口腔科义齿修复耗材管理的信息化建设与应用

张国琴，许斌，虞水，邢恺，刘瑞红，周祥龙

南京医科大学附属泰州人民医院 （江苏 泰州 225300）

义齿修复材料是口腔科常用的医用耗材，包括镍铬合金义齿、钴铬合金义齿和氧化锆义齿。各种质地义齿修复材料的临床使用均涉及患者、医师、技师、供应商等多个环节，同时具有特殊性、不确定性、往返性等特点。虽然部分医院通过扫码已实现院内对院内有固定包装的高值、普通耗材出库、入库、记账等全流程精准管理，保证了耗材发放、损耗计算的准确性[1]。但目前市场上尚无针对义齿修复耗材全流程管理的信息系统。因此，很难实现对义齿修复耗材的全流程、各环节追溯管理[2]。为此，本研究在医院现有耗材管理网络平台及耗材一级库、普通耗材三级库、高值耗材二级库管理架构的基础上，设计了一套专门针对口腔义齿修复耗材的信息管理系统（又称“口腔科二级库系统”），对口腔义齿修复耗材进行信息化全流程管理，现报道如下。

1 资料和方法

1.1 一般资料

选取2019 年1 月至2020 年12 月院内口腔科耗材（口腔科美容义齿、支架、个性化基台、功能矫正器、Twin-block 矫治器、铸瓷嵌体、隐形义齿、氧化锆嵌体等）为研究对象（2020 年1 月开始采用口腔义齿修复耗材全流程信息化管理系统），按照管理方法不同分组，2019 年1—12 月采用原管理方式（应用前），2020 年1—12 月采用口腔义齿修复耗材全流程信息化管理系统（应用后）。本研究参与人员均为医院口腔科工作人员，医师 24 名，护理人员6 名，技师 4 名。其中，男 15 名，女 15 名；年龄 28 ～ 50 岁；工作年限 2 ～ 36 年；学历：研究生 8 名，本科 22 人。

1.2 方法

1.2.1 常规口腔义齿修复耗材管理方式

患者挂号后赴门诊看诊，首先，医师选择适合患者口腔的牙托和牙弓，将牙印材料放在托盘中，在口腔内就位后，帮患者取模型并填写纸质申请单；其次，医师在HIS 系统中打开该患者信息、予医嘱申请治疗项目，患者按医嘱缴费；再次，医师联系修复耗材加工供应商取走口腔模型，供应商按要求加工制作义齿修复成品材料后直接送回至临床科室，医师为患者安装；最后，护士长于每月底核对医师申请单与供应商义齿修复耗材成品加工单，并采用手工记账方式对耗材的出、入库进行登记。

常规管理方式存在如下弊端。（1）信息数据无法互通。医院信息系统包括医师医嘱系统、医用耗材系统、门诊收费系统、DRG 核算系统等，各系统各自独立，且相互间数据尚未实现互联、互通[3]。口腔义齿修复耗材缺乏系统的全流程管理，信息孤立导致申请治疗项目、收费标准、收费总额等存在随意性较大的现象。患者实际产生的治疗项目与医师医嘱不相符，义齿修复耗材申领信息与患者缴费信息不匹配，患者治疗项目与实际缴费项目不一致。费用计价、耗材成本的计算和控制等环节管理薄弱，无法对耗材走向、使用信息开展有效的全程监控与追溯。（2）义齿修复耗材收费缺项、漏账、账物不相符现象明显。科室无法监管耗材的使用、收费及去向，存在少收、错收、漏收费现象。申请治疗项目、收费项目与实际收入不相符，耗材申领与实际发生项目不相符。实际使用义齿修复耗材名称与出库耗材、收费耗材名称、项目不相符。以上管理混乱现象使科室成本无法做到精准化核算[4]。据统计，2019 年口腔科耗材收费名称与出库名称不相符150 例，漏收费396 例，错收费120 例。（3）耗材准备时间长，医护满意度低。医师通过HIS 系统申请治疗项目，为患者取模后手工填写修复义齿耗材申请单，但存在因医师字迹潦草后期汇总费用时辨认困难的问题。供应商将加工的义齿修复耗材与厂方加工单送至医师处，医师和供应商直接对接，缺乏第三方核对。后期，护士仅凭供应商纸质加工单手工登记、记账，中心库房采用人工出、入库方式，均导致人力、时间成本增加，且易发生人为误差，增加管理难度。医院缺乏对从供应商取走模型到义齿修复耗材验收的全流程监管，耗材质量及准备时间不可控。

1.2.2 义齿修复耗材全流程信息化管理系统

与计算机中心沟通需求，针对义齿修复耗材的特殊性、多样性及耗材流程走向的往返复杂性，梳理原管理流程弊端，并采用信息化闭环设计，研发一套口腔义齿修复耗材软件管理系统。系统流程设计见图1。该系统以医师医嘱为主线，根据医师在HIS 系统申请的治疗项目自动计费，患者缴费后系统根据患者信息自动获取HIS 系统中相关缴费信息，护士根据医嘱项目、患者缴费信息进行一对一或一对多等义齿修复耗材的匹配，并生成耗材清单；操作护士在耗材清单中勾选需申请加工的耗材并确认、提交申请单；护士长审核提交的申请单后向供应商发送；供应商打印耗材清单后到科室领取模型，并根据申请单加工、配送。验收工作由中心库房、口腔科共同完成。口腔科二级库入库时，工作人员根据患者信息打开使用登记单，获取耗材加工材料库存信息，完成使用登记，并关联收费信息后再次确认。中心库房根据耗材使用情况自动完成耗材出库[5]，并根据出库单与供应商结算。

