企业档案管理数字化转型面临的困境及创新策略探讨

摘要：企业档案是企业财产与信息资源的重要组成部分，与生产及管理工作密切相关。企业通过档案的系统管理，对各项业务活动中产生的众多文件进行有序整合、归档以及有效利用，为生产经营、管理决策及持续发展提供坚实支撑。因此，档案管理作为生产经营过程中的基础性工作，需要加速档案资料的数字化进程，这也是全面推动档案管理体系实现数字化转型的关键举措，应充分挖掘档案信息在数字资产中的核心价值，确保数字化运营过程获得有效的支撑与保障，进而推动企业持续稳健发展。

关键词：企业；档案管理；数字化转型

DOI：10.12433/zgkjtz.20243540

信息技术的发展，对传统的档案管理模式构成了严峻考验，促使档案工作人员转变固有的思维模式，改变既有的工作方式。企业构建数字化档案系统，不仅能够确保数据档案的安全与高效运行，还可以提升档案处理的效率，成为档案部门积极应对信息化趋势挑战的核心战略，是提升档案管理质量与效率的关键举措，同时也是需要遵循的发展路径。

一、企业档案管理数字化转型意义

（一）企业满足数字化时代档案利用需求的必经之路

在数字化背景下，企业员工对档案使用的需求发生明显变化：第一，随着信息技术的迅猛发展，数字档案的使用频率正在超越传统的纸质档案，员工愈发依赖数字档案，其便捷性和高效性获得了员工的青睐。数字档案不仅节省了存储空间，还提高了检索和查阅的速度，使得员工能够迅速找到所需的信息，从而提高了工作效率。与此同时，数字档案的管理也更加规范和系统，便于长期保存和备份，确保了档案的安全性和完整性。因此，员工对数字档案的依赖程度逐渐加深，成为档案管理与使用的趋势。

第二，员工对获取档案的效率提出了更高的要求，希望能够迅速且准确地找到所需要的档案资料，这就需要档案管理人员具备高效的工作能力和精准的查找能力，同时也要求档案管理系统具备良好的用户体验和高效的检索功能，以便快速定位和提取所需的档案文件，提高整体的工作效率和满意度。

第三，随着时代的发展，员工对于便捷性的需求日益增长，希望能够简化档案获取的审批流程，以便更加高效地完成工作。因此企业应当采取措施，优化现有的审批流程。同时员工还希望能够通过互联网便捷地访问到授权范围内的档案资料，企业需要建立安全、可靠的在线档案管理系统，让员工在任何时间、任何地点快速获取到所需的信息，这样员工不仅能够节省大量的时间和精力，还能更好地完成工作任务。

（二）企业提供高效档案利用服务的基本手段

在数字化管理背景下，企业的档案管理工作能够提升管理与运营效率，因此需要高效利用档案资源。随着档案信息逐步数字化，档案资料可以即时获取并灵活应用于各项管理活动之中；档案资源被安全存储于网络空间，借助网络及其他先进的信息技术手段，实现档案数据的在线集成查询与高效应用，为使用者提供更为便捷的信息服务途径。

（三）企业档案管理工作发展的必然趋势

首先，纸质档案因存储容量及相对较高的维护成本具有局限性。相比之下，数字化档案具有强大的信息存储能力，有效降低了对物理存储空间的需求，从而减少了企业在档案维护方面的支出。其次，如果纸质档案遭受损坏，其修复难度极大，相比之下数字化档案具备多重复制保存的能力，降低档案损失的可能性，有效防范了相关风险[1]。最后，纸质档案使用过程耗时长且繁琐，通常需要查阅数十份乃至上百份档案，相比之下，数字化档案的检索则通过计算机在几分钟内迅速找到所需信息，提升了工作效率。

二、企业档案管理数字化转型内容

（一）规范与完善基础业务

企业对基础业务流程实施了规范化与升级措施，强化了档案管理的组织架构，实现档案资源的统一集中管理，企业通过构建全面合规的档案管理体系，确保了档案资料资源的规范性和一致性。在推进档案管理数字化的进程中，基本业务流程的规范性和完善性构成了初步关键性的环节，对于数字化改革能否顺利进行起着决定性作用。

（二）增量档案的电子化

首先，即便档案数字化的全面进程尚未达成，通过对管理流程采取电子化改进措施，能提升数字档案管理的效能。其次，协助管理人员应对信息技术升级改革过程中所面临的挑战。在企业的成长阶段，往往会面临信息化快速发展所带来的庞大数据量问题，数据长期有效存储面临技术难题，特别是传统系统向新系统的过渡与转换，阻碍企业信息化基础设施的建设。然而通过实施档案的电子化管理工作，可以有效解决上述问题，从而推动档案管理向数字化转型迈进。最后，档案积累的数字化转型过程不仅包括客户资料的数字化处理，还涉及了管理操作的电子化升级，在整体数字转换进程中具有重要作用。

