基于大数据下事业单位文书档案管理分析

文/双辽市人社局 邓军

事业单位的文书档案管理工作是保证事业单位正常运行的关键，相关管理人员须充分认识到文书档案管理的重要性，并且在日常工作中积极总结档案工作存在的问题，在综合分析问题后采取有效的解决措施，使文书档案管理工作能够满足事业单位的可持续发展要求。因此，在大数据背景下对事业单位文书档案管理进行详细分析具有重要的现实意义。

一、大数据的基本概述

大数据是指规模巨大、类型多样的数据集合，这些数据集合通常难以用传统的数据处理工具进行处理和管理。大数据的基本概念包括以下几方面：第一，大数据的规模通常非常庞大，体量一般达到TB、PB 甚至EB 级别。第二，大数据不仅来自传统的结构化数据，还包含半结构化数据（如XML、JSON 等格式的数据）和非结构化数据（如图片、音频、视频等）。第三，大数据的更新速度非常快，远远超过了传统的数据处理速度。第四，大数据的处理过程通常涉及数据清洗、融合、挖掘等多个环节，涉及的技术和算法非常复杂。第五，大数据包含了大量的有用信息和知识，有助于企业和组织做出更准确、更智能的决策。第六，大数据的安全性非常重要，需要保护数据的隐私和完整性，并防止数据泄露和滥用[1]。

综上所述，大数据的广泛应用使得事业单位的档案管理工作需要处理的数据越来越复杂，传统的文书档案管理工作已经无法满足事业单位的发展需求，只有利用大数据技术才能够对文书档案信息数据进行有效管理，因此，管理人员需要充分了解大数据的基本概念和实际价值，使文书档案管理工作全面展开。

二、大数据技术在事业单位文书档案管理工作中发挥的重要作用

（一）提高事业单位档案信息的利用率。大数据技术能够充分利用档案信息数据，事业单位作为公共机构，通常需要保留大量的档案信息，包括历史档案、人事档案、财务档案等，这些档案信息对于事业单位具有非常重要的意义，不仅是对过往经验的总结，也是未来决策的重要参考。然而，由于人工检索效率低下，信息的管理和利用一直存在诸多问题，巧妙利用大数据技术可以提高档案信息的利用率，主要体现在以下几方面：第一，高效识别和分类档案信息。管理人员利用大数据技术可以对档案信息进行快速的识别和分类，使档案信息可以更快速地入库和归类。第二，搭建智能检索系统。利用大数据技术，可以搭建智能检索系统，对档案信息进行全文检索，实现快速查找和查询，提高检索效率和准确性，节约时间成本。第三，实现档案信息可视化。通过大数据技术，可以将大量的档案信息转化为图表、报表等形式，使得信息更加可视化和易于理解，利于决策者进行各种类型的数据分析和洞察，从而更好地理解事业单位的运营状况。第四，制定预测模型。利用大数据技术，结合历史档案信息和其他数据，可以制定出预测模型，用于预测未来的业务量、收入、支出等重要指标，从而帮助事业单位制定更为科学和精准的经营计划和预算方案。

（二）促进事业单位档案管理的广泛化。在大数据广泛应用的情况下，档案管理工作模式也随之发生改变，工作人员能够利用大数据技术对现有的工作模式进行不断创新，这不仅能够让档案管理工作机制得到有效完善，还能让档案管理工作内容更加丰富。信息时代下，档案管理工作已经不再是档案管理部门的专职任务，而需要各部门之间的共同配合来完成对文书档案的管理，只有这样才能够对档案信息进行准确记录和妥善保存。而大数据技术手段的全面应用能够使各部门的管理观念有效转变，进而满足档案管理工作的开展需求。

（三）推动事业单位档案管理的信息化发展。目前，我国十分重视各行业的信息化发展，事业单位要想在激烈的市场竞争中保持健康持续地发展势头，就需要不断向信息化方向迈进。事业单位在文书档案管理中利用大数据技术能够使事业单位有更多的发展机遇，有效提升事业单位的信息化管理水平，进而推动事业单位文书档案管理信息化发展。

三、大数据背景下事业单位文书档案管理面临的问题

（一）文书档案管理人员专业水平缺乏。当前，事业单位文书档案管理工作需要有效利用大数据技术开展工作，这就需要文书档案管理人员能够有效使用大数据技术，具备相对专业的知识储备。但从事业单位目前文书档案管理现状来看，一些老员工具有相对专业的文书档案管理知识和实践经验，但是在工作过程中无法流畅使用计算机，对大数据技术手段的理解也不够全面，仅仅停留在Excel表格中的数据处理，而新入职的员工虽然能够充分理解大数据技术的内涵，也可以熟练掌握计算机应用技术，但是新员工往往缺乏足够的文书档案管理经验，这就使得目前事业单位文书档案管理工作虽然有大数据技术的介入，但是无法有效提升文书档案管理水平，自然也就无法推动事业单位信息化发展[2]。

（二）信息化档案管理制度不完善。大数据技术的合理应用虽然能够有效提升事业单位文书档案的管理效率，但是在使用过程中如果缺乏完善的信息化档案管理制度，同样会严重影响文书档案管理质量，给文书档案安全造成威胁。目前，在事业单位的档案管理工作中，部分单位还没有完善的信息化档案管理制度，受到传统管理观念的影响，许多档案管理人员在开展文书档案管理工作时不重视信息化档案管理制度建设，在管理工作中大多是凭工作经验，使得文书档案管理工作流程不够规范，在出现问题时无法利用制度来解决问题，进而阻碍事业单位的信息化发展。

