案管理部门提供更多的政策与资金支持。结合医院经济水平、档案管理工作创新需求等，及时引进各类现代化设备设施及信息软件等。同时，还应该注重深化档案管理人员的服务意识，提高医院档案管理水平以及档案资源利用率。

2.开发档案管理应用

伴随着我国科技领域的创新进步，各类现代化信息技术被广泛应用于社会各领域之中，给人们的实际生活带来了诸多便利。基于此，各大医院也应当顺应信息时代发展趋势，在档案管理工作中加快信息化建设进程，从而提高医院档案管理效率与管理质量，推动医院朝着智能化、信息化和现代化方向转型升级。

第一，加强对医院档案管理的信息化建设力度。及时在档案管理工作中引进信息管理系统、数字化信息设备设施，并发挥计算机、网络技术的应用优势，对档案收集、整理、借阅和销毁全过程加强监督；第二，借助信息技术来推进医院档案管理工作。可以快速对各类档案资料编码，相关人员可以在档案管理信息化系统中利用关键词检索，提高档案资源利用率；第三，在医院档案管理中引进信息化系统，打破传统纸质档案管理与利用模式。搭建患者身体健康信息共享平台，并利用该平台加强医院与医院、医院与医疗机构之间的科研合作力度；第四，面向患者个人开放电子健康档案，以便群众在看病就医过程中加强个人健康管理；第五，经济条件允许的医院还可以购置功能强大的数据处理系统，对档案信息深度分析，从而为医疗业务、科研工作和医院发展战略制定等提供数据支持。

3.提升档案管理人员的综合素养

档案管理人员的专业能力与综合素养的高低直接影响着医院档案管理水平与档案资源的利用率。基于此，医院应该结合实际情况设置专门的档案管理部门及管理岗位，并对档案管理人员开展专业化培训，以此确保医院档案管理工作顺利开展。

第一，医院档案管理人员应该在档案管理工作中投入更多精力，积极主动地适应医院内部变革及外部环境变化等。加强对各类专业知识的学习，不断丰富自身的知识结构，强化创新思维，最终转变为适应新时代医院档案管理工作需求的复合型人才；第二，医院应该结合整体发展规划、档案管理工作创新需求等，为在岗档案管理人员制订切实可行的年度学习计划，分层次、分岗位、分对象地制定学习目标。同时，还可以派遣档案管理人员进修学习，及时更新知识体系。医院在开展年终考核过程中，除了应该考核档案管理人员对理论知识的掌握度，还应注重考核其管理水平，提高医院档案资源的利用率。

4.贯彻落实保密工作，提高档案利用安全性

医院档案的安全规范使用大致分为档案资料所有权与共享权、档案信息公开性与保密性几个层面。基于此，医院在组织开展档案管理工作中应当处理好共享、公开与保密之间的关系，切实提升医院档案的安全性与完整性。

在发送机密文件过程中，医院档案管理人员应当仔细填写档案移交表格，并提交给上级领导签字确认后方可推进档案移交工作。在机密档案查阅过程中，使用者需要特别注意档案安全，事前向档案管理部门提交查阅申请，并只能在自身查阅权限内查看相关资料。如果涉及机密文件，档案管理部门可以在做好登记的情况下为使用者提供档案副本，既可以避免档案在借阅过程中出现损坏问题，还可以降低档案丢失的风险。在机密档案退回过程中，医院档案管理部门应当按照相关规定仔细检查档案是否存在被篡改、损毁问题。如果存在上述问题，应当及时通知研究人员检查并将情况记录下来。此外，医院档案管理过程中医务人员需增强自身的安全意识和隐私意识，利用信息技术构建数据信息管理保护体系，规范档案借阅与利用行为，保障医院档案的安全与完整。

5.制订数据备份与灾难恢复计划

要想切实做好医院档案管理工作，提高各类档案资源的利用率，还应当制订数据备份与灾难恢复计划。在面对数据信息丢失、系统故障和自然灾害等问题时，医院仍然可以保障档案资源完整，可以有效利用档案。医院档案中所包含的数据信息，如患者病历、检查结果和治疗计划等对患者而言十分重要。一旦出现数据信息丢失或者无法正常使用的情况，将会影响治疗效果，甚至威胁患者的生命安全。由此可见，医院制订数据备份与灾害恢复计划具有较强的现实意义。

第一，在制订数据备份与灾难恢复计划过程中，医院应当结合实际情况制定多层次的数据备份战略。例如，本地计算机备份计划与网盘备份计划等，从而有效应对各类系统故障或者数据被泄露的风险；第二，医院在开展档案管理工作时还应该制订灾难恢复计划，主要用于应对自然灾害、电力故障和火灾等灾害情况。灾难恢复计划包含了数据信息快速恢复、设备设施替换和备份数据中心建设等，以便医院在遭受突发灾害后能够快速恢复档案信息。此外，医院还应该定期组织灾害演练，不断检验灾害恢复计划的可行性与实效性，以此确保该计划在实际工作中能够顺利实施。

四、结语

综上所述，在医院实际运营与发展过程中所产生的各类档案资料不仅可以总结和归纳以往的工作信息，还可以为医院决策工作、发展规划制定工作等提供數据支持，对于推动医院高质量升级转型与可持续发展具有重要意义。基于此，为了进一步提高医院档案管理水平以及档案资源利用率，医院需要在全面掌握新时代档案管理新变化及影响档案资源利用率各类因素的基础上，及时采取针对性措施对档案管理模式改革优化，真正提高医院档案管理的水平。

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（作者单位：烟台市莱阳中心医院）