“大智移云”背景下高校智能财务决策及其体系架构研究

陈云霏

(重庆第二师范学院 旅游与服务管理学院, 重庆 400065)

数字技术应用于经济管理将提升经济主体的决策效率与质量,数字智慧化与智慧数字化成为高质量发展的重要途径和手段。我国“十四五”规划明确提出,全面推进政府运行方式、业务流程和服务模式数字化智能化,加快构建数字技术辅助政府决策机制。数智化技术辅助决策是必然趋势。

“数据驱动、业财融合、决策支持”会计数智化理念以“大智移云”技术,即大数据、人工智能、移动互联网、云计算等现代信息技术为支撑,通过整合特定主体经济活动过程中的财务信息和业务信息,实现业务流、资金流和信息流三流合一,支持组织的管理决策并实现价值创造。促进财务会计、管理会计、会计信息化三者深度融合是我国财务领域智慧改革的方向,也是未来行政事业单位财务管理转型发展的方向。近年来,高校财务部门在促进学校平稳运行,保证经济活动有序、真实、合法、合规等方面较好地履行了职能,但纵观高校财务管理水平,与其他行业相比仍有一定差距,存在智能化财务顶层设计相对缺乏、数据信息共享程度低、业财融合实践经验相对不足等问题,财务管理整体水平有待提高。本文聚焦构建“大智移云”背景下业务与财务融合的智能财务决策体系,并基于高校信息化建设提出智能财务决策体系的实现路径,为行政事业单位智能财务改革提供参考。

一、高校智能财务决策的概念和内在逻辑

目前理论界和实务界对智能财务决策的定义尚未达成一致,本文借鉴众多企业智能财务建设经验和学者的研究成果[1-2],结合高校财务管理实际,认为高校智能财务决策是高校基于社会价值最大化目标,综合利用多种智能技术和工具,对内外部相关信息通过建模形成财务分析、风险预警、财务预测、绩效评价的科学决策支持模式,是为高校实时提供辅助决策信息并提升会计合规能力和价值创造能力的新型人机协同工作模式,其本质是通过人工智能与智能工具的结合提升高校财务管理效率,价值核心是智能决策,目标是提供优质高效的财务决策信息。由此,“大智移云”等新技术的运用、新型财务组织模式的构建、智能化财务决策场景设计构成搭建高校智能财务决策基本框架的内在逻辑。

(一)数智化技术是高校智能财务决策的技术支撑

高校智能财务决策是高校智能财务体系的重要组成部分,以“大智移云”为代表的数智化技术为高校智能财务决策体系的构建和发展提供了关键的技术支撑。数据是高校智能财务决策的基础,数据仓库将数据从来源端经过抽取、转换、加载,形成大量辅助决策的数据,数据挖掘技术利用一系列算法挖掘数据中隐含的信息和知识,利用高校战略预测和决策、预算与控制、财务分析与绩效评价等模型和方法,对高校的业务、财务数据和教育行业数据甚至宏观经济数据进行实时自动采集、监控、挖掘和分析,最后通过人机交互系统将分析结果予以展示。

高校智能财务决策的关键技术和应用工具包括数据仓库(数据存储)、机器学习(算法)、知识库(知识集群)、自然语言处理(人机交互)等,图1以财务信息的生成过程为例,分析了几种典型关键技术在高校智能财务决策系统中的应用。智能化数据采集技术可以智能检索和提取以财务数据为代表的结构化、半结构化和非结构化数据,并通过数据存储和记忆技术,把数据从各业务系统汇集起来,为数据成为知识奠定基础;机器学习在财务信息生成过程中有很多应用场景,比如基于机器学习的智能共享作业、基于经验规则的智能会计报告、基于机器学习的智能风险控制等;自然语言处理技术(NLP)的应用则体现在智能查询和人机交互上,业务人员、财务人员或者管理人员通过智能问答与信息系统互动,并通过机器学习形成记忆,形成个性化的系统推荐交互模式;高校还可以将财务会计或者管理会计的一些关键要素归纳提炼出来,构造经营管理类知识图谱,为财务决策的经验传承提供数智化支持。

图1 数智化技术在高校智能财务决策中的应用

(二)重构财务组织模式是高校智能财务决策的组织基础

高校运行过程中会有大量的经济活动,常常需要决策者或者管理者对资源配置、资金使用绩效和风险控制作出判断和决策,追求效益目标并伴有风险的场景必须用财务思维来观察、分析、判断并展开行动。与传统财务思维注重因果关系不同,智能时代财务管理更多强调基于数据相关性和智能分析的主动管理能力。对于高校财务部门来说,要转变为主动管理必须改变后台管理的角色定位,从被动响应变为主动介入业务过程,构建战略财务、业务财务和共享财务三分离的组织架构,在刚性管理的财务组织中创新柔性管理,只有这样才能消除传统财务组织在纵横协同方面存在的组织阻力,进而发挥智能财务决策的价值。

