大专院校人事档案信息资源的开发利用分析

文/陕西省榆林市职业技术学院农学院 杜伟

大专院校人事档案将教育工作中选拔、培养和使用干部人才的内容进行记录，以教职员工的姓名为卷宗主要特征进行保存，案卷中普遍记录着教职员工的基本信息、受教育程度、组织信仰信息、获得荣誉或惩罚、考核情况等各方面材料。档案管理需遵循基本的原则及制度，高校的人事档案信息是人才队伍建设的重要数据，更是珍贵的人才信息资源，开发并利用好人事档案能够优化人才资源配置，对组织人事管理、人员调动等各项工作的开展具有重大作用，能够推动大专院校各项工作的顺利开展。因此，大专院校应重视人事档案信息资源的开发利用，在实际工作中发挥其应有的作用。

一、开发利用大专院校人事档案信息资源的重要性

（一）科学配置人力资源。人事档案的管理是现代企事业单位管理体系中的重要部分，属于人力资源部门日常管理的内容之一[1]。选贤任能是人力资源管理的核心要点，优秀的人力资源管理标志是人尽其才、才尽其用。基于此，大专院校人事档案信息资源开发利用的关键在于实现科学化配置人力资源。当前，大专院校的教职工队伍处于动态变化的状态，随着时间的推移，教职员工的教学经验、职业意识均会出现一定程度的成长，并涌现一批优秀的管理人才，而管理队伍中可能出现教研能力强的研究者和教育者。因此，开发利用人事档案信息资源，能为人才施展才华提供机会，有利于促进高等教育领域人才合理且规范地流动。深化人事档案信息资源开发和利用是新时代新形势的发展趋势，践行以人为本的发展理念，发掘人才、尊重人才、爱护人才、培养人才是人力资源管理的客观表现。高校应根据档案信息分析并了解人才的个性和特征，针对性制定发展方向，发挥高校人才优势是人力资源管理的重要工作。

（二）人力资源管理具有前瞻性。人才是支撑大专院校教学实践开展的关键，以人为本是高校管理的原则，在日常的教学、教研及学校的日常管理需要充足的人力资源[2]。教职员工的新老交替是高校运行的常态化形式，老教职员工退休后需要补充新鲜血液，为保证新员工符合人力资源需要，提升人才队伍性价比，高校的人力资源部门需要了解现存员工状况，预测未来学校人才需求，加强人才甄别，为引进高素质综合型人才奠定基础。因此，在此过程中开发利用人事档案信息资源能够充分提升人力资源管理的前瞻性，有助于学校提前规划人才分配，提前储备相关人才，以提升人才队伍对岗位的适应性和职务的匹配度。在全面提高教育教学质量的同时，要提升学校的科研能力和管理质量，有助于学校控制人力成本，全面提升人才队伍质量。

二、开发利用大专院校人事档案信息资源的影响因素

（一）完整性。原始信息内容全面、详细和完备是开发利用信息资源的前提，是保障后续人才分配、培养、晋升等工作客观且有效的基础。若人事档案信息出现缺失或遗漏的情况，将会影响信息资源开发利用的效果。因此，在信息化时代需保证相关内容的完整性，以提升人事档案信息资源开发利用的品质[3]。档案的信息收集工作需要认真、细致、翔实、客观，在入职之初便应将全体教职工的学习工作生涯全部记录，整理归档，检查档案内容并保证内容的全面和真实。在后期的管理中，应严格按照人事档案管理规则规范管理档案信息，确保档案信息不会出现丢失、遗漏、缺损的情况。同时，在档案管理人员流动交接档案时也需格外注意，以求保障后续人事档案信息资源开发利用的品质及成效。

（二）实效性。教师职业具有独特的职业属性，大专院校是培养高素质人才的教学基地，要让教职工队伍时刻保持其专业性和技术性，教职员工就应不断吸纳知识，提升自身能力，定期参加各项培训，通过考取专业证书或发表专刊打磨自身的专业技能。大专院校的教职工队伍中不乏科研带头人、行业领军者及教育专家等，在进行人才晋升或职称评定、更新职业资质、调整薪资构成的过程当中，人事档案也需同步更新，这要求人事资源管理工作能及时、详实地针对变化进行更改，避免影响后续人才规划等相关工作。因此，时效性是必须保证的重要因素，保证人事档案及时更新能够确保信息资源开发利用得到客观且翔实的结论，避免开发利用工作出现错误和遗漏，是保证开发利用的前提及以人为本的体现[4]。

