医用耗材物流管理体系优化探索与实践

陈 慧 袁骏毅 吕 妍 吴 丹

医用耗材作为医院的重要物资，具有品规复杂、消耗数量大、资金占用比重高、与临床诊疗质量相关性强等特征。有效控制耗材采购成本，降低储存成本，保障耗材临床使用质量，是医院物流管理应关注的重要问题。随着医药卫生体制改革的逐步深化，国家对医院耗材管理领域提出了若干明确要求，包括健全医院运营管理体系，向精细化管理要效益；健全内部控制机制，有效防范和管控内部运营风险；加强成本核算，有效控制医疗成本等[1-2]。2019年，国家卫生健康委发布相关政策文件，要求对医用耗材遴选采购、验收储存、临床使用、监测评价等环节进行全流程管理。医用耗材是医院主要的成本支出项目之一，医院应高度重视其高效管理及合理使用[3]。本文通过引入ECRS（eliminate，combine，rearrange，simplify）分析方法，按照取消、合并、重排、简化几个基本原则，在现代信息化技术手段的支撑下，增加自动处理的数字化和智能化管理环节，消除不必要人工环节，合并冗繁环节，重排环节顺序，在医用耗材管理流程的关键节点嵌入内控管理机制，对医院物流管理进行流程再造和系统优化，提高耗材管理效率和风险控制能力[4]，为医用耗材管理体系建设提供参考。

1 医用耗材物流管理现状与问题

当下国内部分医院的医用耗材管理存在以下问题：（1）由于医用耗材品类众多导致库存规划不科学。现阶段一些医院的医疗用品采购计划通常基于经验估算，没有使用科学有效的方法来管理，可能导致大量库存积压，占用大量资金导致医院成本控制困难。此外，由于医护人员通常缺乏对耗材成本的敏感性，在申领医疗用品时往往未能进行详细成本核算，在实际使用中较为随意，浪费较严重。（2）存在账物不符问题。部分医院医用耗材库存管理流程较简单，对医护人员的耗材领取即视为已消耗，而且存在医用耗材到货与入账、支出与收入无法匹配的情况[5]。这些情况会导致账目问题的出现，对医院的成本管理和经营决策产生不良影响。（3）监管力度不足。部分医院医用耗材全流程管理中监管力度不足，存在权责不清晰等情况。虽然医用耗材在采购、交货、入库、使用、核算等环节流程紧密相接，但在多个部门的对接环节较容易产生疏漏，各部门的关注点不同导致的责权分散也是医用耗材管理难度较大的原因[6-8]。

2 医用耗材物流管理体系建设

2.1 不同视角的高值耗材流程管理

医疗高值耗材具有单体价值高、医疗质量相关性强等特点，在管理颗粒度、落实权责和流程设计方面比较复杂[9]。所以，首先需要对医疗高值耗材进行流程治理，使之符合医院内控管理和其他管理制度的要求。对于不同角色视角下的需求均要考虑完善。

2.1.1 临床质量视角。以临床需求为起点，医生根据患者诊疗需求，在准入耗材清单中选取所需的医用耗材，提出采购和领用申请。对于非准入耗材，需要通过准入流程，实现耗材的合法使用。临床科室对收到的耗材进行质量和效期等质量问题的确认，可以存储到科室二级库进行管理。医用耗材使用后，登记记录使用患者信息、编码信息、批次信息、厂商信息等，并进行收费确认。可以依据患者主索引，或者耗材唯一编码实现耗材从生产、经销到使用的全程溯源。

2.1.2 经济安全视角。以财务管理为起点，对接使用登记和收费记账，每日生成收入结算凭证，生成往来账单，匹配发票信息，与供应商进行结算。加强票据管理，实现财务、临床科室、采购、库存多方对账，保障账务数据的一致性，实现账账相符、账实相符，避免跑冒滴漏，堵塞经济漏洞。以成本核算和预算作为经济管理工具，以集体招投标采购和带量采购为手段，有效控制医用耗材使用成本和采购成本，提升医院运营效益。

2.1.3 供应安全视角。以物资管理部门建立准入目录为起点，组织准入审批、资质审核与预警、需求汇总、合理采购、配送跟踪、定期盘点、数量安全预警、效期安全预警等，为供应安全提供保障。通过分拆打包满足大包装采购与小包装使用分发的服务管理需求，提高供应服务效率和保障供应安全。

