新医改背景下医院人事档案管理工作规范化的实践与探索

文/安阳市人民医院人事科 李雨佳

人事档案是个人身份、学历、资历等方面的证据，记载了职工的个人学习、生活、工作等经历，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。同时，人事档案还能够全面地、现实地反映个人的综合能力，具有真实性、动态性、流动性、机密性等特点，是医院培养人才、考察选拔干部的重要参考。可以说，人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。医院人事档案管理工作可以为医院人才的选拔及使用提供真实可靠的第一手资料，为新医改下促进城乡居民医疗卫生体制的改革提供专业人才。

随着新医改的不断推进，对医院管理工作也提出了新要求，其中新医改明确要求了需要加强医疗机构内部管理，而医院人事档案管理工作又是医院内部管理的重要构成部分。因此，医院需要配合新医改要求，使得医院人事档案管理工作规范化[1-3]。在新医改制度的具体要求及内容基础上，加强医院人事档案管理工作规范化有助于更好地促进医疗事业的发展。

一、新医改背景下医院人事档案管理工作的要求

新医改重视医疗卫生队伍的建设，要求医院人事档案要有更高的完整性。医院的人事档案内容包括职工的个人成长经历，能够反映职工的综合信息，并为医院人才的筛选提供助力。医院人事档案管理工作需根据人事档案管理标准要求，扩大档案材料收集范围，将职工专业技术特长、知识构成等方面信息纳入人事档案，并及时将人事档案资料收集、整理、归档，确保档案的完整性。

当前，医院人事档案管理工作中部分档案信息仍存在假年龄、假学历等情况，这对医院人才队伍建设将产生不利影响。因此，档案管理的实际工作中应对档案中原始资料、凭证加强鉴别，确保人事档案的真实性。

传统人事档案资料依靠人工进行资料收集、整理、检索，流程繁杂、工作效率低。新医改背景下，需了解现代化工作特点，重点关注信息化方式的改变，学习使用专业管理系统，改变陈旧管理方法并进行电子归档，提高人事档案管理工作效率，为医院整体管理的工作进行提供直观、科学的依据。

二、新医改背景下医院人事档案管理工作存在的问题

人事档案涉及了医院职工的思想德行、个人能力、科研水平等相关信息，其与职工个人的工作调动、职称评级等内容密切相关。建立医药卫生人才保障机制，促进医药卫生人才队伍建设是新医改的目标之一，通过人事档案能够很好地反映医院人才队伍情况，掌握医院人才信息，了解医院人才队伍的配置，并根据实际情况合理建设人才队伍，有助于减少医院人才短缺、断层等情况的出现。现阶段，部分医院的人事档案管理仍存在较多问题，包括档案管理制度不完善，管理理念、管理办法陈旧、专业档案管理人才缺乏等，这些问题将严重影响医院人事档案管理工作的开展[4-5]。

（一）人事档案管理工作人员专业化较低。受传统观念的影响之下，医院管理过程中人事档案管理工作常常不被重视，通常认为人事档案管理仅仅是人力资源部门所属日常工作，主要是对职工基本信息进行分类、整理、存储，没有特殊价值。负责人事档案管理的相关工作人员通常不是专业人员，在做此项工作之前并没有接受过专门的人事档案管理工作的相关培训，在工作过程中不能做到得心应手，经常出现问题和矛盾，无法有效提高人事档案管理工作的质量及效率。很多医院的人事档案管理工作人员都身兼数职，专业能力有限，无法较好地履行管理职责，也无法满足新医改对医院人事档案管理工作的相关要求。

（二）人事档案管理工作理念不强。医院的主要工作重心是为患者提供优质的医疗服务，因此，在医院管理工作中，部分医院仅仅对医疗技术给予高度重视，忽视人事档案管理工作的重要性，造成人事档案管理工作受到财力、人力等多方制约，缺少和现状相适应的先进设备和管理措施，导致档案管理工作发展缓慢。医院将大部分资金用于诊疗、科研、服务领域，对人事档案管理的投入非常少。医院在开展人事档案管理工作中，会出现人员配合度差、人事档案管理信息资源利用不到位、人事档案管理不规范等问题。此外，部分医院职工档案意识不强，没有认识到档案的重要价值，还有部分职工擅自存放一些重要的档案资料，最终导致档案信息的泄露与遗失。

（三）人事档案管理工作制度不完善。医院人事档案管理工作对专业性和系统性要求相对较高。当前，国家制定了人事档案管理工作相关准则，但在人事档案管理实际工作中部分医院并没有按照相关要求开展工作，私自更改人事档案管理标准，工作中不参考规范制度，导致人事档案管理工作无法顺利开展。部分医院没有依据自身实际情况制定具体的归档制度和实施细则，有的医院即使制定了也存在执行不到位等情况，导致材料不够全面、不够真实准确，无法控制人事档案的真实性和客观性。很多医院存在人事档案信息雷同、单一的情况，人事档案管理工作人员在工作过程中缺乏主动性，未对档案信息进行有效鉴别。

