新形势下医院档案管理现代化面临的问题及对策

文/广州市花都区人民医院 毕惠惠 苏春香 张冀平

随着我国社会主义市场经济体制的不断完善，医院的事业性质还将进一步地深化，这也就对医院的管理提出了更高的要求。档案是原始、忠实的历史记载，而医院档案则是对该院所有业务的全面记录，为发展临床医学、教育和科研研究的事业提供重要依据。医院档案管理是医院发展的重要支柱，它为医院的发展战略提供了有力的支撑，同时还有助于提高医疗质量和服务水平。然而，由于医院内部结构复杂，档案管理的复杂性也在不断增加，因此，必须对其进行全面的改革和完善，以确保医院的长期发展。

一、医院档案管理现代化的价值与意义分析

（一）有效推动医院管理发展。在现阶段的医院资产管理之中，档案管理是其中极为重要的组成部分。对医院而言，档案在医院技术水平、管理水平以及建设发展等多个方面都发挥着极为重要的作用。医院档案内容包含了医院运作的方方面面，具体包括了临床、技术、运营、管理人员等。因此，医院档案内容可以真实、详尽、可靠地反映医院的运作状态，可以全面、可靠地记载各个环节的信息，将直接影响档案管理的质量，并最终体现在医院建设和发展的过程中。医院档案的内涵十分丰富，长期积累的档案资源是对过去活动的总结和再现，具有较高的医学价值。加强医院档案管理的标准，使其能够达到现代化的管理水平，并深化凸显档案资源的作用和价值，为临床和科研提供准确的依据，为医疗卫生事业的发展和医院管理的科学发展提供支持。

（二）提供高质量信息支撑。医疗卫生资料可以实时、完整地记载医疗各岗位、各机构间的数据互动流程。这种珍贵的数据资料将被长期保留，并作为医疗各项工作过程的主要证据。医疗人员能够通过这种信息来源，认识病症的根源，探求医学工作的基本规律，进而建立对医学工作与医疗活动的整体了解，采取积极有效的途径，提高当前医院的医疗水平和管理水平。医院管理者也可以利用这些档案信息资源，及时发现医院发展过程中存在的问题和不足，从而不断提高管理水平，为医疗水平、工作效率和服务水平的整体提升提供更有效的管理支持，这对于制定医院长远发展战略，落实医院重要工作部署具有重要的积极意义。

二、影响医院档案管理质量的因素

（一）档案管理意识匮乏。随着社会的发展，档案管理的重要性日益凸显，但仍存在着诸多挑战。其中，档案管理意识的欠缺是最为突出的一个问题，即医务人员以及档案管理的工作人员未能对档案管理形成重视态度的认知。档案管理意识的缺失将会直接影响对其管理的水平。在过去，医院的管理人员就未能意识到档案管理工作的重要性，但是医务人员和档案管理人员未能形成良好的档案管理意识，直接导致档案管理水平低下。在过去医院发展过程中，医院管理层严重对档案管理工作缺乏重视，甚至认为档案管理是对医疗资料的简要记载，并未予以太多的关注。因此，档案管理部门在较长一段时间里并未构成一个单独的部门，具体职责直接由其他机构承担。在这种环境下，档案管理员的档案管理能力就比较弱。员工在日常管理工作中常常显示出随心所欲的做事方式，严重干扰了档案管理能力的培养。

（二）制度不健全。医院档案管理中使得其管理制度不完善的原因相对较多，例如管理人员未对档案管理有正确的认识，或档案管理部门没有制定完善的管理机制，致使管理方式、措施相对落后，对档案的管理效率相对低下。现阶段，虽然互联网技术得到广泛应用，但医院在档案管理过程中，缺乏具备娴熟操作能力的工作人员，使得线上的档案管理水平相对低下。部分医院对档案信息进行管理时，仍采用传统的人工管理方式，如人工采集数据、人工储存等，导致医院档案管理的制度不健全、不科学，从而使其不能实现信息化管理。