在智能时代,财务组织不可避免地将与大数据、人工智能、云计算、移动互联、区块链等技术进行协同。首先,具有大数据思维和算法思维的财务高级管理团队能够主动在经营分析、资源配置、智能决策等领域给予战略决策支持、监控与评价;其次,数智化技术需要配套的财务组织来执行,如具备大数据处理、机器学习等方面能力的业务建模团队,或者负责数据管理和维护的数据运营团队等;最后,随着数智化技术的发展,会计核算必然向流程标准化和作业规模化发展,有能力完成规则分析、流程设计和优化的基础会计事务处理人员是财务组织中财务共享服务必不可少的会计运营团队。

鉴于此,高校智能财务组织架构的基础和核心应是财务工作的“三分离”(图2):战略财务层负责高校规划、决策、控制、评价等战略决策,聚焦于预测判断、方案模拟、风险预警、绩效评估等领域;业务财务层落实战略财务要求,服务业务、实施管理控制,提供预算管理、成本管理、资金管理和会计核算与报告等支持;共享财务层将各业务单元的共性财务操作过程通过集中化、标准化的流程管理,完成基础会计核算和运营,提供高效合规的交易执行和操作控制服务。

图2 “流程+职能”的高校智能财务组织架构

与智能财务注重弹性、可扩展的柔性管理相比,高校传统的层次化树状财务组织形式强调组织权威和职责权力,不利于横向协同。高校财务组织需要从流程出发开展组织的柔性创新,借助共享服务流程的穿透力打破组织刚性壁垒。借鉴国内诸多大中型企业智能财务建设经验,结合高校性质以及多校区办学的业务特点,基于流程和职能的二维组织结构,以高校核心业务流程为基础,人事、后勤等职能部门为支持单元的流程型组织,成为高校智能财务组织形态创新的可行模式。因此,“流程+职能”型的财务组织从流程角度实现了智能时代高校财务组织的柔性创新,为会计职能转型和智能决策提供了组织重塑新思路。

(三)优化应用场景是高校智能财务决策的作用领域

高校智能财务应用场景主要体现为人工智能在管理会计领域的应用,目标是通过增强或模拟财务人员的分析、决策能力,完成辅助决策支持等职能,在战略管理、预算管理、成本管理和风险管理、绩效管理等领域进行全面赋能[3]。

1.决策型数智化战略管理

传统的财务决策面临数据量不足、依赖结构化数据、强调因果关系等问题,使得依靠传统财务思维和决策模式无法解读达成目标结果的动因。运用数智化技术,高校管理层和决策者可以从战略视角重新认识和审视高校各项业务活动,从战略管理的高度发现关键业绩动因,帮助业务部门获得决策指导,体现战略决策本质。首先,智能时代财务决策组织向扁平化和流程化发展,大数据分析师、系统架构师、管理会计人员将加入决策队伍,战略决策层的规划指导模式也将从基于经验决策转变为基于数据决策,从而辅助决策者做出最佳战略决策。其次,高校智能财务决策信息平台拥有更丰富的数据资源、业财管一体化的数据,能够发现经济业务活动中存在的问题,为高校管理层在预测规划、风险管控、绩效评价等领域的决策提供更多科学依据。

2.数智化全面预算管理

《国务院关于进一步深化预算管理制度改革的意见》要求各预算单位坚持目标导向和问题导向相结合,完善管理手段,创新管理技术,推进预算和绩效管理一体化,以信息化推进预算管理现代化。而目前大多数高校预算编制采用的是基于经验的编制模式,容易将预算目标定得过高或过低;同时,由于预算编制的科学性和准确性不足,且在预算执行过程中缺乏对数据的收集、挖掘、分析,预算编制与执行“两张皮”的现象较为普遍,预算管理易流于形式。

在智能时代,大数据为高校全面预算管理提供了事实基础,机器学习等人工智能技术为智能财务在全面预算管理领域提供了基于数据预测并实时调整的预算管理模式,云计算为大数据、人工智能在处理海量数据时提供计算能力,让高校数智化全面预算管理成为可能。数智化技术与全面预算管理的结合使得高校财务部门可以通过数据挖掘、模型系统构建等手段,对收入、费用、资产管理进行科学预测,优化预算编制过程。同时,依托智能财务共享平台搭建的预算控制和分析系统,能够智能监控预算的执行情况,印证业务部门(如各教学院系)预算需求的合理性,从而优化学校的资源配置,帮助财务的决策支持从事后向事前有效延伸。

