基于业务的A集团往来对账平台建设研究

关键词 集团公司；往来对账；循环神经网络（RNN）；系统设计

DOI： 10.19840/j.cnki.FA.2024.04.001

一、研究背景

企业经营过程中，随时涉及大量与上下游客户和供应商的往来交易事项，并由此产生大量的应收应付账款，对此，需要财务人员和业务人员及客商对相关业务事项进行详细核对，保证对符一致的情况下才能进行收付款。传统的ERP、CRM、SRM系统针对单一主体的往来管理提出了较为完整的管理路径，但系统的应用效果因各企业的现实情况而有较大差异，同时业务和财务人员的信息隔离给管理工作带来更大的挑战。

周硙研究了电子支付、电子商务等多个主体参与的持续性业务的对账需求，认为中心化对账所需要的可靠可信对账中心对于多主体参与的对账来说存在可靠性、隐私等多方面不足，利用区块链技术集分布式公共账本及智能合约技术，结合其本身不可伪造、不可篡改的特性，可以满足对账系统的需求，实现对账结果通过区块链存储，结果可追溯、验真，数据根据授权分别存储于公链及私链，保证了数据隐私［1］；Yang Xiaofeng 研究了大数据技术在应收账款管理中的应用，通过BP 神经网络模型提升客户信用风险预测能力，基于流程自动化机器人（RPA） 技术构建开票、收款、核销的应收账款全流程电子化管理，从而提升应收账款管理效率，有效降低了流动资产中的应收账款比率［2］；郑文全、邓丹等通过与财会人员的交流，尝试模拟人工对账的方式，从财会知识、账间联系进行梳理，结合财会、业务人员经验等，提炼出了多种对账的思路与方法，并利用VBA 对Excel 中存储的财务信息进行自动化处理，将财会人员从重复性工作中解放出来，提高了对账效率，减少出错率［3］。

当前对于往来对账的研究一般都是基于单一法人主体，并且要求从业务开始时对账，难以实现存续往来账款的核对，对内部存在多法人主体的集团公司层面往来对账管理研究不足。对于A 集团来说，由于A 集团是逐步合并现有企业组建的，成员单位多、业态多样、组织结构复杂，并且各成员单位的管理模式和管理水平参差不齐，部分成员单位信息化管理程度低，对账主要靠会计人员人工在会计科目级别进行核对，造成往来账款的历史遗留问题众多，长期挂账事项多，经办人的变动导致业务具体情况无法追溯。同时，A 集团内部企业之间的交易事项众多，且暂定价合同较多，购销双方记账金额不一致现象普遍，影响编制集团合并报表时关联交易项目的抵销。种种原因导致关联往来账务的核对工作难度巨大，因此亟需提升往来对账水平，建设集团级多企业协同对账管理平台（以下简称“往来对账平台”），利用信息化手段提高对账效率。

二、往来对账管理思路

（一） 总体思路

针对A 集团的往来对账管理现状，要提高往来对账水平，需要从两个方面入手：一个是对于历史存续的往来业务，需要基于不完整的历史数据信息，寻找可能匹配的往来项目，供交易双方进行核对确认，以降低人工在大量数据中查找相关信息的工作量；另一个是对新发生业务的管理流程进行规范，加强业务过程数据信息的采集，将对账与业务过程整合起来，保证往来账务清晰可核对，同时合理处理双方暂定价记账金额的差异。完整准确的往来对账结果不仅可以给各子企业往来业务管理提供可靠的交易数据，对于A 集团来说，还可以为应收款项清收、集团范围内应收应付抵消清理、关联交易管理、合并报表编制等业务提供数据支撑。

（二） 历史存续往来对账

由于各子企业的管理水平和信息化管理细化程度差异，历史存续往来交易信息的核对工作量大，难度高，各子企业数据颗粒度差异明显。首先需要对各子企业的现有往来交易信息进行收集，包括合同、发票、会计凭证、账面余额等，然后以数据较详细的一方为基准方，基于数据中的交易对手、合同号、发票号、金额等关键信息对相关信息进行匹配，匹配结果经双方检查确认后将相关信息关联并在平台中进行记录，后续业务执行过程中按业务过程及时更新相关进度信息，保证双方的往来业务及时进行记录和会计处理。