（四）人事档案管理方法滞后、设施不全。人事档案管理工作具有较强的政治性和原则性，需要和医院每个职工沟通登记，并且需要确保人事档案信息安全，需要有专门的办公场所并将导致单独存放在指定地点。目前，仍有部分医院不重视人事档案管理工作，导致管理工作必备的设施欠缺，人事档案用房拥挤，档案库房、阅档室、办公室笼归为一处，设备不配套，且在导致收集整理过程中仍使用手工录入，没有使用专业的档案管理软件，导致人事档案内容录入不完整、档案信息共享使用受限、档案资料在传递过程中丢失等问题。部分医院虽然创建了人事档案管理信息库，也有相关软硬件设备，但由于缺乏专业技术，不能满足现代化人事档案管理需求。

三、新医改背景下医院人事档案管理规范化路径

（一）提升对人事档案管理工作的重视程度。新医改背景下医院管理层需要对人事档案管理工作重要性有充分的认知，重视人事档案在人力资源管理中的作用和地位，纠正档案管理工作仅是单纯保管的传统观念，树立人事档案开发利用、适应医院发展的新观念[6-7]。加大对医院档案管理工作资金的投入，为医院档案管理工作的顺利开展奠定基础，以相关法律法规为参考依据，配备专职的档案管理人员，提供符合标准的配套设施和场地，改善人事档案存放环境，加强医院人事档案管理工作规范化。

（二）完善人事档案管理工作制度。新医改背景下，医院人事档案管理应认真梳理原有制度，结合医院人事档案管理实际情况，废除不适合现有医院人事档案的管理制度，确保人事档案管理工作制度规范有序，为医院人事档案管理工作的开展提供制度保障。提高制度规范化的同时需要强调人事档案管理制度的落实情况，通过考核、检查等多种形式，保证医院人事档案管理工作人员可以按照规章制度开展档案管理工作。具体的制度应包括人事档案查阅制度，收集制度，借阅制度，转递、复印、保密制度等。人事档案管理材料收集可以采取动静结合、定量和定性结合、纵横结合等方式。日常档案材料需要做好定期或不定期收集工作，主动了解职工信息变化情况，在第一时间了解职工的奖励、学历、工资等情况，及时将材料归档[8-10]。

（三）提升人事档案管理工作人员专业性。档案管理人员需要具有良好的政治理论以及爱岗敬业的精神，工作态度要严谨，有良好的职业素养，钻研档案专业相关知识，熟悉现代化管理设备，对人事档案专业领域的发展趋势及新方法及时学习了解。新医改背景下，应重视医院人事档案管理人才队伍的建设，培养综合技术能力及管理能力较强的档案管理人才队伍[11-12]。首先，要注重人才引进，开通各种招聘通道，把有人事档案管理能力的专业人才引入院内，提升医院人事档案管理工作整体业务能力。其次，加强医院人事档案管理人员专业技术培训，利用进修学习、知识讲座等多种形式，提高医院档案管理人员的专业技能。调动工作人员的主观能动性，督促其自主学习以提升自身业务能力，树立创新意识。档案管理工作人员素质对档案资料的质量有直接的影响，相关部门应定期组织专业技能培训，并在培训后对人事档案管理工作人员进行全面考核，对考核不过关的人员不予返回工作岗位，直至考核通过，最终达到提高人事档案管理工作人员的自身专业能力和主观能动性的目的。针对医院人事档案管理工作人员业务水平普遍偏低的问题，医院管理人员应高度重视，定期组织培训交流活动，提升医院人事档案管理人员专业素质。此外，制定科学合理的长效机制，激发工作人员主观能动性，完善医院人事档案管理工作，为推动新医改制度提供助力。

（四）创新人事档案管理工作方法。传统的人事档案管理方法较为陈旧，新医改背景下医院要结合具体要求改变原有档案管理方式，并且考虑医院自身真实的发展情况，尝试新的管理方式，针对人事档案不完整的问题，尽可能地通过各种方式进行补充，保证医院人事档案信息的完整性、有效性。医院在对人事档案进行信息采集时需扩大采集范围，把职工的专业特长、心理素质等包含在内，提升档案的全面性，同时对材料真实性进行鉴别，保证档案材料的可靠性。医院人事档案管理部门应主动和各科室联系，及时了解并掌握各科室一线医务人员档案信息变化情况。此外，应发挥医院人事档案信息的作用和价值，深度挖掘医院人事档案信息，为医院战略决策提供数据保障。

（五）建立人事档案管理专用档案库房。医院人事档案管理应建立专用的档案库房，需具备防潮、防火、防光等功能，配备空调、灭火、祛湿等相关设备，保证档案安全。同时建立人事档案数据库并进行电子化管理，快速、精确地查询所需信息，为提升医院人事档案管理工作效率奠定基础。通过建设医院人事档案数据库，及时更新相关信息，对人事档案信息进行动态化管理，真实可靠地反映当前医院职工情况，为医院人才培养提供准确的信息依据。

四、结语

人事档案涵盖了个人学历变动、职务变迁、家庭及社会关系等，可以全面反映职工个人成长轨迹，是人才信息的重要载体。因此，医院人事档案管理工作对医院人才开发具有非常重要的影响。新医改背景下，医院人事档案管理工作也需随之改变，转变工作思路，在夯实业务基础的同时，完善相关法规制度，加强医院人事档案管理工作规范化，为医院人才队伍建设提供数据支持，进而促进新医改的顺利进行。