（三）缺乏优秀的档案管理人才。人才是构成高质量医院档案管理中极为重要的因素。但就目前而言，部分医院不仅在人才上极度缺乏，同时还面临着部分档案管理人员的职业素养低下的问题。具体而言，就是大部分的档案管理人员习惯了原始的纸质文件管理，无法快速适应现代化的管理方式，使得档案管理不能实现及时、便利。此外，一些医院的档案管理者片面地将档案管理界定为档案的收集和整理，档案管理人员的管理水平长期处于较低状态。由于缺乏应有的重视，档案管理人员的工作态度相对消极，人员流动性大。难以形成一支固定的、专业化的档案管理队伍，极大地影响了档案管理质量的提高。

三、新形势下医院档案管理的发展方向

（一）档案库的管理模式。档案数据库的管理模式始于互联网。这种管理模式成功地将各种信息整合到一个庞大的数字化集合中，使人们能够更加方便地找到所有想要的内容。例如谷歌的搜索引擎，随着谷歌推动的分布式数据库、分布式计算及其他前沿科学的应用，一个全面的、可持续的、可扩展的数字化环境应运而生，这也促使现代化档案更具高效性与便捷性。目前，数据库没有形成具体的管理模式，但数据库系统的含义已基本包含了该数据库系统可以实现档案管理全新的在线数据处理模型，具备了决策性强、过程化合理的特性，可以实现在文档存储处理过程中包容性海量信息管理；档案库系统不仅是对相关数据的收集与整合，并且其数据的处理速度还远远高于传统的数据处理系统。

（二）档案管理数据库的前景与方向。数据库的诞生为我国各行各业的发展带来了机遇。企业利用大数据能够将具有价值信息的内容进行有效整合，同时再对其展开精准营销，为消费者提供更合理的信息内容。现今，大数据成为一种珍贵的社会资源。它能够对数据进行全面的挖掘与分析，能够为各行各业的发展提供机会。互联网技术与大数据技术的融合，能够使生产力得到全面地提升，同时还能促进产业的发展。

（三）数据库医院档案管理的特点。随着数据库的深度研究与发展，其特性愈发明显，其特性主要包含了规模大、速度快、多元化，价值高。第一，规模大。随着我国信息技术以及5G 通信技术的高速发展，互联网信息数据也随之增加。第二，速度快。由于档案管理数据库会产生不同的内容且信息量庞大，数据库的结构组成相对复杂，但通过云计算与5G 技术手段来处理信息，使数据传输更加稳定。同时，信息的传输速度也得到了提高。每一条信息与数据的传递都在一秒之内就实现了高速传递速度。第三，多元化。医院档案数据库会储存多种多样的病患档案，每个档案的属性各不相同。所有各种疾病的资料数据库构成一个完整的资料数据库，这种多元化的档案内容是医院资料管理的特色。第四，高价值。医院的档案管理信息包括了所有患者的个人隐私信息。通过对数据库内信息的甄别与查询，便于病人就诊，更好地为病人服务。这些病人的个人隐私有很大的数据意义，必须予以保存。

（四）数据库在医院档案管理中的应用。传统的医院档案管理方式与新形势下的数据库档案管理有着共同之处。通过数据库技术，医院档案管理可以更加高效地收集、整理和存储患者的个人文件信息，这种技术不仅可以提高管理水平，而且可以更加便捷地调用，从而更好地满足患者的需求。此外，数据库医院档案管理还可以更好地与传统医院档案管理相结合，从而更好地满足患者的需求。该文件包含了患者的详细信息，如个人资料、病史等。这些数据信息具有真实的特点。无论采用何种存储方式，都要保证数据信息的准确性和真实性。此外，医院档案数据库管理方式实现了档案存储容量的扩展。传统的档案管理工作的存储能力相对有限，同时还具备相对复杂的信息检索过程。医院的档案管理方式，主要针对信息存储空间进行拓展。如果信息存储能力不足，则会通过添加硬件来增加其容量，使得档案信息数据能够得到有效储存。