（三） 新增业务往来对账

对于新发生的往来交易业务，应该从业务开始时即对相关交易进行管理。一般来说，交易业务的发起始于双方合同的签署，在合同执行过程中双方对于交付物进行交付、接收和确认，基于合同约定销方开具发票，购方接收记账并按约定进行款项支付。在业务开展过程中，双方的会计人员需按业务的实质进行相应的会计核算记账，整个流程的任何一个节点，双方信息的不一致都有可能导致最终无法将往来事项100% 对符，因此往来对账平台需要管理业务全流程的相关信息，与会计核算账目密切关联。并且A 集团应对往来交易业务的管理提出规范性的要求，明确相关业务信息的关键字段并进行标准化，对会计核算过程进行规范，执行统一的往来核算科目，提升会计核算的一致性，降低财务对账时的难度。同时，考虑到各子企业的业务管理模式及相应的信息系统差异较大，为保证集团层级的往来对账顺利开展，往来对账平台应能够通过直接录入、数据导入上传、接口传输等多种方式接收并汇总各子企业的往来业务、交易进度、账务核算等信息，并对相关信息进行有效性检查和校验，从而能够及时跟踪往来双方的业务信息，保证双方的往来业务及时进行记录和处理。

三、往来对账平台设计

（一） 总体架构

往来对账平台的架构分为4 层：数据库、数据中台、功能层、用户界面层。数据库是整个平台的基础，用于存储管理所有的相关数据；数据库之上构建数据中台，实现相关数据的集中处理功能，包括数据的输入、校验、分析、查询、转换等，供上层功能及外围对接系统调用；功能层是整个平台的核心，用于实现往来对账的合同处理、履约管理、发票管理、账务管理、往来匹配等功能；用户界面层用于实现友好的用户操作界面，提供数据录入、信息查询、导入导出、分析结果展示、看板等功能，方便用户使用。

为实现多企业协同对账，除A 集团内企业之外，考虑为集团外的客户和供应商开设用户，供客户和供应商在系统中进行对账操作，客商能够基于VPN 加密网络连接到对账平台，客商账户在系统中的权限应设置为可用的最小权限，对客商的操作、查询权限进行严格限制，防止非法访问与其不相关的数据。

系统的整体构架如图1所示。

（二） 主要功能

1. 主数据管理

图1 往来对账平台架构图

主数据是一个管理平台最重要的基础数据，一般用于定义在较长时间范围内变化量小的数据，同时保证数据交互过程中对于元数据的唯一性管理。对于往来对账管理来说，往来单位、会计科目应作为主数据进行管理，对于合同、发票等数据由于变化较频繁，一般不做主数据管理。对于A 集团来说，在平台中需要先采集各单位的往来单位和会计科目数据，并基于唯一性原则对往来单位和科目进行清洗，去除不规范的名称并进行统一编码，对于国内企业使用统一社会信用代码作为标识，国外企业可以酌情收集其商业登记号等信息作为唯一标识，对于历史数据中不规范的往来单位名称与其标准名称生成对应关系，建立映射数据，作为后续往来匹配时模糊匹配的参考依据。

2. 历史往来项目匹配

由于各种历史原因，导致A 集团各子企业现有的往来项目较多，并且存在大量因无法对符而长期难以清理的往来项目，往来匹配功能需要实现的就是对这些历史往来项目的匹配。A 集团各子企业的往来项目信息大部分存储在会计核算凭证账目中，部分子企业有合同管理、发票管理等信息系统，会有部分合同和发票的信息，其他子企业的相关信息可能更多存在于业务人员自己记录的文档甚至是纸质台账中，因此，往来匹配功能首先需要将各种来源的数据进行收集汇总，平台支持前端界面人工输入、模板导入等多种方式采集合计凭证、合同、发票等相关数据，由各子企业相关人员对数据收集整理后录入平台。

