新形势下高校会计档案影像化管理探究

吴 艳 龙雪娇 四川大学财务处

目前，财政、审计等相关部门不断加强对高校财务方面工作的检查与考核，使得高校内部日常会计管理工作压力也随之增加。要想充分保障财务管理质量，就要做好会计档案的管理工作，对此需要积极响应时代发展趋势，实施影像化管理，促进会计档案管理水平的有效提升。

一、会计档案管理现状

(一)会计档案信息化建设滞后

由于会计档案的隐私性和重要性，选择纸质档案的形式进行保管存在较多问题。首先，纸质档案易被损毁、丢失，或者档案信息被泄露，而且也没有备份机制。而且，一旦签署的文件对应的原始文档遗失，将会导致法律上的问题，这将会给高校管理带来非常大的麻烦和成本。此外，纸质档案管理方式效率低下，需要人手转换、整理、盘点等过程，同时，会计档案的数量非常多，处理速度非常慢，影响工作效率。

(二)会计档案管理成本高

手工查询、拍照、复印等一系列操作需要很多人手，这导致了非常高的人力成本。同时，管理和维护纸质档案也需要占用大量的物理空间，这增加了物资成本。

(三)会计档案管理不到位

机房、电子存储设备、灾害恢复预案等保障手段不完善，无法对数据进行及时、有效的备份。而且，要求借阅者携带身份证件进行借阅的方式非常低效而且不安全，容易受到篡改和伪造的攻击，也有可能导致档案内容的泄漏。更关键的是，档案管理人员业务能力和积极性欠缺，档案管理规范性很差，也没有严格的授权管理制度，从而无法保证数据的安全性和保密性。

二、高校会计档案影像化管理的必要性和可行性

现如今的高校会计档案管理还存在不少问题，如翻查不便、易损坏、易丢失等，无法满足日益增长的数据量和查询需求。传统的会计档案管理方式需要大量的人力物力投入，而影像化管理则可以实现对档案的自动化和集约化管理。通过将各种会计凭证、交易流水等档案资料进行影像化处理，并建立完备的信息管理系统，可以实现对档案的在线共享和集中管理，从而大大提高工作效率。传统的会计档案管理方式存在着档案易丢失的缺点，而影像化管理则是基于电子形式的档案管理方式，利用多种技术手段来确保数据的安全性。

三、实施会计档案影像化的优势

(一)提高档案工作效率

对于高校的各项支出项目，项目结题和审计是必不可少的环节。在传统的档案管理方式下，项目相关的信息需要填写表格，经过审核、审批、盖章等多个环节，需要较长的时间才能完成。而在影像化管理下，项目结题和审计的流程可以得到简化。影像化管理技术可以将原本纸质档案转换为电子图像，并且进行数字化处理。将各项支出项目的会计凭证及附件全部通过扫描等方式转换为电子文件，存储在电脑或服务器上。这样管理员只需要在财务查询系统中输入相关的关键词，即可快速搜索到相应的信息，并对查询结果进行加工和统计，更为方便有效地进行分析和管理。高校的财务部门在日常管理中需要对各项支出项目的财务信息进行查询、打印、分享等操作，而传统的档案管理方式需要管理员前往档案室或者办公室进行查询。而在影像化管理下，管理员可以随时随地通过密码或者指纹验证进入系统进行查询，具有良好的安全性和灵活性，无需受到工作时间和工作流程的限制。即使是外出公差或在家办公，也可以通过网络等方式查询档案信息。

(二)提高会计服务质量

由于财务信息门户平台实现了会计凭证的在线查询和附件下载，这些资料的存储和归档得到了更好的保障，审计和结题人员可以更加便捷地获取这些信息，从而更加准确地进行审核和评估。同时，财务信息门户平台也为财务档案的整合和管理提供了技术支持，为高校管理者提供了更好的平台来分析和管理会计数据，进一步提高高校财务管理的精细程度和水平。由于财务信息门户平台具有高效、可靠、安全、便捷等优势，师生在使用过程中能够更快捷、更方便地获得所需的会计信息和资料，充分体现了高校领导关注并解决教学科研活动中实际问题的贴心服务理念，从而提高了师生对高校财务管理工作的满意度和信心。

(三)促进财务信息化建设

随着信息技术的不断发展和普及，财务信息化建设已经成为现代企业和高校的重要组成部分，可以实现财务控制和分析、信息联网共享、网上报账等多种功能。采用影像化管理可以充分利用信息技术，实现数字化的档案管理、在线查询和调阅，提升财务信息化建设的水平和效率。高校会计档案实施影像化管理的优势在于促进了财务信息化建设的发展，实现了数字化档案自动化和集约化管理，并提高了档案管理的科学性、便捷性、安全性和管理水平，同时也为项目负责人提供了在线查询和下载的服务，方便跟踪和监控项目的进展和情况。