三、开发利用大专院校人事档案信息资源的常见问题

（一）开发利用意识薄弱。虽然目前开发利用人事档案信息资源是高等院校人力资源管理的趋势，但受传统管理模式的影响，大专院校开发利用人事档案信息资源的意识仍较为薄弱，学校的决策层和管理层对人事档案信息的开发利用重视不足，人事档案处于“说着重要，排着次要，用着需要，忙着忘掉”的状态，严重制约开发利用的成效[5]。只管不用人事档案将严重浪费信息资源，将档案的管理简单地等同于档案保存，若非出现人员调整，极少动用人事档案，利用人事档案进行决策规划将变得更为少见，导致珍贵的信息资源埋没于纸堆，降低了人力资源管理的针对性和有效性。人事档案需保密管理，是管理工作开展的原则，因此保密成了人事管理人员不作为、不开发利用信息资源的理由之一，管理意识粗放且随意，人事管理思想被束缚。因此，提升开发利用信息资源意识，掌握信息保密与信息资源开发利用的关系，在保证信息安全的情况下有效开发利用信息资源是现在亟须解决的问题。

（二）开发利用技术落后。人事档案信息资源体量较大，有效开发利用档案信息的工作量较大，信息化背景下档案的管理工作亦有着更高的要求。但碍于开发利用的意识薄弱，未引进先进的现代化技术及管理手段，因此高校人事档案管理现代化水平不高，智能化技术应用程度较低。目前大多大专院校仅使用计算机等设备，建立检索目录，计算机的人事档案信息采集及统计功能未充分开发利用，没能完全实现计算机化，档案的信息采集及统计工作仍由人工处理，效率较低且品质无法保证，无法彻底避免因人为失误出现档案缺失、遗留或破损的情况，损害了人事档案的完整性，不利于人事档案的开发利用工作。职能部门之间未实现信息共享，枯燥且不必要的重复工作降低了工作效率，大专院校人事档案信息资源开发利用情况不能满足高校发展的需要。

四、开发利用大专院校人事档案信息资源的有效路径

（一）加强档案开发利用意识。首先，意识的转变是各项工作有效发展的基础，开发利用人事档案信息资源需转变决策者、管理层的思维，顶层需加强相关认识，通过宣传教育让其了解开发利用人事档案信息资源的重要性，做好表率作用，各种场合中强调人事档案信息资源中暗藏的巨大价值，改变其他工作人员陈旧落后的观念。其次，需转变档案管理工作者对于档案信息的认识，拓宽职能范围，在做好收管档案材料的同时，充分开发人事档案信息资源，全面树立服务意识，认识到档案管理工作在学校人力资源管理中的重要性，定期举办专题培训活动，提升档案管理工作人员的开发利用能力，促使其端正工作态度，积极主动地参与开发人事档案信息资源的工作中。最后，需不断强化档案管理人员档案利用意识，通过转变全校教职工的思想意识，督促其配合人事档案信息整理工作顺利开展。

（二）引进数字化技术建设人事档案。当下高校人事档案管理工作仍采取人工操作的方式，各环节工作效率较低。为有效提升人事档案管理工作的效率，应加大数字化建设以提高人事档案资源的开发利用。首先，应加大智能化管理软、硬件的投入，购入性能高的计算机及扫描仪等现代化智能设备。结合学校实际需要，开发建设人事档案管理系统，为整合利用信息资源奠定信息化基础。高校可以利用校园、局域网以及学院OA系统，将人事档案信息传输到学校的档案网站，使用多样化的网络载体，如声音、图片、文字打破时空限制，达成共享档案信息的目的。这么做既有利于保护原始的纸质档案，还能够实现多人在线使用人事档案。使用计算机全文检索功能，能够快速高效的检索需要的内容，提升档案开发利用效率。其次，充分利用大数据及云计算等信息技术，对涉密信息设置权限管理，将相关内容进行加密处理，再按要求将各项信息统一上传至云端数据库妥善保存，便于国家各职能部门及高校实现信息共享。最后，需建设防护网，增强用户信息安全意识。聘请专职专业人员保护人事档案信息安全，人事档案中涉及隐私和机密内容只能在法律法规的允许下，才能提供给相关的使用者调取、阅览。

