基层退役军人事务局档案工作的内涵提升策略研究

文/通化县退役军人事务局退役军人服务中心 王扉

随着社会的进步和信息技术的发展，退役军人对档案信息的需求和要求越来越高。做好档案管理工作需要从内涵下功夫，由内因决定外因，最终促进具体工作的形式和内容都得到进一步的优化和改善。内涵提升需要从“管理制度、职业道德以及专业素养”等几个方面入手，循序渐进，逐步改良[1]。

一、管理制度与机制建设研究

科学合理的规章制度是一切工作的基础，没有规章制度作为指引和约束，档案管理工作只能处于盲目状态，因此，加强管理制度建设是做好档案管理的前提。

（一）建立健全规章制度。建章立制，而后纲举目张。新时代下，档案管理工作需要立足于新形势、新背景，分析新的岗位要求和服务标准。建立健全新时代规章制度，对于档案管理工作来讲就是明确工作方向，规范工作流程，优化工作内容与形式的基本保障。1.建立规范化的信息存储标准信息化时代，档案信息的存储方式和类型不同于传统模式。海量的信息以文字、图片、音频、视频等各种方式呈现给工作人员和信息需求者。面对纷繁复杂的档案信息，管理者和工作人员必须根据上级领导部门的工作要求，结合本单位的实际情况，明确不同类型的档案信息需要以合作方式、合作标准、合作保密级别等规范化标准进行存储和管理。2.建立规范化的信息管理标准。由于当前的档案信息越来越丰富完善，在给相关人员带来便捷服务的同时，也给基层档案工作者带来了明显的工作压力，尤其是有关退役军人系统的工作人员，需要仔细甄别、筛选各种证明材料和所须信息，确保服务对象的权益得到全面保障，同时保证档案信息的真实准确。这就要求在信息收集渠道和路径层面进行严格的规范化操作，确保来源真实准确、详细客观。建立健全相关的规章制度是必不可少的外部保障条件，是退役军人系统档案工作人员依托的标准和指南。3.建立规范化的档案信息服务标准。随着社会经济的迅速发展，越来越多的人需要档案信息服务，这就要求民政系统工作人员熟练掌握信息服务流程，规范操作，优化对外服务的质量和效率。以前，部分退役军人系统工作人员在审核相关材料时存在“人情意识”“关系意识”等错误思想，缺少“服务意识”和“公平意识”，这种情况需要严格规范的工作流程和服务标准，加强监督管理，确保服务质量和效率[2]。

（二）优化监督实施措施。1.制定科学可行的监督考核细则。退役军人的事务性工作关系到千家万户，涉及奖励、优抚、婚姻、就业、创业等众多领域，需要切实可行的监督考核细则，确保服务质量，打造良好的口碑，才能够维护社会的良好风气和舆论导向。部分档案工作人员往往由“老弱病残孕”等群体负责，这种情况容易导致工作人员的考核和监督难以执行，客观上也就造成了考核管理缺乏实效。追其根源，是缺乏系统连贯的考核细则和管理制度，没有定性和定量相结合的管理方法。因此，必须组织完成针对民政档案工作人员的考核细则，实现考核评价有据可依，以理服人[3]。2.定期开展专项培训，提升业务能力。业精于勤，荒于嬉；行于思，毁于随。为了提升工作人员的业务能力和服务意识，除了严格的监督管理外，还需要开展多种形式的培训和学习活动，通过定期与不定期相结合的方式，对工作人员展开多种形式的考核，提升和优化工作人员素养和专业技能。

二、提升工作人员专业素养的方法研究

基层退役军人系统的档案工作人员应具备良好的专业素养，才能胜任日益复杂的档案工作。因此，工作人员需要从理论知识、应用技能以及职业道德等方面开展多种形式的学习和培训。