3.数智化成本管理

在传统财务模式下,对成本费用的管理很难做到事前管理和深度管理。在数智化大环境下,高校能够搭建跨越各个层级的成本战略管理体系,从战略高度设计和推动成本管理。随着业财融合的发展和深入,高校可构建不同成本费用类型的差异化前端信息系统和流程,如以差旅费、会议费管控为核心的前端商旅服务,以采购成本管控为核心的采购平台,实现成本费用的事前审批和流程化管理。基于全过程、多层次的原则,智能环境与业务场景密切联系的高校智能财务信息系统更加支持成本的精细管理,是高校智能财务决策在成本管理领域的应用场景。

4.数智化风险管理

对于财务管理来说,对业务人员舞弊和渗漏风险的管理一直是重中之重。高校资金量大、业务类型多、管理刚性强、审批流程复杂,各个业务部门之间、业务部门和职能部门之间的数据壁垒并未打通,主要靠人力搜集、分析数据的传统反舞弊和风险控制面临诸多痛点和难点。伴随着智能时代的到来,高校依托数智化技术有可能在与财务渗漏和舞弊行为的博弈中占据更加主动的位置,主要从风险预警以及风险应对等方面实现数智化风险管理。在风险预警方面,高校智能财务决策信息系统借助数据挖掘和机器学习等技术,通过财务模型系统和知识系统对财务风险甚至非财务风险形成一定的预判能力,使财务部门由事后反馈向事前的风险管控转变;在风险应对方面,高校可通过大数据技术对数据进行分析、建模、挖掘、应用,形成分析对象的风险图谱,按照设定的风险信号对风险事件进行分级和预警等级评定,然后通过财务专家系统提供指导性的解决方案,以降低突发风险给高校带来的损失。

5.数智化绩效管理

高校财务系统拥有大量核心数据,这些数据作为衡量、评判高校运营绩效的重要指标和决策依据,是高校财务信息化转型升级的关键。绩效管理的核心在于设定合理的目标,围绕管理目标进行考核,并对考核结果展开深度分析,以帮助各业务部门进一步优化业务运营行为,取得更好的绩效。

传统的高校业务目标是通过自身历史数据、行业数据结合学校发展阶段来设立的,目标的合理性在很大程度上取决于参照数据的可靠性。在管理目标达成度的考核上,即使高校每年按照要求提交绩效评价报告,也是应付检查的居多,决策参考的价值并未很好体现。高校财务管理包括预算绩效评价、学生培养成本分析等决策支持内容,财务决策呈现分析主题多样化、运用场景复杂化的特点,单纯依靠人工选择性地甄别数据的可用性和分析场景会使高校经营管理决策的科学性、合理性受到一定程度的影响。

与传统绩效评价模式相比,大数据基于事件相关性而不止于因果关系的挖掘,能够找到依靠传统财务思维无法获取的与目标结果相关的动因。随着各种业财数据的积累,高校能够通过多维数据分析模型,设定合理的组织目标、部门目标和个人目标;同时,数据仓库以海量信息为基础,有助于高校找到更适合自身情况的标杆学校,从而量化自身与标杆高校的差距,为提高总体绩效提供参考;最后,人机交互系统将绩效评价的预警信息智能推送给绩效目标负责人,并随时提供过程追踪和问责工具。数智化绩效管理柔性渗透高校业绩目标,能够为高校管理层在资源配置、成本管理、风险控制等活动中的智能决策分析提供支撑。

二、高校智能财务决策体系的建设思路

智能财务在经营分析和决策支持场景中的应用是高校智能财务转型的核心,也是智能高校建设的核心,它不仅涉及智能财务决策支持平台的建设,更重要的是它将运用新技术推动财务管理模式转型,是财务组织、人员、信息系统、运营管理等多元协同的完整的财务决策体系。

(一)高校智能财务决策体系的定位

为满足财务管理水平提升需要、智慧校园建设需要和落实高质量发展的要求,高校智能财务决策体系应是高校整体数字化建设的重要突破口和组成部分,应从业财管一体化的角度统筹规划财务决策体系与业务部门、职能部门之间的关系,将整个财务组织的管控关系和报告关系体现出来,旨在助力财务转型,构建新型财务管理模式,同时推动高校整体智慧化和决策科学化水平的全面提升。

