人力资源和社会保障局档案管理发展新举措

文/单县人力资源和社会保障局 李根

随着信息技术地不断发展和应用，档案管理也在不断转型和发展。人力资源和社会保障局负责管理和监督全国的人力资源和社会保障体系，社会的发展和进步也促使人力资源和社会保障局的档案工作面临着新的挑战和机遇。比如信息技术的更新为其档案查询、整理等工作效率的提升以及人力资源成本消耗的降低提供了支持，也提升了档案研究、审计等工作的便捷性，但同时也容易受到信息技术中网络安全因素的影响，加大信息泄露、被病毒窃取的危险。为了更好地适应新时代的发展需求，人力资源和社会保障局采取了一系列档案管理发展新举措，以提高档案管理工作的效率和质量，为人力资源和社会保障体系的建设提供重要的人力、管理制度体系、物力和信息化系统等方面的支持，保证档案管理人员在规范的制度和科学的设备下开展工作，促进档案管理向数字化、电子化、智能化、服务化方向发展。

一、人力资源和社会保障局档案管理内容和重要性

（一）档案管理内容。人力资源和社会保障局档案管理的内容就是对其档案、文献进行管理，并为人力资源和社会保障工作提供档案服务，涉及的内容较丰富、种类多样。具体包括应聘者档案、面试记录、体检报告、录用通知书等相关文件的管理，以及劳动合同签订、员工入职手续等方面的招聘和录用档案管理；员工培训计划、培训记录、培训评估、考核记录等相关文件的管理，以及对员工绩效和能力的评估和跟踪的员工培训和考核档案管理；员工工资、社会保险、公积金、年终奖、福利待遇等方面的薪资福利档案管理；员工体检记录、健康证明、职业病防治等方面的健康档案管理；员工劳动合同、离职证明、工资支付记录、纠纷处理记录等方面的劳动管理和纠纷处理档案管理。档案管理的规范化、科学化和信息化，可以为国家决策和人才选拔提供可靠依据和支持[1]。

（二）档案管理的重要性。1.保障在职人员的合法权益。档案记录了员工的身份证、学历、工作经历等个人信息，加强对这些档案的保密管理，可以保护员工的隐私权。档案还记录了员工的合同协议、工资和福利待遇、培训记录、绩效考核等内容，加强档案管理可以有效地避免信息的泄露、保护在职人员的隐私和各种合法权益，为员工的职业发展提供重要支持。档案还记录了组织与外部机构和人员的合同、协议等重要文件，档案管理可以保证合同的顺利履行、避免知识产权等被侵害，保障组织的合法权益[2]。

2.为单位后续工作的顺利开展提供材料支持。档案记录了单位的业务信息、客户资料、合同协议等，加强其管理可以为单位业务的开展提供支持和依据，确保业务的顺利开展，确保单位的档案安全、完整、可靠，避免档案丢失或损坏带来的损失和风险；档案记录了单位的历史信息、经验教训、业务资料等，可以为单位的正确决策提供支持和参考；档案记录了单位的绩效信息、工作计划、目标任务等，可以为单位的绩效评估提供支持和依据。

3.全面地了解在职人员的成长历程。档案管理可以提供在职人员的培训记录、绩效评估、工作经历、职称评定、职业规划等成长历程，为单位了解在职人员的能力水平、职业发展方向等提供参考和依据。比如在职人员参加的培训项目、培训内容、培训时间等培训记录，可以了解在职人员的培训历程和能力水平；在职人员的评估标准、评估结果、评估意见等绩效评估记录，可以了解在职人员的工作表现和能力水平；在职人员工作岗位、工作职责、工作成果等就业经历，可以帮助单位全面评估在职人员的工作能力、工作经验，这些都充分体现了档案管理的重要性。