(四)降低管理成本

通过数字化处理，在查阅、修改会计信息时都可以通过电脑或移动设备进行操作，不再需要管理员前往档案室或者办公室进行查询，节省了大量的时间和人力成本。此外，数字化处理还能够减少纸张、印刷、存储及维护等各种费用，控制了档案管理的成本，提高了财务管理效率和资金利用效益。

四、高校会计档案影像化管理工作流程

(一)凭证影像化信息采集

凭证影像化信息采集是指将原始的纸质凭证通过影像技术转化为电子档案的过程，可以提高会计信息的处理效率和信息的安全性，主要可分为记账前、中、后三种方法。

记账前采集是一种预防性措施，师生通过预约系统将原始凭证拍照上传到网上预约系统中，通过凭证影像化技术，将纸质凭证转化为电子档案，并通过系统审核完成后形成电子档案。这种方式可以降低了人工审批的复杂性，降低了凭证丢失或损坏的风险，提高了信息采集的效率和准确性。

记账中采集是在会计人员制单时进行的，利用专用的影像化设备，将纸质原始凭证的信息进行影像化处理。通过这种方式，可以将纸质凭证转换为电子化影像，并在财务系统中建立相应的关联关系。这种方式能够消除因凭证遗失等原因导致的不必要麻烦，并能有效地提高信息处理的速度和准确性。

记账后信息采集则是一种针对整个报销流程的集中式影像化处理方式。在这种方式下，所有的原始凭证在报销流程结束后，才集中进行影像化处理，并使用唯一的记账凭证编码形成二维码或条形码，通过扫描设备及系统软件转化为电子化影像，并自动关联凭证信息和图像信息。这种方式能够提高整个报销流程的效率和准确性，并有利于对数据进行整合和管理。

通过对三种采集方式的比较，可以发现记账前和记账中的采集方式相对不太理想。记账前采集方式存在凭证拍照质量难以保证、审核效率低下等问题，而记账中采集方式则容易影响凭证审核效率。相比之下，记账后的信息采集方式具有批量集中的优势，可以节省审批和采集时间，提高采集准确度。

(二)凭证影像化数据的质量检验和索引

复核检验要求对数据的完整性进行检测，包括数量、金额等信息的检查，以保证数据的准确性。针对检验通过的影像化数据，还需要进行审核来建立准确的索引。这一工作可以通过文字识别软件进行辅助完成，准确识别记账凭证的各种要素，并自动创建相应的索引。但由于文字识别软件存在误差，因此也需要对其识别结果进行仔细审核，以便及时发现和修正错误，保证索引准确无误。

(三)凭证影像化数据信息的传递和存储

在凭证影像化数据信息的传递过程中，收集的影像化文件可以先作为缓冲文件临时储存于客户端中。待传递结束后，根据实际工作需要，缓冲文件应当被删除或移动，避免占用过多的数据存储空间，从而保障采集端的数据处理效率。这种做法不仅能够更好地保护凭证影像化数据的安全性，还可以提高查询效率和操作便捷性，进一步提升财务管理部门的工作效率和质量。

(四)凭证影像化数据信息的查询

电子档案存储与管理过程中，需要保障凭证查询人员的合法性及安全性，因此，电子档案系统应该有明确的授权管理机制。通过规范化的授权，可以对凭证查询人员进行身份验证和访问权限控制，确保唯一可信来源、防范电子档案被修改等问题。为保证电子档案数据安全，需要对每一个查询操作都实行全程登记，包括查询操作人员、查询时间、查询内容、查询结果等，以便后续审计及核查使用。如果发现有不当行为，可及时追溯、排除，并针对性地加强相应的管理。电子档案可基于多维度检索进行查询，包括按照会计核算科目、日期、业务种类、票据号码等维度，以满足不同需求的查询。凭借多维度检索，查询效率和准确度都能够得到大幅提升。电子档案不仅可以实施查询操作，还可以对数据进行分析、复制、调取等操作，为企业的决策支持、预算编制、财务预测等提供重要参考。