智能时代的高校智能财务决策体系建设应体现全面共享、高效融合、深度协同、精细管理、力求智能的特点[4],以基础财务作业为切入点构建数字化的财务共享服务,并在此基础上建立一套智能财务分析、业务辅助、决策支持体系,实现财务运营过程及结果的智能管理,做到实时监控、及时预警、提前预测,明确数智化财务服务、数智化财务治理、数智化财务洞察和数智化财务管理的建设路径和规划定位。

(二)高校智能财务决策体系的建设内容

一般而言,搭建完整的财务体系需要从财务组织、人员、信息系统、运营管理等方面展开[5],应回答在数智化环境下高校财务组织规划、人员队伍建设、信息系统架构以及运营管理等核心问题。其中,高校财务组织规划涉及财务组织的重塑、组织职能界定、管理方式重新选择等方面;人员队伍建设是从财务工作者专业纵深能力重构的角度,打造具备数据洞察能力、技术应用能力、问题思维能力、战略支持能力等跨专业领域协同的复合型人才队伍;信息系统架构需要从业务流程梳理和优化出发,落脚于智能财务决策支持平台的开发和设计,以实现财务信息系统的标准化、数字化和一体化建设,是高校智能财务决策体系落地的信息化解决方案;运营管理的目标是确保每项财务工作有效运行,智能财务决策体系的运营管理需要建立科学、专业的管理制度,构建清晰的服务方法和服务工具,以提升财务决策体系运营管理的层次,实现高校智能财务转型和管理会计的职能。

三、高校智能财务决策体系的建设路径

高校智能财务决策体系的建设应通过财务组织重构、智能财务信息化平台升级、复合型财务人员队伍建设、运营管理设计,实现会计职能从核算型向价值创造型转变。

(一)新型财务组织架构

柔性的财务组织架构能够消除传统“烟囱式”组织架构存在的横纵组织协作阻力。在实务案例中,扁平化的组织形态、项目化的组织团队或者流程型的组织是国内大中型企业常用的消除横纵协作阻力的组织架构模式。高校的行政管理属性比较突出,结合规划预测、业务指导和决策支持等战略目标的要求,采用“集中管控、分级负责”与“属地管理、中心兼职”的矩阵式组织结构,由财务处(部)牵头并负责整体运营的一盘棋模式是高校智能财务建设的可行思路。

根据已有研究和前期调研结果,结合高校财务组织层级和财务专业分工,本文提出基于共享、面向智能的高校财务组织整体架构,如图3所示。在财务组织层面,校本部财务处(部)统一负责智能财务中心的管理工作,一是负责财务政策、制度、标准、流程等的制定,二是提供全面的智能财务共享服务,同时从财务战略角度对各级财务组织的工作进行指导和评价;分校区财务科(室)则应用智能财务共享平台,负责分校区的会计核算以及预算管理、资金管理等本级管理会计工作,同时负责本校区的会计档案管理和综合事务管理工作。在财务专业分工方面,战略财务中的规划指导和预测决策等业务,财务、管理和战略领域的决策支持工作由智能财务中心负责;业务财务中涉及的业务服务、过程控制、增值工作等,由校本部财务科室和分校区财务科室按组织层级分别负责,同时承担与业务部门、网络信息中心以及其他职能部门的协同与联动工作;基础财务中的交易执行、财务共享服务、会计核算等工作由智能财务中心统一负责,分校区财务科(室)承担本校区纸质会计凭证审核、交易结算、基础报表报送等工作。

图3 高校智能财务组织架构、层级与专业分工

(二)智能财务决策支持平台搭建

高校智能财务决策支持平台旨在通过标准化、数智化和一体化建设实现财务决策智能化,是智能财务决策体系在高校落地的核心内容,应该从顶层设计和落地实现两个方面予以充分考虑。

1.高校智能财务决策支持平台的顶层设计

首先,高校智能财务决策支持平台框架应体现“大共享”“大集成”和“大管理”的理念。一是平台架构应将采购付款、销售收款、成本管控、税务管理、预算管理等执行级业务纳入共享中心,财务共享作业横跨财务会计和管理会计两大财务领域,体现大财务大共享理念;二是平台架构应涵盖高校的业务系统、财务系统和管理系统,并连接外部的教育、财政、税务部门的管理服务系统以及第三方支付平台,体现信息系统大集成理念;三是平台架构应通过数智化、一体化建设规范业务管理,强化过程控制、实现价值创造,体现数据赋能管理决策的大管理理念。