（一）加强专业理论学习。理论知识学习是提升专业素养的主要路径和方法，其学习方式按照规模划分主要包括三种。1.自主学习。自主学习是一种非常有效的学习方法，具有主动性、独立性、针对性和创造性。这种方法比较适合年轻人，民政单位应给予相应的支持和鼓励，如定期开展自主学习先进个人的奖励活动，或者对于表现突出的个人提供成果汇报和经验分享活动，在精神和物质方面给予肯定和帮助。自主学习的内容可以由档案工作人员根据自身的实际发展需求和兴趣专长来确定，在提升自身综合业务素养的同时，争取形成某一个领域的专才，甚至是专家。2.小组学习。小组学习是一种基于自发性和组织性共同特点的学习方式，通常由单位内部的几个相同或相近岗位的工作人员一同开展，有时也可以在小范围内组织退役军人系统单位之间档案管理员等一起进行某项专题内容的学习活动。这种做法的优点是集思广益，自由灵活。比如，优质高效地完成乡镇低收入退役军人群体系列档案的信息录入与整合工作经验分享和工作方法介绍，就是一种具体可行的组织方式，将一些具有代表性和实操性的问题，在小群体内通过研讨交流的方式得以解决。这种学习活动一般以单位联谊或者走访观摩等方式进行。3.集中学习。集中学习退役军人相关的档案管理工作，主要是上级领导部门组织开展的全员性培训活动。这种学习具有强制性，同时也是就业的保障条件，学习内容主要是各种政策文件精神和具体内容，以及各种制度条例的新变革和调整。如定期组织全员范围内的保密条例学习活动，就是一种代表形式。这种培训学习需要退役军人事务局和相关部门自行组织，定期开展，并建立一定的考核管理制度，确保学习活动取得实效[4]。

（二）加强信息技术锻炼。信息技术对民政系统档案管理工作具有重要价值，每位工作人员都必须掌握相关技术和方法。1.基本信息技术的应用。对于退役军人系统档案工作人员来讲，学习和掌握office 办公软件是一项基本要求，部分工作人员认为office 办公软件只是简单的文字编辑和数据统计工具，没有太多的实用价值，这其实是一种误解。实际上，工作人员如能熟练应用office 办公软件，基本上可以应对大部分的信息处理工作。此外，诸如美篇、视频号等宣传工具也应当成为工作人员掌握的基本技能，在开展工作时，有利于人民群众及时了解相关信息，提高服务质量和效率。2.专业信息技术学习。退役军人系统拥有自己的操作系统和各类程序软件，这些网络应用平台和工具是每位工作人员都需要掌握的必备技能。民政部门应当定期开展各种检查和考核，通过外部强制性的压力，加快工作人员专业素养的提升和能力结构的优化，必要时还可以组织“行业大练兵”活动，或者开展各种技能竞赛，鼓励各个岗位档案工作人员进行信息技术应用的经验分享和研讨，通过竞赛促进个人能力的发展，提高单位服务水平。

（三）加强职业道德培训。加强职业道德培训是提升档案工作人员综合水平的重要举措。1.加强文化底蕴的培养。某些退役军人系统的档案工作人员对于本职工作存在误区，没有领悟档案对于个人和单位的价值与意义。档案是一种记录，也是一种轨迹，更是一种证明，对于档案服务对象而言，档案包含的信息不可替代，无法复制，是一种宝贵的精神财富。所以，要培养和加强工作人员的文化底蕴，优化档案工作人员对本职工作的思想认识和认知。2.加深服务奉献意识。退役军人系统的档案工作主要的服务对象包括普通军人、残疾、低保、军烈属等需要更多关爱和支持的特殊群体。所以，相关从业者须具备更多的服务奉献意识，积极主动地为这些群体提供更加温馨便捷的服务。这是社会发展和进步的表现，也是工作岗位的基本要求。部分民政系统的档案工作人员认为工作琐碎重复，缺乏创造性和技术含量，没有耀眼的“光环”，这种观点的“病根”就在于对服务对象没有情感，对于职业认可程度低，没有自我实现的价值追求。