2.2 医用耗材业务流程改进

关注医院物流管理的要点问题，引入ECRS流程再造理念，基于取消、合并、重排、简化原则对医院物流管理流程进行优化和再造，既包括医院内部物流管理流程，也包括物流产业链协同管理流程，全方位提升物流管理效率。同时，引入内控管理机制和SPD精细化管理模式，以数字化技术为依托，建立三位一体的新型SPD管理模式。在专业服务方面，专业团队通过专业采购、分拆加工和配送服务职能，提升医院物流管理的专业服务程度。在一体化系统方面，贯通招采、服务、院内物流等平台，实现系统数据联动和业务流程贯通。在智能管理方面，引入基于智能技术的设备设施，实现智能身份识别、数据处理、耗材存储、预警、安全管控、辅助决策等现代管理内容（图1）。

图1 现代技术支撑的SPD管理模式

在新型SPD管理模式中，引入专业医用耗材服务团队，为医院高值医用耗材提供采购、供应、分拆打包、配送等专业化服务。智能耗材柜是SPD服务模式得以高效开展的一项重要内容，替代传统医用耗材二级库管理模式，重点解决库管部门、临床使用部门、配送服务团队等相关人员工作协同问题和表单数据录入问题[10]。

运用ECRS原则从如下方面再造耗材管理流程：（1）请领审批环节。简化临床科室请领审批环节，预算内、准入目录内耗材，根据患者需求情况，直接申请配送、补货或者使用二级库库存材料。减化日常业务的审批环节，提高效率。（2）单据录入环节。简化需求申请、订单、入库单、出库单、财务记账凭证等录入单据的环节，避免多次录入和手工录入引起的数据错误和环节过程的手工干预问题，减小工作量，保障数据质量。（3）同步业务处理环节。合并多点业务处理环节，保证数据同步和一致性。例如，合并库存转移业务的大库出库业务和二级库入库业务，避免库房之间账务的时间差异。合并科室需求、库存补货、请购单、采购订单生成3个业务环节。简化采购部门和库存管理部门整理数据的工作量，单据维护转变为监管审批。（4）对账环节。重排各部门之间的对账流程，由原来的不定期对账，调整为按月对账和实时对账。合并双方账表采集、差异分析、结果处理等多个工作环节，包括财务总账和物资明细账、财务总账和供应商往来账、往来账和发票、科室消耗和成本核算等。同时，重排高值耗材入库、出库以及发票核销线上流程顺序。（5）数据溯源。重排和简化高值耗材数据溯源流程，汇集高值耗材实现一站式溯源结果呈现和报告[11]。以物流数据中心为基座和载体，业务发生环节同步溯源信息，以患者、高值耗材条形码、供应商资质及批次信息作为溯源起点，合并厂商注册登记、供应商供货、配送、入库、库存、转移、使用、患者等全流程信息，生成溯源报告（图2）。

图2 改造后的医用耗材业务流

2.3 医用耗材系统体系优化

在梳理完医用耗材的业务改进流程后，对SPD信息化系统进行优化，以专业服务团队和智能耗材柜为新增要素，实践SPD精细化管理模式[8]。以HIS系统、物流管理系统、智能耗材柜、财务管理等系统协同一体化管理作为医院高值耗材优化管理的支撑，落实医院高值耗材物流管理流程（图3）。

图3 高值耗材数字化管控流程框架

在单据录入环节，采用智能单据流转和转换，自动生成下一流程结点的单据信息，收费数据自动通过接口直接传入HIS系统，生成最终计费数据；取消高值耗材入库、出库和发票核销单据录入，简化线上系统单据录入工作量，自动录入出入库信息并自动关联患者等信息。具体而言，SPD配送单与HIS计费数据在对账库系统进行自动对账后，生成结算数据，待SPD确认并线下开票后，结算单传入HRP系统自动生成出入库数据及发票信息，并且根据唯一码同步关联患者信息、手术信息、医疗组相关信息。

在对账环节，SPD配送单与HIS计费数据在对账库系统进行自动对账后，生成结算数据，待SPD确认并线下开票后，结算单传入HRP系统，同步生成入库及出库数据及发票信息。

此外，落实各部门的管理职责和操作权限，满足内部控制管理要求。数字化管控流程实现业务联动和数据互联互通，将控制要点嵌入业务流程环节中。按照一物一码的基本原则，接轨国家统一标准UDI编码，数字化同步高值耗材的基本状况、流转情况和使用情况，实时、精准反馈高值耗材的实物情况和经济情况，促进临床科室、服务团队、供应商、物资管理、财务管理等部门的高效协同，实现数出同源、数据一致。

对于医院其他物资，按照其特点，参照医疗高值耗材管理流程治理和优化方式，进行符合其特点的专业化流程再造。例如，对于收费的低值耗材，按照品规、批次等进行精细化管理；对于检验试剂，增加冷链管理环节和检验样本管理环节等。