（三）丰富档案内容夯实开发利用基础。大专院校中有着各种各样的人事档案资料，包括学生学籍档案和教师科研成果档案。为提高档案资源利用率，需丰富档案内容，可将学籍档案作为教学档案归档，这其中包括学生的入学情况、学籍情况、党团材料、就业方案以及毕业登记表等内容。应充分完善档案内容，开发利用档案资源，为学生的晋升、工作以及就业提供凭证与记录。科研成果档案包括教职工科研奖励证书、实习实训工作页、学校自编教材、专题调研报告、科研论文。学校科研成果档案能够用于衡量学校师资水平与队伍素质，高校必须将保障作者权益作为前提，合理利用与开发档案，将其作为宣传学校的重要窗口。人事档案是学校人才管理的重要凭证，为保证人事档案信息资源得到有效地开发和利用，需全面收集相关内容逐渐完善人事档案收集工作。需加大人事档案信息的收集力度，保证收集工作标准化、流程化开展，应建立联动收集机制，将部门间传递信息的壁垒打通，强化部门间的合作和交流。在收集档案中教职工及人事部门需严格按照规定执行，人事部门需掌握材料形成的规律，了解材料形成各环节涉及的部门主体，为材料的形成起到指引和督促作用，及时将全面且完整的案卷信息归纳汇集，建立人事档案信息与部门绩效考核相关联机制，促进相关部门积极配合材料的收集工作，应建设适宜的反馈机制，听取教职工的意见和建议，及时改善工作方式，确保档案材料收集工作准确有效地开展。信息收集所针对的对象是全体教职员工，所处岗位不同需要的专业技术及能力亦不同，现在的内容收集工作过于死板，千篇一律，应考虑岗位的差异和未来的需要，多渠道挖掘人事档案信息资源，个性化收集材料内容，展示教职工的个人能力及特长，以达到“观其卷、知其人、用其才”的目的[6]。

（四）健全人事档案信息资源开发利用制度。大专院校人事档案管理工作在引入现代化设备后，需建设相应的制度要求，为日常的人事档案管理工作提供文件上的指导，促使理论落到实践层面，确保相应工作人员明确职责，工作中有明确的方向。人事档案信息资源开发利用是一个长期的工程，因此需建设长效管理机制，明确数字化管理规定，通过制度化规范营造良好的开发利用环境，秉承哪个部门积极配合哪个部门受益最大的原则，促使学校各部门积极配合人事档案信息资源开发利用工作的开展，保证相应工作长效化、规范化开展。档案的各环节工作均需制定相应细则，如《人事档案信息收集工作细则》《人事档案信息收纳整理工作细则》《人事档案信息资源开发利用规定》等相关制度。部分教职员工认为人事档案信息资源开发利用工作与本职无关，通过制度的搭建能够引起其重视，改变其观念。与此同时，制度的出台能够充分整合人事档案信息，全面提升信息资源在开发利用中的可操作性。

五、结语

综上所述，随着信息技术的不断发展，大专院校的人事档案信息资源开发利用逐渐系统化、规范化。开发利用人事档案能够科学配置人力资源，实现岗位和人才高度契合，保证人事工作有效开展。有效利用人事档案信息资源能够提升人才资源管理的前瞻性，针对性规划储备人才，提升人才队伍质量。在开发利用人事档案前需确保档案内容的完整性和实效性，为充分开发利用信息资源奠定良好的基础。目前，碍于档案开发利用的薄弱意识和落后技术，档案的开发利用工作还未全面开展，开发利用工作存在粗放化、简单化问题。因此，应借助数字化技术的发展开发利用人事档案，通过宣传教育提升对人事档案开发利用的意识，科学设计规划档案内容为后续开发利用奠定良好基础，健全相关制度为开发利用提供制度政策上的支撑，持续探索人事档案开发利用的有效措施，充分发挥其应有能效。