（三）档案管理的智能化

档案管理智能化主要由传统手工作业方式向数字化智能控制方式的转变，对档案管理体系实施根本性的革新，研发并实施契合企业信息化需求的高端电子档案系统，并将该系统全面高效地融入档案管理流程中，实现档案管理的自动化与信息化，进而提升工作的效率与质量。

三、企业档案管理数字化转型面临的困境

（一）技术架构与集成挑战

一方面，企业应基于其业务特性、数据规模及管理需求等多重因素，选择适合的技术架构，如分布式数据存储、微服务等体系，同时企业需全面考量各类技术的兼容性与交互性能，确保系统运行的稳定与顺畅。另一方面，档案管理系统需实现与ERP、CRM、OA等各类应用程序的紧密集成，保障信息的即时传递与共享。在将系统整合的过程中，可能会面临数据格式的不统一以及接口协议的不兼容等问题，要求企业投入大量的人力与资源，完成系统间的兼容与调试工作。随着企业数字化转型的不断深化，档案资料的数量急剧增加，对系统存储空间、数据处理能力及网络带宽等资源提出了更高需求，需要不断优化技术架构，以保障业务的持续稳健发展。

（二）数字化人才缺乏

一方面，数字档案管理的发展需要掌握档案专业知识以及具备信息技术能力的复合型人才，然而当前复合型人才较为匮乏。人员多数在数字化操作技能方面存在不足，面对数字化转型的挑战时难以有效应对；而信息技术专业人员，则因对档案行业相关知识了解有限，难以精准符合档案管理在数字化进程中的特定需求。另一方面，在数字化人才的培养与引进方面，高等院校在档案管理专业领域内，关于数字技术的教育内容尚显不足，难以充分满足数字档案管理行业对专业人才的需求[2]。由于档案管理的数字化转型仍处于初步阶段，成熟的专业人才市场尚未得以构建，企业通过外部招聘途径获取所需的专业人才面临着较大难度。为此可以积极采取措施，强化员工在数字化技能方面的培训，例如：通过组织信息技术的专业培训课程、鼓励员工自主学习提升等方式，有效提升档案管理团队在数字技术领域的专业能力；主动加强与高等院校及研究机构的深度合作，推动档案管理与信息科技专业的深度融合，共同为企业的数字化转型与发展贡献智慧与力量。

（三）信息安全风险

第一，数字档案存储容易受到物质损坏或硬盘故障等多种不利因素的干扰，在缺乏可靠的资料备份与恢复机制的情形下如果发生紧急情况，会导致档案数据遭受无法挽回的损失。第二，在网络环境中，电子档案在传输及远程访问的过程中，存在遭受网络入侵者窃取或篡改的风险，同时也可能面临病毒、勒索软件等恶意软件的侵害，导致档案资料的泄露或损坏。第三，随着技术的不断发展，云存储与云计算等技术在档案管理领域内得到了广泛应用，提升了存档与检索的效率及便捷性，然而也潜藏一定的安全风险，如云服务提供商可能窃取或不当利用档案资料等情况。在企业档案工作向数字化转型的进程中，需要重视信息的安全防护工作，增强安全管控体系的效能。企业需要实施技术方案，诸如数据加密处理、严格权限限制、资料定期备份以及远程应急恢复措施等，将潜在的安全威胁降至较低程度，使档案信息的保密性、完整性和可靠性得到有效保障。

四、企业档案管理数字化转型创新策略

（一）加快数字化建设速度

企业需要重视加快档案管理系统的信息化步伐，依据自身的实际情况和档案管理的发展需求，加大对人力资源和物质资源的投入力度，合理配置足够数量的专业技术人员以及相应的设施与物资，推动档案管理系统全面迈向信息化。档案管理部门需要采取积极进取的态度思考问题，深化对信息技术的认知与掌握，提高运用信息技术的实际操作能力，运用信息技术构建智能化的企业管理平台，从而提升档案管理的效率与质量[3]。企业已构建完成的智能管理系统需员工持续进行升级维护并采取有效的防御措施，确保档案处理的安全以及员工行为的合规性，进而降低档案资料遗失或受损的风险。企业应专门设立岗位负责系统的安全维护工作，并由专职的安全负责人采用防火墙等先进的技术手段强化认证流程，进一步提升智能管理系统的整体安全防护能力。在企业采用数字技术所建立的档案信息库及智能化监管系统的支持下，如果员工完成身份验证流程，即可获取所需的档案信息，从而实现各部门间档案信息的即时共享，有效提升了档案信息处理效率。企业借助智能管理系统的支持，人员能够便捷地识别并解决工作过程中遇到的难题，同时还可利用系统对数据进行深入分析，从而提炼出提升档案管理工作效率的策略性建议，进而为提升档案管理效能奠定坚实的基础。

