事业单位档案信息化建设的挑战与对策

[摘 要]为提高事业单位档案信息化建设水平，本研究将对事业单位档案信息化建设中遇到的技术、管理、资源、资金，以及政策法规等问题进行讨论。通过分析当前国内事业单位档案信息化建设情况，提出针对性的建议，明确信息化建设成功的关键在于顶层设计与分步实施相结合，以及技术支持与管理协同推进。文章旨在进一步提高其信息化建设效率与质量，早日实现档案管理的现代化与智能化。

[关键词]事业单位；档案；信息化建设

随着信息技术的高速发展，档案管理的信息化建设已成为事业单位提高工作效率的常用方法之一，但是在部分事业单位的信息化建设过程中，仍存在一些转型问题，如技术障碍、管理体制、资金短缺，以及政策法规的不完善等。为此，本文通过分析事业单位档案信息化建设的现状与转型问题，结合国内外成功与失败案例，提出切实可行的优化策略。

一、事业单位档案信息化建设的现状

（一）信息化建设的基本情况

近年来，事业单位的档案信息化建设取得了显著进展，逐步实现纸质档案的数字化转换和档案管理系统的初步搭建。通过档案管理软件的广泛应用，档案的录入、存储、查阅、共享等功能得到有效提升，并且大部分单位已建立起基础的电子档案管理系统，并不断优化数据采集、分类和保存的标准，形成了集成化的信息化档案管理模式。同时，随着云计算、大数据等技术的发展，档案数据的集中存储和智能化管理进一步推动了事业单位档案工作效率的提升。此外，部分单位已开始探索档案管理与人工智能相结合的应用场景，为信息化建设注入新的技术动力。上述建设使得档案信息的查询、利用和保管变得更加便捷，也为未来档案管理的创新和优化奠定了基础。

（二）已有的信息化系统及其应用

目前，已经转型完成的事业单位，其档案信息化建设已经初步形成较为成熟的信息化系统，常见的档案管理系统包括档案管理系统（AMS）、电子档案管理系统（EDMS）、内容管理系统（CMS）等，此类系统通常具备档案的数字化管理、检索、借阅、保密等基本功能。同时，部分事业单位在转型过程中还在上述系统的基础上，引入大数据、人工智能、云计算等先进技术，以提升档案管理的智能化和自动化水平。虽然，档案信息化建设能够方便管理人员对档案的管理，但随着现代技术的融入，档案管理工作会遇到一系列新问题，包括系统功能不完善、用户操作复杂、系统稳定性差等，上述问题会间接影响信息化系统的推广和应用效果。此外，不同系统之间的数据不兼容问题也会导致信息孤岛现象的出现，制约档案信息的整合与共享。

二、事业单位档案信息化建设的价值

事业单位档案信息化建设具有重要的战略和实际意义。首先，通过信息化建设，档案管理的效率得到大幅提升，实现档案的数字化存储与检索，节约时间成本和人力资源。信息化系统能够快速、精准地进行数据查找、共享和调取，极大优化了传统纸质档案管理的过程。其次，档案信息化为档案的安全管理提供了技术保障。通过数字加密、权限管理和备份机制，档案信息的安全性得到有效提升，降低了纸质档案损毁、丢失的风险。再次，信息化建设使得档案资源得以共享和高效利用，不仅促进了单位内部信息流通，还为跨单位、跨部门的协同工作提供了便利条件。此外，档案信息化还推动了数据资源的开发和应用，便于档案的智能化分析和决策支持，为事业单位的管理提升与未来发展提供了数据支持与决策依据。

三、事业单位档案信息化建设面临的挑战

（一）技术挑战

事业单位档案信息化建设面临的首要挑战是技术方面的难题，事业单位档案信息化建设要求对传统的纸质档案进行数字化处理，即利用扫描设备将纸质档案内容进行提取，并整理成为数字化档案，但档案管理系统操作复杂，若非专业人员进行操作，会出现误删档案、归档错误等问题，影响档案的管理。此外，事业单位档案信息化系统的兼容性和集成性也是转型中的一个难题。目前市场上存在的档案管理系统种类较多且操作方式不同，不同系统之间的数据格式和处理方式存在差异，导致档案数据的互通性较差，不同级单位之间可能因使用数据管理系统不同而造成信息传输问题，难以实现跨部门、跨区域的信息共享。另外，随着信息技术的不断发展，以及新技术的不断涌现，事业单位如何及时更新和升级现有系统，保持技术的先进性和适应性，也是事业单位档案信息化建设中必须面对的技术问题[1]。