由于各子企业的往来交易信息的内容、结构、数据格式等均存在较大差异，不能直接用于往来匹配，需要对各类数据进行模式匹配识别，以提取相关数据中的往来单位、合同名称、合同号、金额等关键信息，这是一项极其繁重的任务，靠人工几乎不可能完成，需要借助人工智能、大数据等先进的数据处理工具。经调查研究，目前A 集团内企业的往来信息最主要的存在方式为会计凭证中的摘要信息，会计人员在记录摘要时有一定的规律可循，但各企业的规则差异较大，针对这一难题可以考虑使用循环神经网络（RNN） 模型加以解决，RNN 模型是以序列数据为输入，在序列演进方向进行递归链接的神经网络模型，在自然语言处理方面有极大优势，可以通过深度学习算法对记账摘要信息的模式进行判断，识别和提取数据中的往来单位、合同名称、合同号等关键信息，并在处理过程中不断优化完善识别模型，提升数据处理准确性和效率。

从摘要信息中提取的信息由于各单位信息记录习惯导致各家的往来单位名称、科目等有所不同，比如有的往来单位记录简称，有的记录全称，并且往来单位的名称也可能不断变化，需要与主数据中的记录进行模糊匹配。为降低人工查找的工作量，可以先使用算法筛选匹配度高的项目以供人工选择匹配。KMP 模式匹配算法作为一种改进的字符串匹配算法，通过利用匹配失败后的信息以减少模式串与主串的匹配次数，达成快速匹配的目的。使用提取的关键信息作为模式串，主数据中的相关记录为主串，计算主数据记录与关键信息的匹配度，并将匹配度由高到低的结果显示在备选库中，由业务人员进行选择确定匹配关系，以保证相关信息的准确和唯一。

在识别出关键信息后，基于关键信息对往来单位之间的债权债务关系进行匹配，使用匹配度算法计算合同号、合同名称、金额等的相似度指标，给出匹配度由高到低的匹配项目，由人工进一步确认，从而降低人工寻找查询的工作量，提高匹配效率。确认的往来项目即在平台中生成合同、履约、发票、账务的对应关系，由业务人员补充完善相关信息后，按后续往来正常管理流程进行跟踪管理。

3. 新发生往来项目管理

对于在平台上线之后发生的往来业务，可以在平台中进行全过程的管理，主要包括合同管理、履约管理、发票管理、收付款管理、账务处理几个方面。管理的主要流程如图2 所示。

（1）合同管理

往来交易双方的交易业务首先从双方签署合同开始，因此合同也就成为整个往来对账管理的第一个环节。在合同签署后，由购方在系统中登记合同编号、名称等相关信息。由于在实际业务中，购销双方的编号方式会有所不同，为避免双方编号不同导致合同数据冗余，购方在平台中录入合同信息时录入销方及合同的其他信息，销方即可在平台中查询到和其相关的合同信息，在核对合同信息无误后补充登记其内部的合同编号等信息后，即可将双方的合同信息同时记录在系统中，用于后续处理。合同执行完毕，双方确认交付物全部交付，款项全部结清后由销方在平台中将合同状态设置为关闭，将相关数据归档，标志着此项往来业务完结。

（2）履约管理

图2 对账管理主要功能流程图

对于每一份合同，购销双方会约定一条或数条履约义务，此履约义务可以是交付产品、提供服务等。在履约管理中以合同为基础拆分对应的履约义务，在每条履约义务执行完结交付后，销方提出交付确认请求，购方对交付物检查验收后对确认请求加以认可，通过履约过程中的互相核对确认，保证双方对于履约义务的履行情况认识一致。

（3） 发票管理

发票在往来业务对账中是一项非常重要的载明双方债权债务关系的原始凭证，也是双方会计处理时记录应收应付款项的基础。传统纸质增值税发票的使用过程中，经常会由于发票传递、业务人员挂账等导致双方票据处理时间产生差异，造成双方债权债务记账不同步，对账出现不符项。近期，随着数电票在全国的逐步推广，基于数电票的即时交付特性，双方因此产生差异的可能性会缩小甚至消失。购销双方的业务人员在平台中基于合同和履约义务建立发票信息，销方开出发票后登记发票代码、发票号码、金额等关键信息，在发票寄出、送达后更新发票的状态，购方接收到发票后在系统进行接收确认，并在走完内部流程、完成发票挂账后在系统中更新发票挂账状态，从而保证双方发票处理全程得到监控，在不符项产生后可以快速查明原因。