图1 系统流程设计

功能模块包括业务模块和报表模块。（1）业务模块:医师开立医嘱，患者缴费后，护士选择跟台申请，即可根据所缴费的耗材项目点击申请生成耗材加工单；护士长审核确认费用与耗材是否匹配后提交；供应商平台收到信息，打印加工单进行配货、送货；科室验收，登记确认后直接形成登记单；中心库房审核记账发送至供应商开票。（2）报表模块：提供各类口腔修复义齿耗材统计数据，包括耗材报表、医师义齿修复耗材加工领用、供应商耗材供应量费用情况等；口腔科及医师治疗项目收费、加工耗材收费情况汇总；业务入库、出库汇总明细报表；对修复义齿制作、加工流程及科室成本等进行统计分析。系统功能模块见图2。

图2 系统功能模块设计

1.3 评价指标

比较系统应用前后的管理效能（包括：耗材入库数量、浪费数量、耗材浪费率、耗材收费数量和漏账数量）、耗材准备时间（准备时间：从医师开始给患者取模到修复义齿戴入患者口中的时间）及满意度（采用我院自制的满意度问卷进行调查，共100 分，非常满意为80～100 分，一般满意为60～79 分，不满意为低于60 分）及运营成本。

1.4 统计学处理

采用SPSS 26.0 进行统计学分析。计量资料符合正态分布以±s 表示，采用t检验，使用M（P25，P75）表示不符合正态分布的计量资料，并采用Mann-WhitneyU检验进分析。计数资料变量以率表示，采用χ2检验。当P＜0.05 时，差异具有统计学意义。

2 结果

2.1 应用前后管理效能的比较

与应用前相比，应用后的耗材浪费率、耗材漏账率明显降低，差异具有统计学意义（χ2= 56.33，P＜0.001），见表1。

表1 应用前后管理效能比较

2.2 应用前后修复材料准备时间及满意度的比较

与应用前相比，应用后修复耗材的准备时间显著缩短、医护人员满意度明显提升，差异均具有统计学意义（P＜0.05），见表2。

表2 口腔科义齿修复耗材准备时间及满意度情况（±s）

表2 口腔科义齿修复耗材准备时间及满意度情况（±s）

组别修复耗材准备时间（d） 医护人员满意度（分）应用前9.21±2.1784.25±2.50应用后5.31±1.3492.25±1.50 t-16.8530.24 P＜0.001 ＜0.001

2.3 应用前后医院运营成本的比较

应用后医院口腔义齿修复耗材成本合计降低了100 530 元，收入合计提高了208 618 元，见表3

表3 应用前后医院运营成本比较（元）

3 讨论及结论

随着我国医疗卫生改革的不断深入，耗材带量采购降价、DRG 付费等举措的推行，医院面临新的挑战。医院效益与科室成本控制直接相关，因此精细化管理作为先进管理方式被广泛应用[6-7]。口腔义齿修复耗材信息化系统使口腔义齿修复耗材管理流程标准化、闭环化，确保耗材使用的科学和透明，减少潜在的管理风险。本研究结果显示，与应用前相比，应用后的耗材浪费率、耗材漏账率明显降低（P＜0.05）。表明新型管理系统的应用对提高医疗耗材管理效能具有显著作用。其原因为，义齿修复耗材全流程信息化管理系统与医院局域网信息系统连接，口腔义齿修复患者实际使用耗材与患者缴费信息互通，自动校验医师医嘱与收费信息，供应商加工配送的耗材品种、规格与中心库房审核记账的义齿修复耗材品种、数量、规格匹配，数据匹配过程可实行一对一或一对多收费，有效规避多用少收、多用漏收或耗材品种替换、混肴等不良行为。患者治疗项目费用与耗材加工项目费用一致，做到一键调取耗材使用明细信息、医师收费明细及患者治疗项目明细、供应商供货信息，并进行建档、保存，便于数据追溯。

义齿修复耗材全流程信息系统的构建节省了人力成本，提升了科室工作效率和医院管理水平，进一步加强各信息系统之间的联系，推进医院管理精细化发展。本研究结果显示，与应用前相比，应用后修复耗材的准备时间显著缩短、医护人员满意度明显提升（P＜0.05）。其原因为，系统流程使每个时间节点在系统中都有记录，对供应商的加工完成时间、质量、收费、往返等有全流程管理记录，对义齿修复耗材走向进行可追溯全程监管，减少了耗材准备时间，进而减少了医疗纠纷的发生，提高了医护人员的工作效率和满意度。

该系统通过对科室门诊量、手术台数、义齿修复耗材使用量、义齿修复患者人数、科室收入、成本支出等相关数据的分析[8]，发现问题，为管理层决策提供依据。义齿修复耗材根据实际发生量核算成本，杜绝医师与供应商接触、自行订货的情况，使成本可控[9]。本研究结果还显示，应用本研究系统后降低了医院口腔义齿修复耗材成本。其原因为，通过对科室义齿修复耗材的信息化管理，对义齿修复耗材品种、费用的支出与收费项目进行统一性汇总分析，规范了医师收费，也有效规避科室在考核月份大量领用耗材而破坏绩效考核的公平性，使科室运转保持良性循环。采用口腔义齿修复耗材全流程信息化系统对科室耗材进行管理后，实现了耗材的有效分类，准确记录每次出入库，群组化计算库存量等。通过信息化管理，实现对耗材库存、采购支出等信息的实时监控和管理。信息化系统的数据分析功能可以实时地进行库存量、使用量、采购支出等数据的分析与统计，实现科学管控科室耗材成本。

综上所述，建立并实施医用口腔义齿修复耗材全流程信息化管理系统，可提高口腔科义齿修复耗材精准化管理成效。