（二）管理挑战

在事业单位档案信息化建设过程中，管理方面的挑战集中体现在档案管理体制的适应性与创新性不足。随着信息化进程的推进，传统的档案管理模式已无法完全满足数字化档案管理的要求，特别是在信息化档案资源的整合、分类和权限管理等方面，存在提升空间。现有的管理体系较为复杂，容易导致信息孤岛现象，限制了档案信息的共享与流通。此外，部分档案管理人员对新技术的掌握不够熟练，导致信息化系统的使用效率不高。同时，档案管理制度和标准的更新未能及时跟上信息化的发展步伐，缺少统一的技术标准和规范，影响了档案信息化管理的整体协调性。因此，事业单位需要在管理模式和人员培训方面加强创新，逐步完善适应信息化需求的管理机制，以确保档案管理工作的高效运作与规范化发展[2]。

（三）资源与资金挑战

档案信息化建设是一项系统工程，涉及硬件设备的购置、软件系统的开发与维护、人员培训以及后期的系统升级与数据维护，上述环节需要大量资金投入，但许多地方事业单位的预算分配不足，导致项目信息化建设缓慢。此外，档案信息化建设还需要配备相应的技术人才，但很多事业单位在技术人才储备方面存在明显不足，无法直接引进具有较高专业能力的技术型人才，只能对老员工进行培训，实际效果不够理想。同时，档案信息化建设还需要良好的基础设施作为支撑，如稳定的网络环境和安全的数据存储设备，但由于资源匮乏，很多事业单位无法为档案信息化提供充分的基础设施保障，上述资源与资金的挑战使得档案信息化建设面临重重困难，难以达到预期效果[3]。

（四）政策与法规挑战

档案信息化建设需要严格遵循相关法规与政策，例如在外包方面需要严格遵循《档案数字化外包安全管理规范》中相关内容，从现阶段事业单位档案数字化转型政策法规发展角度来看，一方面，现行的档案管理法规多是针对传统的纸质档案管理制定的，缺少对数字化档案管理的具体规定，导致信息化建设过程中出现许多无法可依的情况；另一方面，档案信息化涉及信息的采集、存储、利用和传输，上述环节中的数据安全和隐私保护问题尚未得到充分重视，缺少相关的法律保护措施[4]。

四、事业单位档案信息化建设的对策

（一）技术方面

为推进事业单位档案信息化建设，技术层面的对策应着重于提升系统的智能化和安全性。首先，可以采用大数据、人工智能等新兴技术，提高档案数据处理和管理的智能化水平，实现档案的自动分类、智能检索和高效利用。其次，建议搭建统一的档案管理平台，通过云计算技术实现档案资源的集中存储与共享，确保数据的可靠性和访问的便捷性。在技术更新过程中，需严格落实信息安全保障措施，采用先进的加密技术和权限控制机制，防止档案信息的泄露和数据丢失。同时，还应建立健全系统的备份与恢复机制，确保在突发情况下数据的及时恢复与安全使用。通过不断优化技术平台，增强档案管理系统的稳定性与扩展性，能够有效提升事业单位档案信息化建设的整体水平，为未来的信息化发展奠定坚实的技术基础[5]。

（二）管理方面

在档案信息化建设过程中，管理层面的对策应注重建立健全制度与优化管理流程。首先，事业单位需要制定和完善档案信息化管理的相关规章制度，确保档案信息化工作有章可循，促进管理的标准化与规范化。其次，应加强档案管理人员的专业技能培训，提升他们对新技术的理解和应用能力，确保档案信息化系统的高效运行。同时，单位可以通过引入激励机制，鼓励员工积极参与档案信息化的建设与维护，增强工作主动性与责任心，并优化管理流程，简化档案信息化工作中的繁琐环节，通过合理配置资源、调整权限管理机制，提升档案管理的效率与灵活性。此外，建议定期进行内部审核和评估，及时发现和解决档案信息化管理中的问题，不断优化管理策略，确保档案信息化建设的可持续发展[6]。