（4） 收付款处理

购方在合同约定的付款期限到期时发起付款，执行完内部审批手续后支付款项，并在平台中更新付款状态，销方确认收到款项后，在平台中更新收款状态，从而便于双方了解收付款进度并加以核对，发现不符事项及时联系协调并加以处理。

（5） 账务处理

在上述业务过程中，会计人员需要根据业务进展情况及时进行账务处理。为了降低不符项的发生频率，交易双方应按照会计准则要求进行会计处理，基于业务过程状态规范使用合同资产、合同负债、应收账款、应付账款等科目进行核算，不要随意简化核算过程，避免账务信息与业务信息脱节，造成后期的核对困难。会计记账后将凭证号等相关信息更新到对账平台中，与合同、履约、发票、收付款等相关数据条目进行关联，使得双方能够查询到相应的会计处理信息，平台记录双方记账的各类资产负债金额，对同一项目双方记账金额的差异提示双方对接协调解决，并且这些凭证信息和业务信息可以为A 集团的合并报表编制提供基础数据支撑。

（三）与业务系统接口

图3 往来对账管理平台主要接口图

往来对账工作是一项与企业日常业务紧密联系的工作，对于业务信息的依赖度极高，大部分企业在业务管理过程中会使用各类信息系统提升业务的管理水平和效率，因此，往来对账平台应能与各业务系统进行连通，打通数据传输渠道，从而降低由人工在各系统间数据转移传输过程中出现的差错，避免重复性劳动，提高效率。同时，考虑到各子企业的业务系统千差万别，由往来对账平台去访问各业务系统提取数据不现实，因此，往来对账平台提供合同信息、履约信息、发票信息、收付款信息、账务信息等的标准接口（图3），明确各类信息的数据格式，采用XML 数据作为数据接口的标准数据类型，接收从各子企业业务管理系统推送的数据，同时提供相关信息的查询接口，供子企业查询平台中各类数据，与企业内部的管理流程对接，做到集成化管理，避免重复性操作。

在往来对账管理之外，对符的往来交易信息还可以为合并报表、应收清收等业务提供详实可靠的数据支撑，平台可以建立针对上述下游业务的数据查询接口，输出结构化的往来交易数据，供合并报表的内部交易抵销、应收清收的债权债务匹配等工作使用。

四、总结及展望

本文基于A 集团往来对账业务的管理现状，通过分析对账管理的需求，从历史往来对账和新发生业务两个方面研究了对账管理的思路，并由此设计了往来对账平台，规划了平台的功能方案和实现思路，为实现智能化往来对账提供了有益的实现路径，为提升往来对账效率和准确性打下基础。但同时应该看到，往来对账管理是一项复杂而细致的工作，现代大数据、人工智能技术为自动化对账提供了一些技术支撑，但具体的实现方式和相关模型的建立仍有大量的工作要做，也是后续研究的重要方向。另外，往来对账平台提供了购销双方对账的技术实现途径，但如何鼓励或推动相关客商使用该平台也是客商关系管理的重要研究内容。

参考文献

[1] 周硙. 基于区块链的对账系统设计与实现［J］. 软件工程，2020，2（23）：47-49.

[2] Yang Xiaofeng. Research on the Applicationof Big Data Intelligence Technology in the Optimizationof Accounts Receivable Management ofE-commerce Enterprises Under the FinancialSharing Mode ［J］. International Journal ofComputational Intelligence Systems，2023，16（1）.

[3] 郑文全，邓丹，罗贵东，等. 基于VBA 的银企对账自动化设计与实现［J］. 自动化应用，2023（3）：189-193.

（编辑：张春红）