四、新形势下推进医院档案管理现代化的策略

（一）高度重视档案管理现代化。由于过去的档案管理存在着诸多问题，导致其无法得到足够的关注。为了解决这些问题，需要加强对档案管理的关注，并结合实际情况，改进管理工具。档案管理者还须借鉴国际上档案管理工作的成功经验，并结合实际情况，创造出更加科学合理的档案管理方法。这样，档案信息才能更好地为患者服务，为社会作出更大贡献。医院应重视档案管理工作，努力推动其通过优化转型，实现档案管理的现代化，提升档案信息服务效率。同时，加强对员工的培训，激励他们不断提升自身管理水平，不断探索档案管理工作的方式方法，以期达到更好的服务效果。

（二）提升档案管理人员素质。医院档案管理的现代化对管理者提出了更严格的要求。档案管理人员须全面了解医院的相关知识，提高个人档案现代化管理能力和技术水平，高质量地完成档案的收集、整理、保管、利用。传统的档案管理模式已成为制约医院档案管理的主要因素，档案管理者必须与时俱进，适应现代档案管理模式，提高自身的现代化综合能力和业务能力。一方面，医院已组织相关人员来进行学习与培训档案管理内容。另一方面，应安排相关工作人员到同行业先进医院参观学习，通过交流学习提高档案管理人员的能力和素质，及时发现医院档案管理工作过程中可能存在的问题，不断强化相关工作管理人员的个人能力，加快档案管理现代化进程，实现医院的快速发展。

（三）完善档案管理现代化体系。当前，由于医院档案管理体系尚未完善，档案管理人员在日常工作中面临着诸多挑战，这些挑战不仅削弱了医院档案管理的现代化水平，而且降低了其效率。为此，医院应积极完善现代档案管理制度，制定明确的管理目标和有针对性的工作制度，从档案管理的关键问题入手，重点关注信息来源、收集方式、管理方式、存储方式、检索方式等，通过完善档案管理制度，为员工提供更加清晰、规范的工作流程，使档案管理人员在日常工作中严格按照科学的管理流程开展高效工作。

（四）加强档案法治建设。为了更好地推进医院的档案管理，不仅仅需要完善医院内部档案管理机构的设置，而且必须增强档案管理者对法律规章的熟识程度与执行能力。此外，必须确保医院档案信息的完整性、系统性，在不同的领域之间能够通过档案信息进行有效协调和沟通。为确保档案信息的安全，推动法治建设显得尤为必要。近年来，我国政府把信息安全放到了一个突出的位置，并且大力推动和实施各项法律措施，以确保医疗机构的档案管理能够符合最新的技术标准和质量要求。因此，必须采取积极的措施，构筑信息安全保护机制，以确保档案信息的安全性和可靠性。

（五）加强各部门的沟通。针对现代化管理工作当中存在的各方面问题，部门间应进行紧密地沟通，确保形成健全的信息传递与共享机制，达到档案信息的使用价值。首先，医院需要构建专门的档案管理平台，以便各部门之间能够进行有效的数据共享。凭借5G 技术高速运转医院档案管理的信息管理、装填，使管理平台能够达到基础管理，以确保档案管理工作极具高效性与针对性。其次，以局域网的方式构建档案管理平台，或者是在广域网的状态下创建资料查询与信息共享的信息管理平台，以此种方式降低档案管理工作过程中可能存在的风险，再结合各部门的现状来强化档案管理能力。再次，由档案管理机构针对各方面内容来进行协调联络，以便于有效提升档案管理能力，从而实现高质量、高水平的档案管理目标。最后，档案管理工作的交流在于各部门之间的辅助工作，依靠医院各个部门之间的多次协调沟通机制，来实现档案信息的收集与整理工作。

五、结语

随着社会的不断变迁，医院的档案管理必须跟上时代的步伐，以满足社会的需求。因此，必须加大对档案管理人员的培训力度，不断优化管理流程，加大对软硬件的投入，充分利用档案的优势，有效地解决存在的各种挑战，以期实现医院的可持续发展，满足社会对高水平服务的期望。