三、工作资源发掘与保障研究

从信息资源管理的角度来讲，退役军人系统的档案管理工作需要做好两个方面的工作。

（一）拓展档案信息存储方式。丰富和拓展档案信息的存储方式是一项基础而重要的工作，需要秉持“工欲善其事，必先利其器”的工作理念，利用适宜的工具和方法，将海量信息以科学的方式进行选择、录入和储存。1.做好当前档案信息的存储工作。无论是纸质或电子版档案信息，工作人员都需要努力探索科学合理的归类和编码方式，利用信息技术的便捷优势，构建兼容并行的综合化资源管理平台。具体做法可以是利用行业专属系统和软件，按照“因地制宜”和“因人而异”的原则，细化和完善档案信息的存储标准与规格，尝试建立涵盖“文字”“声音”“图片”“影像”等多种类型的资料，根据工作需要，随时提供对应的信息形式和内容。基层工作因为多种客观条件的制约，可能会遇到各种困难和问题，工作人员只要能够充分发挥主观能动性，可以在很大程度上弥补不足，优化信息存储的方式、路径和内容，达到规范化、统一化、便捷化、多元化的标准要求。2.做好历史遗留档案信息的存储工作。退役军人系统的档案信息保留时间久，涉及服务对象的切身利益，所以需要积极发掘整理历史档案信息，优化存储方式，延长保存时限。尤其是一些具有历史价值和文化价值的材料，一定要做好保护工作，具体来说，需要做到以下几个方面：首先，需要工作人员积极发掘和整理以往的档案信息，将时间久远、保存简易、面临损毁的档案进行数字化处理，将其转化为电子信息，保存时间更长，且检索和利用也更加方便。其次，对于这些信息要进行系统化的编码和归类，建立科学的信息输入和输出渠道，便于群众查询和利用[5]。

（二）优化档案信息服务方式。对于部分退役军人而言，查询和利用相关档案信息是一件非常烦琐而复杂的事情，尤其是年龄较大、居住偏僻、文化程度较低、身体不便的人员。为了做好服务工作，提供优质档案信息服务，档案管理工作人员需要在信息输出与服务等方面进行优化和调整。1.努力提升在线服务质量。远程合作和线上服务已经成为一种发展趋势和岗位要求。退役军人系统档案管理工作亦是如此，为了更好地服务群众，基层工作人员应主动拓展线上服务内容，优化服务方式，如通过信息技术综合服务平台，开展包括“收集信息”“发布信息”“输出信息”等多项服务，这样操作可以达到“节省时间，简便操作，提升效率，丰富形式”的工作目标。部分基层工作人员可以通过各种小程序和App来开展线上服务活动，将原本需现场操作的流程和活动变成一键式服务，提高工作质量和效率。2.提供优质温馨窗口服务。基层工作人员的服务对象多是军人和军烈属，以及部分条件较为困难的弱势群体，所以要做好窗口服务工作，提升服务质量。对于弱势群体的服务必须体现职业素养和道德，用良好的态度和耐心地服务为群众做好信息反馈和帮助。内涵建设和提升不是单纯的技术和方法改进，同样需要服务意识和工作情感的升华。作为对外展示的重要窗口，民生工作不容小视，做好窗口服务就是塑造口碑，就是践行群众路线，就是兑现“军爱民，民拥军，军民鱼水情，永远一条心”的宗旨。3.主动探索开展现场服务。基层退役军人系统的档案工作人员还可以尝试开展现场服务，主动走入退役军人家庭，提供上门服务。许多工作人员面临着工作档案信息不完善、不准确，甚至是完全缺失的情况，为了确保档案信息的真实、完整、及时、有效，就需要真正了解一线的实际情况。近期，从中央到地方都开始提倡开展深入调查研究活动，走到基层，走入社区，走进家庭，是开展调查研究的必由之路。

四、结语

基层退役军人档案管理工作纷繁复杂、琐碎棘手，为了提升基层退役军人档案管理工作内涵，优化工作效率，提高工作质量，工作人员须积极探索未来档案信息存储工作的方法，学习国内外先进的档案信息存储技术和方法，增强网络完全技术和思想，努力做好退役军人档案管理工作。