其次,高校智能财务决策支持平台应实现“数据服务”“业务洞察”“决策支持”目标。高校智能财务决策支持平台以实时、精细、多维的业财大数据为基础,以大财务领域共享服务的应用为载体,实现业务驱动财务、数据赋能管理的决策辅助信息系统,其整体框架应涵盖业务层、核算层、管理层以及决策层。业务层主要承担整个平台系统的业务基础数据采集工作,核算层主要承担业财连接、财务核算、资金管理、电子档案管理等工作,管理层承担预算管理、成本控制、风险预警、绩效评价等管理会计领域的核心工作,决策层主要基于大数据分析实现高校经营战略和决策支持。

2.高校智能财务决策支持平台的实现策略

高校智能财务决策支持平台的建设首先需要注重组织架构、业务流程等的标准化。组织架构标准化能够加速管理复制的速度,因此高校在搭建智能财务决策支持平台之前需要对组织的职责进行有效识别,建立标准化流程和职责,并建构统一的管控关系和标准化的岗位体系。业务流程标准化用于构建清晰的分类体系,定义业务场景并建立业务场景和流程之间的对应关系。

在明确了设计理念、建设框架和建设标准后,本文从数智化技术工具、财务应用和决策支持场景来展示高校智能财务决策支持平台的功能架构全貌,为高校智能财务信息系统建设提供实践参考。从功能架构上看,高校智能财务决策支持系统主要应包括三个层级:一是数据获取层,体现为高校业务处理和会计核算,负责内部业财数据和外部决策相关数据的获得、抽取、清洗、转换以及数据存储,为整个系统提供数据支持;二是数据处理和应用层,体现为完成管理会计领域的工作任务,主要包括从数据库和数据仓库中挖掘知识、财务决策模型系统和知识系统专家推理给出辅助决策信息以及对隐性知识的发掘等;三是数据分析展示层,体现为经营战略和辅助决策支持信息展示,即人机交互的门户系统,主要是将分析结果进行组合,针对用户需求以可视化加智能语音解读的方式呈现决策推荐方案。高校智能财务决策支持平台的功能架构如图4所示。

(三)复合型人才队伍建设

随着数智化技术的大量使用,目前很多高校通过会计科目标准化和财务项目标准化基本实现了自动核算,银校互联系统的大量使用使得交易结算能够准确、批量完成,未来会计核算岗位和资金管理岗位必将会弱化甚至消失,人工智能在替代传统核算岗位的同时也将催生新的财务管理岗位。数智化技术在财务管理中的运用需要有配套的智能财务组织,高校财务组织的变革需要拥有能够运用智能技术的团队,打造具备数字技术能力的新型复合型人才队伍势在必行。

首先,具备战略思维能力的财务高级管理人员是整个财务组织的战略决策层,他们是同时具备大数据、人工智能思维和财务管理知识的管理者,能够站在全局从经营战略和决策支持等角度给予业务部门指导和支持。其次,具备业务建模能力的经营分析和预算管理的专业人才是智能财务组织的管理控制团队,他们推动战略决策的落实,运用业务建模能力为业务部门提供经营分析支持,对业务执行、绩效考核进行智能分析并反馈给战略决策层。最后,高校智能财务团队还需要具备规则和流程设计能力的会计运营人员,他们是财务共享服务中心中有能力进行规则分析、流程设计和流程优化的运营人员,为智能财务共享作业提供基础会计作业支持。

(四)智能财务决策体系的运营管理

为确保高校智能财务决策体系的持续和健康发展,有必要建设一套完整的运营管理制度。第一,有效的运营组织主要由软件商技术团队和高校管理团队构成,承担信息系统构建和技术维护工作以及现场运作、人员培养和管理工作。为保证有效运营,应建立必要的考核机制和关键岗位的轮换制度。第二,在制度规定方面,高校应根据自身实际情况制定合理的内外部执行和监督制度以保障智能财务体系人机协同的顺利进行,包括信息系统平台操作手册、财务制度规定、员工考核办法等。第三,高校应针对智能财务决策体系建立质量管理机制,通过强化质量意识,采用质量抽检、结果反馈、质量报告等控制措施,构建良好的智能财务共享服务的质量文化环境。第四,信息系统维护管理主要是对与智能财务决策体系运营相关的软件、硬件进行动态管理,并配合网络信息中心优化升级,确保系统安全、高效运行。最后,高校应建立清晰的服务方法、服务工具,针对突发情况和紧急情况设立应急处理通道,针对用户体验建立投诉渠道或热线系统,并定期召开座谈会或者通过问卷调查了解各层级人员对信息系统的使用体验,以支持用户服务的专业化。