(五)会计档案影像化财务信息共享

各种先进信息技术的发展，为会计档案影像化财务信息共享提供了先决条件。比如，通过大数据技术，可以追踪并分析大量的财务数据，提高财务分析的准确度；而在云平台上，不同部门和地区可以轻松访问和共享相同的财务信息，方便数据管理和调度等工作。影像化管理可以将纸质会计凭证转换成电子凭证，并存储在服务器中，有效避免纸质凭证的繁琐管理以及存储空间的局限性。通过影像化技术，各个部门可以灵活地查询和共享会计信息，同时也有利于数据的备份和恢复工作。电子档案管理系统可以对接到财务共享服务平台，并与其他管理系统接通，从而实现全面的教学资源信息共享和协同。通过这样的方式，不仅可以集中管理财务数据，也可以共享和调度其他部门的相关信息，如人力资源、学生档案等。

五、高校会计档案影像化管理需要注意的问题

(一)相关票据的粘贴应有利于快速扫描

可以采用将每张发票、原始单据都单独粘贴到一张A4纸上，并且彼此之间不会发生任何重叠。这种粘贴方式既避免了不必要的数据重叠，又大大提高了数据的可读性。同时，在发票正面留出空白处供经办人签名也方便了经办人的操作。这样一旦需要对发票或原始单据进行扫描，就可以直接将A4 纸放入扫描仪中进行快速扫描。这种方式不仅可以提高数据的准确性和的安全性，而且还大大提高了数据处理效率，为财务管理部门提供了更好的数据支持。

(二)保证财务信息安全

传统模式下，为了保证财务信息的安全，借阅纸质会计凭证需要办理必要的手续，如填写申请表、登记备案等。这样可以防止会计凭证被非法窃取，确保财务信息的保密性和完整性。实施会计档案影像化后，为保障数据安全，系统应该实行科学的权限管理机制，采用密码加密、身份验证、访问控制等技术手段，严格限制用户访问权限。只有经过授权的用户才能够进行查询和下载操作，且需定期更换密码和进行身份验证。科研经费入账、科技成果转化等业务涉及到重要的财务信息，只有经过严格授权和身份验证的负责人才能够进行查询操作，提高数据安全性。同时，也可以通过数据筛选和分类，实现快速查询和准确分析。

(三)建立有效的信息安全风险防范体系

在现代社会中，信息安全已经成为一个重要的领域。在会计行业中，会计档案是极其敏感的信息，一旦泄露可能会带来严重的后果。因此，建立有效的信息安全风险防范体系已经成为了会计档案影像化管理的必要措施。

首先，设立防火墙。防火墙可以过滤外部攻击或威胁，并限制未被授权的访问。特别是需要设置严格的网络安全防护措施，如DMZ、VLAN 等安全技术，开放必要服务端口，关闭不必要端口，减少黑客攻击的风险，保护会计信息不受非法侵入，从而建立有效的信息安全风险防范体系。

其次，设立各层级访问权限。应该遵循“谁使用、谁管控”的原则，根据工作内容和职责等设置不同的权限。对于一些高敏感的数据，需要设置更加严格的权限管理，以确保数据的安全性。

(四)满足电子档案管理的要求

实施影像化后，财务部门和档案管理部门需要进行充分的沟通，了解电子档案管理的要求和相关规定，规范影像化工作流程，并对档案管理系统进行升级改造，确保电子档案符合管理要求。这些措施可以有效地提高档案管理的工作效率和精度，从而更好地满足现代化管理的需求。同时，在提交纸质会计档案时，还需要同步提交电子会计档案，以满足档案入库标准。这种做法不仅方便了电子档案与纸质档案的联动管理，也能够加速档案的查询、检索和备份等工作，提高档案管理的效率和准确性。

(五)加强软硬件设施建设和人才培养

对于软硬件设施的建设，一方面，需要融入先进的技术手段，如云计算、人工智能、区块链等，不断提升系统的处理速度、存储容量和数据安全性；另一方面，也需要结合具体业务需求，在使用环节对设施加以监控，严格落实防火、防水、防盗等措施，严格控制数据的安全性和完整性。除了软硬件设施的完善之外，还需要加强对会计人员的培养和教育，提高他们的综合素质。培养会计人员学习会计、档案管理和信息技术知识，能够更好地适应新技术的发展和应用，更好地推动信息化建设的进行。同时，也需要通过专业化的培训和不断学习，提升会计人员的专业技能和应变能力，确保会计档案影像化管理的高质量运行。

六、结语

在会计档案管理工作中引入影像化管理方式，响应了信息时代的发展需求，切实提升了管理工作质量和效率。但是当前实施影像化管理的高校较少，要求各大高校积极探索此种管理方式的应用，加大投入力度，以此将影像化管理的优势更好地体现在实际会计档案管理工作之中。■