二、人力资源和社会保障局档案管理存在的问题

（一）档案管理制度完善性不足。人力资源和社会保障局作为政府部门，其档案管理工作的规范性、标准化和完善性对于保证政府运转的透明度、公正性和效率具有重要的意义。然而，目前人力资源和社会保障局的档案管理制度仍存在可操作性不足、效果不足、制度制定零散等问题，对于档案管理的规范和标准化存在不利影响，也导致工作流程不够规范，缺乏统一的管理方式和标准化的操作流程，容易导致管理混乱和效率低下，档案保护措施存在薄弱环节，容易出现泄密、损毁、丢失等问题。

（二）对档案管理重视不足，缺乏完善的基础设施。人力资源和社会保障局涉及的档案资料特别丰富、种类繁多，对基础硬件设施的要求较高。一些地方政府和机构投入不足，导致档案管理基础设施建设不完善。如缺少必要的设备、软件和技术支持，将导致档案管理仍旧按照纸质档案的管理模式开展工作，或出现形式化的信息化改革，造成档案管理效率和质量的降低，也因形式化的档案管理缺乏管理标准和制度，造成档案管理工作的混乱和低效率。还有一些地方政府和机构的档案管理信息资料的安全管理存在问题，如未配备网络安全防护措施，或忽视网络安全宣传，尤其是杀毒软件的配备缺失，容易导致档案管理工作出现外部攻击，档案信息泄密、损毁和丢失等安全问题。

（三）档案管理人员能力不足。档案管理工作并非只是进行资料整理，还需要管理人员有着档案管理的相关知识储备，了解相关的法律法规，具备一定的档案管理技能等。但就目前一些地方人力资源和社会保障局的情况看，专业的档案管理人才缺乏，甚至有兼任等情况，档案管理者缺乏相关知识和技能，无法胜任工作。档案管理工作要求管理人员细致、严谨，有基本的责任意识、安全意识、保密意识等，但一些档案管理者在工作中存在不认真、不负责、不细致等问题，导致档案管理水平较低；档案管理是为其他部门提供资料信息，一些档案管理人员缺乏良好的沟通和协作能力，导致档案管理工作难以顺利开展。

（四）档案管理信息化水平不足。随着信息技术的快速发展，档案管理信息化已经成为档案管理工作的重要趋势。然而部分人力资源和社会保障局档案管理信息化水平不足，档案管理人员缺乏应用计算机技术的能力，无法熟练运用信息技术进行档案管理，影响信息化建设；或因投入不足，档案管理系统功能不良或没有良好的用户体验，难以满足实际工作需要，再加上档案管理人员缺乏对系统的深入了解和使用，影响信息化建设。档案管理涉及大量的敏感信息和个人隐私，一些档案管理系统存在安全漏洞，容易被攻击，导致信息泄露和损失，安全性难以保证。

三、促进人力资源和社会保障局档案管理发展的新举措

（一）建立规范性的档案管理制度。规范、科学的档案管理制度是保证其有序开展的基础。1.人力资源和社会保障局要建立档案管理部门、配备组织人员，制定规范的管理流程、明确管理人员的职责和工作权限的分工方案，避免造成档案管理职责的不清楚和工作交叉。2.明确档案管理流程，规定档案资料的收集、整理、归档、销毁等工作流程应如何开展规范性操作。3.利用信息技术手段实现档案管理工作的信息化改革，实现档案信息的电子化、可视化和可检索化，提升管理效率和水平，加强对档案资料的安全保护，防止档案的丢失、损毁和泄露。4.利用档案管理考核评估机制，组织专门的监督部门和人员实时监控档案管理工作的开展，及时发现管理工作中存在的问题，提高档案管理工作的水平和质量[3]。