（三）安全管理力度不足。事业单位的文书档案通常包括单位数据、对未来的发展规划等重要信息，所以在文书档案管理过程中其安全性也同样受到关注。大数据时代下，文书档案会从传统的纸质媒介变为电子档案存储，其安全管理工作内容也会发生改变，不只需要保证纸质媒介的安全管理，还需要建立防火墙避免黑客入侵使电子档案信息泄露。但从目前的管理现状来看，许多单位还没有重视电子文书档案的安全管理工作，在利用大数据手段对文书档案进行管理时有着严重的信息泄露风险，一旦发生信息泄露，不仅会影响事业单位的正常运行，还会对社会的稳定发展造成一定影响[3]。

四、大数据背景下优化事业单位档案管理工作的有效策略

（一）加大管理档案人员的培训力度。管理人员要在当前的时代背景下推动事业单位档案管理的信息化建设，需要不断对管理人员进行针对性地培训，有效提升工作人员的工作能力和理论知识，转变管理人员的管理观念，具体要求如下：第一，增加专业培训和学习机会，组织相关的培训班和学习课程，让文书档案管理人员能够更加深入地了解相关知识和技术，提高其专业素质。第二，建立规范的管理机制，完善管理制度和流程，确保文书档案管理人员的工作具有规范性和标准性，避免因为工作人员的离职造成档案管理工作陷入瘫痪，影响档案管理工作信息化发展。第三，强化管理者的领导力和能力，提高管理者的各项能力，营造良好的工作氛围和文化，激发文书档案管理人员的工作热情和耐性。第四，加强协作和交流。各部门之间要加强协作和交流，提高沟通效率和工作配合度，确保文书档案管理人员的工作顺利进行。第五，管理人员需要起到模范带头作用，引导文书档案管理人员对制定的管理制度进行全面学习，使管理人员具备认真负责的工作态度，在日常工作中积极主动地学习大数据技术。第六，为了检验培训的成果，管理人员还需建立完善的评估系统，对档案管理人员进行全面且严格的考核，这样不仅能够全面了解管理人员的专业水平，还能激发档案管理人员参与培训的积极性。第七，为了让文书档案管理人员有更多的学习渠道，相关管理者还应建立线上学习平台，在平台内部推送文书档案管理相关知识和大数据技术的使用方法，让文书档案管理人员能够利用碎片化的时间来提升自身的专业水平。

（二）建立完善的信息化档案管理制度。1.建立档案管理信息化系统。档案管理信息化系统是实现全面电子化档案管理的基础，它能通过数字化分类、检索等方式，管理、利用、传承和保护各类档案信息。该系统应该是自主研发，并且在系统硬件、软件、网络等方面具备完善的功能，如文件存储、查询、备份及灾备恢复等，保证数据的安全性和完整性，提高文书档案管理的效率和精度。2.建立数据归档规范和标准。事业单位的档案信息通常呈多样性和大量性，归档时需要制定一些规范和标准，以减少不必要的重复工作和信息重复。这些规范和标准应制定有序，根据文件类型、机构、时间、地点、责任人等信息进行分类归档，确保档案信息的统一性和可持续性。3.制定档案信息管理制度与保密措施。档案信息具有极高的安全性需求，需要严格控制信息的访问和分享，确保档案信息的保密性。制定档案信息管理制度与保密措施，规范用户操作、权限设置、加密保护、备份、迁移等操作流程，防止档案信息被泄露或损坏。4.注重维护和修复工作。档案信息的保存和维护是常规工作，对于历史性档案，还需要考虑其修复工作。建立档案的修复与维护机制，对于重要档案信息，应定期进行备份、检查和修复，以保证档案信息的完整性和可持续性。5.提高档案信息利用价值。档案信息是事业单位的重要资产，提高其利用价值是信息化档案管理制度建设的关键。建立档案信息交流、共享和传统平台，推广数字化阅读等方式，提高档案信息的利用效率和方便性，增加档案信息的应用范围和价值[4]。

（三）加大对档案信息的安全管理力度。事业单位档案的安全管理工作是保证其稳定运行的关键，这是因为网络环境具有一定的开放性，使得档案信息化管理风险不断增加，这就需要相关管理人员加大对档案信息的安全管理力度，具体要求如下：第一，档案管理人员需要在日常管理工作中严格按照事业单位制定的安全防护制度开展工作，确保档案管理工作的标准化、制度化，尽可能避免因为人员操作失误产生的档案损毁和信息泄露情况。第二，档案管理人员在开展工作时需要对现有的安全防护等级进行优化升级，建立完善的防火墙系统，提升计算机网络防护能力，避免因为黑客入侵造成的档案管理系统瘫痪。第三，为了提升档案信息的保密程度，管理人员要使用安全保密技术，比如指纹识别、数字证书等，有效提升档案信息系统的防护能力，保证文书档案的信息安全[5]。

（四）实现档案信息共享。大数据时代，事业单位如果不能做到档案资源的共享，就无法发挥档案资源的真正作用和价值，所以，相关管理人员需要利用大数据手段在保证安全的前提下实现档案信息共享，具体要求如下：第一，各事业单位之间要加强合作，建立开放型共享平台，让数据资源能够更好地发挥其作用。第二，为了提升档案信息共享效率，管理人员要充分发挥互联网技术优势，不断拓展档案资源的共享范围，进而扩大档案信息的影响力，推动事业单位信息化建设。

五、结语

综上所述，事业单位档案管理工作借助大数据技术能够有效提升自身的管理效率和管理质量，推动事业单位的信息化建设。相关管理人员也须重视目前事业单位文书档案管理工作面临的问题，制定科学合理的解决方案，进而保证文书档案管理工作信息化建设的有效开展。