（二）强化档案工作人员管理能力

企业需要重视档案管理专业人才的培养，确保档案工作人员具备高水平的职业技能和综合素养，为相关工作提供坚实的支撑力量。此外企业应定期组织专业的培训活动，例如邀请高等院校相关专家进行培训，强化员工的行业知识储备，提升员工档案管理理念及操作技能。企业还可以定期邀请外部专家参与的交流研讨会，分享职场经验与操作方法，帮助员工提升职业认知，借鉴其他企业的先进管理理念与技巧[4]。

企业对档案管理团队进行定期考核，全面评估其在档案管理专业知识、数字技术能力以及工作态度等方面的能力水平。对于未达到标准的员工及时予以提醒；而对于表现突出的员工进行表彰，以此有效激发员工的工作积极性与主动性，提升团队整体的专业素养和工作效率。

在注重内部培训的同时，企业还需要重视外部人才的引进。传统的人才选拔模式过于注重应聘者的过往工作经历，而忽视了其实际工作能力和综合素质的重要性。企业转变人才招聘观念，重点关注求职者在档案管理专业知识、信息技术能力、个人道德品质及职场技能等方面的综合素质。对于在相关专业展现高能力的求职者，可在学历和职业背景方面适当放宽条件，以此吸引优秀人才，为企业的档案管理团队注入新的活力。

此外，企业可以委派既具备深厚专业知识又拥有丰富实践经验的优秀人才，组建档案管理领导团队，该团队由相关负责领导担任团队负责人，办公室负责人担任副负责人，并由办公室直接负责相关事务的执行，其他各职能部门相互协作，共同构成四级管理体系，为档案管理工作提供坚实的基础。

（三）加强系统安全管理

随着企业逐步实现档案数字化，提升档案管理的效率与便利性，然而原本私密的档案转变为可访问状态，使得档案管理的保密性面临更为严峻的挑战。因此，在企业向数字化转型的过程中，需要加强安全防护机制的构建，合理设定数据访问权限，保障档案管理系统的稳固与安全。员工已对各类档案实施了分级权限控制，促进档案系统的有效运行，并有效防范档案遗失等潜在风险[5]。企业选用符合高安全标准的档案存储系统，并结合应用网络安全防护技术，有助于进一步强化档案的保护措施，通过持续更新防病毒软件，系统如果检测到潜在病毒威胁将立即触发报警机制，从而避免病毒侵害可能导致的档案资料丢失或损坏。企业应用密码保护技术，对内部档案进行加密处理，确保档案在电子传递过程中采用加密方式，防止信息内容被拦截或篡改，进而提升档案的保密性。此外，企业还需提升档案管理人员对信息安全的认识，建立健全的安全管理体系，并构建全面的防护机制，确保档案数字化体系的防护可靠性。

五、结论

总而言之，在数字化发展推动下，企业需面对不断变化的外部环境所带来的诸多潜在威胁与挑战，不断革新并优化档案管理架构与经营理念，确保企业的长期稳健发展。档案管理作为内部管理的关键环节，对于企业在激烈的市场竞争中的表现及经济效益具有重要的影响。因此企业需要紧跟时代步伐，将档案管理的数字化改革作为重要任务来应对发展需求，提升档案管理的质量和效率，为企业管理方式的创新性发展提供强大动力。

参考文献：

[1]崔姣.关于企业档案数字化建设的现状及解决策略探析[J].兰台内外，2024（32）：31-33.

[2]赵燕.国有企业档案管理数字化转型面临的困境及创新策略探讨[J].企业改革与管理，2024（19）：45-47.

[3]李思越.数字化转型背景下钢铁企业档案数据管理研究[J].档案天地，2024（10）：61-64.

[4]杨玉春.探索档案管理数字化转型路径[J].软件和集成电路，2024（09）：7-11.

[5]张新悦.新时期企业档案管理工作的问题和对策[J].办公室业务，2024（17）：181-183.

（作者单位：紫金矿业集团股份有限公司）