（三）资源与资金

资源与资金的保障是档案信息化建设的基础，事业单位应当认识到资金投入对推动档案信息化转型进程的重要性，将其作为单位发展的重点项目之一，确保信息化建设所需的设备采购、系统开发和人员培训等各项费用得到充分保障。同时，事业单位还可以通过多渠道融资的方式，如争取政府专项资金支持、寻求社会资源投入等，为档案信息化建设提供更多的资金来源。此外，在资源分配方面，事业单位应合理配置信息化建设所需的各类资源，包括硬件设备、软件系统和技术人才等，确保信息化建设的各个环节都能顺利进行。另外，事业单位还可以选择将档案数字化转型活动外包给第三方专业机构，利用其提供的技术支持弥补事业单位转型技术缺失的问题。

（四）政策与法规

在政策与法规层面，事业单位档案信息化建设需要在法规的完善和政策的支持下稳步推进。事业单位所在地的政府完善针对档案信息化建设的标准，为事业单位档案信息化建设提供法律依据和操作指南，相关法规与标准的制定应当涵盖档案信息的采集、存储、利用、传输，以及安全保护等各个环节，确保档案信息化建设的合法合规性。同时，政府部门应加大对事业单位档案信息化建设的政策支持力度，提供专项资金和技术支持，鼓励事业单位推进档案信息化建设，积极通过政策引导，推动跨部门、跨区域的档案信息共享与协作，打破信息孤岛，实现档案资源的有效整合与利用。此外，事业单位内部也应制定相应的政策措施，鼓励创新和实践，推动档案信息化建设的持续发展。

五、典型案例分析

（一）国内外事业单位档案信息化建设的典型案例

国内外的事业单位在档案信息化建设方面积累了丰富的经验，涌现出一些具有代表性的成功案例。例如，在国内，某大型科研院所通过引入先进的档案管理系统，结合自主开发的专用软件，实现单位档案的全面数字化管理，从档案扫描生成、存储再到利用，都实现高度的信息化。在国外，部分政府部门和教育机构也成功进行档案的信息化建设，并取得一定成效，如美国国家档案馆通过云计算技术，实现档案信息的高效存储和快速检索，此档案馆内涵数据庞大，但仍能够维持较高的档案管理效率。上述单位普遍具备较强的技术支持和充足的资金保障，同时，在信息化建设的顶层设计和实施过程中，注重结合单位的实际需求，逐步推进信息化进程，最终实现档案管理的智能化和规范化。

（二）经验启示与改进建议

事业单位在档案信息化建设之前应当做好顶层设计，确保项目的整体规划和分步实施相结合，将其纳入单位的发展战略，避免盲目推进导致资源浪费。同时，信息化建设需要选择功能完善、兼容性强的档案管理系统，并通过持续的技术升级和维护保障系统的稳定性与安全性。单位管理层应当认识到人力资源投入与培养的重要性，确保档案管理人员具备必要的信息化技能和操作能力，并协调推进信息化建设，加强领导和监督，明确各部门的职责分工，以保障信息化建设在各个环节都能得到充分支持[7]。在实施过程中，信息化建设应根据单位的实际需求和发展阶段，灵活调整实施策略，注重充分调研和反馈，确保项目始终符合单位的发展方向和实际需要，以提高信息化建设的成功率。

结束语

综上所述，事业单位档案信息化建设的顺利进行，离不开技术、管理、资源和政策法规的全面保障。本研究通过分析典型案例，总结出成功经验与失败教训，为事业单位在信息化建设过程中提供了有益的指导。未来，随着信息技术的不断进步，事业单位应继续优化信息化建设策略，确保档案管理系统的兼容性与安全性，并通过加强管理与资源投入，提升档案信息化建设的整体水平，推动档案管理全面现代化，实现信息资源高效利用。

参考文献

[1]王炬堡.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].陕西档案，2024（3）：48-49.

[2]王雪莹.机关事业单位档案管理信息化建设问题与对策研究[J].河北软件职业技术学院学报，2024，26（2）：77-80.

[3]张驰.事业单位会计信息化建设存在的问题及对策研究[J].质量与市场，2024（4）：86-88.

[4]焦玮.事业单位会计信息化建设存在的问题及对策[J].今日财富，2024（12）：95-97.

[5]刘娟.事业单位档案信息化建设的对策研究[J].兰台内外，2024（9）：30-32.

[6]廖淑惠.事业单位档案管理信息化建设问题研究[J].海峡科学，2024（3）：136-139.

[7]马小丽，杜佳.事业单位档案信息化管理分析及对策研究[J].兰台内外，2024，（07）：22-24.

作者简介：刘广方（1971— ），男，汉族，福建三明人，福建省三明市大田县人事人才公共服务中心，档案馆员，本科。

研究方向：档案管理。