（二）提升对档案管理的重视，丰富资源配置。1.人力资源和社会保障局要对档案管理加强重视，强化档案管理重要性、信息化改革必要性等宣传教育，通过组织单位内部的人员参加培训班、开展档案管理宣传活动等形式，提高人力资源和社会保障工作人员对配合档案管理工作的认知，丰富档案管理资源配置，提高档案管理工作质量和效率，通过配备先进的信息化技术和设备，给予档案部门充足的资金支持，建立数字化档案资料管理系统，实现高效的档案管理工作，从而提升档案管理效率和管理准确性。2.通过丰富档案室的硬件设施、完善环境条件、加强安全防范等，保证档案管理工作的有序开展、安全管理。3.增加档案管理专业设备的投入，如档案保管箱、防火柜、保险柜、电子保险箱等，实现档案资料的安全保存，为档案管理工作提供更好地保障和支持[4]。

（三）提升档案管理人员的综合素养。人力资源和社会保障局档案管理人员要积极提升综合素养。1.积极组织档案管理人员参加档案管理专业知识和管理技能等的培训，提升其工作能力和素质，可以通过组织内部培训、邀请外部专家讲解等方式，提高档案管理人员的专业知识和技能水平。2.建立激励机制，鼓励档案管理人员不断提高自身素养和专业水平，通过工作表现评价、晋升机制、奖励机制等方式，促进档案管理人员规范管理、安全管理意识的提升。3.组织档案管理人员之间进行交流和互动，促进知识和经验的共享，通过组织内部交流会、行业论坛等方式，帮助档案管理人员发现自身的问题，并从他人的有效管理中学到经验和技能。4.提升对档案管理人员道德品质的重视，加强职业道德教育，提高其职业道德水平，通过制定职业道德准则、组织职业道德教育培训等方式，提高档案管理人员的职业道德水平[5]。

（四）积极开展档案管理信息化建设。1.利用信息化技术建立档案库。人力资源和社会保障局可以通过引进先进的档案管理系统、建立单位内部的数字化资料库等方式，形成信息化的档案管理体系。还可以建立电子档案管理系统，实现电子档案管理体系，促进档案资料存储、传输和检索等效率和质量的提升。通过推广电子档案管理制度，形成信息化的管理系统，开展电子档案的有序管理。在人力资源和社会保障局内部建立信息共享平台，利用互联网、计算机等实现信息的交互，建立信息共享机制、制定信息共享规定等管理机制，加强档案管理部门之间的信息共享，实现信息的互通和协同，从而保证档案资料的数字化保存、信息化改革、智能化管理[6]。

2.加强网络安全保护。信息技术在给人力资源和社会保障局档案管理带来便利的同时，也产生了与之相对的网络安全问题。因此，要加强档案管理网络安全保护。首先，要根据可能面临的网络安全问题制定相应的管理制度，并明确责任人，确定档案管理人员的管理权限，规范网络安全管理流程和措施，确保档案管理系统的网络安全。其次，利用加密传输、访问控制、防火墙、病毒检测等，建立起完善的网络安全防范措施，保证档案管理系统在安全的网络环境中开展工作，并明确单位内不同部分人员对档案的访问权限，加强网络安全培训，提高其网络安全意识和防范能力，并要求档案管理人员设置加密密码，防止档案信息的泄露。要定期进行网络安全检测和评估，防范网络安全风险，实现档案资料的安全保护，保护劳动者的合法权益。在此基础上，人力资源和社会保障局还要建立网络安全应急预案，规定应急响应流程和措施，及时应对网络安全事件，保障档案管理系统的网络安全。

四、结语

人力资源和社会保障局档案管理工作关系到亿万劳动者的合法权益和利益，涵盖了社会各领域的重要信息和历史遗留问题，是人力资源和社会保障局重要的管理部门。随着数字化时代的推进，档案管理也必须与时俱进，采取一系列新的发展举措，以适应社会的需求和发展。积极建立档案管理的信息化管理库、管理制度，为其工作的顺利开展奠定基础。档案管理工作的开展还需要全社会的关注和支持，并不断探索和创新，以实现档案管理工作的高质量、高效率、高水平发展，为社会的发展和进步作出贡献。