3 实践评价

3.1 实践对象与方法

选取2018年1月～2022年12月上海某三甲医院临床使用的医用耗材作为统计分析对象。纳入标准：在医院内完整医用耗材管理周期内的数据，且按规定完成购置保存与使用的医用耗材。排除标准：院外医用耗材；在人为使用中报废的医用耗材。统计分析：由于样本医院新型医用耗材管理体系于2020年开始应用，所以将应用前的2018、2019年医用耗材物流管理统计数据设为对照组，将2020、2021及2022年应用优化后的物流管理实践数据设为实验组。统计门急诊人次数、出院人数、住院均次费用、药占比、耗占比、耗材库存周转率。

3.2 评价结果

通过医用耗材物流管理体系的优化实践，在住院均次费用提升、药占比变化不大的情况下，耗占比由原先的30.38%下降至27.04%；耗材库存周转率由原先的108.19%提升至400.88%，同比提高2.7倍（表1）。可见经过医用耗材物流管理体系的优化，样本医院的耗材管理初见成效。

表1 医用耗材管理评价指标情况

4 讨论

4.1 有效防范经济风险

通过对医院物流管理的流程再造，取消合并冗余环节，重排简化业务及数据的实现过程，在经济管理层面实现账账合一、账实合一的管理要求。编制医用耗材内控管理手册，建立权责一致、制衡有效、运行顺畅、执行有力的内部控制体系，从各环节梳理风险点，提出管理举措，有效解决账账不符、账实不符带来的经济管理风险，堵塞可能发生的财务管理漏洞，杜绝跑冒滴漏的现象出现。

4.2 保障医用耗材使用和质量安全

以准入、资质、效期、盘点、预警、合理性查验等作为医院耗材质量管理的关键手段，保障进入医院医用耗材的自身质量、过程质量和使用效果。供应商平台与医院采购平台互联互通、信息共享，建立对供应商的监管体系，定期进行满意度评价，落实供应商黑名单管理机制。全程避免“三无厂商”“三无产品”等流入和使用，对于流通过程可能发生的过期损坏等质量问题也予以及时处理。HRP与数据平台、扫码系统对接，实现对耗材的追溯管理，可以查询高值耗材使用的患者、手术等信息，同时也可以追溯医用耗材的批次、有效期和唯一标识码。

4.3 有效控制耗材成本

招标准入、采购流程、托管服务与使用流程优化对接，合理控制采购成本[12]。一定程度的透明化集体招投标采购、带量采购和专业议价管理，规避采购和供应过程中价格虚高等风险，降低医院耗材积压和过期风险[13]，有效控制采购和库存成本。结合专科运营精细化成本分析，指导临床科室合理使用医用耗材，所有部门合理使用其他消耗性物资，实现有效的成本控制。医用耗材成本精细化管理在医院实施DRG支付模式的过程中将发挥重要作用。

4.4 提高运行效率

实现专业化精细化管理，虽然增加了管理环节和内容，但经过信息化设备、信息系统和专业服务团队的配置和改善，样本医院不但没有延缓供应服务时间，反而在工作效率、经济效率、存贮效率、财务效率等方面都有所提升。从申请到配送到货，平均时间提升1天，库存周转率大幅提升，收费医用耗材实现了每日消耗清单，日清月结规范物资会计财务过程，提升了财务效率。

4.5 从服务走向管理

传统的物资申领、采购订单、入库、出库、物资会计凭证等工作环节需要大量的手工数据录入和数据核对工作，而采用数字一体化管理流程，打通了部门之间的数据传递和业务对接环节，各环节实现智能化自动业务处理，成为工作的主要模式，减少了重复性、体力性、大量耗时的工作，降低物资管理部门和财务部门工作强度。物资部门和财务会计可以把更多的时间和精力放到管理层面，从而促进医院物资管理能力的提升。

5 思考与展望

5.1 夯实医用耗材数字化基础

基于信息化技术，借助ECRS理论和方法对医用耗材流程进行优化再造，推动了医院医用耗材物流管理迈向数字化阶段[14]，其后续仍需进一步夯实基础。医院要建立科学、稳固的信息化管理机制作为支撑，同时加强复合型人才队伍建设。通过增强耗材管理人员对数据治理、流程维护等方面的专业知识，提高其对重点环节、异常数据的敏感度，及时发现并完善医用耗材物流管理流程，从而推动医用耗材管理良性循环。

5.2 提升内控管理效能

医院医用耗材物流管理数字化要实现真正落地，首先要做好顶层设计。围绕医院发展战略目标，明确自身定位，推动自身学科建设，在与全院各业务部门服务协作过程中发挥应有的主体作用。同时，注重将内控要求嵌入信息化流程中，从而实现“人控”到“机控”。其次，完善内控管理制度设计，建立并完善医用耗材管理运行机制[15]和内控风险防控机制，形成责任明晰、分权制衡、流程制约、过程监控的医用耗材内部管理及监控格局，实现医用耗材物流管理内控的信息化、程序化和常态化。